Lääne-Nigula valla personali- ja palgaarvestuse andmekogu põhimäärus

§ 1. Reguleerimisala

Määrusega kehtestatakse Lääne-Nigula valla personali- ja palgaarvestuse andmekogu (edaspidi andmekogu) pidamise kord, andmete koosseis, andmete andmekogusse kandmise ja sealt väljastamise, andmete kasutamise ning andmekogu haldamise kord.

§ 2. Andmekogu pidamise eesmärk

Andmekogu pidamise eesmärgid on:

1) koondada ja süstematiseerida Lääne-Nigula valla ametiasutustes ja nende hallatavates asutustes (edaspidi asutus) tööl või teenistuses olevate isikute andmeid, pidada nende alusel personali- ja palgaarvestust ning tagada asutustele strateegiliseks ja personalijuhtimiseks vajaliku teabe olemasolu;

2) luua paljusid kasutajaid ja andmesisestajaid ühtaegu teenindav andmekogu ning teha kasutajatele kättesaadavaks tööülesannete täitmiseks vajalikud aktuaalsed andmed;

3) tagada ametnikele ja töötajatele (edaspidi teenistuja) töötasu maksmine ning seadustest tuleneva maksukohustuse täitmine;

4) tagada personalialaste statistiliste andmete olemasolu ja aruannete koostamine.

§ 3. Andmekogu nimetus

(1) Andmekogu ametlik nimetus on Lääne-Nigula valla personali- ja palgaarvestuse andmekogu.

(2) Andmekogu lühinimi on personalln.

§ 4. Andmekogu pidamine

(1) Andmekogu peetakse kooskõlas käesoleva määrusega, teiste asjaomaste riigi ja valla õigusaktidega ning lähtudes personaliarvestuse üldtunnustatud praktikast.

(2) Andmekogus säilitatakse andmeid digitaalsel kujul.

(3) Andmekogus säilitatakse logifailid andmekogule juurdepääsu õiguse andmise, muutmise ja lõpetamise kohta.

(4) Andmekoguga on liidestatud aruandluskeskkond valla ja riigi aruannete koostamiseks.

§ 5. Andmekogu pidamise kulud

Andmekogu arendamise, hooldamise ja pidamise kulud kaetakse Lääne-Nigula valla eelarves Lääne-Nigula Vallavalitsusele ette nähtud vahenditest.

§ 6. Andmekogusse kantud andmete kaitse

(1) Andmekogu vastutav ja volitatud töötleja tagavad andmekogu andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.

(2) Andmekogu turvaklass on K1T1S2, turbeaste on keskmine (M).

(3) Andmekogu andmetest tehakse üks kord ööpäevas varukoopia, mida säilitatakse üks kuu.

§ 7. Vastutav töötleja

(1) Registri vastutav töötleja on Lääne-Nigula valla ametiasutus Lääne-Nigula Vallavalitsus.

(2) Vastutav töötleja:

1) korraldab andmekogu pidamist ja tööd ning kavandab selle arendamist;

2) annab volitatud töötlejale tema ülesannetest lähtuvalt juurdepääsu andmekogule ning andmete sisestamise ja töötlemise õiguse;

3) annab volitatud töötlejatele juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks;

4) teeb järelevalvet volitatud töötleja kohustuste täitmise ja andmekogusse sisestatud andmete õigsuse üle;

5) vastutab andmekogusse enda poolt sisestatud andmete õigsuse eest;

6) teeb andmekogu avalikustatavad andmed avalikuks Lääne-Nigula valla veebilehel;

7) vastutab andmekogu pidamise seaduslikkuse eest;

8) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.

(3) Vastutav töötleja on kohustatud vältima kõrvaliste isikute juurdepääsu andmetele ning ära hoidma andmete omavolilise töötlemise andmekogus.

(4) Vastutava töötleja juht määrab vastutava töötleja õiguste teostajad, kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid.

§ 8. Volitatud töötleja

(1) Andmekogu volitatud töötlejad on vallsekretär, personalijuht, finantsjuht, pearaamatupidaja, vanemraamatupidajad, asutuste juhid.

(2) Volitatud töötleja:

1) sisestab andmed andmekogusse;

2) teeb andmekogust päringuid;

3) kasutab andmeid töötasu ja maksude arvestuse tegemiseks;

4) vormistab aruanded;

5) kasutab andmekogu üksnes kokkulepitud ülesannete täitmiseks;

6) täidab vastutava töötleja korraldusi;

7) vastutab sisestatud andmete õigsuse ja asjakohasuse eest;

8) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja andmekogu kasutamisel tekkinud probleemidest;

9) osaleb andmekogu arendustöödel ja nende juurutamisel;

10) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.

(3) Volitatud töötleja juht määrab volitatud töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita volitatud töötleja ülesandeid.

§ 9. Andmekogu ülesehitus

(1) Andmekogu peetakse ühetasandilise infotehnoloogilise andmekoguna, mis koosneb digitaalsetest andmetest.

(2) Andmekogus peetakse personali- ja palgaarvestust ameti- ja töökohtade (edaspidi ametikoht) kaupa, lähtudes asutuse struktuurist ja teenistuskohtade koosseisust.

§ 10. Andmevahetus teiste andmekogudega

Andmekogu vastutaval ja volitatud töötlejal on lubatud seadusega või seaduse alusel antud õigusaktiga talle pandud ülesannete täitmiseks esitada päringuid riigi andmekogudesse.

1) Infosüsteemide andmevahetuskihi X-tee kaudu sooritatakse päring Töötamise registrist (TÖR), kust võetakse andmete loetelu ettevõtte kaupa, muudatused isiku kohta.

2) Veebipäringu kaudu sooritatakse päring Pensioniregistrisse, kust võetakse andmed isiku II samba info kohta.

§ 11. Andmed asutuse kohta

Asutuse kohta kantakse andmekogusse järgmised andmed:

1) asutuse nimetus;

2) asutuse asukoha aadress;

3) asutuse moodustamise, ümberkorraldamise või tegevuse lõpetamise andmed.

§ 12. Andmed teenistuskoha kohta

Ametikoha kohta kantakse andmekogusse struktuuriüksuste kaupa järgmised andmed:

1) teenistuskoha nimetus;

2) teenistuskohale ette nähtud palgagrupp;

3) teenistuskoha koosseisulisus;

4) teenistuskoha tähtajalisus;

5) teenistuskohal ette nähtud koormus täiskoha koormusest;

6) Rahvusvahelise Tööorganisatsiooni koostatud „Ametialade rahvusvahelise standardiklassifikaatori” (inglise keeles International Standard Classification of Occupations, lühend ISCO) kaheksakohaline kood;

7) teenistuskohal ettenähtud normtööaeg;

8) vajadusel teenistuskoha aadress.

§ 13. Andmed teenistuja kohta

(1) Teenistuja kohta kantakse andmekogusse järgmised andmed:

1) ees- ja perekonnanimi;

2) isikukood;

3) sugu;

4) kodakondsus;

5) pangakonto number;

6) aadress, telefon, e-posti aadress;

7) töö- või teenistussuhte alguse kuupäev;

8) katseaja kestus;

9) haridustase ja haridustaseme liik;

10) keeleoskus ja selle tase;

11) staaž liikide kaupa: avaliku teenistuse staaž avaliku teenistuse seaduse alusel;

12) Lääne-Nigula vallavalitsuse staaž töötamise kohta valla ametiasutustes kokku;

13) asutuse staaž;

14) töö- või teenistussuhte tähtajalisus;

15) teenistuja koormus ametikohal;

16) teenistujale määratud või kokkulepitud ning väljamakstud töötasu või palk tasuliikide kaupa;

17) tervisekontrolli kuupäev;

18) koolitused, millel teenistuja on osalenud, sh koolituse nimetus, koolituse alguse ja lõpu kuupäev, koolitaja või koolitusasutuse nimetus, koolituse maht akadeemilistes tundides, koolituse maksumus otseste ja kaudsete kulude kaupa, koolituse vorm, koolituse liik ja koolituse valdkond;

19) ressursimahukal koolitusel osalemiseks sõlmitud halduslepingu või koolituskulude hüvitamise kokkuleppe kehtivuse alguse ja lõpu kuupäev, lepingu number ja lepingus kokku lepitud summa, kui on sõlmitud nimetatud haldusleping või kokkulepe;

20) teenistujale tehtud hoiatus, hoiatuse tegemise kuupäev või määratud distsiplinaarkaristus, distsiplinaarkaristuse määramise kuupäev, karistuse liik ja karistuse kehtivuse periood viitega karistuse määramise ja kustutamise alusdokumendile;

21) arenguvestluse ja katseaja vestluse läbiviimise kuupäev;

22) lähetused;

23) puhkused;

24) üleviimised, üleviimise kuupäev ja tähtaeg;

25) töö- või teenistussuhte lõppemise kuupäev, liik, õiguslik alus ning viide töö- või teenistussuhte lõppemise aluseks olevale õigusaktile, paragrahvile, lõikele ja punktile;

26) vajadusel andmesubjekti nõusolekul tegevussektor, kust teenistuja teenistusse või tööle tuleb ning kuhu teenistus- või töösuhte lõppemisel siirdub;

27) tervisliku seisundi vastavus ametikoha nõuetele, kui nõuded tulenevad seadusest;

28) ametnikel ametivande andmise aeg;

29) tööülesannete täitmiseks vajalikud load;

30) tööaja arvestuse andmed;

31) teenistuja alaealiste laste nimi ja isikukood, kui see on vajalik seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks.

(2) Teenistuja üle arvestuse pidamist alustatakse tema ametikohale asumise esimesest päevast arvates ja arvestuse pidamine lõpetatakse tema töö- või teenistussuhte lõppemisel.

(3) Andmekogusse võib sisestada teisi seadusest, töölepingust või asutuse reeglitest tulenevate kohustuste täitmiseks vajalikke andmeid.

§ 14. Andmeandja

Andmeandja on Lääne-Nigula valla asutusega töö- või teenistussuhtes olev isik.

§ 15. Andmete kandmine andmekogusse

Volitatud töötleja sisestab andmekogusse käesoleva määruse §-des 11–13 nimetatud andmed.

§ 16. Andmete alusdokumendid

Andmete alusdokumendid on:

1) haldusakt;

2) leping;

3) isikut tõendav dokument;

4) kvalifikatsiooni tõendav dokument;

5) isiku teenistuskäiku või töösuhet kajastav dokument;

6) füüsilise või juriidilise isiku avaldus või teatis;

7) tõend;

8) muu dokument, mis on andmekogusse sisestatavate andmete aluseks ja kinnitab või tõendab sisestatavate andmete õigsust.

§ 17. Vastutus andmete õigsuse eest ja ebaõigete andmete parandamine

(1) Andmete andmekogusse kandja vastutab andmete õigsuse eest.

(2) Kui vastutav või volitatud töötleja leiab andmekogust ebaõigeid andmeid või kui teda on nendest teavitatud, korraldab ta viivitamata andmete parandamise.

§ 19. Andmete väljastamine

(1) Andmekogust on õigus andmeid saada isikul, kes vajab andmeid tööülesannete täitmiseks.

(2) Andmekogust avaldatakse avaliku teabe seaduse alusel nõutavad andmed (ees- ja perekonnanimi, ametikoht, haridus, eriala, telefoninumber, e-posti aadress) Lääne-Nigula valla veebilehel.

(3) Andmekogu andmete alusel toimub Lääne-Nigula valla teiste andmekogude kasutamise õiguste andmine ja lõpetamine.

§ 20. Andmete säilitamine

(1) Andmekogusse kantavaid andmeid säilitatakse andmekogus vallavalitsuse dokumentide liigitusskeemis kehtestatud säilitustähtajani. Seejärel andmed hävitatakse kustutamise teel. Arhiveerimisele kuuluvad andmed arhiveeritakse.

(2) Andmekogu alusdokumente säilitatakse vallavalitsuse dokumendiregistris vastavalt dokumentide liigitusskeemis kehtestatud säilitustähtajani.

§ 21. Andmekogu andmetele juurdepääsu andmine ja kasutajarollid

(1) Andmetele juurdepääsu õigus on vastutaval töötlejal ja volitatud töötlejal, kes näevad ja saavad muuta andmeid vastavalt neile antud kasutajarollidele.

(2) Andmekogu kasutajarollid on järgmised:

1) administraator – juurdepääs andmekogu kõigile osadele ja õigus teha andmekogu administreerimiseks vajalikke toiminguid;

2) personaliarvestaja – juurdepääs andmekogu määratud osadele ja õigus teha personaliarvestuseks vajalikke muutmistoiminguid;

3) andmeedastaja – juurdepääs andmekogu määratud osadele ja õigus esitada infot andmete muutmiseks;

4) personaliandmete vaatleja – näeb andmekogu määratud osasid.

§ 22. Andmekogu kasutamise õiguse lõppemine

(1) Andmekogu kasutamise õigus lõpeb, kui kasutaja ei tööta enam valla asutuses.

(2) Andmekogu kasutamise õiguse lõpetab administraator hiljemalt kasutaja teenistussuhte lõppemise päevale järgneval tööpäeval.

(3) Administraator võib oma algatusel andmekogu kasutamise õiguse lõpetada, kui esineb vähemalt üks järgmistest alustest:

1) kasutaja on korduvalt rikkunud andmete töötlemise korda;

2) kasutaja on korduvalt kandnud andmekogusse ebaõigeid andmeid;

3) kasutaja on võimaldanud oma kasutajakontot kasutada teistel isikutel, kellel puudub selleks õigus;

4) kasutaja on andmeid kasutanud mittesihipäraselt;

5) andmekogusse andmete kandmine ei ole enam kasutaja tööülesanne.

§ 23. Järelevalve andmekogu pidamise üle

(1) Järelevalvet andmekogu pidamise ja andmete õiguspärase töötlemise üle teeb vastutav töötleja ja teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.

(2) Vastutav töötleja lahendab kaebusi, mis on esitatud andmekogu pidamise ja andmete töötlemise vaidlustamiseks. Kaebus lahendatakse ja järelevalve tulemustest teavitatakse kaebuse esitajat ühe kuu jooksul alates kaebuse saamisest.

(3) Volitatud töötleja on kohustatud kõrvaldama järelevalvet teinud isiku ettekirjutuses nimetatud puudused ettekirjutuses märgitud tähtpäevaks.

(4) Andmekogu pidamist reguleerivate õigusaktide rikkumise ja andmete ebaseadusliku töötlemise eest vastutavad selles süüdi olevad isikud seaduses ette nähtud korras.

§ 24. Andmekogu pidamise lõpetamine

(1) Andmekogu pidamise lõpetamise otsustab Lääne-Nigula Vallavalitsus.

(2) Andmekogu tegevus lõpetatakse kooskõlas arhiiviseaduse ja avaliku teabe seaduse ning nende alusel kehtestatud õigusaktidega.

(3) Andmekogu pidamise lõpetamisel otsustab vastutav töötleja andmete teise andmekogusse või Lääne-Nigula valla arhiivi üleandmise või hävitamise ning määrab üleandmise või hävitamise tähtaja.

(4) Vastutav töötleja vastutab andmete üleandmise õiguspärasuse ja üle antavate andmete terviklikkuse eest.

(5) Andmete üleandmise või hävitamise korral koostatakse asjakohane akt.