Projektides osalemise kord

§ 1. Määruse reguleerimisala

Määrus reguleerib Pärnu Linnavalitsuse (edaspidi linnavalitsus) ja selle hallatavate asutuste tegevust projektides osalemisel, finantseerimisel ja projektide dokumentatsiooni säilitamisel.

§ 2. Mõisted

Käesoleva määruse tähenduses on:

1) projekt – kindlaks määratud eesmärgi, tulemuse, eelarve ja piiritletud ajaraamiga tegevus või seotud tegevuste kogum, mille elluviimisega seotud kulud kaetakse osaliselt või täies mahus välisvahenditest;

2) projektimeeskond – projekti elluviimisse kaasatud linnavalitsuse teenistujad ja/või teised isikud, kellel on kindel roll projekti sisu- või tugitegevuste elluviimisel;

3) projektijuht – isik, kes vastutab projekti igapäevase juhtimise ja elluviimise eest ning tagab saadud vahendite (rahaliste ja mitterahaliste) sihipärase kasutamise;

4) sildfinantseerimine – projekti väljamaksete teostamiseks võlakohustuste võtmine kuni sihtfinantseeringute ja kaasfinantseeringute laekumiseni;

5) oma- või kaasfinantseerimine – linnavalitsuse ja selle hallatava asutuse rahaline ja/või mitterahaline (rahaliselt mõõdetav) panus projektis ette nähtud tegevuste elluviimiseks;

6) projekti kogumaksumus – projekti elluviimiseks linnavalitsusele ja selle hallatavale asutusele antava toetuse ja oma- või kaasfinantseeringu summa, sh ka mitteabikõlblikud kulud.

§ 3. Linnavalitsuse ja selle hallatavate asutuste osalemine projektides

Linnavalitsus ja selle hallatavad asutused osalevad projektides:

1) üksinda, viies projekti ellu iseseisvalt ning vastutades projekti tulemuse saavutamise eest projekti kogumaksumuse ulatuses;

2) juhtpartnerina, vastutades kogu projekti juhtimise, rakendamise, osapoolte tegevuste koordineerimise ja projekti tulemuste saavutamise eest projekti kogumaksumuse ulatuses;

3) partnerina, viies läbi projektis talle määratud tegevused ja vastutades proportsionaalselt oma osalusele tulemuste saavutamise eest projektis võetud kohustuste ulatuses.

§ 4. Projektis osalemise otsustamine

(1) Linnavalitsuse struktuuriüksuse ja hallatava asutuse juhil on õigus iseseisvalt otsustada projektis osalemine, kui projektiga seotud kohustuste täitmiseks on eelarves ja/või eelarvestrateegias või arengukava tegevuskavas rahalised vahendid olemas.

(2) Kui linnavalitsuse või hallatava asutuse eelarves puudub projekti teostamiseks omafinantseering, siis tutvustatakse projektiideed linnavalitsuse liikmete nõupidamisel, kus hinnatakse projekti vajalikkust, olulisust, linna finantssuutlikkust ja otsustatakse projektis osalemine. Otsus protokollitakse.

(3) Projektiidee tutvustus sisaldab järgmisi andmeid:

1) projekti nimetus;

2) rakendusüksus ja toetusmeede/programm;

3) projekti elluviimisperiood (sh taotluse esitamise tähtaeg);

4) projekti eelarve, sh toetuse suurus ja toetuse osakaal;

5) projekti eesmärk ja toetatavad tegevused ja planeeritavad tulemused;

6) projektijärgsed kohustused (rahaline kulu linnale).

(4) Linnavalitsuse liikmete nõupidamisel kooskõlastatud projekt esitatakse rahastuse saamiseks.

(5) Vajadusel moodustatakse projektimeeskond linnapea käskkirjaga, kus määratakse projektijuht koos projektimeeskonna liikmetega. Kui projektimeeskonda ei moodustata, määrab projektijuhi struktuuriüksuse või hallatava asutuse juht.

(6) Projektiga võetava varalise kohustuse järgnevateks eelarveaastateks ning projektis osalemise otsustab Pärnu Linnavolikogu juhul, kui:

1) Pärnu linna arengukava tegevuskava ega eelarvestrateegia ei sätesta projektiga võetava varalise kohustuse suurust;

2) arengukava tegevuskavas või eelarvestrateegias nimetatud projekti puhul on vaja suurendada projektiga võetava varalise kohustuse suurust või muuta projekti perioodi.

(7) Muudatused seoses käesoleva paragrahvi lõike 6 alusel projektiga võetava varalise kohustuse suurusega ja projektis osalemisega viiakse sisse arengukava tegevuskavasse ja eelarvestrateegiasse vastavalt Pärnu linna arengudokumentide ja eelarvestrateegia koostamise korrale.

§ 5. Projekti finantseerimine

(1) Projekti finantseerimiseks vajalikud rahalised vahendid taotleb linna eelarvesse linnavalitsuse vastava valdkonna struktuuriüksuse juht või hallatava asutuse juht.

(2) Projektijuht esitab struktuuriüksuse või hallatava asutuse juhile info projekti kaas- ja sildfinantseerimiseks vajalike summade kavandamiseks linna eelarvesse.

(3) Eelarveaasta jooksul esitatud ja positiivse rahastamisotsuse saanud projektide teostamiseks vajalikud vahendid taotletakse vajadusel reservfondist.

(4) Projekti teostamiseks vajalikud vahendid eraldatakse struktuuriüksusele või hallatavale asutusele, kelle ülesandeks on projekti ellu viimine.

(5) Projekti rahastamisotsus edastatakse koos eelarve muutmise taotlusega linnavalitsuse finantsjuhtimisteenistusele.

(6) Linnavalitsuse finantsjuhtimisteenistus annab projektile unikaalse projektitunnuse (numbrikombinatsioon), mis lisatakse projekti eelarve avamisel eelarve planeerimise tarkvaras.

(7) Linnavalitsuse raamatupidamise teenistus tagab projekti sihtfinantseerimise selge eristamise muust tulust ning projekti sihtfinantseerimisega seotud kulude selge eristamise muudest kuludest.

§ 6. Dokumentide säilitamine

Projekti kõiki originaaldokumente säilitatakse vastavalt linnavalitsuse või hallatava asutuse teabehalduse korrale, projekti rahastamise aluseks olevates õigusaktides sätestatud tähtaegadele või rahastuslepingus või toetuse otsuses sätestatud tähtajale või teistest õigusaktidest tulenevatele tähtaegadele.

§ 8. Jõustumine

Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.