Rapla valla taotluste esitamise ja menetlemise andmekogu põhimäärus

§ 1. Reguleerimisala

(1) Määrusega asutatakse Rapla valla taotluste esitamise ja menetlemise andmekogu (edaspidi andmekogu) ja kinnitatakse andmekogu pidamise kord.

(2) Andmekogu lühinimi on SPOKURapla.

(3) Andmekogu põhimääruse kehtestab, muudab ja tunnistab kehtetuks Rapla Vallavalitsus.

§ 2. Andmekogu eesmärk

(1) Andmekogu pidamise eesmärk on:

1) luua keskkond taotluste elektrooniliseks esitamiseks ja menetlemiseks;

2) tagada avalduste ja taotluste menetluste tõhusus, kontroll ja aruandlus;

3) pidada arvestust esitatud taotluste ja taotlejatele osutatud teenuste üle;

4) võimaldada standardsete andmevahetusprotokollide abil vahetada andmekogu andmeid riigi andmekogudega.

(2) Andmekogu kasutatakse muuhulgas iseteeninduskeskkonnana, mille kaudu pakutakse juurdepääsu kohaliku omavalitsuse teenustele.

§ 3. Andmekogu vastutav töötleja

(1) Andmekogu vastutav töötleja on Rapla Vallavalitsus (edaspidi vallavalitsus).

(2) Vallavanem määrab vastutava töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid, ning süsteemi administraatori(d), kellel on õigus hallata andmekogu või selle osade juurdepääsuõigusi.

(3) Vastutav töötleja:

1) korraldab andmekogu kasutusele võtmist ja pidamist, sealhulgas teeb järelevalvet kasutajate tegevuse üle andmekogu kasutamisel;

2) töötleb, sealhulgas sisestab ja väljastab andmeid;

3) rakendab meetmeid andmete kaitse, sealhulgas andmetele juurdepääsu ja andmete säilimise tagamiseks;

4) korraldab sisestatud taotluste õigsuse kontrolli;

5) korraldab taotluste menetlemist;

6) teeb andmekogu volitatud töötlejale ettepanekuid andmekogu ülesehituse ja andmekoosseisude muutmiseks;

7) vastutab andmekogusse kantud andmete õigsuse ja ajakohasuse eest;

8) edastab vajadusel laekunud taotlused täiendavaks kooskõlastamiseks;

9) vastutab andmekogu pidamise seaduslikkuse eest;

10) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid ja vastutavale töötlejale omaseid ülesandeid.

(4) Andmekogu kasutaja:

1) töötleb, sealhulgas sisestab ja väljastab andmeid;

2) rakendab meetmeid andmete kaitse, sealhulgas andmetele juurdepääsu ja andmete säilimise tagamiseks;

3) teeb andmekogu vastutavale töötlejale ettepanekuid andmekogu ülesehituse ja andmekoosseisude muutmiseks;

4) vastutab andmekogusse kantud andmete õigsuse ja ajakohasuse eest;

5) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid või andmekogu kasutamisega seotud ülesandeid.

§ 4. Andmekogu volitatud töötleja

(1) Andmekogu volitatud töötleja on andmekogu majutaja, kelle kohustused, ülesanded ja vastutus määratakse kindlaks lepinguga.

(2) Volitatud töötleja vastavalt oma ülesannetele:

1) osutab andmekogu majutus-, hooldus-, arendus- ja juurutusteenust;

2) tagab andmekogu pidamiseks vajaliku tarkvara kasutamise;

3) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja andmekogu kasutamisel tekkinud probleemidest;

4) väldib kõrvaliste isikute ligipääsu konfidentsiaalse informatsiooni töötlemiseks kasutatavatele seadmetele ja tagab, et kasutatavad seadmed ja süsteemid oleksid kaitstud volitamata juurdepääsu eest;

5) kasutab andmekogu ja andmeid üksnes oma ülesannete täitmiseks;

6) täidab vastutava töötleja antud ülesandeid andmekogu pidamisel ja andmete töötlemisel vastavuses seaduste ja seaduste alusel vastuvõetud õigusaktidega ning sõlmitud lepinguga;

7) korraldab andmete säilimist vastavalt kehtestatud nõuetele.

§ 5. Andmekogu finantseerimine

Andmekogu pidamist finantseeritakse Rapla valla eelarvest.

§ 6. Andmekogu pidamine

(1) Andmekogusse kantavate andmete, nende muutmise ja andmekogusse tehtud päringute üle peetakse arvestust digitaalselt.

(2) Andmekogu pidamiseks kasutatakse riigi infosüsteemi haldussüsteemis RIHA registreeritud standardlahendust ja andmekogu on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga (X-tee).

§ 7. Andmekogusse kantud andmete kaitse

(1) Andmeid kaitstakse:

1) käideldavuse osas, välistades andmete juhusliku hävimise ja tagades andmete kättesaadavuse selleks õigustatud isikutele;

2) tervikluse osas, välistades andmete tahtmatu või tahtliku volitamata hävitamise;

3) konfidentsiaalsuse osas, välistades volitamata töötlemise ja tagades andmete kättesaadavuse vaid selleks õigustatud ulatuses.

(2) Andmekogu vastutav ja volitatud töötleja tagavad andmekogu andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.

(3) Vastavalt Eesti Infoturbestandardile (E-ITS) on andmekogu kaitsetarve suur (S).

§ 8. Andmete töötlemise nõuded

(1) Andmekogusse kantud andmeid töödeldakse avaliku teabe seaduses, Euroopa Parlamendi ja Nõukogu isikuandmete kaitse üldmääruses, muudes õigusaktides ja käesolevas määruses sätestatud eesmärkidel, korras ja tingimustel.

(2) Ebaõigete andmete avastamisel andmekogus parandab vastutav töötleja ebaõiged andmed kolme tööpäeva jooksul.

(3) Kõik toimingud andmekogu andemetega logitakse (andmete lisamine, muutmine, kustutamine, vaatamine, edastamine jms). Logisid säilitatakse kolm aastat andmete tekkimisest.

(4) Volitatud töötleja korraldab andmetest perioodiliselt varukoopiate tegemise vähemalt üks kord kuus. Varukoopiaid säilitatakse üks aasta.

§ 9. Andmekogusse kogutavad andmed

(1) Andmekogusse kogutakse andmed:

1) taotleja andmed;

2) taotlusega seotud isikute andmed;

3) taotluse objekti andmed;

4) taotluse menetlusandmed;

5) osutatud teenuse ja selle kasutamise andmed;

6) kasutajate, kasutajarollide, andmekogu pidamise ja järelevalve andmed.

(2) Detailne andmete koosseis on toodud määruse lisas.

§ 10. Andmeandjad

Andmekogusse saadakse andmeid järgmistelt andmekogudelt ja andmeandjatelt:

1) taotluse esitajalt;

2) taotlusega seotud isikult;

3) vastutavalt töötlejalt esitatud taotluse ja selle menetlemise kohta;

4) rahvastikuregistrist;

5) Eesti Hariduse Infosüsteemist;

6) kinnistusraamatust;

7) aadressiandmete süsteemist;

8) äriregistrist;

9) kutseregistrist.

§ 11. Andmevahetus

X-tee kaudu sooritatakse automaatselt järgmisi päringuid:

1) rahvastikuregistrist isikukoodi alusel eesnime, perekonnanime, elukoha ja suhete, kontaktandmete kohta;

2) Eesti Hariduse Infosüsteemist õpilaste kohta;

3) kinnistusraamatust isiku kinnistu kohta;

4) aadressiandmete süsteemist objekti aadressi kohta;

5) äriregistrist registrikoodi alusel füüsilisest isikust ettevõtja või juriidilise isiku nime, aadressi, kontaktandmete ja põhikirja kohta ning isikukoodi alusel isiku esindatavate juriidiliste isikute kohta;

6) kutseregistrist kutsetunnistuste kohta.

§ 12. Andmete õiguslik tähendus

(1) Andmekogusse kantavatel andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus.

(2) Andmetel on õiguslik tähendus, kui neile on õiguslik tähendus antud seadusega.

§ 13. Juurdepääs andmekogu andmetele

(1) Andmekogule on igaühel otsejuurdepääs. Isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil.

(2) Otsejuurdepääsu kaudu on andmed kättesaadavad järgmiselt:

1) taotluse esitajal ja taotlejal on juurdepääs iseenda, taotlusega seotud isikute, esitatud taotluse ja aruandega seotud andmetele;

2) taotlusega seotud isikul on juurdepääs iseenda andmetele;

3) seaduslikul esindajal on juurdepääs oma alaealiste laste või eestkostetava andmetele;

4) vastutava töötleja õiguste teostajal ja süsteemi administraatoril on juurdepääs kõikidele andmekogu andmetele.

(3) Volitatud töötleja näeb andmekogus olevaid andmeid talle vastutava töötleja määratud õiguste piires.

(4) Taotluse esitanud andmeandjale kuvatakse temaga seotud taotluste andmed ja menetluse käigus tekkivad andmed.

(5) Andmekogule on juurdepääs volitatud töötlejal, kes arendab või hooldab andmekogu, arendus- või hoolduslepingus sätestatud ulatuses ja tingimustel.

(6) Otsejuurdepääsu kaudu on võimalik näha Rapla vallas pakutavaid avalikke teenuseid puudutavat infot ja esitada nendega seotud taotlusi ja dokumente.

§ 14. Andmekogu andmete väljastamine

(1) Andmekogusse kantud andmeid väljastab vastutav töötleja järgmiselt:

1) andmesubjektile või tema seaduslikule esindajale tema kohta käivaid andmeid kooskõlas isikuandmete kaitse üldmäärusega (Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus nr 2016/679);

2) riigi ja kohaliku omavalitsuse asutustele ning teistele avalik-õiguslikele juriidilistele isikutele ja eraõiguslikele juriidilistele isikutele, kui see on vajalik avaliku ülesande täitmiseks.

(2) Kolmanda isiku kohta andmekogust väljavõtete saamiseks esitatakse andmekogu vastutavale töötlejale kirjalik taotlus, milles on kirjas soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele.

(3) Andmekogust väljastatakse andmeid tasuta, välja arvatud juhul, kui teabe väljastamisega seotud otseste kulutuste eest maksmine on seadusega ette nähtud.

(4) Andmekogu vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.

§ 15. Andmete säilitamine

(1) Andmekogusse kantavaid andmeid säilitatakse andmekogus viis aastat, seejärel andmed hävitatakse kustutamise teel. Arhiveerimisele kuuluvad andmed arhiveeritakse.

(2) Andmekogus säilitatakse andmekogusse andmete kandmise aluseks olevaid dokumente.

(3) Pooleliolevad (esitamata) dokumendid kustutab vastutav töötleja 90 kalendripäeva järel alates nende loomisest.

§ 16. Järelevalve andmekogu pidamise üle

Järelevalvet andmekogu pidamise üle teeb vastutav töötleja ning teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.

§ 17. Andmekogu lõpetamine

(1) Andmekogu pidamise lõpetamise otsustab vallavalitsus.

(2) Andmekogu pidamise lõpetamisel otsustatakse andmete üleandmine teise andmekogusse, arhiivi või nende kuulumine hävitamisele ning üleandmise või hävitamise tähtaeg. Andmete üleandmisel või hävitamisel koostatakse vastav akt.