Viljandi Vallavalitsuse dokumentide esitamise ja menetlemise andmekogu SPOKU põhimäärus

§ 1. Reguleerimisala

(1) Viljandi Vallavalitsuse dokumentide esitamise ja menetlemise andmekogu SPOKU põhimäärusega (edaspidi määrus) asutatakse osutatavate teenuste, taotluste jms esitamise ning menetlemise andmekogu SPOKU (edaspidi andmekogu) ning kinnitatakse andmekogu pidamise kord.

(2) Andmekogu lühinimi on SPOKU.

§ 2. Andmekogu eesmärk

Andmekogu eesmärk on:

1) luua keskkond osutatavate teenuste, taotluste jms elektrooniliseks esitamiseks ja menetlemiseks;

2) tagada osutatavate teenuste, taotluste jms menetluste tõhusus, kontroll ja aruandlus;

3) võimaldada standardsete andmevahetusprotokollide abil vahetada andmekogu andmeid riigi- ja kohaliku omavalitsuse andmekogudega.

§ 3. Andmekogu vastutav töötleja

(1) Andmekogu vastutav töötleja on Viljandi valla ametiasutus (edaspidi vallavalitsus).

(2) Vastutav töötleja:

1) korraldab andmekogu kasutusele võtmist ja pidamist, sh teeb järelevalvet kasutajate tegevuse üle andmekogu kasutamisel;

2) määrab andmekogu kasutajatele juurdepääsu- ja andmetöötlusõigused vastavalt nende töö- või teenistusülesannetele;

3) annab volitatud töötlejatele juhiseid määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks;

4) vastutab andmete töötlemise ja andmete väljastamise õiguspärasuse eest;

5) korraldab andmete säilimist vastavalt kehtestatud nõuetele;

6) täidab muid õigusaktidest ja vastutavale töötlejale omaseid ülesandeid.

§ 4. Andmekogu volitatud töötleja

(1) Andmekogu volitatud töötleja on asutus või isik, kes peab andmekogu või töötleb andmeid vastutava töötlejaga sõlmitud lepingu alusel.

(2) Volitatud töötleja

1) osutab andmekogu majutus-, hooldus-, arendus- ja kasutajatoe teenuseid;

2) tagab andmekogu tehnilise toimimise;

3) tagab andmekogu turvalisuse ja andmete säilitamise;

4) täidab vastutava töötleja juhiseid andmete töötlemisel ning andmekogu haldamisel ja majutamisel;

5) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja andmekogu kasutamisel tekkinud probleemidest;

6) kasutab andmekogu ja selles sisalduvaid andmeid üksnes oma ülesannete täitmiseks;

7) täidab muid õigusaktidest ja lepingust tulenevaid ülesandeid.

(3) Volitatud töötleja vastavalt oma ülesannetele:

1) kasutab andmekogu ja selles sisalduvaid andmeid üksnes oma ülesannete täitmiseks;

2) vastutab sisestatud andmete õigsuse eest;

3) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja andmekogu kasutamisel tekkinud probleemidest;

4) osaleb andmekogu arendamisel ja/või kasutusele võtmisel;

5) täidab vastutava töötleja korraldusi.

§ 5. Andmekogu kasutajad

(1) Andmekogu kasutajad on:

1) administraator – vallavanema määratud vastutava töötleja õigus(t)e teostaja(d);

2) ametnik – teenistuja, kes koostab ja haldab taotluste vorme;

3) menetleja – teenistuja, kes näeb temaga seotud valdkondade taotlusi ja saab neid menetleda;

4) väline kasutaja – isik, kes siseneb andmekogusse avaliku e-keskkonna kaudu;

5) hindaja – isik/teenistuja, kes näeb temale hindamiseks määratud taotlusi ning saab täita hindamislehti;

6) allkirjastaja – isik/teenistuja, kes allkirjastab ja/või kooskõlastab taotlusi, lepinguid, kokkuleppeid jm vajalikke dokumente.

(2) Administraator:

1) haldab andmekogu, annab andmekogu kasutajatele juurdepääsuõigused ja määrab kasutajarollid;

2) väljastab andmekogust andmeid või otsustab teabe väljastamisest keeldumise;

3) haldab logisid ja keskkonna üldhäälestust;

4) teeb koostöös andmekogu kasutajatega andmekogu vastutavale ja volitatud töötlejale ettepanekuid andmekogu ülesehituse ja andmekoosseisude muutmiseks;

5) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid ja andmekogu kasutamisega seotud vastutava töötleja ülesandeid.

(3) Ametnik ja menetleja:

1) kasutab ja töötleb andmekogu ja selles olevaid andmeid üksnes teenistus- või tööülesannete täitmiseks;

2) järgib andmekaitse- ja infoturbenõudeid;

3) teavitab viivitamata administraatorit avastatud vigadest, turvaintsidentidest või andmete mittesihipärasest kasutamisest;

4) vastutab enda sisestatud andmete õigsuse eest.

§ 6. Andmekogu pidamine

(1) Andmekogu peetakse infotehnoloogilise andmebaasina elektrooniliselt ning andmete töötlemisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust.

(2) Andmekogusse kantavate andmete, nende muutmise ja andmekogusse tehtud päringute üle peetakse arvestust digitaalselt.

(3) Andmekogu pidamiseks kasutatakse riigi infosüsteemi haldussüsteemis RIHA registreeritud standardlahendust ja andmekogu on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga (X-tee).

(4) Andmekogu asutamise, kasutuselevõtmise, pidamise ja arendamisega, andmete kogumise, töötlemise ja väljastamisega seotud kulud kaetakse Viljandi valla eelarves ette nähtud vahenditest.

§ 7. Andmekogusse kogutavad andmed

(1) Andmekogusse kogutakse andmed:

1) osutatavate teenuste, taotluste jms ning menetluse käigus tekkivate andmete kohta;

2) andmekogu kasutajate, sealhulgas nende kasutajarollide kohta;

3) andmekogu pidamise ja järelevalve teostamise kohta.

(2) Detailne isikuandmete koosseis on toodud määruse lisas.

§ 8. Andmeandjad

Andmekogusse saadakse andmeid järgmistelt andmekogudelt ja andmeandjatelt:

1) taotluse esitaja;

2) taotlusega seotud isik;

3) andmekogu kasutaja;

4) rahvastikuregister;

5) Eesti Hariduse Infosüsteem;

6) e-kinnistusraamat;

7) aadressiandmete süsteem;

8) e-äriregister;

9) muud riigi ja kohaliku omavalitsuse andmekogud.

§ 9. Andmekogusse kantud andmete kaitse

(1) Andmeid kaitstakse:

1) käideldavuse osas, välistades andmete juhusliku hävimise ja tagades andmete kättesaadavuse selleks õigustatud isikutele;

2) terviklikkuse osas, välistades andmete tahtmatu või tahtliku volitamata hävitamise;

3) konfidentsiaalsuse osas, välistades volitamata töötlemise ja tagades andmete kättesaadavuse vaid selleks õigustatud ulatuses.

(2) Andmekogu vastutav ja volitatud töötleja tagavad andmekogu andmete käideldavuse, terviklikkuse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste vmt turvameetmetega.

(3) Andmekogu turvalisus tagatakse Eesti infoturbestandardi (E-ITS) kohaselt.

§ 10. Andmete töötlemise nõuded

(1) Andmekogusse kantud andmeid töödeldakse avaliku teabe seaduses, Euroopa Parlamendi ja Nõukogu isikuandmete kaitse üldmääruses, muudes õigusaktides ja määruses sätestatud eesmärkidel, korras ja tingimustel.

(2) Kõik toimingud andmekogu andmetega logitakse (andmete lisamine, muutmine, kustutamine, vaatamine, edastamine jms). Logisid säilitatakse vähemalt 3 aasta andmete tekkimisest.

(3) Süsteemi andmetest tehakse perioodiliselt varukoopiaid, mida säilitatakse kuni 1 aasta.

§ 11. Juurdepääs andmekogu andmetele

(1) Andmekogule on igaühel otsejuurdepääs. Isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil.

(2) Otsejuurdepääsu kaudu on andmed kättesaadavad järgmiselt:

1) kasutajal on juurdepääs iseenda, esitatud taotluse ja aruandega seotud andmetele;

2) vastutava töötleja õiguste teostajal ja süsteemi administraatoril on juurdepääs kõikidele andmekogu andmetele.

(3) Volitatud töötleja näeb andmekogus olevaid andmeid talle vastutava töötleja määratud õiguste piires.

(4) Andmekogule on juurdepääs volitatud töötlejal, kes arendab või hooldab andmekogu, arendus- või hoolduslepingus sätestatud ulatuses ja tingimustel.

(5) Otsejuurdepääsu kaudu on võimalik näha Viljandi valla pakutavaid avalikke teenuseid puudutavat infot ja esitada nendega seotud taotlusi ja dokumente.

§ 12. Andmekogu andmete väljastamine

(1) Andmekogusse kantud andmeid väljastab vastutav töötleja järgmiselt:

1) isikule või tema seaduslikule esindajale tema kohta käivaid andmeid kooskõlas isikuandmete kaitse üldmäärusega (Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus nr 2016/679);

2) riigi ja kohaliku omavalitsuse asutustele ning teistele avalik-õiguslikele juriidilistele isikutele ja eraõiguslikele juriidilistele isikutele, kui see on vajalik avaliku ülesande täitmiseks.

(2) Kolmanda isiku kohta andmekogust väljavõtete saamiseks esitatakse andmekogu vastutavale töötlejale kirjalik taotlus, milles on kirjas soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele.

(3) Andmekogust väljastatakse andmeid tasuta, välja arvatud juhul, kui teabe väljastamisega seotud otseste kulutuste eest maksmine on seadusega ette nähtud.

(4) Andmekogu vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.

§ 13. Andmete säilitamine

(1) Andmekogusse kantud ja menetlusse võetud taotluste jms dokumentatsioon säilitatakse vallavalitsuse dokumendihaldussüsteemis vastavalt dokumentide liigitusskeemile.

(2) Andmekogusse kantud taotluste jms andmeid säilitatakse kuni viis aastat.

§ 14. Järelevalve andmekogu pidamise üle

Järelevalvet andmekogu pidamise üle teostab vastutav töötleja ning teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.

§ 15. Andmekogu lõpetamine

(1) Andmekogu tegevuse lõpetamise otsustab vallavalitsus.

(2) Andmekogu tegevuse lõpetamisel otsustatakse andmete üleandmine teise andmekogusse, arhiivi või nende kuulumine hävitamisele ning üleandmise või hävitamise tähtaeg. Andmete üleandmisel või hävitamisel koostatakse vastav akt.

§ 16. Jõustumine

Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.