Hiiumaa valla hankekord

§ 1. Üldsätted

(1) Hiiumaa valla hankekorra (edaspidi määrus) eesmärk on reguleerida riigihangete korraldamist Hiiumaa valla (edaspidi vald) ametiasutustes (edaspidi ametiasutus, koos hankija) ja nende hallatavates asutustes (eraldi hallatav asutus, koos hankija).

(2) Hankija lähtub riigihangete (edaspidi ka hange) planeerimisel ja korraldamisel ning raam- ja hankelepingute (edaspidi leping) sõlmimisel riigihangete seadusest ning selle alusel kehtestatud riigi ja valla õigusaktidest, sealhulgas käesolevast määrusest.

(3) Hankija ei või jaotada riigihanget osadeks eesmärgiga eirata määruses sätestatud korda, eriti kui lepingu esemeks on funktsionaalselt koos toimivad või sama eesmärgi saavutamiseks vajalikud asjad, teenused või ehitustööd. Funktsionaalselt koos toimivate või sama eesmärgi saavutamiseks vajalike asjade, teenuste või ehitustööde eeldatavad maksumused tuleb summeerida.

(4) Hankija korraldab üldjuhul riigihanke ise. Põhjendatud vajaduse korral võib hankija riigihanke korraldamise või tehnilise kirjelduse koostamise teenuse tellida Hiiumaa Vallavalitsuse (edaspidi valitsus) (täitevorgan) nõusolekul.

(5) Hanke maksumused on määruses esitatud ilma käibemaksuta.

(6) Kõik riigihanked, mille lepingu eeldatav maksumus ületab lihthanke piirmäära, korraldatakse kasutades riigihangete registrit. Riigihangete registris olevaid hankedokumente ei registreerita hankija dokumendiregistris.

(7) Alla lihthanke piirmäära jääva hanke korraldamise ja menetlemise dokumendid registreeritakse hankija dokumendiregistis. Hanke eest vastutav isik korraldab hankedokumentatsiooni säilimise tagamiseks toimiku moodustamise hankija dokumendiregistris. Toimikusse kogutakse ja süstematiseeritakse kõik antud hanke läbiviimise käigus kuni lepingu sõlmimiseni loodud ning saadud dokumendid.

(8) Kui kavandatava lepingu sõlmimisega kaasneb väljaminek tulevastel eelarveaastatel, on hanke korraldamine lubatud, kui sellega on arvestatud eelarvestrateegias. Kui väljaminekuga ei ole eelarvestrateegias arvestatud, võib riigihanke korraldada ainult Hiiumaa Vallavolikogu (edaspidi volikogu) vastava otsuse alusel.

§ 2. Ühishankes osalemine

Ühishankes osalemise otsustab valitsus (täitevorgan).

§ 3. Hankeplaani kinnitamine, muutmine ja avaldamine

(1) Riigihankeid planeeritakse valla arengukavast ja eelarvest lähtudes ning iga-aastaselt koostatakse hankeplaan.

(2) Planeerimisel tuleb juhinduda põhimõttest, et funktsionaalselt koos toimivad, samalaadsed või sama eesmärgi saavutamiseks vajalikud asjad, teenused või ehitustööd ostetakse ühe eelarveaasta raames ühe lepingu alusel. Ostude jaotamine eraldi hangeteks on lubatud vaid juhul, kui rakendatakse kõigi ostude summeeritud eeldatava maksumusega lepingu sõlmimise korda.

(3) Riigihankeid korraldatakse üldjuhul hankijate ühise hankeplaani alusel. Hankeplaani tuleb kanda planeeritavad riigihanked, kui:

1) asjade ostmise ja teenuste tellimise lepingu maksumus ilma käibemaksuta on 30 000 eurot või enam;

2) ehitustööde lepingu maksumus ilma käibemaksuta on 60 000 eurot või enam;

3) eriteenuste lepingu maksumus ilma käibemaksuta on 60 000 eurot või enam;

4) sotsiaalteenuste lepingu maksumus ilma käibemaksuta on 300 000 eurot või enam;

5) ideekonkursi maksumus ilma käibemaksuta on 60 000 eurot või enam;

6) teenuste kontsessiooni maksumus ilma käibemaksuta on 60 000 eurot või enam;

7) ehitustööde kontsessiooni maksumus ilma käibemaksuta on 300 000 eurot või enam;

8) eriteenuste kontsessiooni maksumus ilma käibemaksuta on 60 000 eurot või enam;

9) sotsiaalteenuste kontsessiooni maksumus ilma käibemaksuta on 300 000 eurot või enam.

(4) Vajadusel võib hankeplaanis kajastada ka väiksema maksumusega riigihanked.

(5) Hankeplaanis nimetatakse:

1) riigihanke eseme nimetus;

2) hankemenetluse liik;

3) riigihanke korraldamise eeldatav aeg;

4) hankelepingu eeldatav maksumus;

5) lepingu täitmise eeldatav aeg;

6) riigihanke eest vastutav isik või üksus.

(6) Hankeplaani koostab valla ametiasutuses selleks määratud isik, kes esitab hankeplaani projekti valitsusele (täitevorgan) kinnitamiseks.

(7) Hankeplaani koostamiseks esitavad hankijad hankeplaani koostamise eest vastutavale isikule hiljemalt kahe nädala jooksul pärast eelarve vastuvõtmist andmed vastavalt määruse § 3 lõikes 5 toodule.

(8) Valitsus (täitevorgan) kinnitab hankeplaani hiljemalt nelja nädala jooksul pärast valla eelarve vastuvõtmist.

(9) Kui riigihanke läbiviimise vajadus selgub pärast hankeplaani kinnitamist, peab eelarves vastavate kulude eest vastutav isik esitama taotluse hankeplaani täiendamiseks. Hankeplaani muudatused kinnitab valitsus (täitevorgan).

(10) Hankeplaani väliselt on erandina lubatud teostada riigihankeid ettenägematutel juhtudel (ettenägematud tööd), mida ei olnud võimalik hankeplaani koostamisel ette näha.

(11) Valitsuse teenistuja, kelle ülesandeks on hankeplaani projekti koostamine, vaatab kinnitatud hankeplaani üle üks kord kvartalis ja esitab hankeplaani täitmise ning hankeplaaniväliselt töösse võetud riigihangete kohta valitsusele (täitevorgan) aruande üldjuhul kahe nädala jooksul pärast kvartali lõppu. Aruanne sisaldab vähemalt järgmist infot: kvartali seisuga läbi viidud, töösse esitatud, edasi lükkunud, ära jäänud ja hankeplaaniväliselt töösse võetud riigihanked, kohaldatud erandid ning esitatud vaidlustused.

(12) Hankeplaan avaldatakse viivitamata pärast selle kinnitamist valla veebilehel.

§ 4. Riigihanke ettevalmistamine ja menetlemine

(1) Riigihanke alustamise korralduse annab valitsus (täitevorgan) ja selles:

1) põhjendatakse hankemenetluse liigi valikut väljakuulutamiseta läbirääkimistega hankemenetluse puhul;

2) määratakse riigihanke eest vastutav isik;

3) määratakse lepingu täitmise eest vastutav isik;

4) moodustatakse riigihanke komisjon.

(2) Riigihanke komisjon:

1) koosneb vähemalt kolmest liikmest;

2) toetusega rahastatava projekti raames korraldatava riigihanke korral kuulub riigihanke komisjoni liikmete hulka planeeringud, keskkond, taristu üksuse juhi poolt määratud ametnik;

3) teeb otsuseid lihthäälteenamusega. Häälte võrdse jagunemise korral on otsustav riigihanke komisjoni esimehe hääl;

4) vormistab otsused riigihanke komisjoni koosoleku protokollis ja/või riigihangete keskkonnas.

(3) Riigihanke komisjon otsustab:

1) pakkuja hankemenetlusest kõrvaldamise ja kõrvaldamata jätmise;

2) pakkuja kvalifitseerimise või kvalifitseerimata jätmise;

3) pakkumuse vastavaks tunnistamise või pakkumuse tagasilükkamise;

4) põhjendamatult madala maksumusega pakkumuse tagasilükkamise.

(4) Valitsuse korraldusega otsustatakse:

1) kõigi pakkumuste tagasilükkamine;

2) riigihanke komisjoni ettepaneku alusel pakkumuse edukaks tunnistamine;

3) hankemenetluse kehtetuks tunnistamine;

4) hankelepingu sõlmimine.

(5) Valitsus võib volitada teisi isikuid korraldama hankemenetlust või tegema hankemenetlusega seotud toiminguid.

§ 5. Riigihanke eest vastutav isik

(1) Riigihanke eest vastutav isik vastutab hanke korraldamise käigus tehtud toimingute ning koostatud dokumentide õiguspärasuse eest.

(2) Hanke eest vastutav isik:

1) korraldab hankedokumentide koostamise;

2) teeb toimingud hanke väljakuulutamiseks, sh korraldab riigihangete registrile hanketeate ning vajadusel eelteate ja vabatahtliku teate esitamise;

3) korraldab hankemenetluses vajalike korralduste eelnõude koostamise;

4) valmistab ette otsuste tegemiseks vajalikud materjalid;

5) väljastab hankedokumendid ja annab teavet ning selgitusi hanketeate ja hankedokumentide sisu kohta hankemenetluses osalejatele vastavuses hanketeates ning hankedokumentides sätestatule;

6) tagab hanketeadete, aruannete, aruande lisade jm dokumentide õigeaegse esitamise riigihangete registrile vastavalt riigihangete seadusele;

7) tagab vajadusel hanke kohta teabe avaldamise valla veebilehel;

8) täidab muid määrusest tulenevaid hanke eest vastutava isiku ülesandeid.

(3) Hankedokumendid peavad vastama seaduses sätestatule ja riigihangete registris nõutud tingimustele ning sisaldama pakkujale kogu vajalikku teavet riigihankes osalemiseks.

§ 6. Alla lihthanke piirmäära jäävate asjade ostmise ning teenuste ja ehitustööde tellimine

(1) Kui asja ostmisel ning teenuse ja ehitustöö tellimisel jääb selle eeldatav maksumus ilma käibemaksuta allapoole lihthankemenetluse piirmäära, siis rakendatakse käesolevas paragrahvis sätestatut.

(2) Alla lihthanke piirmäära jääva hanke korraldamise eest vastutab struktuuriüksuse või ametiasutuse või hallatava asutuse juht, kui valitsus (täitevorgan) ei ole otsustanud teisiti.

(3) Struktuuriüksuse või ametiasutuse või hallatava asutuse juht võib määrata hanke ettevalmistamise eest ja lepingu täitmise eest vastutava isiku.

(4) Hanke läbiviimise, dokumenteerimise ja lepingu täitmise järelevalve korraldab hanget ettevalmistav isik.

(5) Hanget ettevalmistav isik:

1) viib läbi hankemenetluse ja tagab selle dokumentatsiooni säilimise vastavalt määrusele ning valitsuse või hallatava asutuse korrale;

2) valib konkurentsi olemasolu korral võimalusel vähemalt kolm pakkujat ja esitab neile kutse pakkumuse esitamiseks;

3) teeb vajadusel enne hankemenetluse alustamist lepingu eseme täpsemaks piiritlemiseks ja hanke ettevalmistamiseks turu-uuringu;

4) teeb peale pakkumuste laekumist kokkuvõtte, valib välja soodsaima pakkumuse ja kooskõlastab hanke tulemused struktuuriüksuse või ametiasutuse juhiga (hallatava asutuse puhul hallatava asutuse juhiga);

5) informeerib pakkumuse esitanud pakkujaid hanke tulemustest.

(6) Pakkumuse esitamise ettepanek edastatakse vähemalt kolmele pakkujale e-posti teel, tagades rahaliste vahendite kõige ratsionaalsema ja säästlikuma kasutamise. Juhul, kui laekub vaid üks pakkumus, lisatakse hanke läbiviimise dokumentatsiooni hulka vastavasisuline selgitus.

(7) Asjade ostmisel, mille eeldatav maksumus jääb alla 5000 euro eelarveaastas, võib teha ettepaneku pakkumuse tegemiseks ühele isikule. Sellisel juhul peab saadud pakkumuses esitatud asjade ja teenuste hind olema mõistlik ning turuhinna põhine.

(8) Ehitustööde ja teenuste tellimisel, mille eeldatav maksumus jääb alla 10 000 euro, võib ainult kirjalikult põhjendatud juhul teha ettepaneku pakkumuse tegemiseks ühele isikule, sealjuures veendudes, et saadud pakkumus on tehtud mõistliku turuhinnaga. Kahtluse korral tuleb võtta mitu pakkumust.

(9) Pakkumusi hindab ja tunnistab edukaks hanget ettevalmistav isik. Edukaks tunnistatud pakkujaga sõlmitakse leping.

(10) Kirjaliku lepingu sõlmimine on kohustuslik, kui lepingu maksumus ilma käibemaksuta on 5000 eurot või enam.

(11) Käesolevas paragrahvis sätestatud korda ei ole vaja järgida erakorralistel juhtudel:

1) avariitööde teostamise teenuse või ehitustööde tellimisel või muul kiireloomulisel põhjendatud vajadusel;

2) kui müüja pakub asja või teenust turuhinnast selgelt odavama hinnaga.

§ 7. Lihthankemenetlus, sotsiaal- ja eriteenuste tellimine

(1) Lihthankemenetlus tuleb korraldada asjade ostmisel ja teenuste tellimisel, kui maksumus ilma käibemaksuta on 30 000 - 59 999,99 eurot, ehitustööde tellimisel, kui maksumus ilma käibemaksuta on 60 000 - 149 999,99 eurot, ning teenuste kontsessiooni korral, kui maksumus ilma käibemaksuta on 60 000 - 299 999,99 eurot. Lihthankemenetluse läbiviimisel tuleb lähtuda riigihangete seaduse §-s 125 sätestatust.

(2) Sotsiaal- või eriteenuste lepingu sõlmimisel tuleb lähtuda riigihangete seaduse §-des 126 - 127 sätestatust, kui eriteenuste maksumus ilma käibemaksuta on 60 000 eurot või enam ja sotsiaalteenuste maksumus ilma käibemaksuta on 300 000 eurot või enam.

(3) Sotsiaal- või eriteenuste tellimisel tuleb järgida riigihangete seaduse §-s 3 sätestatud riigihanke korraldamise üldpõhimõtteid, võttes arvesse sotsiaal- ja eriteenuste eripärasid.

(4) Sotsiaal- või eriteenuste tellimisel, kui maksumus ilma käibemaksuta on vähemalt 20 000 eurot, aga väiksem käesoleva paragrahvi lõikes 2 nimetatud maksumustest, koostab riigihanke eest vastutav isik kirjaliku kutse.

(5) Riigihanke eest vastutav isik edastab kirjaliku kutse e-posti teel võimaluse korral vähemalt kolmele pakkujale, kontrollides enne nende vastavust õigusaktides sätestatud erinõuetele, kui seda eeldab sotsiaal- või eriteenuste iseloomust lähtuv tegevus.

§ 8. Lepingu muutmine

(1) Lepingu muutmisel tuleb lähtuda seaduses sätestatud reeglitest, lepingu muutmine on lubatav üksnes seaduses nimetatud juhtudel.

(2) Kui lepingu muutmine toob vallale kaasa täiendava rahalise kulu ning kulu on suurem kui 20 000 eurot ilma käibemaksuta või ei ole täiendava rahalise kulutuse tegemiseks vahendeid eelarvesse kavandatud, otsustab lepingu muutmise lubamise valitsus (täitevorgan).

(3) Kui lepingu muutmisega ei kaasne vallale võrreldes lepingu esialgse maksumusega täiendavaid rahalisi kulusid või ei ületa nimetatud kulud 20 000 eurot ilma käibemaksuta ja vahendid on eelarves olemas, otsustab lepingu muutmise lepingu täitmise eest vastutava struktuuriüksuse, ametiasutuse või hallatava asutuse juht.

§ 9. Meetmed huvide konflikti ennetamiseks, tuvastamiseks ja kõrvaldamiseks

(1) Teenistuja, kes osaleb hankemenetluse läbiviimisel, on kohustatud vältima huvide konflikti olukorda sattumist ning korruptsioonivastase seaduse 2. peatükist tulenevaid toimingupiiranguid. Sellisteks teenistujateks on muuhulgas:

1) hankekomisjoni liikmed, riigihanke eest vastutav isik;

2) hanke ettevalmistamisel osalevad teenistujad (enne riigihanke komisjoni moodustamist);

3) teenistuja(d), kes koostab/koostavad riigihanke tehnilise kirjelduse või esitab/esitavad selle osas täiendusettepanekuid, kuid ei kuulu hankekomisjoni;

4) kontaktisik tarnijale/pakkujale info edastamisel, tööülesannete täpsustamisel ja juhendamisel.

(2) Huvide konflikti ilmnemisel on isik kohustatud sellest viivitamata teavitama oma vahetut juhti, kes otsustab kolme tööpäeva jooksul isiku taandamise vajalikkuse ja teeb hankija juhile või valitsusele ettepaneku määrata vajadusel uus isik vastavat rolli täitma.

(3) Hankija teenistujatel on keelatud olla pakkuja esindajaks, kontaktisikuks või muud moodi pakkujaga seotud isikukuks hankija poolt läbiviidavatel riigihangetel.

§ 10. Määruse kehtetuks tunnistamine

Hiiumaa Vallavalitsuse 31. mai 2018. a määrus nr 3 „Hiiumaa valla hankekord“ tunnistatakse kehtetuks.

§ 11. Määruse jõustumine

Määrus jõustub 1. jaanuaril 2024. a.