Viru-Nigula valla raamatupidamise sise-eeskiri

§ 1. Viru-Nigula valla raamatupidamise sise-eeskirja eesmärk ja üldpõhimõtted

(1) Viru-Nigula valla raamatupidamise sise-eeskirja (edaspidi eeskiri) eesmärgiks on kehtestada Viru-Nigula valla (edaspidi vald) raamatupidamise ja finantsaruandluse kord ning aruandluse tagamine.

(2) Eeskiri lähtub raamatupidamise seadusest (edaspidi RPS) tulenevatest arvestusmeetoditest ja –põhimõtetest, avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendis (edaspidi üldeeskiri) sätestatud nõuetest, kohaliku omavalitsuse üksuse finantsjuhtimise seadusest (edaspidi KOFS), Eesti finantsaruandluse standardis rahvusvaheliselt tunnustatud arvestuse ja aruandluse põhimõtetele tuginevast avalikkusele suunatud finantsaruandluse nõuete kogumist, mida täiendavad Raamatupidamise toimkonna juhendid (edaspidi RTJ).

§ 2. Raamatupidamise korraldamine

(1) Vald korraldab raamatupidamiskohustuslasena oma raamatupidamist ja finantsaruandlust tsentraliseeritult Viru-Nigula vallavalitsuse kui ametiasutuse (edaspidi ametiasutus) kaudu järgmistes hallatavates asutustes:

1) Kunda Ühisgümnaasium;

2) Aseri Kool;

3) Vasta Kool;

4) Viru-Nigula valla lasteaed Kelluke;

5) Viru-Nigula valla muusikakool;

6) Viru-Nigula Avatud Noortekeskus;

7) Viru-Nigula valla raamatukogu;

8) Viru-Nigula valla kultuurikeskus;

9) Viru-Nigula Sotsiaalhoolekande Keskus;

10) Viru-Nigula valla spordikeskus;

11) Viru-Nigula valla majanduskeskus.

(2) Tsentraliseeritud raamatupidamist koordineerib ametiasutuse finantsjuht.

(3) Finantsosakond teostab raamatupidamist majandustarkvaras PMen, VeeRa, Bill.me ja kasutab infohaldustarkvara Amphora (edaspidi Amphora) arvete menetlemiseks ja dokumentide säilitamiseks.

(4) Vallavalitsuse konsolideeritud aastaaruandesse koondatakse Aseri Kommunaal OÜ, kellel on iseseisev tehingupartneri kood ja kelle üle omab ametiasutus olulist mõju.

§ 3. Eeskirjas kasutatavad mõisted

Eeskirjas kasutatakse mõisteid järgmises tähenduses:

1) finantsosakond - ametiasutuse raamatupidamine;

2) töötaja - töötaja (töölepingu seaduse mõistes) ja ametnik (avaliku teenistuse seaduse mõistes);

3) töötasu - tasu tehtud töö eest (TLS § 5 lg 1 p 5 ja ATS § 34 lg 1);

4) tehingupartner - avaliku sektori üksus, kellele on omistatud tehingupartnerikood;

5) osakond - ametiasutuse struktuuris kinnitatud erinevad tegevusalad;

6) osakonna juht - ametiasutuses kindla tegevusala eest vastutav töötaja;

7) asutus - ametiasutus ja hallatav asutus;

8) SPOKU - taotluste vastuvõtu ja menetlemise süsteem kohalikule omavalitsusele ning iseteeninduskeskkond elanikule. Süsteemi eesmärk on lihtsustada taotlemist ja kiirendada omavalitsuse töötaja tööd ning muuta kohaliku omavalitsuse töö võimalikult läbipaistvaks.

§ 4. Kontoplaan ja koodid

(1) Vald kasutab üldeeskirjas kehtestatud kontoplaani ja koode, mis on eraldi välja toodud üldeeskirja lisades nr 1; 2; 3; 4; 5.

(2) Kontoplaan koosneb järgmistest koodidest:

1) kontode koodid;

2) tehingupartnerite koodid;

3) tegevusalade koodid;

4) allikate koodid;

5) rahavoo koodid.

(3) Kontoplaani iga erinevat kombinatsiooni, mis koosneb konto-, tehingupartneri-, tegevusala, allika- ja rahavoo koodist, nimetatakse kontokombinatsiooniks.

(4) Majandustehingute kirjendamisel võib lisaks kontokombinatsioonile lisada täiendavaid tunnuseid, mis võimaldavad liigendada ja analüüsida majandusinformatsiooni täiendavalt, näiteks objekti-, projekti-, subjekti- ja teisi lisatunnuseid.

(5) Vajadusel võib vald kasutada parema arvestuse tagamiseks täiendavaid allkontosid.

§ 5. Algdokumentide käive

(1) Algdokumentide käive: Dokumendi nimetus Finantsosakonnale dokumendi esitamise tähtaeg Dokumendi esitamise eest vastutaja Vallavalitsuse ja Vallavolikogu õigusaktid järgmisel tööpäeval pärast allkirjastamist vallakantselei Lepingute (v.a töölepingud) koopiad rahalisteks väljamakseteks hiljemalt järgmisel tööpäeval pärast allkirjastamist ning dokumendiregistris registreerimist lepingu täitmise eest vastutav isik Võla- ja asjaõigusleping seitsme (7) päeva jooksul pärast lepingu sõlmimist jurist, lepingu sõlmija Käskkirjad töötasude, lisatasude, preemiate ja puhkuste kohta hiljemalt kolm (3) tööpäeva enne tasu väljamaksmist käskkirjade koostaja Käskkiri töölepingu lõpetamise kohta hiljemalt kolm (3) tööpäeva enne tasu väljamaksmist käskkirja koostaja Töövõtu- või käsunduslepingud tasu maksmiseks hiljemalt kolm (3) tööpäeva enne tasu väljamaksmist asutuste juhid/vallakantselei Töötasude arvestuse algandmed - tööajaarvestuse tabelid hiljemalt 25. kuupäevaks, erisused juunis ja detsembris asutuste juhid/vallakantselei Avaldus maksuvaba tulu arvestamise kohta esimesel võimalusel, kuid hiljemalt kuu 20. kuupäevaks asutuse juhid või maksuvaba tulu soovija Isikliku- ja ametisõiduki sõidupäevik aruande kuule järgneva kuu 2. tööpäevaks auto kasutaja Lähetuskulude aruanne viie (5) tööpäeva jooksul pärast lähetusest saabumist lähetatu Majanduskulude aruanne esimesel võimalusel, kuid hiljemalt järgneva kuu 5. kuupäevaks kulu tegija Hankijate arved kulu tegija hoolitseb, et hankija arve laekuks masinloetavalt; kulutegija informeerib hankijat kulu tegija Ühekordsed müügiarved arve tellija ühekordse arve puhul, esitab vastavalt tekkinud vajadusele arve tellija Akt vara arvele võtmiseks, maha kandmiseks, alla- või ümberhindamiseks hiljemalt kolme (3) tööpäeva jooksul pärast akti allkirjastamist või õigusaktidega sätestatud juhtudel pärast akti kinnitamist osakonnajuht Kassa orderid raha laekumisel/ väljamaksmisel koheselt finantsosakonna töötaja Sotsiaaltoetuste väljamaksmise lehed hiljemalt kolm (3) tööpäeva enne toetuse väljamaksmise kohustust sotsiaalosakonna töötaja

(2) Asutuste algdokumentide õigeaegse esitamise eest finantsosakonnale vastutab iga asutuse juht oma asutuse lõikes.

(3) Algdokument peab olema masintöödeldav. Algdokument võib olla muus püsivat kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis, kui see tuleneb õigusaktist või kui tehingupoolel ei ole masintöödeldava algdokumendi käitlemise võimalust ja selle võimaluse loomine nõuab temalt ebaproportsionaalselt suuri kulutusi või pingutusi.

§ 6. Majandustehingute dokumenteerimine ja kirjendamine

(1) Vald on kohustatud kõiki majandustehinguid dokumenteerima ning kirjendama raamatupidamisregistrites mõistliku aja jooksul pärast majandustehingu toimumist selliselt, et oleks tagatud õigusaktidega ettenähtud aruannete esitamine.

(2) Raamatupidamiskirjendi aluseks on majandustehingut tõendav algdokument või algdokumentide alusel koostatud koonddokument.

(3) Raamatupidamiskirjend peab sisaldama järgmisi andmeid:

1) majandustehingu kuupäev;

2) kirjendi identifitseerimistunnus, näiteks number või numbri ja tähe kombinatsioon;

3) debiteeritavad ja krediteeritavad kontod ja vastavad summad;

4) viide kirjendi aluseks olevale alg- või koonddokumendile.

(4) Raamatupidamiskirjend sisestatakse majandustarkvarasse PMen.

§ 7. Raamatupidamisregistrid

(1) Raamatupidamisregistrid on andmekogumid, mis sisaldavad informatsiooni kontodel kajastatud kirjendite ja saldode kohta, samuti andmekogumid, mis sisaldavad kirjendite aluseks olevat üksikasjalikku informatsiooni.

(2) Raamatupidamisregistrid peavad võimaldama teha väljavõtteid kirjendatud majandustehingutest kontode kaupa kronoloogilises järjekorras.

(3) Raamatupidamisregistrid on majandustarkvara PMen erinevad kasutusel olevad moodulid:

1) pearaamat;

2) pank/kassa;

3) arveldused;

4) arved;

5) palk;

6) varad (materjalid, põhivarad);

7) eelarve.

§ 8. Müügiarvete koostamise põhimõtted

(1) Müügiarved koostatakse lepingute või operatiivandmete alusel.

(2) Müügiarvete koostamine: Müügiarve Väljastamise aeg Algandmed ning nende edastaja Lasteaedade kohamaksumuse arved iga kuu 1-7. kuupäevaks jooksva kuu eest lasteaia direktor edastab finantsosakonnale käskkirjad nimekirja sisse- ja väljaarvamise kohta hiljemalt iga kuu 1. kuupäevaks Muusikakooli arved iga kuu 1-7. kuupäevaks jooksva kuu eest muusikakooli direktor edastab nimekirjad iga kuu 3. kuupäevaks Kohamaksuarved teistele omavalitsustele iga kuu 15.kuupäevaks, jooksva kuu eest finantsosakonna töötaja võtab iga kuu EHISest õppurite andmed; arvlemine vastavalt seadusele või lepingutele Sotsiaalteenuste arved vastavalt vajadusele andmed esitab sotsiaalosakonna töötaja jooksvalt Üüri- ja kommunaalteenuste arved iga kuu 10. kuupäevaks, eelmise kuu eest andmed lepingutest Viru-Nigula valla spordikeskuse ärikliendi arved iga kuu 3.-5. kuupäevaks, eelmise kuu eest andmed edastab spordikeskuse juht iga kuu 3. kuupäevaks Lepingutest tulenevad rendiarved vastavalt lepingutele andmed lepingutest ja/või edastatud andmetest Koolitoidu arved iga kuu 7. kuupäevaks, eelmise kuu eest andmed koolipersonalilt Lasteaiatoidu arved iga kuu 7. kuupäevaks, eelmise kuu eest andmed ELIIS-st Muud arved vastavalt vajadusele andmeesitaja

(3) Arvete vormistamisel järgitakse RPS nõudeid. Erinõue on kajastada arvel tehingupartneri koodi ja registrinumbrit.

(4) Arved väljastatakse kliendile, kas masinloetavalt või pdf-vormingus. Avaliku sektori üksustele väljastatakse masinloetavaid arveid.

(5) Arve koostaja vastutab arvete koostamise ja raamatupidamiskirjendite õigsuse eest. Arve aluseks olnud algandmete õiguse eest vastutab lepingu allkirjastaja ja/või operatiivandmete esitaja.

(6) Koostatud ja kliendile väljastatud arveid korrigeeritakse või tühistatakse koostatud kreeditarvega, mille tekstist või lisast nähtub korrigeerimise põhjus. Kreeditarvete koostamisel järgitakse tekkepõhisuse printsiipi.

§ 9. Ostuarvete menetlemise põhimõtted

(1) Ostuarveid ehk hankijate arveid menetletakse Amphoras mõistliku aja jooksul. Kulutegija peab informeerima hankijat e-arve saatmise kohustuslikkusest ning vähemalt 14 kalendripäeva pikkuse maksetähtaja rakendamisest.

(2) Üldeeskirja § 15 lõike 7 alusel peavad reeglina maksete ülekandmise tingimused andma võimaluse tasuda 14 kuni 30 päeva jooksul pärast kauba, teenuse või muu hüve saamist, kuna ülekandjal peab jääma aega alusdokumentide nõuetekohaseks kontrollimiseks ning tulevaste rahavoogude planeerimiseks.

(3) Finantsosakonna töötaja peab veenduma hankija nime, registrinumbri ning tehingupartnerikoodi olemasolus majandustarkvaras PMen (Amphora ja PMen ei sünkroniseeri andmeid).

§ 10. Varade ja kohustiste kajastamine

(1) Varasid arvestatakse raamatupidamises eraldi asutuste ja vastutavate isikute lõikes. Vara kajastatakse selle asutuse arvestuses, kes omab antud vara üle valitsevat mõju (s.t kontrollib antud vara kasutamist) ja kannab põhilisi antud vara kasutamisega seotud riske. Valitsev mõju vara üle tähendab üldeeskirja mõistes üldjuhul võimet kasutada vara oma majandustegevuses, isegi juhul, kui sellega ei kaasne majanduslikku tulu.

(2) Kohustised kajastatakse järgides tekkepõhisuse printsiipi ning arvestatakse selle asutuse kuludes, kes kulu tegi.

(3) Laenud kajastatakse ametiasutuse raamatupidamisarvestuses.

§ 11. Tulude ja kulude kajastamine

(1) Tulude ja kulude arvestust peetakse tekkepõhiselt.

(2) Tulu majandustegevusest, muud tulud ja lõivud kajastatakse raamatupidamises selle asutuse tuludes, kes vastava tulu ulatuses kaupu müüs või teenuseid osutas.

(3) Kulud kajastatakse raamatupidamises selle asutuse kuludes, kelle tegevuseks seda kasutati.

(4) Varast või kohustisest otseselt tekkivad tulud ja kulud kajastatakse selle asutuse tuludes või kuludes, kelle valduses on kajastatud vastav vara või kohustis.

§ 12. Raha arvestus

(1) Raha hoitakse pangas ametiasutuse arvelduskontodel.

(2) Pangaülekannete teostamisel on ametiasutuses allkirjaõigusega isikuteks vallavanem, finantsjuht ja finantsosakonna töötaja.

§ 13. Sularahatehingute arvestus

(1) Kassapidaja kohustusi täidab ametiasutuses finantsosakonna töötaja. Töötajate vahetumise puhul (puhkused, ajutine asendamine haigestumise ajal jms) peab sularahakassa jääk olema vastava aktiga üle antud järgmisele töötajale.

(2) Maksimaalseks sularahalimiidiks kuu lõpul on ametiasutuses 5000,00 eurot ning hallatavates asutustes 2000,00 eurot.

(3) Sularaha panka viimist korraldab finantsjuht. Sularaha ära viimiseks on tellitud teenus Brinks OÜ-lt (sularahavedu), mis toimub kord kuus, neljandal neljapäeval.

(4) Kassa sissetuleku tehinguid teostavad asutused on märgitud eeskirja Lisas 1. Ametiasutusel on õigus teostada erinevaid sularahatehinguid.

(5) Asutustele, kellel on õigus teostada sularahatehinguid, väljastatakse nummerdatud arve-kviitung blanketid.

(6) Asutustest kviitungite ja mõningal juhul sularaha kogumislehe alusel omatuluna laekuv sularaha tuuakse koos kviitungi koopiatega finantsosakonda iga nädala kolmapäeval ajavahemikus 09.00-12.00.

(7) Ametiasutuses sisestab finantsosakonna töötaja sularahatehingud majandustarkvarasse, trükib välja kassa orderi ning kinnitab selle.

(8) Kassa sissetuleku- ja väljaminekuorderites ei ole lubatud teha parandusi ega ülekirjutusi.

(9) Võimalusel tuleb vältida sularahatehinguid ja arveldada panga kaudu või kasutada panga terminale.

§ 14. Tehingud ametiasutuse pangakaardiga

(1) Deebetkaardi kasutamise õiguse annab finantsjuht, tema äraolekul asendaja.

(2) Kaardi valdaja vastutab deebetkaardi säilimise ja selle sihipärase kasutamise eest. Deebetkaarti kasutatakse sularaha sissemakseks. Erandjuhul võib deebetkaarti kasutada töö- ja teenistusülesannete täitmiseks vajalike tehingute teostamiseks.

(3) Kaardi valdaja on kohustatud hüvitama maksekaardi mittesihipärase kasutamise ja kaardi rikkumise, hävinemise või kaotsiminekuga tekitatud kahju.

(4) Kaardi valdaja ei tohi anda deebetkaarti ja PIN-koodi kolmanda isiku valdusesse.

(5) Kaardi valdaja esitab finantsosakonnale tehingu tegemisele järgneval tööpäeval algdokumendid. Algdokumendil peab olema selgitus kulu otstarbe kohta.

§ 15. Algdokumentide ja rahaliste ülekannete kontrollimine

(1) Raamatupidamise algdokumendile esitatud nõudeid reguleerib RPS § 7.

(2) Kõik kuludokumendid allkirjastab kulu teinud isik, tegevusalade eelarvete eest vastutav isik ja finantsjuht. Projektipõhiseid kuludokumente allkirjastab lisaks projekti eest vastutav isik.

(3) Asutustes on vastutav isik asutuse juht. Kui asutuse juht viibib töölähetuses või temaga on tööleping peatatud, on kulusid tegema volitatud isikuks asutuse juhi poolt määratud isik.

(4) Asutuste eelarvete eest vastutavad isikud kinnitavad ja/või kooskõlastavad, et:

1) dokument kajastab majandustehingut õigesti;

2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele;

3) teenus on kätte saadud või kaup vastu võetud;

4) tehing on seaduspärane ja vajalik;

5) kokkulepete sõlmimisel on lähtutud säästlikkuse printsiibist;

6) tehing on kooskõlas valla eelarvega;

7) annab nõusoleku majandustehingu kirjendamiseks raamatupidamisarvestuses ja rahalise ülekande vormistamiseks.

(5) Finantsosakonna töötajad tagavad dokumentide kontrollimisel ja dokumentide ülekande ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise raamatupidamise infosüsteemi:

1) tehingu kooskõla eelarve täitmise jälgimise põhimõtetega;

2) raamatupidamiskontode, kululiigi, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo ja muude koodide õigsuse;

3) maksetähtpäeva ja tehingu summad;

4) tekkepõhise perioodi;

5) tehingu vastaspoole andmed;

6) arvete korral nende vastavuse käibemaksuseaduse vastavatele sätetele;

7) asjaolu, kas antud kauba, teenuse või muu hüve eest ei ole juba varem tasutud.

(6) Dokumentide kontrolli nõuded peavad tagama allkirjaõigusliku isiku ja finantsosakonna töötaja isikulahususe.

(7) Rahalisi ülekandeid teostab finantsosakonna töötaja.

(8) Raamatupidamise algdokumendi allkirjaks loetakse (üldeeskirja § 15 lõige 9):

1) paberkandjal dokumendil omakäeline allkiri;

2) digitaalallkiri;

3) dokumendi menetlemiseks ette nähtud infotehnoloogilises süsteemis antud kooskõlastus või kinnitus, kui seda on võimalik elektrooniliselt säilitada ning kui kooskõlastuse või kinnituse andjat ja selle andmise kuupäeva on võimalik dokumendi säilitustähtaja jooksul tuvastada.

(9) Maksete ülekandmise tingimused peavad reeglina andma võimaluse tasuda 14 kuni 30 päeva jooksul pärast kauba, teenuse või muu hüve saamist.

§ 16. Nõuete ja kohustiste arvestus

(1) Varad ja kohustised on jaotatud lühi- ja pikaajalisteks, lähtudes sellest, kas vara või kohustise eeldatav valdamine kestab arvestatuna bilansikuupäevast kuni üks (1) aasta või kauem.

(2) Aruandeaasta lõpu seisuga hinnatakse nõuete laekumise tõenäosust. Võimaluse korral hinnatakse iga nõude laekumist eraldi. Juhul, kui see ei ole otstarbekas, kasutatakse nõuete hindamisel ligikaudset meetodit. Vajadusel saadetakse meeldetuletuskirjad.

(3) Nõuete laekumise ebatõenäoliseks tunnistamine vormistatakse raamatupidamise õiendiga, millele kirjutab alla finantsjuht.

(4) Kui nõue kajastati ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kontol, kuid hiljem selgub, et nõude laekumine on lootusetu, kantakse nii nõue kui ka selle allahindlus vastaval kontrakontol bilansist välja. Vormistatakse raamatupidamisõiend, millele kirjutab alla finantsjuht.

(5) Aruandeaasta lõpu seisuga kontrollitakse nõuete ja kohustise saldosid. Võrreldakse nõudeid, mille summa on alates 500,00 eurot ja kohustisi, mille summa on alates 1000,00 eurot.

§ 17. Ettemaksude arvestus

(1) Üldeeskirja § 15 lõike 8 kohaselt tuleb ettemaksude tasumist võimaluse korral vältida.

(2) Ettemaksud tulevaste perioodide kulude eest kajastatakse kuluna perioodis, mille eest ettemakse tehti.

(3) Erandina võib arvestuse lihtsustamise eesmärgil kanda tulevaste perioodide kulu koheselt kuluks, kui arvel või teatisel kajastatud ettemaksu summa on väiksem kui 500,00 eurot.

§ 18. Arveldused aruandvate isikutega

(1) Majanduskulude avanssi üldjuhul ei anta. Erandkorras tekkinud vajadusel antakse avanssi asutuse töötajatele seletuskirja alusel, mille kinnitab asutuse juht. Avanss makstakse välja ametiasutuse kassast või pangaülekandega. Avansisaaja esitab majanduskulu tõendava kuludokumendi finantsosakonnale pärast tehingu tegemist.

(2) Töötasu avanssi üldjuhul ei anta.

(3) Asutuste tarbeks tehtud majanduskulud hüvitatakse töötajale SPOKUs esitatud avalduse alusel.

(4) Kuluaruande kinnitab kulutegija, vastava asutuse juht ja ametiasutuse finantsjuht. Kuluaruandeid menetletakse Amphoras.

§ 19. Sihtfinantseerimise arvestus

(1) Sihtfinantseerimist kajastatakse vastavuses üldeeskirja sätetega.

(2) Sihtfinantseerimine jaotatakse tegevuskulude ja põhivara sihtfinantseerimiseks. Põhivara sihtfinantseerimise põhitingimuseks on, et selle saaja peab ostma, ehitama või muul viisil soetama teatud põhivara.

(3) Sihtfinantseerimist võib kajastada arvestuse lihtsustamise eesmärgil kassapõhiselt laekumisel tuluna või ülekandmisel kuluna, kui lepingujärgne summa on väiksem kui üldeeskirja § 41 lõikes 1 esitatud põhivara kapitaliseerimise kahekordne alampiir. Kui sihtfinantseerimise saaja ja andja või vahendaja on mõlemad avaliku sektori üksused, kasutavad nad poolte nõusoleku korral lihtsustatud põhimõtet.

§ 20. Töötasu, puhkusetasu ja hüvitiste arvestus

(1) Töötasu, puhkusetasu ning muude tasude ja hüvitiste arvestamise aluseks on Viru-Nigula Vallavolikogu (edaspidi Vallavolikogu) või Viru-Nigula Vallavalitsuse (edaspidi Vallavalitsus) õigusaktides või töötaja töölepingus märgitud summa, asutuse juhi käskkiri, leping ja tööaja arvestamise tabel.

(2) Tööaja kindlaks määramisel ja töötasu täpseks arvestamiseks võetakse aluseks tööajatabel. Asutuse juhid esitavad tööajatabeli finantsosakonnale digiallkirjastatult hiljemalt iga kuu 25. kuupäevaks.

(3) Töötasu makstakse üks kord kuus (kuu viimasel tööpäeval) ülekandega töötaja pangakontole.

(4) Töötaja esitab finantsosakonnale avalduse (Lisa 2), kus avaldab soovi üksikisiku tulumaksuvabastuse arvestamiseks.

(5) Puhkusetasu õigeaegse arvestamise ja väljamaksmise aluseks on asutuste juhtide käskkiri ja/või puhkusegraafik.

(6) Puhkusetasu makstakse välja hiljemalt eelviimasel tööpäeval enne puhkusele minekut, kui tööandja ja töötaja ei ole kokku leppinud teisiti.

(7) Kasutamata puhkusepäevade ja välja maksmata puhkusetasude kohustist hinnatakse ümber üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga. Andmed kasutamata puhkusepäevade kohta esitab finantsosakonnale ametiasutuse personaliarvestusega tegelev töötaja ning hallatava asutuse osas hallatava asutuse juht hiljemalt aruandeaastale järgneva kuu viimaseks tööpäevaks.

(8) Palgalehed koostatakse asutuste ja/või tegevusalade lõikes. Töötajale esitatakse palgateatis kas trükitult või e-kirjaga töötaja kirjalikul nõudmisel.

(9) Palgalehed kinnitab osakonnajuht, asutuse juht ning lisaks ametiasutuse finantsjuht. Palgalehtede allkirjastamine ja säilitamine toimub Amphoras.

(10) Töötasu arveldamisel võib teha kinnipidamisi ja juurdemakseid, millised tulenevad õigusaktidest, kohtu täitelehtedest või töötaja avaldusest.

(11) Maksud peetakse töötasust kinni vastavalt kehtivatele maksuseadustele.

§ 21. Põhivarad ja bilansivälised varad

(1) Materiaalseks põhivaraks loetakse vara hinnangulist kasulikku tööeaga üle ühe aasta ja soetusmaksumusega alates 10 000,00 eurost (ilma käibemaksuta), välja arvatud maa, mis võetakse arvele olenemata maksumusest.

(2) Vara, mille kasulik tööiga on üle ühe aasta, kuid mille maksumus on alla põhivara soetusmaksumuse alampiiri, kantakse vara kasutusele võtmise hetkel kulusse ning võetakse arvele bilansiväliselt asutuste ja vastutavate isikute lõikes alates 1 000,00 eurost. Erandina võetakse arvele bilansiväliselt projektidega eraldatud varad, mille väärtus jääb alla 1 000,00 euro, juhul, kui seda lepingus nõutakse või kui vastutav isik peab seda vajalikuks.

§ 22. Materiaalse põhivara arvestus

(1) Üldeeskirja § 40 lõike 1 alusel lähtutakse materiaalse põhivara arvestuses RTJ 5 esitatud nõuetest. Erinõudena ei ole avaliku sektori üksusel lubatud kapitaliseerida materiaalse põhivara maksumusse käibemaksu ja muid tagasisaamisele mittekuuluvaid makse ja lõive (v.a tööjõukuludelt arvestatud maksud).

(2) Põhivara parendustega seotud kulutused lisatakse põhivara soetusmaksumusele juhul, kui need vastavad materiaalse põhivara mõistele (RTJ 5 tähenduses) ja vara bilansis kajastamise kriteeriumitele ning kulutuse maksumus on vähemalt 10 000,00 eurot (ilma käibemaksuta). Parenduse lisamisel põhivara soetusmaksumusele hinnatakse võimalikku vara järelejäänud eluea pikenemist ning olulise muutuse korral korrigeeritakse amortisatsiooninormi.

(3) Finantsosakonnale esitatakse põhivara arvele võtmise kuupäeva seisuga akt (Lisa 3), millel kajastatakse järgmised andmed: põhivara nimetus, inventari number, info vara kohta (hoone aadress, maa katastritunnus, transpordivahendi registreerimisnumber ja muu info), soetusmaksumus, amortisatsiooninorm aastas, vastutava isiku nimi ja allkiri. Igale olemasolevale ja lisanduvale põhivarale antakse inventarinumber.

(4) Põhivara müük, tasuta üleandmine, tasuta saamine ning mahakandmine toimub Viru-Nigula vallavara valitsemise korras sätestatud alustel.

§ 23. Põhivara amortisatsioon ja amortisatsiooninormid

(1) Põhivara amortisatsiooni arvestatakse iga kuu lineaarsel meetodil alates vara kasutuselevõtmise kuust ning arvestus lõpetatakse vara täielikul amortiseerumisel või kasutusest eemaldamise kuule eelneval kuul. Amortisatsiooninorm määratakse igale põhivara objektile eraldi, sõltuvalt selle kasulikust tööeast.

(2) Ettepaneku amortisatsiooninormi kehtestamiseks teeb vara tundev spetsialist, lähtudes eeldatavast vara kasulikust elueast. Põhivara liik Eeldatav kasulik eluiga aastates Amortisatsiooninorm protsentides Hooned 20-50 a 2-5% Rajatised 10-40 a 2,5-10% Masinad ja seadmed 5-10 a 10-20% Inventar 2-10 a 10-50% Arvutustehnika 2-3 a 33-50% Immateriaalne põhivara 2-20 a 5-50%

(3) Põhivara väärtuse languse korral (osaline või täielik demonteerimine, lammutamine, hävimine, kahjustamine, kadumine) hinnatakse vara alla. Vara allahindlust kajastatakse koos amortisatsiooniga. Allahindlusakti kinnitab asutuse juht ja majandus- ja arendusosakonna juht.

§ 24. Inventeerimise töökorraldus ja ajaline jaotus

(1) Raha tegelikku jääki võrreldakse igapäevaselt raamatupidamiskontodel kajastatuga.

(2) Iga kuu lõpus kontrollitakse kontode saldosid ja võrreldakse neid pearaamatu konto jääkidega.

(3) Kord kvartalis tehakse maksunõuete- ja kohustiste võrdlus e-Maksuameti kontokaartidega.

(4) Iga kvartali lõpu seisuga võrreldakse avaliku sektori üksuste omavahelisi saldosid saldoandmike infosüsteemi saldode ja ridade võrdlemise päringute alusel. Vajadusel võrreldakse saldosid täiendavalt e-posti teel.

(5) Vähemalt üks kord aastas tehakse asutuse kõigi oluliste varade ja kohustiste inventuur (aastainventuur). Aastainventuuride hajutamiseks korraldatakse neid kuni kaks (2) kuud enne aruandeaasta lõppu.

(6) Inventeerimise käigus teostatakse:

1) materiaalse põhivara inventuur;

2) nõuete ja ettemaksude inventuur analüütiliste nimekirjade alusel;

3) kohustiste ja saadud ettemaksude inventuur;

4) sularaha inventuur kassades;

5) pangakontode saldode võrdlus;

6) avaliku sektori saldoandmike võrdlus;

7) bilansiväliselt kajastatavate varade ja kohustiste võrdlemine.

(7) Üks kord kahe (2) aasta jooksul inventeeritakse aastainventuuride käigus bilansivälist väheväärtuslikku vara.

(8) Aastainventuuri tegemist tõendavaks dokumentatsiooniks on saldokinnituskirjad, pangakonto väljavõtted, inventeerimise aktid või muud dokumendid, mis tõendavad vara või kohustise kajastamise korrektsust.

(9) Inventuurid lõpetatakse tähtaegadel, mis võimaldavad aastaaruande koostamist nõutud tähtpäevaks.

(10) Vastutava isiku vahetumisel, varguse, loodusõnnetuse või muudel puhkudel tehakse erakorralised inventuurid.

(11) Aastainventuuri teostamiseks moodustatakse kolmeliikmeline inventuurikomisjon vallavanema käskkirjaga. Vajadusel võib inventuurikomisjoni koosseisu muuta igal aastal.

§ 25. Inventeerimise ja hindamise protseduurid

(1) Inventuuri tulemuste kohta koostatakse dokument, milles kajastuvad alljärgnevad andmed ja rekvisiidid:

1) inventuuri tegemise kuupäev;

2) inventuurikomisjoni koosseisu kuuluvate töötajate nimed ja ametikohad;

3) sularaha jääk numbrite ja sõnadega, kas ja kui suur oli erinevus võrreldes raamatupidamisandmetega;

4) inventuurikomisjoni liikmete allkirjad.

(2) Nõuete ja tehtud ettemaksete inventeerimisel tehakse:

1) nõuete laekumise tõenäosuse hindamine ja vajadusel allahindluse kajastamine;

2) nõuete klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks;

3) saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlus raamatupidamise andmetega;

4) üksikisikutele saadetakse saldokinnituskirjad juhul, kui nõue on tasumata pikema perioodi eest kui viimane aruandekuu ja nõude summa ületab 150,00 eurot.

(3) Materiaalse põhivara ja bilansivälise vara inventuuri tegemisel kasutatakse majandustarkvara PMen võimalusi, kust trükitakse välja inventeerimisnimestikud, milles on kajastatud arvel oleva ja inventeeritud vara kogused ja maksumused ning põhivara puhul ka andmed järelejäänud amortisatsiooniperioodi kohta.

(4) Inventuuriga seoses tehakse inventeerimisnimestikes toodud märkuste põhjal vara mahakandmise ja allahindluse aktid.

(5) Kohustiste ja saadud ettemaksete inventeerimisel tehakse järgmised toimingud:

1) kohustiste periodiseerimine arvestades tekkepõhisuse printsiipi;

2) kohustiste klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks;

3) intressikandvate kohustiste tekkepõhine intressiarvestus;

4) maksukohustiste võrdlemine Maksu- ja Tolliameti väljavõtetega;

5) saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlus raamatupidamise andmetega;

6) eraldiste ja potentsiaalsete kohustiste hindamine ja arvele võtmine.

§ 26. Aruannete esitamine

(1) Finantsosakond koostab ja esitab saldoandmiku RTK infosüsteemi elektrooniliselt vastavalt üldeeskirjas kehtestatud nõuetele.

(2) Finantsosakond esitab kord kuus saldoandmiku esitamise tähtajal lisaks saldoandmikule makseandmiku, milles esitatakse info aruandekuul tehtud maksete kohta. Makseandmik esitatakse üldeeskirja Lisas 9 toodud vormil.

(3) Eelarve täitmise kvartaliaruanded koostatakse ja esitatakse Rahandusministeeriumile rahandusministri kehtestatud korras ja tähtaegadel.

(4) Maksudeklaratsioonid ja -aruanded koostatakse ja esitatakse Maksu- ja Tolliametile seadusega ettenähtud korras ja tähtaegadel.

(5) Statistikaametile esitatakse aruanded Riigi Statistikaameti kehtestatud korras ja tähtaegadel.

(6) Finantsosakond koostab majandusaasta aruande ja esitab vallavanemale allkirjastamiseks. Vallavanema poolt allkirjastatud majandusaasta aruanne esitatakse audiitorile audiitoraruande saamiseks. Vallavalitsus kiidab majandusaasta aruande heaks protokollilise otsusega ning esitab heaks kiidetud ja vallavanema poolt allkirjastatud majandusaasta aruande koos vandeaudiitori aruandega Vallavolikogule kinnitamiseks vastavalt KOFS-s sätestatule. Vallavolikogu kinnitab aruande otsusega.

§ 27. Majandusaasta aruande koostamise põhimõtted

(1) Valla konsolideerimisgrupi majandusaasta aruande koostamisel lähtutakse RPS-st ja Eesti finantsaruandluse standardist ning üldeeskirjas esitatud arvestuspõhimõtetest.

(2) Kui Eesti finantsaruandluse standardis esitatud arvestuspõhimõtted erinevad üldeeskirjas sätestatud arvestuspõhimõtetest, siis lähtutakse majandusaasta aruande koostamisel üldeeskirjas sätestatud arvestuspõhimõtetest.

(3) Konsolideeritud aruannetes kajastatakse valitseva mõju all olevate üksuste finantsnäitajad rida-realt ja grupisisesed nõuded, kohustised, tulud ja kulud elimineeritakse ning olulise mõju all olevaid äriühinguid kajastatakse kapitaliosaluse meetodil.

§ 28. Raamatupidamisdokumentide säilitamine

(1) Raamatupidamise algdokumente peab raamatupidamiskohustuslane säilitama seitse (7) aastat alates selle majandusaasta lõpust, kui majandustehing algdokumendi alusel raamatupidamisregistris kirjendati.

(2) Finantsosakonnale esitatud algdokumendid säilitatakse Amphora arvete moodulis.

(3) Eeskirja tuleb säilitada seitse (7) aastat pärast selle muutmist või asendamist.

(4) Raamatupidamise dokumente hoitakse finantsosakonnas kaks (2) aastat. Seejärel antakse dokumendid ametiasutuse arhiivi tsentraliseeritud hoidmisele, kus neid säilitatakse vastavalt dokumendile kehtestatud säilitusajale.

(5) E-arvekeskuse kaudu saadetavad arved säilitatakse e-arvekeskuse keskkonnas ja nende säilimise tagab e-arvekeskuse operaator. E-arvekeskuses säilitatakse:

1) tarnijatelt saabunud ostuarved;

2) majanduskulude aruanded;

3) palgalehed.

§ 29. Ülevaade sisekontrollist ja selle rakendamisest

(1) Kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse (edaspidi KOKS) § 48¹ lõike 1 alusel tagab Volikogu sisekontrollisüsteemi rakendamise ja siseaudiitori kutsetegevuse korraldamise kohalikus omavalitsuses ja sama paragrahvi lõike 2 alusel rakendab ning vastutab sisekontrollisüsteemi tulemuslikkuse eest valla- või linnavalitsus.

(2) Ametiasutuses ei ole loodud vastavat struktuuriüksust ega ole moodustatud siseaudiitori kutsetegevuse alaste ülesannete täitmiseks vastavat ametikohta.

(3) Viru-Nigula valla põhimääruse § 25 lõike 2 alusel kontrollib revisjonikomisjon kohaliku omavalitsuse tegevust vastavalt seadustes ja muudes õigusaktides sätestatule. Kontrolli aluseks on revisjonikomisjoni otsusega kinnitatud tööplaan, v.a juhul, kui kontrolli teostatakse Vallavolikogu ülesandel.

(4) KOKS § 48 lõike 3 punktide 1 ja 2 alusel on revisjonikomisjonil õigus kontrollida ja hinnata valla- või linnavalitsuse, valla- või linnavalitsuse asutuste või kohaliku omavalitsuse üksuse valitseva mõju all oleva äriühingu, sihtasutuse ja mittetulundusühingu tegevuse seaduslikkust, otstarbekust ja tulemuslikkust ning valla või linna vara kasutamise sihipärasust ning kontrollida ja hinnata valla- või linnaeelarve täitmist.

(5) Ametiasutuse sisekontrollisüsteemi tagavad järgmised meetmed:

1) revisjonikomisjoni kontroll;

2) Vallavolikogu ja Vallavalitsuse poolt on reglementeeritud põhilised tegevused, toimub pidev regulatsioonide ülevaatamine ja täiendamine;

3) raamatupidamise ja dokumendihalduse tarkvarasüsteeme täiendatakse ja kaasajastatakse pidevalt;

4) juurdepääs infosüsteemidele on ainult selleks volitatud isikutel.

(6) Majandusaasta aruande auditeerib Vallavolikogu poolt kinnitatud audiitor.

§ 30. Määruse kehtetuks tunnistamine

Tunnistada kehtetuks Viru-Nigula Vallavalitsuse 02.09.2021 määrus nr 9 “Viru-Nigula valla raamatupidamise sise-eeskiri”.

§ 31. Määruse jõustumine

Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.