Hiiumaa Vallavalitsuse töökord

§ 1. Määruse reguleerimisala

Käesoleva määrusega sätestatakse Hiiumaa Vallavalitsuse (edaspidi vallavalitsus) töö kavandamise alused, täpsem töökord ning komisjonide moodustamise alused ja töökord.

§ 2. Vallavalitsuse töö kavandamine

Vallavalitsus kavandab oma tööd, lähtudes seadustest ja seaduse alusel antud õigusaktidest, Hiiumaa Vallavolikogu (edaspidi volikogu) määrustest ja otsustest, vallavalitsuse määrustest ja korraldustest ning Hiiumaa valla nimel sõlmitud lepingutest.

§ 3. Istungil arutatavad küsimused

(1) Istungi päevakorda esitatakse:

1) vallavalitsuse määruste ja korralduste eelnõud;

2) volikogule otsustamiseks esitatavad vallavalitsuse algatatud volikogu määruste ja otsuste eelnõud;

3) vallavalitsuse seisukoha andmiseks volikogu määruste ja otsuste eelnõud, mis ei ole algatatud vallavalitsuse poolt;

4) muud vallavalitsuse pädevuses olevad otsustamist vajavad küsimused, mis ei vaja vallavalitsuse õigusakti andmist.

(2) Kui istungi päevakorda esitatava küsimuse otsustamine ei nõua vallavalitsuse õigusakti andmist, esitatakse päevakorda esildis vallavalitsuselt seisukoha saamiseks, mis vormistatakse vajadusel protokollilise otsusena (edaspidi protokolliline otsus).

(3) Vallavalitsuse algatatud volikogu õigusakti eelnõu lugemise katkestamisel või järgmisele lugemisele saatmisel volikogu istungil, otsustab vallavalitsus parandatud või täiendatud teksti volikogule esitamise oma istungil, arvestades käesolevas määruses sätestatud nõudeid.

(4) Vallavalitsuse algatatud volikogu õigusakti eelnõus volikogu komisjonides tehtud ettepanekud arutab vallavalitsus läbi ja võtab esitatud ettepanekute suhtes seisukoha.

§ 4. Istungi päevakorda eelnõude ja esildiste ettevalmistamine

Küsimuse võtmiseks istungi päevakorda koostatakse vallavalitsuse määruse või korralduse, volikogu määruse või otsuse eelnõu vastavalt käesoleva määruse paragrahvides 6 ja 7 kirjeldatud nõuetele või esildis koos lisamaterjalidega, mis on vajalik konkreetse asja otsustamiseks (edaspidi eelnõu).

§ 5. Eelnõude elektrooniline menetlemine

Vallavalitsuse istungile esitatavad materjalid valmistatakse ette, kooskõlastatakse ja suunatakse istungi päevakorda elektrooniliselt dokumendihaldussüsteemi (edaspidi DHS) kaudu.

§ 6. Eelnõule esitatavad nõuded

(1) Õigusakti eelnõu peab vastama järgmistele nõuetele:

1) pealkiri peab kokkuvõtlikult edasi andma dokumendi sisu;

2) preambulis tuleb viidata õigusaktide sätetele, mille alusel ja millega kooskõlas õigusakt vastu võetakse. Korralduses ja otsuses tuleb esitada haldusakti andmise kaalutlused ja põhjendused, vajaduse korral esitatakse haldusakti põhjendused eelnõu lisaks olevas seletuskirjas. Määruse preambulisse üldjuhul põhjendusi ei märgita;

3) sõnastus peab olema üheselt arusaadav ning vastama normitehnika ja eesti kirjakeele reeglitele;

4) asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabe korral tuleb eelnõule teha märge teabe asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamise aluse ja tähtaja kohta;

5) eelnõus esitatud faktilised asjaolud peavad olema kooskõlas õigusakti andmise aluseks olevate dokumentidega;

(2) Lisaks kohaldatakse määrusele Vabariigi Valitsuse poolt Vabariigi Valitsuse ja ministri määruse eelnõu kohta kehtestatud normitehnilisi nõudeid erisustega, mis tulenevad kohaliku omavalitsusüksuse õiguslikust seisundist.

(3) Õigusakti eelnõu esitatakse istungi päevakorda koos seletuskirjaga ja eelnõud põhistava materjaliga.

(4) Eelnõu ja seletuskirja korrektsuse, andmete õigsuse ning õigusaktidele ja vorminõuetele vastavuse eest vastutab eelnõu koostaja, materjalide õiguspärasuse eest vastutab vallasekretär.

§ 7. Eelnõu seletuskirjale esitatavad üldnõuded

Eelnõu seletuskiri peab sisaldama:

1) otsuse lühikest sisukokkuvõtet;

2) ülevaadet probleemist ja olulistest faktilistest asjaoludest, samuti eelnõu alusdokumentides sisalduvat informatsiooni, mis tingib õigusakti vastuvõtmise;

3) õigusakti vastuvõtmise või istungi päevakorrapunkti eelnõu arutamise vajalikkuse põhjendust;

4) õiguslikke põhjendusi;

5) ülevaadet, kellele on eelnõu kooskõlastamiseks ja arvamuse andmiseks saadetud ja millised on kooskõlastuse tulemused, sh millised märkused ja mis põhjusel on jäetud arvestamata;

6) viiteid isikuandmete töötlemise piirangute kohta;

7) muid vajalikke andmeid ja põhjendusi;

8) seletuskirja koostaja nime, ametikoha nimetust ning eelnõu koostamise kuupäeva.

§ 8. Eelnõu kooskõlastamine

(1) Eelnõu istungi päevakorda võtmiseks peab see olema kooskõlastatud järgmiste teenistujate poolt:

1) eelnõu ettevalmistanud teenistuja vahetu juht, vajadusel juhi poolt määratud teenistuja;

2) teenistuja, kellele on eelnõus ette nähtud kohustusi või kelle pädevust esitatav eelnõu puudutab;

3) finantsküsimuste puhul rahandusosakonna juhataja;

4) jurist;

5) vallasekretär;

6) vallavanem.

(2) Vastava teenistuja teenistussuhte peatumise ajal suunatakse eelnõu kooskõlastamiseks teda asendavale teenistujale.

(3) Eelnõu esitatakse kooskõlastusringile arvestusega, et kooskõlastusringi läbimiseks jääb vähemalt 7 päeva.

(4) Nõuetekohaselt ettevalmistatud eelnõu peab olema kooskõlastatud käesoleva paragrahvi lõike 1 punktides 4-6 nimetatud isikute poolt vähemalt kolm tööpäeva enne istungit.

(5) Eelnõuga mittenõustumisel või eelnõu suhtes eriarvamusele jäädes peab kooskõlastav teenistuja märkima mittenõustumise või eriarvamuse põhjenduse.

(6) Kui kooskõlastajate vahel on jäänud eriarvamused, esitatakse eelnõu istungi päevakorda koos eriarvamuse ja nende põhjendustega.

§ 9. Istungi päevakorra koostamine

(1) Käesoleva määruse kohaselt kooskõlastatud eelnõude põhjal korraldab vallasekretär vallavalitsuse istungi päevakorra kavandi koostamise vähemalt kaks tööpäeva enne istungi toimumist.

(2) Vallasekretär võib lisada istungi päevakorra kavandisse ka osaliselt kooskõlastamata eelnõu või eelnõu, mille suhtes on esitatud eriarvamus(ed).

(3) Pärast vallasekretäri poolt päevakorra kooskõlastamist korraldab vallasekretär DHS‑i kaudu istungi päevakorra ja arutusele tulevate eelnõude teatavakstegemise vallavalitsuse liikmetele ning teenistujatele.

§ 10. Istungi toimumise aeg

(1) Istung toimub üldjuhul üks kord nädalas, kolmapäeviti algusega kell 09:00 vallamaja saalis (Keskväljak 5a, Kärdla linn).

(2) Vallavanem või tema asendaja (edaspidi ka istungi juhataja) võib istungi kokku kutsuda muul ajal, istungi ära jätta, toimumise aega, kohta ja toimumisviisi muuta. Sellisel juhul tehakse istungi toimumise ja materjalide esitamise aeg Hiiumaa valla ametiasutuste (edaspidi ametiasutus) teenistujatele teatavaks e-posti teel.

(3) Vallavalitsuse liikmeid teavitatakse istungi toimumisest e-posti teel.

§ 11. Elektrooniline istung

(1) Vallavanem või tema asendaja võib kiiret otsustust vajavate ja/või üksikküsimuste otsustamiseks korraldada elektroonilise istungi, mis viiakse läbi e-posti ja/või DHS-i kaudu.

(2) E-posti ja/või DHS-i kaudu saadetakse elektroonilise istungi materjalid seisukoha esitamiseks vallavalitsuse liikmetele, määrates tähtaja vastamiseks. Juhul, kui vallavalitsuse liige ei esita oma seisukohta eelnõu või esildise kohta, ettenähtud tähtajaks, loetakse ta istungil mitteosalenuks.

(3) Elektroonilise istungi kohta koostatakse protokoll sarnaselt korralisele istungile.

§ 12. Kaugosalusega istung

(1) Vajadusel võib istungi läbi viia täielikult või osaliselt info- ja kommunikatsioonitehnoloogiat (IKT) kasutades (edaspidi kaugosalus). Kaugosalusega istungi võib läbi viia, kui istungil osalejale on tagatud võimalus eemal viibides reaalajas toimuva kahesuunalise videosilla abil istungil osaleda, teha istungi toiminguid (ettekanne, suulise küsimuse esitamine, sõnavõtt, hääletamine ja muud toimingud) ja anda teada nende tegemise takistusest.

(2) Kaugosalusega istungil kohaldab istungi juhataja töökorras istungi läbiviimist puudutavaid sätteid erisustega, mis on vajalikud kaugosalusega istungi läbiviimiseks ega takista istungil osalejal tema õiguste teostamist.

(3) Kui vallavalitsuse liikme osavõtt kaugosalusega istungist on takistatud ametiasutusest mitteolenevatel põhjustel, võib istungi juhataja otsustada istungi jätkamise nende vallavalitsuse liikmetega, kelle osalemine istungil ei ole takistatud.

§ 13. Vallavalitsuse istungi töökord

(1) Vallavalitsus otsustab tema pädevusse kuuluvaid küsimusi istungil.

(2) Vallavalitsus on otsustusvõimeline, kui vallavalitsuse istungist (sh elektrooniline istung ja kaugosalusega istung, edaspidi istung) võtab osa üle poole vallavalitsuse koosseisust, sealhulgas vallavanem või tema asendaja.

(3) Istungid on kinnised, kui vallavalitsus ei otsusta teisiti.

(4) Istungist võtavad peale vallavalitsuse liikmete sõnaõigusega osa vallasekretär.

(5) Vallavalitsuse liikmetel ja eelnõu ettekandjal on õigus kaasata istungile vallavanema nõusolekul teisi isikuid.

§ 14. Päevakorrapunkti arutamine istungil

(1) Istungi juhataja tutvustab istungi alguses istungi päevakorra kava.

(2) Istungi juhataja võib päevakorrapunktide arutamise järjekorras teha muudatusi. Istungi alguses võib vallavanema või vallavalitsuse liikme ettepanekul päevakorrapunkti päevakorrast välja arvata või kiireloomulisel juhul päevakorda lisada.

(3) Pärast päevakorra suhtes ettepanekute ärakuulamist ja läbiarutamist kinnitab vallavalitsus istungi päevakorra.

(4) Päevakorrapunkti arutamine algab vallavalitsus liikme, struktuuriüksuse juhi või vajadusel vastava ala teenistuja ettekandega. Pärast ettekannet annab istungi juhataja soovija märguandel sõna küsimuste esitamiseks. Kui istungist osavõtjatel küsimusi ei ole või küsimused on esitatud, annab istungi juhataja istungist osavõtjatele sõna sõnavõttudeks vastavalt soovijate märguandele. Istungi juhataja võib anda sõna ka teistele vallavalitsuse istungile kutsutud või kaasatud isikutele.

(5) Vallavalitsus teeb oma otsused istungi juhataja ettepanekul.

(6) Istungi juhataja, samuti vallavalitsuse liikme või vallasekretäri motiveeritud taotlusel lükatakse asja otsustamine edasi.

(7) Vallavalitsuse otsused tehakse istungil osalevate vallavalitsuse liikmete poolthäälteenamusega.

(8) Vallavalitsuse liige võib nõuda oma eriarvamuse kandmist istungi protokolli juhul, kui eriarvamus esitatakse kirjalikult istungi toimumise ajal.

(9) Kui ükski vallavalitsuse liige eriarvamust otsuse kohta ei väljenda ja hääletamist ei nõua, loetakse otsus vastuvõetuks ühehäälselt.

§ 15. Istungi protokoll

(1) Vallavalitsuse istungeid protokollib kantselei teenistuja (edaspidi protokollija).

(2) Istungi protokoll vormistatakse viie tööpäeva jooksul istungi toimumisest arvates.

(3) Protokolli kantakse:

1) istungi toimumise aeg ja koht;

2) istungi protokolli number;

3) istungi alguse ja lõpu kellaaeg;

4) istungist osavõtvate vallavalitsuse liikmete ja istungil viibinud isikute nimed;

5) istungi juhataja ja protokollija nimed;

6) istungi päevakord;

7) arutusel olnud küsimuste kohta vastuvõetud otsused;

8) vastuvõetud määruste ja korralduste numbrid ja pealkirjad;

9) hääletamise korral kajastatakse istungi protokollis ka hääletustulemused;

10) vallavalitsuse liikmete ja vallasekretäri poolt kirjalikult esitatud eriarvamused.

(4) Sõnavõtud lisatakse protokolli ainult siis, kui sõnavõtja esitab istungi juhatajale sõnavõtu või repliigi kirjaliku teksti.

(5) Vallavalitsuse istungi protokollile kirjutab kõigepealt alla protokollija, seejärel istungi juhataja.

(6) Protokollid säilitatakse elektrooniliselt DHS-is.

(7) Vallavalitsuse istung helisalvestatakse. Helisalvestisi kasutatakse vallavalitsuse istungi protokolli koostamiseks ning need kustutatakse pärast istungi protokolli allkirjastamist. Helisalvestisi ei ole lubatud kopeerida.

§ 16. Vallavalitsuse õigusaktide vormistamine

(1) Vallavalitsuse istungil vastuvõetud õigusaktid vormistab kantselei teenistuja hiljemalt viie tööpäeva jooksul istungi toimumisest arvates.

(2) Kui vallavalitsuse poolt vastuvõetud eelnõus on keelelisi või normitehnilisi puudusi, parandatakse need enne allakirjutamist eelnõu sisu muutmata kantseleis kokkuleppel eelnõu koostajaga.

(3) Vallavalitsuse õigusakt esitatakse allkirjastamiseks kõigepealt vallasekretärile ja seejärel vallavanemale või vastavalt neid istungil asendanud isikutele.

§ 17. Vallavalitsuse õigusaktide avalikustamine ja nende jõustumine

(1) Vallavalitsuse õigusaktid avalikustatakse ja need jõustuvad Hiiumaa valla põhimääruses sätestatud korras.

(2) Avalikustamisele ei kuulu juurdepääsupiiranguga korraldused.

§ 18. Vallavalitsuse õigusakti edastamine ja teatavakstegemine

(1) Kantselei väljastab eelnõu koostamisel DHS-is märgitud jaotuskava alusel vallavalitsuse määrused ja korraldused hiljemalt teisel päeval pärast allakirjutamist asjaomastele struktuuriüksustele ja teistele isikutele, kelle õigusi või kohustusi need puudutavad.

(2) Vallavalitsuse korralduse teatavakstegemine toimub haldusmenetluse seaduses sätestatud korras.

(3) Kantseleist väljastatavate vallavalitsuse õigusaktide ja vallavalitsuse istungi protokollide ning nende väljavõtete õigsus kinnitatakse vallavalitsuse asjaajamise korra kohaselt.

§ 19. Komisjoni moodustamine

(1) Vallavalitsus võib oma pädevuses olevate üksikküsimuste läbitöötamiseks moodustada alatisi ning ajutisi komisjone.

(2) Vallavalitsuse sisemiste üksikküsimuste lahendamiseks moodustatud komisjoni koosseisu kinnitab vallavanem. Muudel juhtudel kinnitab komisjoni koosseisu vallavalitsus.

(3) Komisjoni moodustamisel määratakse kindlaks komisjoni töö eesmärk, põhimõtted ja ajutise komisjoni puhul komisjoni tegutsemise tähtaeg.

§ 20. Komisjoni töökord

(1) Komisjoni töövorm on koosolek.

(2) Komisjoni koosolek protokollitakse. Protokolli kantakse koosoleku toimumise aeg ja koht, osavõtjate nimed, arutlusel olnud küsimused, nende kohta esitatud ettepanekud ja vastuvõetud otsused, hääletustulemused, kui küsimus otsustati hääletamise teel, ning otsustajate või küsimuste algatajate eriarvamused. Komisjoni liikmetel on õigus lisada protokollile oma kirjalik eriarvamus.

§ 21. Komisjoni tegevuse lõpetamine

(1) Ajutise komisjoni tegevus lõppeb komisjoni moodustamise korralduses määratud tegevuse tähtaja saabumisel.

(2) Alatise komisjoni tegevuse lõpetamise otsustab vallavalitsus.

§ 22. Määruse kehtetuks tunnistamine

Tunnistada kehtetuks Hiiumaa Vallavolikogu 19.04.2018 määrus nr 20 „Hiiumaa Vallavalitsuse töökord“.