Välisriikide ja rahvusvaheliste organisatsioonide esinduste, rahvusvaheliste organisatsioonide ja rahvusvahelise kokkuleppega loodud institutsioonide ning nende isikkoosseisu andmekogu põhimäärus

§ 1. Andmekogu nimetus

Andmekogu nimetus on „Välisriikide ja rahvusvaheliste organisatsioonide esinduste, rahvusvaheliste organisatsioonide ja rahvusvahelise kokkuleppega loodud institutsioonide ning nende isikkoosseisu andmekogu” (edaspidi andmekogu).

§ 2. Andmekogu pidamise eesmärk

Andmekogu eesmärk on pidada välissuhtlemisseadusega Välisministeeriumile pandud ülesannete täitmiseks arvestust Eestis tegutsevate välisriigi diplomaatiliste esinduste, konsulaarasutuste, rahvusvaheliste organisatsioonide esinduste (edaspidi välisesindused) ning Eestis asuvate rahvusvaheliste organisatsioonide ja muu rahvusvahelise kokkuleppega loodud institutsioonide (edaspidi muud asutused) ning nende töötajate ja töötajate perekonnaliikmete, koduabiliste ning aukonsulite, välisesinduste ja muude asutuste (edaspidi koos esinduste) kasutuses olevate ruumide, esindustele ja nende töötajatele kuuluvate mootorsõidukite registreerimise, maksusoodustuste sihipärase kasutamise, esinduste operatiivnimekirja ja diplomaatiliste isikutunnistuste väljaandmise üle.

§ 3. Andmekogu vastutav töötleja

Andmekogu vastutav töötleja on Välisministeerium.

§ 4. Andmekogu pidamise viis ja ülesehitus

(1) Andmekogu peetakse ühetasandilise andmekoguna digitaalselt ja paberkandjal.

(2) Andmekogu koosseisu kuuluvad:

1) digitaalsed registrikaardid ja

2) alusdokumentide toimikud.

§ 5. Andmete andmekogusse kandmise alusdokumendid

(1) Andmed kantakse andmekogusse järgmiste dokumentide alusel:

1) välisesinduse noot;

2) esinduse ametlik kiri;

3) diplomaatilise isikutunnistuse taotlus;

4) diplomaatilise isikutunnistuse lisataotlus;

5) diplomaatilise isikutunnistuse taotleja kehtiva reisidokumendi isikuandmete lehekülje või Eesti kodaniku isikutunnistuse koopia;

6) dokumendid asukohariigis viibimise aluse kohta, kui esindus ei asu Eestis;

6¹) diplomaatilise isikutunnistuse ja PIN-ümbriku vastuvõtmise digitaalne saateleht;

6²) PIN-ümbriku järelteeninduse avaldus;

7) kinnisomandi või kinnisasja valduse üleandmise loa taotlus;

8) kinnisomandi või kinnisasja valduse üleandmise loa koopia;

9) mootorsõiduki registreerimistunnistuse koopia;

10) uue mootorsõiduki puhul valmistaja väljastatud tüübivastavuse tunnistuse koopia;

11) diplomaatilise kauba deklaratsioon;

12) käibemaksu tagastamise taotlus;

13) aktsiisi tagasisaamise taotlus;

14) Euroopa Liidu käibemaksu- ja aktsiisivabastuse tõend;

15) muu asutuse juhi avaldus asutuse registreerimise kohta, milles sisalduvad nimetus, asutamise kuupäev, asutamisdokumendi nimetus, kontaktandmed, esindusõigusega isiku isikukood või sünnikuupäev ja ametikoht asutuses;

16) muud dokumendid.

(2) Andmekogule esitab andmed esindus, kes taotleb § 6 lõikes 1 nimetatud toimingu tegemist.

§ 6. Andmekogusse kantavad andmed

(1) Andmekogusse kantakse andmed järgmiste toimingute kohta:

1) esinduse registreerimine;

1¹) esinduste töötajate ja töötajate perekonnaliikmete üle arvestuse pidamine;

2) diplomaatilise isikutunnistuse väljaandmine;

3) Repealed

4) taotluse väljastamine esinduse diplomaadile, haldustöötajale ja nende perekonnaliikmele mootorsõiduki registreerimiseks Transpordiametis;

5) taotluse väljastamine esinduse diplomaadile, haldustöötajale ja nende perekonnaliikmele mootorsõidukile uue numbrimärgi ja duplikaadi tellimiseks ja uue registreerimistunnistuse väljaandmiseks;

5¹) esinduse ruumide üle arvestuse pidamine ja esindusele kinnisomandi või kinnisasja valduse üleandmise loa andmine;

5²) esinduse ja esinduse isikkoosseisu maksusoodustuste sihipärase kasutamise üle arve pidamine;

6) muude asjakohaste toimingute tegemine.

(2) Esinduse registreerimisel kantakse andmekogusse järgmised andmed:

1) esindatav riik;

2) nimi eesti ja inglise keeles;

3) liik;

4) linn;

5) registrikood;

6) info politseivalve kohta;

7) kontaktandmed (aadress, avalik telefoninumber, faksinumber, elektronposti aadress, koduleht);

8) osakonna andmed (nimetus, kontaktandmed);

9) välisriigi rahvuspüha;

10) hädaabitelefoni number;

11) välisesinduse juhi residentsi asukoht ja kontaktandmed (aadress ja telefoninumber);

12) juhi mobiiltelefoni number;

13) info esinduse asutamise kohta;

13¹) info erandite kohta;

13²) info esinduse sulgemise kohta;

13³) diplomaatilises nimekirjas kuvamise järjekorranumber;

14) asjakohased lisaandmed.

(2¹) Esinduste töötajate ja töötajate perekonnaliikmete üle arvestuse pidamisel kantakse andmekogusse järgmised andmed:

1) esinduse nimi;

2) perekonnanimi;

3) eelmised perekonnanimed;

4) eesnimi;

5) tiitel;

6) sünniaeg;

7) resideerimiskoht;

8) sugu;

9) kodakondsus;

10) perekonnaseis;

11) sugulusaste esinduse töötajaga;

12) kontaktandmed (aadress, telefoninumber ja elektronposti aadress);

13) foto;

14) allkiri;

15) reisidokumendi liik;

16) reisidokumendi või Eesti kodaniku isikutunnistuse number;

17) reisidokumendi või Eesti kodaniku isikutunnistuse väljaandja;

18) reisidokumendi või Eesti kodaniku isikutunnistuse kehtivusaeg;

19) esinduses ametikohale asumise aeg ja eeldatav ametiaja lõppemise kuupäev;

20) ametikoha nimetus eesti ja inglise keeles;

21) samal ametikohal varem töötanud isiku ees- ja perekonnanimi või teave uue ametikoha loomise kohta;

22) ametist lahkumise aeg;

23) ametist lahkumise alus;

24) kui taotleja on suursaadik, siis tema volikirja üleandmise kuupäev;

25) omistatud riiklik või Välisministeeriumi teenetemärk;

26) kaitseatašee tunnus;

27) agrément’i taotlemise kuupäev;

28) agrément’i saamise kuupäev;

29) agrément’i märkused;

30) volikirja üleandmise järjekorranumber sellel päeval;

31) suursaadiku ajalooline järjekorranumber;

32) eksekvaaturi number;

33) eksekvaaturi väljaandmise kuupäev;

34) eksekvaaturi kehtivusaeg;

35) konsulaarpiirkond;

36) patendi number;

37) patendi väljaandmise kuupäev;

38) patendi kehtivusaeg;

39) asukohariigi akrediteerimiskaardi kehtivusaeg;

40) suursaadiku tunnus;

41) saatkonna töötaja tunnus;

42) diplomaatilises nimekirjas kuvamise järjekorranumber ja nimi;

43) lisatavad failid.

(3) Diplomaatilise isikutunnistuse taotleja kohta kantakse andmekogusse lisaks käesoleva paragrahvi lõikes 2¹ toodud andmetele järgmised andmed:

1) Repealed

2) Repealed

3) Repealed

4) isikukood;

5) Repealed

6) Repealed

7) Repealed

8) Repealed

9) Repealed

10) Repealed

11) Repealed

12) Repealed

13) Repealed

14) Repealed

15) Repealed

16) Repealed

17) Repealed

18) Repealed

19) Repealed

20) Repealed

21) Repealed

22) Repealed

23) Repealed

24) diplomaatilise isikutunnistuse kategooria;

25) diplomaatilise isikutunnistuse kehtivus;

25¹) diplomaatilise isikutunnistuse number;

25²) diplomaatilise isikutunnistuse väljastamise kuupäev;

25³) diplomaatilise isikutunnistuse kehtetuks tunnistamise otsuse number, alus ja kuupäev;

25⁴) diplomaatilise isikutunnistuse sertifikaatide staatuse muutmise selgitus;

25⁵) andmete kontrollimise tunnus;

25⁶) diplomaatilise postiga saatmise tunnus;

25⁷) isiku tuvastamise tunnus;

25⁸) diplomaatilise isikutunnistuse tagastamise kinnituse tunnus;

25⁹) diplomaatilise isikutunnistuse mittetagastamise selgitus;

25¹⁰) järelteenindusel PIN-ümbriku väljastamisel isiku tuvastamise tunnus ja PIN-ümbriku number;

26) asjakohased lisaandmed.

27) Repealed

28) Repealed

29) Repealed

30) Repealed

31) Repealed

32) Repealed

33) Repealed

34) Repealed

35) Repealed

36) Repealed

37) Repealed

38) Repealed

38¹) Repealed

39) Repealed

(4) Repealed

(5) Esinduse, selle töötaja või tema perekonnaliikme omanduses või kasutuses oleva mootorsõiduki registreerimise kohta kantakse andmekogusse mootorsõiduki kohta järgmised andmed:

1) esinduse nimetus;

2) omaniku nimi;

3) mark ja mudel;

4) värvus;

5) väljalaskeaasta;

6) VIN-kood;

7) kasutaja nimi;

8) riikliku registreerimismärgi number;

9) registreerimistunnistuse number ja väljastamise kuupäev;

10) registrist kustutamise kuupäev;

11) märkused.

(5¹) Esinduse ruumide üle arvestuse pidamiseks ja esindusele kinnisomandi või kinnisasja valduse üleandmise loa andmisel kantakse andmekogusse järgmised andmed:

1) kinnisasja kasutamise eesmärk;

2) kinnisasja aadress;

3) kinnisasja sihtotstarve;

4) kinnisasja üldpind;

5) kinnisasja omanik;

6) kinnisasja üleandmise liik;

7) parkimiskohtade arv;

8) kinnisomandi või kinnisasja valduse üleandmise loa andmise kuupäev ja number;

9) kinnisomandi või kinnisasja valduse üleandmise loa andmisest keeldumise põhjus või loa kehtetuks tunnistamise andmed.

(6) Maksusoodustuste sihipärase kasutamise üle arvestuse pidamiseks kantakse andmekogusse järgmised andmed:

1) kauba tüüp;

2) kauba kogus;

3) kauba soetamise kuupäev.

(7) Andmekogu kasutajate kohta hoitakse andmekogus järgmisi andmeid:

1) kasutaja ees- ja perekonnanimi;

2) isikukood;

3) ametiasutus ja osakond, kus kasutaja töötab;

4) andmekogusse viimase logimise aeg.

§ 7. Andmete andmekogusse kandmine

Andmete andmekogusse kandmisel lähtub vastutav töötleja toimingute tegemise kohta õigusaktides sätestatud tähtaegadest.

§ 8. Andmekogu andmete õigsuse tagamine

Alusdokumentidel olevate andmete õigsuse eest vastutab andmete esitaja. Andmekogusse kantavate ja sealt väljastatavate andmete vastavuse eest andmekogusse esitatud andmetele vastutab vastutav töötleja oma pädevuse piires.

§ 9. Andmekogusse kantud andmete töötlemine

Andmekogu vastutav töötleja tagab andmekogusse kantud andmete töötlemise avaliku teabe seaduse ja isikuandmete kaitse seaduse kohaselt.

§ 10. Andmete logimine

(1) Andmekogus logitakse andmete lisamine, muutmine ja kustutamine ning isikuandmeid sisaldavate vormide avamine.

(2) Logisid säilitatakse andmekogus vähemalt kolm aastat, kuid mitte kauem kui neli aastat kande tegemisest arvates.

§ 11. Andmekogusse kantud andmete säilitamine

(1) Andmekogusse kantud andmed arhiveeritakse esinduse töötaja ja tema perekonnaliikme ning koduabilise ja aukonsuli akrediteeringu ja muude seotud toimingute lõppemisel. Arhiveeritud andmeid säilitatakse seitse aastat.

(2) Käesoleva määruse § 6 lõike 2¹ punktides 1, 2, 4, 5, 19, 20, 22 ja 24 nimetatud andmeid säilitatakse 20 aastat arvates andmekogusse kandmisest. Pärast säilitustähtaja möödumist antakse andmed arhiiviseaduse alusel avalikku arhiivi või hävitatakse.

(3) Repealed

(4) Andmekogusse kantud andmete alusdokumente säilitatakse kooskõlas vastutava töötleja teabehalduses kehtestatud dokumentide loetelus sarjadele ette nähtud säilitustähtaegadega, kuid mitte kauem kui 20 aastat. Pärast säilitustähtaja möödumist antakse andmed arhiiviseaduse alusel avalikku arhiivi või hävitatakse.

§ 12. Andmekogusse kantud andmete turvalisus

Andmekogu turvaklass on K2T1S2 ning turbeaste on keskmine.

§ 13. Juurdepääs andmekogusse kantud andmetele

(1) Andmekogusse kantud andmetele võimaldatakse juurdepääs kooskõlas avaliku teabe seadusega ja isikuandmete kaitse seadusega.

(2) Välisministeeriumi kodulehel avalikustatakse käesoleva määruse § 6 lõike 2 punktides 1–5, 7–9 ja 14 nimetatud andmed, lõike 2¹ punktides 1, 2, 4, 5, 20 ja 24 nimetatud andmed diplomaadi ja muu asutuse juhi kohta, punktides 1, 2, 4, 5, 20 ja 35 nimetatud andmed aukonsuli kohta ning punktides 2, 4 ja 5 nimetatud andmed diplomaadi ja muu asutuse juhi abikaasa kohta.

(3) Andmekogusse kantud käesoleva paragrahvi lõikes 2 nimetamata andmete kohta kehtib juurdepääsupiirang ning neid ei avalikustata.

§ 14. Andmete väljastamine andmekogust

(1) Andmekogu vastutav töötleja väljastab andmekogust:

1) andmesubjektile või tema seaduslikule esindajale andmesubjekti kohta käivaid isikuandmeid;

2) riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutusele ning avalik-õiguslikule juriidilisele isikule andmeid, kui andmete väljastamiseks on vahetult seadusest tulenev alus ning see on neile vajalik seadusega pandud ülesannete täitmiseks.

(2) Andmekogust väljastatakse andmeid üldjuhul teabenõude täitmisega või päringule vastamisega.

(3) Riigiasutustel on õigusaktidest tulenevate ülesannete täitmiseks juurdepääs andmekogule.

(4) Andmekogu vastutav töötleja peab arvestust kellele, mis eesmärgil, millal, millisel viisil ja milliseid juurdepääsupiiranguga isikuandmeid andmekogust väljastatakse.

§ 15. Järelevalve

(1) Andmekogu pidamise seaduslikkuse järele valvavad Riigi Infosüsteemi Amet, Andmekaitse Inspektsioon ja vastutava töötleja teenistujad oma pädevuse piires.

(2) Andmekogu pidamise järele valvama volitatud isikul on õigus tutvuda andmekogusse kantud andmete ja nende alusdokumentidega, siseneda ruumidesse, kus andmeid töödeldakse või kus paiknevad töötlemiseks kasutatavad seadmed, ning saada vastutavalt töötlejalt teavet andmete väljastamise ja kasutamise kohta.

(3) Andmekogu pidamisel tekkinud puuduste ilmnemisel on vastutav töötleja kohustatud viivitamata kõrvaldama järelevalvet teostanud isikute ettekirjutustes kajastatud põhjendatud puudused.

§ 16. Saladuse hoidmise kohustus

Andmekogu pidamisega seotud isikud on kohustatud hoidma saladuses neile tööülesannete täitmisel teatavaks saanud andmeid, mida ei ole antud avalikuks kasutamiseks.

§ 17. Rahastamine

Andmekogu rahastatakse vastutava töötleja eelarvest.

§ 18. Andmekogu lõpetamine

Andmekogu lõpetamise otsustab välisminister.

§ 19. Varasemate õigusaktide kehtetuks tunnistamine

[Käesolevast tekstist välja jäetud.]