Toimiku pidamise, säilitamise ja hävitamise kord

§ 1. Reguleerimisala

Käesolevas määruses sätestatakse „Kaitseväe korralduse seaduse” § 37 lõike 1 punktis 4 ja lõikes 2, § 37¹ lõike 4² punktis 3, §-s 41⁵ ning § 54¹ lõike 2 punktis 2 sätestatud viisil kogutud teabe dokumenteerimiseks avatud teabetoimiku (edaspidi toimik) pidamise, säilitamise ja hävitamise kord.

§ 2. Toimiku pidamine

(1) Toimikus säilitatakse „Kaitseväe korralduse seaduse” § 37 lõike 1 punktis 4 ja lõikes 2, § 37¹ lõike 4² punktis 3, §-s 41⁵ ning § 54¹ lõike 2 punktis 2 sätestatud viisil ning muul viisil kogutud teavet.

(2) Toimik avatakse Kaitseväe juhataja või tema poolt volitatud ametniku kirjaliku otsuse alusel.

(3) Otsus toimiku avamiseks tehakse vajadusel iga juhtumi või nõude kohta eraldi.

(4) Toimiku avamise otsus peab sisaldama:

1) otsuse tegija ametinimetust ja nime, otsuse tegemise kuupäeva;

2) toimiku avamise ajendit ja teabe kogumise viise;

3) otsuse toimiku vastava Kaitseväe struktuuriüksuse menetlusse andmise kohta;

4) otsuse tegija allkirja.

(5) Toimiku avamise otsusele antakse selle otsusega alustatud toimiku number.

§ 3. Toimiku lõpetamine

Toimik lõpetatakse Kaitseväe juhataja või tema poolt volitatud ametniku otsusega, kui on ära langenud vajadus koguda teavet juhtumi kohta.

§ 4. Lõpetatud toimikute säilitamine

(1) Lõpetatud toimikuid säilitatakse kaitseväeluurega tegelevas Kaitseväe struktuuriüksuses, kes tagab nende säilimise ja nendele juurdepääsu seadustes sätestatud korras.

(2) Riigisaladust või salastatud välisteavet sisaldavad toimikud säilitatakse vastavalt «Arhiiviseaduse» ja «Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadusele» ning selle alusel kehtestatud õigusaktides sätestatud korrale.

§ 5. Toimiku hävitamine

(1) Toimikud hävitatakse pärast säilitustähtaja möödumist vastavalt «Arhiiviseadusele» ning selle alusel kehtestatud õigusaktides sätestatud korrale.

(2) Toimikud, mis on lõpetatud põhjusel, et teabe kogumise alustamise ajendiks olnud esialgne teave ei ole leidnud kinnitust, hävitatakse pärast nende lõpetamist üldise korra kohaselt.

(3) Toimiku hävitamise otsustamiseks moodustab Kaitsevägi vähemalt kolmeliikmelise komisjoni. Komisjon koostab toimiku hävitamiseks „Arhiiviseaduse” § 13 alusel kehtestatud määruse nõuetele vastava hävitamisakti. Hävitamisakti allkirjastab Kaitseväe juhataja.

(4) Hävitamisele kuuluvad toimikud hävitab komisjon täiendades hävitamisakti andmetega hävitamisaja kohta.

(5) Riigisaladust või salastatud välisteavet sisaldavate toimikute hävitamisel arvestatakse «Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadusest» ning selle alusel kehtestatud õigusaktidest tulenevate erisustega.

§ 6. Määruse jõustumine

Määrus jõustub 2009. aasta 1. jaanuaril.