Tõrva Vallavalitsuse dokumendihaldussüsteemi põhimäärus

§ 1. Reguleerimisala

Määrusega sätestatakse Tõrva Vallavalitsuse elektroonilise dokumendihaldussüsteemi (edaspidi register) asutamise ja pidamise kord, sealhulgas vastutava ja volitatud töötleja ülesanded, kogutavate andmete koosseis, andmete registrisse kandmise ja registri haldamise kord ning andmete väljastamise tingimused.

§ 2. Registri nimetus

Registri ametlik nimetus on Tõrva Vallavalitsuse elektrooniline dokumendihaldussüsteem Delta ja lühinimi EDHS Delta.

§ 3. Registri omanik

Registri omanik on Tõrva vald.

§ 4. Registri vastutav töötleja

(1) Registri vastutav töötleja on Tõrva Vallavalitsus kui ametiasutus (edaspidi ametiasutus).

(2) Vastutav töötleja:

1) korraldab registri pidamist;

2) teostab järelevalvet registri pidamise üle;

3) annab juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks;

4) kontrollib andmete esitajate poolt sisestatud teabe õigsust;

5) vastutab andmete töötlemise ja andmete väljastamise õiguspärasuse eest;

6) korraldab andmete säilimist vastavalt kehtestatud nõuetele;

7) täidab muid õigusaktidega kohaliku omavalitsuse andmekogu pidamisega seotud ülesandeid.

(3) Vallavanem määrab käskkirjaga vastutava töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid, kellel on õigus hallata registrit või selle osade juurdepääsuõigusi (süsteemi administraatorid).

§ 5. Registri volitatud töötleja

(1) Registri volitatud töötlejad (edaspidi töötleja) on Tõrva Vallavalitsuse teenistujad, hallatavate asutuste töötajad ning teenuse osutaja.

(2) Töötleja:

1) sisestab, töötleb ja väljastab registri andmeid;

2) peab arvestust andmete väljastamise kohta;

3) teeb registris muudatusi ja parandusi;

4) rakendab meetmeid registri turvalisuse tagamiseks;

5) tagab registrisse kantud andmete säilimise;

6) teostab andmete üleandmise registri likvideerimisel;

7) kasutab registrit ja andmeid üksnes õigusaktides sätestatud avalike ülesannete

8) vastutab sisestatud andmete õigsuse eest;

9) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja registri kasutamisel tekkinud probleemidest;

10) osaleb registri arendustöödel ja juurutamisel;

11) täidab vastutava töötleja korraldusi.

täitmiseks;

(3) Teenuse osutaja volitatud töötlejana:

1) majutab, hooldab ja haldab registrit;

2) võimaldab andmetele juurdepääsu;

3) tagab registri andmete turvalisuse ja säilimise;

4) rakendab meetmeid andmekaitse, andmetele juurdepääsu ja nende säilimise tagamiseks.

§ 6. Registri pidamise eesmärgid

Registri pidamise eesmärk on:

1) Tõrva Vallavalitsuse tegevuse käigus loodud ja saadud dokumentide haldamine;

2) õigus- ja haldusaktide menetlemine, istungite ettevalmistamine ja läbiviimine;

3) juurdepääsu tagamine avalikule teabele.

§ 7. Registri pidamise alused

(1) Registrit peetakse infotehnoloogilise standardlahendusega andmekoguna.

(2) Registrisse kantavate andmete ja nende muutmise üle peetakse arvestust digitaalselt.

(3) Register on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga DHX.

§ 8. Registrisse kantud andmete kaitse

(1) Registri turvaklass on K2T2S2 ja registri turbeaste on keskmine (M).

(2) Andmeid kaitstakse:

1) käideldavuse osas, välistades andmete juhusliku hävimise ja tagades andmete kättesaadavuse selleks õigustatud isikutele;

2) tervikluse osas, välistades andmete tahtmatu või tahtliku volitamata hävitamise;

3) konfidentsiaalsuse osas, välistades volitamata töötlemise ja tagades andmete kättesaadavuse vaid selleks õigustatud ulatuses.

(3) Registri vastutava ja volitatud töötleja kohustus on tagada registri andmete käideldavus, terviklus ja konfidentsiaalsus töötleja organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.

§ 9. Registri pidamise kulu

Registri arendamise ja pidamise kulu kaetakse üldjuhul Tõrva valla eelarvest.

§ 10. Andmete töötlemise nõuded

(1) Registrisse kantud andmeid töödeldakse avaliku teabe seaduses, Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruses (EL) 2016/679 füüsiliste isikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ja selliste andmete vaba liikumise ning direktiivi 95/46/EÜ kehtetuks tunnistamise kohta (isikuandmete kaitse üldmäärus) (ELT L 119, 04.05.2016. a, lk 1-88), isikuandmete kaitse seaduses, muudes õigusaktides, sisekordades ja käesolevas põhimääruses sätestatud eesmärkidel, korras ja tingimustel.

(2) Töötleja on kohustatud tagama registrisse kantud andmete samasuse alusdokumentidele kantud andmetega. Ebaõigete andmete avastamisel registris parandab töötleja väärad andmed ühe tööpäeva jooksul.

(3) Registri andmete sisestamist, muutmist, kustutamist, edastamist ja vaatamist logitakse. Dokumendi logi on dokumendi lahutamatu osa ja säilib sama kaua kui dokument.

(4) Vastutav töötleja korraldab andmetest perioodiliselt varukoopiate tegemise.

§ 11. Registrisse andmete kandmine

Töötlejad kannavad registrisse andmeid neile õigusakti, ametijuhendi või lepinguga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.

§ 12. Registrisse kantavad andmed

(1) Registrisse kantakse saabunud dokumendi kohta järgmised andmed:

1) dokumendi liik;

2) dokumendi registreerimise number ja kuupäev;

3) dokumendi funktsioon, sari ja toimik;

4) juurdepääsupiirang (kehtestamise alus, kehtestamise algus- ning lõpukuupäev);

5) teenistuja nimi, kellele dokument on suunatud menetlemiseks;

6) dokumendi pealkiri;

7) dokumendi lisad;

8) saatja andmed (saatja nimi, postiaadress, e-posti aadress, telefon);

9) saatja märgitud kuupäev ning saatja märgitud dokumendi registreerimise number;

10) dokumendi saatmisviis (e-post, DHX, Riigiportaal eesti.ee, post, tähitud post, käsipost);

11) dokumendi muutmis- ja lugemisõigused;

12) teabekandja;

13) täitmismärge ja vastamise kuupäev;

14) dokumendi staatus;

15) dokumendi menetlemiseks edastamise kuupäev ja kellaaeg;

16) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.

(2) Registrisse kantakse koostatud dokumendi kohta järgmised andmed:

1) dokumendi liik;

2) dokumendi registreerimise number ja kuupäev;

3) dokumendi funktsioon, sari ja toimik;

4) juurdepääsupiirang (kehtestamise alus, kehtestamise algus- ja lõpukuupäev);

5) vastutaja andmed (nimi, ametinimetus, e-post ja telefon);

6) dokumendi pealkiri;

7) dokumendi lisad;

8) adressaadid andmed (asutuse/eraisiku nimi, postiaadress, e-post);

9) allkirjastaja nimi ja ametinimetus;

10) saatja märgitud kuupäev ning saatja märgitud dokumendi registreerimise number;

11) saatmisviis (e-post, DHX, Riigiportaal eesti.ee, post, tähitud post, käsipost);

12) teabekandja;

13) dokumendi menetlemiseks (kooskõlastamiseks, allkirjastamiseks) edastamise kuupäev ja kellaaeg;

14) dokumendi muutmis- ja lugemisõigused;

15) dokumendi staatus;

16) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.

(3) Registrisse kantakse õigus- ja haldusakti ja selle eelnõu kohta järgmised andmed:

1) akti liik

2) registreerimise number ja kuupäev

3) funktsioon, sari ja toimik

4) juurdepääsupiirang (kehtestamise alus, kehtestamise algus- ja lõpukuupäev);

5) vastutaja andmed (nimi, ametinimetus, e-post ja telefon);

6) pealkiri;

7) vastuvõtmise kuupäev;

8) jõustumise kuupäev;

9) allkirjastaja (-te) nimi (-ed) ja ametinimetus (-ed).

10) seosed;

11) akti muutmis- ja lugemisõigused;

12) eelnõu koostamise kuupäev, koostaja, kooskõlastajad, menetluse käik, ettekandja, sari, teavitatavad, staatus, juurdepääsupiirangud, muutmis- ja lugemisõigused.

(4) Registrisse kantakse toimunud istungite/koosolekute kohta järgmised andmed:

1) dokumendi liik;

2) registreerimise number ja kuupäev;

3) juurdepääsupiirang (kehtestamise alus, kehtestamise algus- ja lõpukuupäev);

4) vastutaja andmed (nimi, ametinimetus, e-post ja telefon);

5) pealkiri;

6) lisad;

7) sisu kokkuvõte;

8) toimumise kuupäev;

9) istungi/koosoleku juhataja;

10) istungi/koosoleku protokollija;

11) teabekandja;

12) dokumendi staatus.

(5) Registrisse kantakse sõlmitud lepingu kohta järgmised andmed:

1) dokumendi liik

2) registreerimise number ja kuupäev

3) juurdepääsupiirang (kehtestamise alus, kehtestamise algus- ja lõpukuupäev);

4) vastutaja nimi ja ametinimetus;

5) pealkiri

6) lisad

7) valla andmed (allkirjastaja nimi ja ametinimetus)

8) valla kontaktisik;

9) lepingu teise osapoole andmed (asutus, allkirjastaja, e-post, kontaktisik);

10) saatja registreerimise number ja kuupäev;

11) lepingu objekt;

12) kehtivuse algus- ja lõpukuupäev

13) teabekandja

14) staatus;

15) muutmis- ja lugemisõigused;

§ 13. Registrisse kantud andmete muutmine

(1) Registrisse kantud andmeid muudab töötleja alusdokumentide alusel alusandmete muutumisel.

(2) Muudatused kantakse registrisse viivitamata, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul andmete registrisse kandmise aluseks oleva teabe laekumisest, otsuste tegemisest või sündmuse toimumisest.

§ 14. Andmete õiguslik tähendus

Registrisse kantavatel andmetel on informatiivne tähendus.

§ 15. Kasutajaõigused

(1) Registris sisalduvatele andmetele on juurdepääs vastutava töötleja ja töötleja õiguste teostajal õigusakti, ametijuhendi või lepinguga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.

(2) Kasutajaõiguste ulatus määratakse kasutajaõiguste andmisel.

(3) Kasutajaõiguste andmine, muutmine, peatamine ja lõpetamine toimub Tõrva Vallavalitsuse kehtestatud korras.

§ 16. Juurdepääs registri andmetele

(1) Igaühel on otsejuurdepääs avalikule dokumendiregistrile Tõrva valla veebilehe kaudu aadressilt http://delta.andmevara.ee/torva_linn/ seaduses sätestatud korras.

(2) Igal isikul on õigus tutvuda tema kohta registrisse kantud andmetega. Registrist väljavõtete saamiseks kolmanda isiku kohta esitatakse registri vastutavale töötlejale kirjalik taotlus, milles on kirjas soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele.

(3) Andmete väljastamise eest tasu ei võeta, välja arvatud avaliku teabe seaduse § 25 lõikes 2 sätestatud juhul, mil teabenõudjal on kohustus tasuda 0,19 eurot iga väljastatud lehekülje eest alates 21. leheküljest.

(4) Andmeid väljastav vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.

§ 17. Andmete säilitamine

(1) Andmekogusse kantud andmete alusdokumente säilitatakse kooskõlas vastutava töötleja asjaajamises kehtestatud dokumentide loetelus sarjadele ette nähtud säilitustähtaegadega, mille lõppemise järel antakse need arhiiviseaduse ja muude õigusaktide kohaselt avalikku arhiivi või otsustatakse nende hävitamine.

(2) Teenuse osutaja teostab andmete varundamist sagedusega üks kord ööpäevas. Varukoopiaid säilitatakse vähemalt kuu aega.

§ 18. Järelevalve registri pidamise üle

(1) Järelevalvet registri pidamise üle teostab vastutav töötleja ning teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.

(2) Riiklikku järelevalvet isikuandmete kaitse nõuete ning andmekogude pidamise nõuete täitmise osas teostab Andmekaitse Inspektsioon.

(3) Riiklikku järelevalvet registri infosüsteemide turvameetmete rakendamise ning infosüsteemi andmevahetuskihiga liitumise üle teostab Riigi Infosüsteemi Amet.

(4) Riiklikku järelevalvet andmehalduse nõuete täitmise üle teostab Statistikaamet.

(5) Vastutav töötleja on kohustatud likvideerima registri pidamisel ilmnenud puudused järelevalvet teostanud isikute määratud tähtajaks.

§ 19. Registri pidamise lõpetamine

(1) Registri pidamise lõpetamise otsustab Tõrva Vallavalitsus.

(2) Registri pidamine lõpetatakse kooskõlas arhiiviseaduse ja avaliku teabe seaduse ning nende alusel kehtestatud õigusaktidega. Andmete üleandmisel või hävitamisel koostatakse vastav akt.

§ 20. Määruse jõustumine

Määrus jõustub kolmandal päeval pärast avaldamist Riigi Teatajas.