Harku valla taotluste esitamise ja menetlemise andmekogu asutamine ja põhimäärus

§ 1. Reguleerimisala

(1) Määrusega asutatakse andmekogu „Harku valla taotluste esitamise ja menetlemise andmekogu“ (edaspidi andmekogu) ja kehtestatakse andmekogu põhimäärus ehk pidamise kord, andmete koosseis ning andmete andmekogusse kandmise, andmete kasutamise, andmekogu haldamise ja andmete andmekogust väljastamise kord.

(2) Andmekogu ametlik nimetus on „Harku valla taotluste esitamise ja menetlemise andmekogu“.

(3) Andmekogu lühinimi on „SPOKU“.

§ 2. Andmekogu asutamise ja pidamise eesmärgid

Andmekogu asutamise ja pidamise eesmärgid on:

1) parendada Harku valla taotluste esitamise ja menetlemise protsessi;

2) tõhustada Harku Vallavalitsuse (edaspidi vallavalitsus) sisest asjakohast infovahetust ning võimaldada standardsete andmevahetusprotokollide abil vahetada andmekogu andmeid riigi andmekogudega;

3) tagada Harku valla eelarvest antavate toetuste sihtotstarbelise kasutamise kontroll ja aruandlus;

4) pidada arvestust esitatud taotluste ja taotlejatele antud toetuste üle.

§ 3. Andmekogu vastutav töötleja

(1) Andmekogu vastutav töötleja on Vallavalitsus.

(2) Vastutav töötleja:

1) korraldab andmekogu pidamist ja tööd;

2) sisestab andmekogusse paberil esitatud taotluste andmeid;

3) korraldab sisestatud taotluste õigsuse kontrolli;

4) korraldab taotluste menetlemist;

5) annab volitatud töötlejale tema ülesannetest lähtuvalt juurdepääsu andmekogule ning andmete sisestamise ja töötlemise õiguse;

6) edastab vajadusel laekunud taotlused kooskõlastajale täiendavaks kooskõlastamiseks;

7) täidab muid õigusaktidest tulenevaid ülesandeid;

8) annab volitatud töötlejale juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks;

9) vastutab andmekogu pidamise seaduslikkuse eest;

10) korraldab andmete säilimist vastavalt kehtestatud nõuetele;

11) kohustub hoidma saladuses talle andmete töötlemisel teatavaks saanud isikuandmeid.

(3) Andmekogu vastutava töötleja juht määrab vastutava töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid, ning andmekogu peakasutajad, kellel on õigus hallata andmekogu või selle osade juurdepääsuõigusi ning kasutajarolle.

§ 4. Andmekogu volitatud töötleja

(1) Andmekogu volitatud töötleja on isik, kellega vallavalitsus on sõlminud vastava lepingu.

(2) Volitatud töötleja:

1) kasutab andmekogu üksnes kokkulepitud ülesannete täitmiseks;

2) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja andmekogu kasutamisel tekkinud probleemidest;

3) vastutab tema poolt sisestatud andmete õigsuse ja ajakohasuse eest;

4) võtab kasutusele meetmeid andmekaitse, andmetele juurdepääsu ja nende säilimise tagamiseks;

5) täidab vastutava töötleja korraldusi ja muid õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.

(3) Volitatud töötleja juht määrab volitatud töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita volitatud töötleja ülesandeid.

§ 5. Füüsilise isiku kasutajarollid

(1) Füüsilise isiku puhul on andmekogu kasutajarollid järgmised:

1) väline kasutaja – isik, kes on avaliku e-keskkonna kaudu esitanud taotluse;

2) ametnik – isik, kes koostab ja haldab taotluste vorme;

3) admin – isik, kes muudab kasutaja andmeid, haldab logisid ja keskkonna üldhäälestust;

4) menetleja – isik, kes näeb temaga seotud valdkondade taotlusi, saab neid menetleda ning lisada taotlusele muud vajalikku infot;

5) hindaja – isik, kes näeb temale hindamiseks määratud taotlusi ning täita hindamislehti.

(2) Lõikes 1 kirjeldatud kasutajarollide kohta kogutakse andmekogusse isikuandmed vastavalt taotlustele.

§ 6. Juriidilise isiku kasutajarollid

(1) Juriidilise isiku puhul on andmekogu kasutajaroll väline kasutaja - isik, kes on avaliku e-keskkonna kaudu esitanud taotluse.

(2) Lõikes 1 kirjeldatud kasutajarollide kohta kogutakse andmekogusse isikuandmed vastavalt taotlustele.

§ 7. Andmekogu pidamine

(1) Andmekogu peetakse infotehnoloogilise andmekoguna, mis koosneb elektroonilistest andmetest.

(2) Andmekogus säilitatakse andmeid digitaalselt.

(3) Andmekogusse kantavate andmete, nende kandmise aja ja andmekogusse tehtud päringute üle peetakse arvestust digitaalselt.

(4) Andmekogusse kantud andmete ja esitatud dokumentide arhiveerimisel lähtutakse arhiiviseadusest.

§ 8. Kogutavad andmed

(1) Andmekogusse kogutakse andmed:

1) taotlemise ning menetluse käigus tekkivate andmete kohta;

2) andmekogu kasutajate, sealhulgas nende kasutajarollide kohta;

3) andmekogu pidamise ja järelevalve teostamise kohta.

(2) Detailne andmete koosseis on toodud määruse Lisas 1.

§ 9. Andmeandjad

Andmekogusse saadakse andmeid järgmistelt andmekogudelt ja andmeandjatelt:

1) taotluse esitaja;

2) rahvastikuregister;

3) Eesti Hariduse Infosüsteem;

4) kinnistusraamat;

5) aadressiandmete süsteem;

6) äriregister.

§ 10. Andmekogusse kantud andmete kaitse

(1) Andmekogu vastutav ja volitatud töötleja tagavad andmekogu andmete käideldavuse, terviklikkuse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.

(2) Andmekogu turbeaste on keskmine (M) ja andmekogu turvaklass on K2T1S1.

§ 11. Andmete kandmine andmekogusse

(1) Vastutav või volitatud töötleja kannab andmed andmekogusse vastavalt oma tööülesannetele.

(2) Autenditud kasutaja kannab andmekogusse toetuse taotlemisel nõutavad andmed.

§ 12. Vastutus andmete õigsuse eest ja ebaõigete andmete parandamine

(1) Andmete andmekogusse kandja vastutab andmete õigsuse eest andmekogusse kandmise ajal.

(2) Kui vastutav või volitatud töötleja avastab andmekogust ebaõigeid andmeid või kui teda on nendest teavitatud, korraldab ta viivitamata andmete parandamise.

§ 13. Andmekogu andmete säilitamise aeg

Andmekogu andmeid säilitatakse vallavalitsuse dokumentide loetelus kehtestatud säilitustähtajani, misjärel toimub andmekogus automaatne andmete kustutamine.

§ 14. Andmevahetus teiste infosüsteemidega

(1) Vastutav töötleja võib seadusega või seaduse alusel antud õigusaktiga talle pandud ülesannete täitmiseks esitada päringuid riigi, kohaliku omavalitsuse või muu avalik-õigusliku isiku või avalikke ülesandeid täitva eraõigusliku isiku andmekogudele ning saada neilt andmeid.

(2) Infosüsteemide andmevahetuskihi X-tee kaudu sooritatakse automaatselt päringud järgmistest andmekogudest:

1) äriregistrist kontrollitakse äriregistri koodi alusel juriidilise isiku nime ja aadressi;

2) rahvastikuregistrist kontrollitakse elukohaandmeid ja seoseid;

3) aadressiandmete süsteemist kontrollitakse objekti aadressi;

4) kinnistusraamatust kontrollitakse andmeid isiku kinnistute kohta;

5) Eesti Hariduse Infosüsteemist kontrollitakse andmeid õpilaste kohta.

§ 15. Andmete logimine

(1) Andmekogus logitakse andmete lisamine, muutmine ja kustutamine ning isikuandmeid sisaldavate vormide avamine.

(2) Andmekogusse kantavate andmete, nende muutmise ja registrisse tehtud päringute üle peetakse arvestust digitaalselt ning arvestust säilitatakse kuni 6 kuud.

§ 16. Juurdepääs andmetele

(1) Juurdepääs andmekogu andmetele sõltub kasutajale antud õigustest.

(2) Andmekogu andmetele tagatakse juurdepääs järgmiselt:

1) autentimata kasutaja – juurdepääs andmekogule puudub;

2) autenditud kasutaja – avaliku e-keskkonna kaudu andmekogu kasutav tuvastatud isik vastavalt käesolevas määruses § 5 lg-s 1 ja § 6 lg-s 1 määratletud kasutajarollidega;

3) vastutav või volitatud töötleja – kohaliku omavalitsuse ametiasutuse, muu asutuse või juriidilise isiku teenistuja või töötaja, kellele on andmekogu kasutusõiguste haldamisel määratud kasutajaroll või -rollid.

(3) Autenditud kasutajale kuvatakse temaga seotud taotluste andmed ja menetluse käigus tekkivad andmed.

(4) Andmekogule juurdepääsu õigus on ka isikul, kes arendab või hooldab andmekogu, arendus- või hoolduslepingus sätestatud ulatuses ja tingimustel.

(5) Vastutav või volitatud töötleja näeb rollile vastavaid andmeid.

§ 17. Andmete väljastamine

(1) Andmesubjektile väljastatakse tema kohta käivad andmeid.

(2) Riigi- ja kohaliku omavalitsuse üksuse asutusele, avalik-õiguslikule juriidilisele isikule ja eraõiguslikule juriidilisele isikule väljastatakse andmeid, kui see on vajalik neile õigusaktiga pandud ülesande täitmiseks.

(3) Välisriigile võib andmeid väljastada Euroopa Liidu õigusest tuleneva kohustuse täitmiseks või välislepingus ettenähtud juhtudel ja korras.

(4) Andmekogust väljastatakse andmeid tasuta.

§ 18. Arvestuse pidamine andmete andmekogust väljastamise üle

Andmekogu vastutav töötleja peab arvestust, kellele, mis eesmärgil, millal, millisel viisil ja milliseid juurdepääsupiiranguga isikuandmeid andmekogust väljastatakse.

§ 19. Järelevalve andmekogu pidamise üle

(1) Järelevalvet andmekogu pidamise ja andmete õiguspärase töötlemise üle teeb vastutav töötleja ja teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.

(2) Vastutav töötleja lahendab kaebusi, mis on esitatud andmekogu pidamise ja andmete töötlemise vaidlustamiseks. Kaebuse läbivaatamise tulemustest teavitatakse kaebuse esitajat ühe kuu jooksul alates kaebuse saamisest.

(3) Volitatud töötleja on kohustatud kõrvaldama järelevalvet teinud isiku ettekirjutuses nimetatud puudused ettekirjutuses märgitud tähtpäevaks.

§ 20. Andmekogu pidamise lõpetamine

(1) Andmekogu pidamine lõpetatakse kooskõlas arhiiviseaduse ja avaliku teabe seaduse ning nende alusel kehtestatud õigusaktidega.

(2) Andmekogu pidamise lõpetamisel otsustatakse andmete teise andmekogusse või avalikku arhiivi üleandmine või andmete hävitamine ning andmete üleandmise või hävitamise tähtaeg.

§ 21. Määruse jõustumine

Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.