Lääne-Harju Vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskiri

§ 1. Üldsätted

(1) Lääne-Harju Vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskiri määrab kindlaks raamatupidamise ja aruandluse korraldamise põhinõuded.

(2) Lääne-Harju Vallavalitsus korraldab riigi raamatupidamiskohustuslasena tsentraliseeritud raamatupidamist ja finantsaruandlust kõikidele Lääne-Harju Vallavalitsuse hallatavatele ametiasutustele. Raamatupidamise eest vastutab vallavanem. Raamatupidamise korraldamise eest vastutab finantsjuht.

(3) Lääne-Harju Vallavalitsuse hallatavad ametiasutused on:

1) 75034324 Laulasmaa Kool

2) 77001895 Lodijärve Kool

3) 77001889 Lustipesa Lasteaed

4) 75020204 Lääne-Harju Kultuuri- ja Noortekeskus

5) 75001997 Lääne-Harju Muusika- ja Kunstide Kool

6) 75037765 Lääne-Harju Spordikeskus

7) 75021184 Lääne-Harju Valla Raamatukogu

8) 77001145 Lääne-Harju Valla Tugikeskus

9) 75024254 Padise Lasteaed

10) 75020181 Padise Põhikool

11) 77001754 Padise Kloostri Külastuskeskus

12) 75021155 Paldiski Lasteaed Naerulind

13) 75021161 Paldiski Lasteaed Sipsik

14) 75021149 Paldiski Vene Põhikool

15) 75038517 Paldiski Ühisgümnaasium

16) 75020233 Risti Kool

17) 75002005 Rummu Lasteaed Lepatriinu

18) 75002034 Vasalemma Lasteaed Sajajalgne

19) 75002011 Vasalemma Põhikool

(4) Majandusaasta pikkus on 12 kuud. Majandusaasta algab 01. jaanuaril ja lõpeb 31. detsembril.

§ 2. Kontoplaan

Lääne-Harju Vallavalitsus kasutab riigi raamatupidamiskohustuslasena üldeeskirjas kehtestatud kontoplaani.

§ 3. Majandustehingute dokumenteerimine ja kirjendamine

(1) Lääne-Harju Vallavalitsus dokumenteerib ja kirjendab kõik majandustehingud raamatupidamise seaduse § 6 kohaselt.

(2) Majandustehingut kinnitab raamatupidamise seaduse § 7 nõuetele vastav algdokument.

(3) Lääne-Harju vallavalitsuse hallatavate ametiasutuste juhid vastutavad nende poolt koostatud projektide ja sellega seonduvate dokumentide (aruanded, tehingupartneri otsused jne), samuti ka kuluarvete õigeaegse esitamise eest raamatupidamisele.

(4) Arve võtja peab jälgima/olema kindel, et arvel nõutavad ja olevad rekvisiidid on korrektsed ja autentselt kajastatud.

(5) Raamatupidamise dokumentide kontrolli eest vastutab hallatava ametiasutuse juht oma tegevusala piires selliselt et:

1) dokument kajastab majandustehingut õigesti;

2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele;

3) tehing on seaduspärane ja vajalik;

4) tehing on kooskõlas eelarvega.

(6) Rahandusosakonna teenistujad peavad jälgima dokumentide kontrollimisel järgmist:

1) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo ja eelarveklassifikaatori koodide õigsust;

2) maksetähtpäeva;

3) tekkepõhist perioodi;

4) saaja andmeid ja ostuarvete vormistamise nõuetele vastavust.

(7) Kõik majandustehingud dokumenteeritakse ning kirjendatakse raamatupidamisregistrites mõistliku aja jooksul pärast majandustehingu toimumist selliselt, et oleks tagatud õigusaktidega ettenähtud aruannete tähtaegne esitamine.

(8) Projektiga seotud tulusid ja kulusid eristatakse ja kajastatakse raamatupidamise programmis kasutades selleks vastavat projektitunnust.

§ 4. E-arvete töötlemine

(1) Lääne-Harju Vallavalitsus võtab vastu e-arveid. Ostuarved, mis imporditakse raamatupidamisprogrammi, on alusdokumentidena kättesaadavad e-arvete keskkonnas (Finbite.eu).

(2) Lääne-Harju Vallavalitsuse ametiasutuste teenistujad ja hallatavate asutuste töötajad, kes tellivad kaupa peavad informeerima hankijaid, kui arve saajaks on Lääne-Harju vald, et arvetel oleks rekvisiitidena vähemalt - Lääne-Harju Vallavalitsus, registrikood 77000200.

(3)

(4) Raamatupidaja konteerib arve ja määrab kinnitusringi ning suunab arve kinnitusringile, kus see liigub automaatselt vastavale hallatava asutuse juhile või vallavalitsuse liikmele või vallavanema poolt määratud isikule, kes kinnitab arve õigsust. Rahandusosakond impordib ostuarved raamatupidamisprogrammi ja tasub arvel toodud maksetähtajal.

(5) Väljamakseid sotsiaaltoetuste osas teevad sotsiaalosakonna juhi poolt määratud sotsiaalosakonna teenistujad. Väljamaksete teostamise ülesanne sätestatakse teenistuja ametijuhendis.

(6) Kõik Lääne-Harju Vallavalitsuse ametiasutuste teenistujad ja vallavalitsuse hallatavate asutuste töötajad, kes esitavad majanduskulude aruandeid, sõidupäevikuid või lähetuskulude aruandeid, peavad need esitama digitaalselt *.pdf formaadis e-arvetekeskusesse laaneharjuvv.kularuanne@e-arvetekeskus.eu.

§ 5. Raamatupidamisregister

(1) Raamatupidamisregister on raamatupidamisarvestuses kasutatav andmebaas. Raamatupidamisregister vormistatakse kronoloogilises järjekorras ja kontode kaupa. Kõik kontode aruanded ja registrid koostatakse kasutatava raamatupidamisprogrammi alusel. Lääne-Harju Vallavalitsuses kasutatakse raamatupidamise programmi SAF.

(2) Ligipääs raamatupidamise programmi andmete sisestamiseks on finantsjuhil, pearaamatupidajal ja raamatupidajatel.

(3) Vallavanemal on raamatupidamise programmile ligipääs vaatleja parooliga.

(4) Raamatupidamise programmi personali moodulile on ligipääs personalialaste küsimustega tegeleval teenistujal.

(5) Spetsiifiliste arvete (veolubade, reklaami jms arved) väljastamiseks on müügimoodulile ligipääs vastava valdkonna spetsialistidel.

§ 6. Dokumentide käive ja säilitamine

(1) Dokumentide menetlemine toimub järgmiselt:

1) Tarnija arved – tarnija saadab arve e-arvetekeskusesse, raamatupidaja konteerib arve ja saadab kinnitusringile, viimasena kinnitab arve finantsjuht ja arve imporditakse SAF programmi. Arve tasutakse tähtaja saabumisel;

2) Majanduskulude aruanded – esitatakse seitsme päeva jooksul pärast kulu tegemist;

3) Tööajatabelid – esitatakse hiljemalt järgneva kuu teiseks tööpäevaks;

4) Lepingud – esitatakse kolme päeva jooksul pärast lepingu sõlmimist;

5) Käskkirjad, korraldused, otsused – menetletakse vastavalt jõustumisele.

(2) Raamatupidamise algdokumente peab raamatupidamiskohustuslane säilitama seitse aastat alates selle majandusaasta lõpust, millal algdokument raamatupidamises kajastati.

(3) Raamatupidamisregistreid, lepinguid, raamatupidamise aruandeid ja muid dokumente, mis on vajalikud majandustehingute arusaadavaks kirjeldamiseks revideerimise käigus, peab raamatupidamiskohustuslane säilitama seitse aastat alates vastava majandusaasta lõpust.

(4) Pikaajaliste kohustuste või õigustega seotud äridokumente tuleb säilitada seitse aastat pärast kehtimistähtaja möödumist.

(5) Raamatupidamise sise-eeskirja tuleb säilitada seitse aastat pärast selle muutmist või asendamist.

(6) Projektide dokumentatsiooni tuleb säilitada vastavalt projektis nõutud tähtajani. Ettevõtte või selle organisatsiooniliselt iseseisva osa üleminekul annab tööandja dokumendid üle enda õigusjärglasele.

(7) Aruandeperioodi raamatupidamise dokumentide hoidmise eest vastutavad pearaamatupidaja ja raamatupidaja.

(8) Viimase kolme aasta raamatupidamisdokumendid säilitatakse raamatupidamises. Eelmiste perioodide dokumendid hoitakse kogu säilitusaja jooksul Lääne-Harju Vallavalitsuse arhiivis.

§ 7. Tulude ja kulude kajastamine kasumiaruande kirjetel

(1) Tulude ja kulude kajastamisel lähtutakse avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendist (edaspidi üldeeskiri) ja üldeeskirjaga kehtestatud kontoplaanist.

(2) Tulud ja kulud kajastatakse vastavalt tulude ja kulude vastavuse printsiibile.

(3) Väikevara on väheväärtuslik vara, mille soetusmaksumus on kuni 9999 eurot ilma käibemaksuta ja mida võidakse kasutada ka pikema perioodi jooksul kui üks aasta. Väikevara kantakse kulusse soetamise hetkel.

(4) Väheväärtuslike väikevarade arvestust peetakse hallatavates asutustes bilansiväliselt, varaliselt vastutavate isikute lõikes.

(5) Hallatavate asutuste juhtidel on õigus hinnata, kas vahend võetakse arvele väikevarana või mitte.

§ 8. Põhivara arvestus

(1) Materiaalne põhivara on vara, mida kasutatakse enda majandustegevuses pikema ajavahemiku jooksul kui üks aasta ja mille soetusmaksumus on alates 10 000 eurost ühiku kohta.

(2) Materiaalne põhivara koosneb piiratud ja piiramata kasutusega materiaalsest põhivarast. Piiratud kasutusega materiaalselt põhivaralt arvestatakse amortisatsiooni, piiramata kasutusega põhivaradelt amortisatsiooni ei arvestata. Piiramata kasutusega põhivara on maa.

(3) Materiaalne põhivara võetakse arvele soetusmaksumuses, mis koosneb ostuhinnast ja otseselt soetamisega seotud kulutustest. Maa võetakse arvele soetusmaksumuses.

(4) Põhivara arvestust peetakse arvutiprogrammi vastavas alamprogrammis.

(5) Materiaalset põhivara ja selle liikumist arvestatakse järgmistel kontodel:
Maa
Ehitised ja hooned
Masinad ja seadmed
Muu inventar ja sisseseade
Akumuleeritud põhivara kulum
Materiaalne põhivara kapitalirendil
Lõpetamata ehitus
Põhivara soetused
Ettemaks materiaalse põhivara eest

(6) Materiaalset põhivara kajastatakse bilansis tema soetusmaksumuses, millest on maha arvatud akumuleeritud kulum ja võimalikud väärtuse langusest tulenevad allahindlused.

(7) Materiaalse põhivara arvestust peetakse eraldi hallatavate asutuste ja materiaalselt vastutavate isikute lõikes. Põhivara arvelevõtmine toimub materiaalselt vastutava isiku poolt allkirjastatud dokumendi alusel.

§ 9. Amortisatsiooni arvestus

(1) Amortisatsiooni arvestus toimub lineaarsel meetodil.

(2) Vara hakatakse amortiseerima tema kasutuselevõtmise hetkest ning seda tehakse kuni amortiseeritava osa täieliku amortiseerumiseni või vara eemaldamiseni kasutusest. Kui täielikult amortiseerunud vara on veel kasutuses, kajastatakse bilansis nii soetusmaksumust kui akumuleeritud kulumit seni, kuni vara on lõplikult kasutusest eemaldatud.

(3) Põhivara amortisatsiooni arvestamisel lähtutakse üldjuhul üldeeskirjast ja üldeeskirjaga soovitatud amortisatsioonimäärade vahemikkudest.

(4) Individuaalselt oluliste või ebastandardsete objektide puhul tuleb amortisatsioonimäär määrata igale varaobjektile eraldi, lähtudes konkreetse objekti eeldatavast kasulikust elueast. Kui ilmneb, et vara tegelik kasulik eluiga on oluliselt erinev esialgu hinnatust, tuleb amortisatsiooni¬perioodi muuta.

(5) Kulumit arvestatakse igal kalendrikuul ja tehakse raamatupidamiskirjend.

§ 10. Põhivara mahakandmine

Kasutamiskõlbmatuks muutunud põhivara mahakandmine toimub mahakandmisaktide alusel, kus on märgitud põhivara nimetus, inventarinumber, soetamise aeg, soetusmaksumus, akumuleeritud kulum, mahakandmise aeg ja põhjus. Juhul, kui põhivara muutub kasutamiskõlbmatuks enne kui kogu mahakirjendamisele kuuluv summa on kuludesse kantud, tekib kahjum põhivara likvideerimisest. Kahjum kajastatakse perioodi kasumiaruandes kuluna.

§ 11. Varade ja kohustuste inventeerimine

(1) Varasid ja kohustusi inventeeritakse raamatupidamise seaduse § 15 lõike 3 ja üldeeskirja 11. peatüki kohaselt.

(2) Vallavanema käskkirjaga määratakse inventuuride läbiviimise eest vastutavad isikud, alalise inventeerimiskomisjoni liikmed ja esimees ning inventeerimiskomisjoni tööülesanded.

(3) Inventuuri läbiviimine on kohustuslik varaliselt vastutava töötajaga töölepingu ja varalise vastutuse lepingu lõppemisel.

(4) Sularaha inventuur teostatakse järgmiselt:

1) sularaha inventuuri käigus loetakse üle kassas asuv sularaha ja tulemused dokumenteeritakse sularaha inventuuri aktiga, mis allkirjastatakse inventuuri osaliste poolt ning edastatakse raamatupidamisele;

2) raamatupidamises kontrollitakse sularaha inventuuriakti vastavust raamatupidamises kajastava sularaha saldoga, inventuuriakt kinnitatakse raamatupidaja poolt allkirjaga ja võrdluskuupäeva lisamisega.

(5) Inventuuriaktil kajastatakse alljärgnevad andmed ja rekvisiidid:

1) inventuuri läbiviimise kuupäev;

2) komisjoni koosseisu kuuluvate töötajate nimed ja ametikohad;

3) viimane sissetuleku- ja väljaminekuorderi number;

4) sularaha jääk numbrite ja sõnadega, kas ja kui suur oli erinevus võrreldes raamatupidamisandmetega;

5) komisjoni liikmete allkirjad.

(6) Nõuete ja kohustuste inventuuri viib läbi vallavalitsuse raamatupidaja.

(7) Lääne-Harju vallavalitsuse hallatavad ametiasutused teostavad inventuuri oma tegevusala piires iseseisvalt, moodustades ise inventeerimiskomisjoni, kes saab valla rahandusosakonnast varade arvelevõtmise lehe, mille alusel viiakse läbi kaupade, materjalide, inventari loendamine. inventeerimiskomisjon kinnitab inventuuri tulemused või teeb ettepaneku muutuste sisseviimiseks. Inventuuri tulemuste alusel tehakse vajalikud raamatupidamiskanded.

(8) Pangakontode kontroll:

1) elektroonilisi ülekandeid on õigus teostada finantsjuhil, pearaamatupidajal ja raamatupidajal;

2) pangakontode kontrolli teostatakse igapäevaselt. Võrreldakse pangaväljavõtete ja pangakontode saldode vastavust;

3) üks kord aastas võrreldakse pangakontode saldosid finantsinstitutsioonide poolt saadetud kinnituskirjade alusel.

§ 12. Arvestuspõhimõtted ja informatsiooni esitamise viisid

(1) Lääne-Harju Vallavalitsuse arvestuspõhimõtted ühtivad üldeeskirja põhimõtetega ning Raamatupidamise Toimkonna juhenditega (edaspidi RTJ).

(2) Rahalisi vahendeid hoitakse pangas arvelduskontol ja sularaha kassas.

(3) Lääne-Harju Vallavalitsuse rahalisi vahendeid hoitakse üldjuhul Swedbankis, LHV Pangas ja SEB Pangas.

(4) Pangaoperatsioonide teostamiseks kasutatakse nende pankade internetipanku, kus hoiustatakse rahalisi vahendeid, seejuures

1) pangaülekanded internetipangas kinnitatakse kahe allkirjaga;

2) 1000-eurone limiit maksete kinnitamiseks Swedbanki ja SEB internetipankades kinnitatakse ühe allkirjaga.

(5) Sularaha arvestus - sularahakassa eeskiri:

1) sularaha limiit kassas on 5 000 eurot;

2) sularaha hoidmise, mittenõuetekohase arvestuse ning tekitatud kahju eest vastutab raamatupidaja, kellega on sõlmitud varalise vastutuse leping;

3) raha hoitakse lukustatavas seifis.

(6) Lääne-Harju Spordikeskusel ja Padise Kloostri Külastuskeskusel on kassaõigus. Kassalimiit on vastavalt 700 ja 3000 eurot, mille eest vastutavad hallatavate asutuste juhatajad.

(7) Lääne-Harju Spordikeskuse poolt tehtavad sularahatehingud (müügitulu) kajastatakse Lääne-Harju Spordikeskusele väljastatud kassaraamatus alljärgnevalt:

1) sularaha tehingute toimumise päeva lõpuks täidetakse kassaraamat ja tuuakse välja sularaha jääk. Kannete õigsuse kinnitab spordikeskuse juhataja oma allkirjaga. Kassa sissetuleku- ja väljaminekuorderitel ei ole lubatud teha parandusi;

2) Lääne-Harju Spordikeskuse juhataja toob raha kassasse vähemalt üks kord kuus, hiljemalt kuu viimaseks tööpäevaks.

(7¹) Padise Kloostri Külastuskeskuse poolt tehtavad sularahatehingud (müügitulu) kajastatakse raamatupidamisprogrammis SAF. Juhataja viib sularaha sularahaautomaati kassalimiidi täitumisel.

(8) Avalike ürituste tarbeks, kus on vaja vormistada piletitulu, on väljatöötatud vastavad vormid.

(9) Sularaha kassast väljaminek vormistatakse väljamineku orderiga. Sularahana makstakse kassast üldjuhul välja ainult sotsiaaltoetusi.

(10) Sularaha limiidi täitumisel kassas väljastab raamatupidaja kassa väljamineku orderi, mille kinnitab allkirjaga ja viib sularaha sularahaautomaati.

(11) Nõudeid arvestatakse analüütiliselt arvete ja klientide lõikes. Ostjatelt laekumata arveid hinnatakse bilansis lähtudes tõenäoliselt laekuvatest summadest. Iga arve laekumise tõenäosust hinnatakse individuaalselt.

(12) Üldeeskirja § 37 lõike 2 ja lõike 4 alusel määratakse nõuete lootusetuks kandmise kinnitamise õigus pearaamatupidajale.

§ 13. Aruannete koostamine

(1) Lääne-Harju Vallavalitsus koostab majandusaasta aruande üldeeskirjas toodud vormis, lähtudes raamatupidamisseaduses ja RTJ-des toodud nõuetest aastaaruandele.

(2) Saldoandmikud koostatakse ja esitatakse rahandusministeeriumi infosüsteemi üldeeskirjas kehtestatud korras ja tähtaegadeks.

(3) Maksudeklaratsioonid koostatakse ja esitatakse Maksu-ja Tolliametile seadusega ettenähtud korras ja tähtaegadeks.

(4) Eelarve täitmise aruanded koostatakse ja esitatakse rahandusministeeriumi infosüsteemi üldeeskirjas kehtestatud tähtaegadeks.

§ 14. Raamatupidamise korraldamise ja sellega kaasnevate sisekontrolli meetmete rakendamine

(1) Lääne-Harju Vallavalitsuse tegevuse üle on õigus teostada sisekontrolli Lääne-Harju valla volikogu revisjonikomisjonil.

(2) Lääne-Harju Vallavalitsuse raamatupidamist auditeerib vandeaudiitor.

§ 15. Rakendussätted

(1) [Käesolevast tekstist välja jäetud.]

(2) Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.