Rakvere linna eelarvest toetuste taotlemise ja menetlemise infosüsteemi asutamine ja põhimäärus

§ 1. Määruse reguleerimisala

(1) Määrusega asutatakse Rakvere linna eelarvest toetuste taotlemise ja menetlemise infosüsteem Spoku (edaspidi register) ja kinnitatakse registri pidamise kord.

(2) Registri lühinimi on Spoku.

§ 2. Registri eesmärk

(1) Registri pidamise eesmärk on:

1) luua keskkond Rakvere linna eelarvest antavate toetuste taotluste elektrooniliseks esitamiseks ja menetlemiseks;

2) tagada toetuste sihtotstarbelise kasutamise kontroll ja aruandlus;

3) pidada arvestust esitatud taotluste ja taotlejatele antud toetuste üle.

(2) Registrit kasutatakse muuhulgas teabeväravana, mille kaudu pakutakse juurdepääsu kohaliku omavalitsuse teenustele.

§ 3. Registri vastutav töötleja

(1) Registri vastutav töötleja on Rakvere Linnavalitsus.

(2) Vastutav töötleja:

1) korraldab registri pidamist;

2) annab volitatud töötlejatele juurdepääsu registrile ning õiguse andmeid sisestada ja töödelda tema ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses;

3) annab volitatud töötlejatele juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks;

4) kontrollib volitatud töötlejate ning andmete esitajate poolt sisestatud teabe õigsust;

5) vastutab andmete töötlemise ja andmete väljastamise õiguspärasuse eest;

6) korraldab andmete säilimist vastavalt kehtestatud nõuetele;

7) täidab muid õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.

(2¹) Registri vastutava töötleja ülesandeid täidavad Rakvere Linnavalitsuse teenistujad ja Rakvere linnavolikogu komisjoni liikmed, kelle ülesanne on esitatud toetuste taotluste menetlemine või kes teostavad järelevalvet toetuse kasutamise lepingu täitmise üle.

(3) Linnapea määrab vastutava töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid ning süsteemi administraatori(d), kellel on õigus hallata registri või selle osade juurdepääsuõigusi.

§ 4. Registri volitatud töötleja

(1) Registri volitatud töötleja on asutus või isik, kellega linnavalitsus on sõlminud vastava lepingu

(2) Volitatud töötleja vastavalt oma ülesannetele:

2) kasutab registrit ja andmeid üksnes enda ülesannete täitmiseks;

3) vastutab sisestatud andmete õigsuse eest;

4) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja registri kasutamisel tekkinud probleemidest;

5) osaleb registri arendustöödel ja juurutamisel;

6) täidab vastutava töötleja korraldusi.

§ 5. Registri finantseerimine

Registri pidamist finantseeritakse Rakvere linna eelarvest.

§ 6. Registri pidamine

(1) Registrit peetakse infotehnoloogilise andmebaasina elektrooniliselt ning andmete töötlemisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust.

(2) Registrisse kantavate andmete, nende muutmise ja registrisse tehtud päringute üle peetakse arvestust digitaalselt.

(3) Register kuulub riigi infosüsteemi ja on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga (X-tee).

§ 7. Andmete kaitse

(1) Andmeid kaitstakse:

1) käideldavuse osas, välistades andmete juhusliku hävimise ja tagades andmete kättesaadavuse selleks õigustatud isikutele;

2) tervikluse osas, välistades andmete tahtmatu või tahtliku volitamata hävitamise;

3) konfidentsiaalsuse osas, välistades volitamata töötlemise ja tagades andmete kättesaadavuse vaid selleks õigustatud ulatuses.

(2) Registri vastutav ja volitatud töötleja tagavad registri andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.

(3) Registri turbeaste on madal (L) ja registri turvaklass on K1T1S1.

§ 8. Andmete töötlemise nõuded

(1) Registrisse kantud andmeid töödeldakse avaliku teabe seaduses, Euroopa Parlamendi ja Nõukogu isikuandmete kaitse üldmääruses, muudes õigusaktides ja käesolevas põhimääruses sätestatud eesmärkidel, korras ja tingimustel.

(2) Ebaõigete andmete avastamisel registris parandab vastutav või volitatud töötleja ebaõiged andmed ühe tööpäeva jooksul.

(3) Kõik toimingud registri andemetega logitakse (andmete lisamine, muutmine, kustutamine, vaatamine, edastamine jms). Logisid säilitatakse 6 kuud

(4) Vastutav töötleja korraldab andmetest perioodiliselt turvakoopiate tegemise. Turvakoopiaid säilitatakse 30 päeva.

§ 9. Registrisse kantavad andmed

(1) Registrisse kantakse seoses toetuse taotlemisega järgmised andmed:

1) toetuse taotleja andmed;

2) taotluse objekti andmed;

3) taotluse ja menetluse andmed;

4) eraldatud toetuse ja selle kasutamise andmed;

5) registri kasutajate andmed.

(2) Täpsem andmete koosseis on toodud määruse lisas.

(3) Registri kui teabevärava kaudu muul eesmärgil esitatud muid dokumente ja andmeid töödeldakse Rakvere Linnavalitsuse dokumendiregistris ja ametiasutuse hallatavate asutuste dokumendiregistrites.

§ 10. Registrisse andmete kandmine

(1) Vastutav või volitatud töötleja kannavad registrisse andmeid neile õigusaktiga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.

(2) Taotluse esitaja esitab registrisse andmeid iseenda, taotlusega seotud isikute, toetuse objekti ja toetuse kasutamise kohta.

§ 11. Andmevahetus

(1) X-tee kaudu sooritatakse automaatselt järgmiseid päringuid:

1) rahvastikuregistrist isikukoodi alusel eesnime, perekonnanime, elukoha, suhete kohta;

2) äriregistrist registrikoodi alusel füüsilisest isikust ettevõtja või juriidilise isiku nime, aadressi, kontaktandmete ja põhikirja kohta ning isikukoodi alusel isiku poolt esindatavate juriidiliste isikute kohta;

3) kinnistusraamatust kontrollitakse andmeid isiku kinnistute kohta;

4) Eesti hariduse infosüsteemist kontrollitakse andmeid õpilaste kohta;

5) kutseregistrist kontrollitakse treenerite või juhendajate kvalifikatsiooni andmeid

(2) Registri kui teabevärava kaudu esitatakse avaliku teenuse saamiseks dokumente dokumendiregistrile.

§ 12. Andmete õiguslik tähendus

Registrisse kantavatel andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus.

§ 13. Juurdepääs registri andmetele

(1) Registrile on igaühel otsejuurdepääs aadressilt https://piksel.ee/spoku/rakvere. Isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil.

(2) Otsejuurdepääsu kaudu on andmed kättesaadavad järgmiselt:

1) taotluse esitajal ja taotlejal on juurdepääs iseenda, esitatud taotluse ja aruandega seotud andmetele;

2) vastutava töötleja õiguste teostajal ja süsteemi administraatoril on juurdepääs kõikidele registri andmetele.

(3) Vastutav ja volitatud töötleja näevad andmekogus olevaid andmeid neile vastutava töötleja poolt määratud õiguste piires, andmekooseis, mida vastutav ja volitatud töötleja näevad on toodud määruse lisas.

(4) Taotluse esitanud andmeandjale kuvatakse temaga seotud taotluste andmed ja menetluse käigus tekkivad andmed.

(5) Registrile juurdepääsu õigus on ka isikul, kes arendab või hooldab andmekogu, arendus- või hoolduslepingus sätestatud ulatuses ja tingimustel.

(6) Otsejuurdepääsu kaudu on võimalik näha Rakvere linna poolt pakutavaid avalikke teenuseid puudutavat infot ja esitada nendega seotud taotlusi ja dokumente

§ 15. Registri andmetele juurdepääsu korraldamine

(1) Registrist väljavõtete saamiseks kolmanda isiku kohta esitatakse registri vastutavale töötlejale kirjalik taotlus, milles on kirjas soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele. Vastutav töötleja kontrollib taotluse õiguslikku alust ja esitab süsteemi administraatorile vastava taotluse andmete väljastamiseks kolmandale isikule õigusliku aluse olemasolul.

(2) Andmete väljastamine on tasuta.

(3) Vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.

§ 16. Andmete säilitamine

(1) Registrisse kantavaid andmeid säilitatakse registris üks aasta alates menetluse lõpetamisest registris. Seejärel isikuandmed hävitatakse kustutamise teel.

(2) Registri alusdokumente säilitatakse Rakvere Linnavalitsuse dokumendiregistris vastavalt kinnitatud dokumentide loetelule.

§ 17. Järelevalve registri pidamise üle

Järelevalvet registri pidamise üle teostab vastutav töötleja ning teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.

§ 18. Registri lõpetamine

(1) Registri tegevuse lõpetamise otsustab Rakvere linnavalitsus.

(2) Registri tegevuse lõpetamisel otsustatakse andmete üleandmine teise andmekogusse, arhiivi või nende kuulumine hävitamisele ning üleandmise või hävitamise tähtaeg. Andmete üleandmisel või hävitamisel koostatakse vastav akt.