Viimsi valla raamatupidamise sise-eeskiri

§ 1. Määruse reguleerimisala

Viimsi valla (edaspidi vald) raamatupidamise sise-eeskirja (edaspidi sise-eeskiri) eesmärgiks on Viimsi valla kui avalik-õigusliku juriidilise isiku (edaspidi vallavalitsus) raamatupidamisarvestuse ja finantsaruandluse korra kehtestamine ning raamatupidamise ja eelarve täitmise aruandluse tagamine.

§ 2. Sise-eeskirja üldpõhimõtted

Sise-eeskiri lähtub raamatupidamise seadusest, Eesti Finantsaruandluse Standardist, avaliku sektori finantsarvestuse ja aruandluse juhendist (edaspidi üldeeskiri) ja selle juurde kuuluvatest lisadest ja juhendmaterjalidest, Raamatupidamise Toimkonna juhenditest (edaspidi RTJ), kohaliku omavalitsuse üksuse finantsjuhtimise seadusest ning vallavalitsuse õigusaktidest.

§ 3. Sise-eeskirja kohaldamine ja sisu

(1) Sise-eeskiri reguleerib vallavalitsuse kui ametiasutuse, volikogu ja vallavalitsuse hallatavate asutuste majandustehingute dokumenteerimist ja kirjendamist, varade ja kohustiste inventeerimist, raamatupidamise algdokumentide käivet ja säilitamist, raamatupidamisregistrite pidamist, kasutatavaid arvestuspõhimõtteid, kontoplaani ja koodide kasutamist, vara põhi- ja käibevaraks liigitamise kriteeriume ning aruannete koostamise korda.

(2) Vallavalitsuse, volikogu ja hallatavate asutuste raamatupidamisarvestust peetakse vallavalitsuse rahandusosakonnas tsentraliseeritult. Rahandusosakonna teenistujate tööülesanded on kirjeldatud ametijuhendites.

(3) Vallavalitsuse ja hallatava asutuse finantsmajandusliku tegevuse eest vastutab asutuse juht.

(4) Vallavalitsuse liikmete tööjaotus kinnitatakse vallavanema üldkäskkirjaga ning abivallavanemad koordineerivad oma haldusala stuktuuriüksuste ja hallatavate asutuste tööd.

§ 4. Kontoplaan

(1) Vallavalitsuse ja hallatavate asutuste raamatupidamisarvestuses kasutatakse üldeeskirjaga kehtestatud kontoplaani. Vajadusel täiendatakse kontoplaani alamkontodega.

(2) Majandusinformatsiooni täiendavaks liigendamiseks kasutatakse lisaks kontoplaanile aruandlusnõuete täitmiseks täiendavaid tunnuseid, mis võimaldavad liigendada ja analüüsida majandusinformatsiooni detailsemalt:

1) projekti kood – eristatakse lisarahastusega projekti kulusid ja tulusid. Projekti kood koosneb tegevusalast ja järjekorra numbrist ning nimetus sisaldab projekti nimetust ja/või viidet tegevuse sisule;

2) osakonna kood – eristatakse kulu tegemise kohta, milleks võib olla osakond, valla korter, küla, kinnistu vms;

3) tegevussuuna kood – eristatakse ühel kontol kajastatud erinevaid tegevusi;

4) taotluse kood – eristatakse teenistuskohaga või isikuga seotud kulusid;

5) kulu objekti kood – eristatakse kindla objektiga või tegevusega seotud kulusid ja tulusid;

6) subjekti kood – eristatakse hangetega seotud kulusid.

§ 5. Saldoandmik

(1) Saldoandmikuks nimetatakse üldeeskirjas kontokombinatsioonide ja nende saldode järjestatud loetelu kontoplaani järgi.

(2) Saldoandmiku alusel koostatakse eelarve täitmise aruanne, bilanss, tulemiaruanne, rahavoogude aruanne, materiaalse põhivara liikumise aruanne, laenude tagasimaksete aruanne, töötasude ja tööjõu aruanne, finantsdistsipliini täitmise aruanne ning majandustehingute käivete võrdlused kõigi riigiraamatupidamiskohustuslastega.

(3) Saldoandmikud koostab ja esitab pearaamatupidaja saldoandmike infosüsteemi elektroonilises vormis üldeeskirjas kehtestatud korras ja tähtajal.

§ 6. Makseandmik

Makseandmiku, milles esitatakse info aruandekuul tehtud maksete kohta, koostab ja esitab kord kuus saldoandmiku esitamise tähtajal pearaamatupidaja.

§ 7. Eelarve täitmise aruanne

(1) Eelarve täitmise aruanne koostatakse soovitud perioodi kohta saldoandmiku alusel.

(2) Eelarve täitmise aruande koostab ja esitab kord kuus vallavalitsusele ja kord kvartalis volikogu eelarvekomisjonile ning sisestab andmed saldoandmike infosüsteemi elektroonilises vormis peaökonomist.

§ 8. Majandusaasta aruanne

Konsolideeritud majandusaasta aruande koostamine toimub vastavuses üldeeskirjas sätestatud arvestuspõhimõtetega, lähtudes raamatupidamise seadusest ning Viimsi Vallavolikogu 11.04.2022 määrusest nr 3 „Viimsi valla finantsjuhtimise kord“.

§ 9. Muud aruanded ja deklaratsioonid

(1) Vallavalitsuse koondmaksudeklaratsioonid (töötasu- ja sotsiaalmaksete deklaratsioon, erisoodustuste deklaratsioon, isiklike autode ametialase kasutamise kompenseerimise deklaratsioon, füüsiliste isikute poolt tasutud koolituskulude deklaratsioon jm seadusega nõutud deklaratsioonid) koostab ja esitab Maksu- ja Tolliametile elektroonilises vormis seadusega ettenähtud korras ja tähtaegadel pearaamatupidaja.

(2) Statistika aruanded koostab ja esitab lähtudes aruande sisust rahandusosakonna teenistuja, kelle ametijuhendis on vastavad ülesanded märgitud, või vastava valdkonna eest vastutav teenistuja kehtestatud korras ja tähtaegadel.

(3) Riigieelarvest puhkusetasu ja keskmise töötasu hüvitise taotlemise andmiku koostab ja esitab Sotsiaalkindlustusametile hiljemalt väljamakse kuule järgneva kuu 10. kuupäevaks rahandusosakonna teenistuja, kelle ametijuhendis on vastavad ülesanded märgitud.

§ 10. Majandustehingute dokumenteerimine

(1) Raamatupidamiskohustuslane on kohustatud kõiki majandustehinguid dokumenteerima ning kirjendama raamatupidamisregistrites nende toimumise ajal või mõistliku aja jooksul pärast majandustehingu toimumist selliselt, et oleks tagatud õigusaktidega ettenähtud aruannete õigeaegne esitamine. Dokumenteerimine ja kirjendamine toimub algdokumentide ja nende põhjal koostatud koonddokumentide alusel raamatupidamisregistrites.

(2) Raamatupidamisregistrid peavad võimaldama teha väljavõtteid kirjendatud majandustehingutest kronoloogilises järjekorras (päevaraamat) ja kontode kaupa (pearaamat). Raamatupidamisregistreid säilitatakse kirjalikku taasesitamist võimaldaval infokandjal.

(3) Raamatupidamisarvestuses kasutatakse raamatupidamistarkvara, kus peetakse arvestust tegevusalade lõikes. Andmed salvestatakse valla serveris ning andmetest tehakse automaatselt koopiad igal ööl. Varunduse eest vastutab arendusosakond.

§ 11. Majandustehingute kirjendamine

(1) Vallavalitsusel ja hallatavatel asutustel on ühine üldeeskirjast tulenev tehingupartneri kood 154101.

(2) Raamatupidamiskirjend peab sisaldama järgmisi andmeid:

1) majandustehingu kuupäev;

2) kirjendi järjekorranumber;

3) debiteeritavad ja krediteeritavad kontod ning summad;

4) majandustehingu lühikirjeldus;

5) tehingupartneri- ja tegevusala kood, kulu või tulu liik, vajadusel muu tunnus;

6) viide kirjendi aluseks olevale alg- või koonddokumendile.

(3) Algdokumendid peavad vastama raamatupidamise seaduse nõuetele. Nende sisu ja vorm peavad vajaduse korral võimaldama sõltumatule osapoolele tõendada majandustehingu toimumise asjaolusid ja tõepärasust. Algdokument peab sisaldama vähemalt järgmisi andmeid:

1) dokumendi nimetus ja number;

2) majandustehingu toimumise aeg;

3) majandusliku sisu kirjeldus;

4) arvnäitajad (nt kogus, hind ja summa);

5) tehingu osapooli identifitseerida võimaldavad andmed.

(4) Algdokumentide põhjal koostatud koonddokumentidele kohaldatakse algdokumendile kehtestatud nõudeid.

(5) Ebakorrektne raamatupidamiskirjend parandatakse paranduskirjendiga, mis peab sisaldama paranduse põhjust ning viidet parandatavale algdokumendi ning raamatupidamiskirjendi numbrile. Kui parandus ei põhine algdokumendil, koostab pearaamatupidaja parandust selgitava raamatupidamisõiendi.

§ 12. Algdokumentide käive ja esitamise tähtajad

(1) Dokumendid kooskõlastatakse, kinnitatakse ja esitatakse rahandusosakonnale esimesel võimalusel, aga mitte hiljem kui käesoleva määruse Lisa 1 tabelis esitatud tähtaegadel.

(2) Seoses riikliku aruandluse koostamisega peavad kõik aruandekuu algdokumendid olema kinnitatud ja esitatud rahandusosakonnale hiljemalt järgmise kuu 20. kuupäevaks ning tehingud kajastatud raamatupidamisarvestuses kulu kuule järgneva kuu 24. kuupäevaks. Andmete esitamisel pärast 20. kuupäeva tuleb informeerida pearaamatupidajat.

§ 13. Ostu- ja müügiarvete kontrollimine ja elektrooniline kinnitamine

(1) Teenuste ja kaupade ostuarvete koostamiseks edastatakse tarnijale tellija registrikood ning kontaktandmed.

(2) Ostuarvete tasumise tingimused peavad reeglina andma võimaluse tasuda vähemalt 14 päeva jooksul pärast arve saamist, tagamaks piisava aja algdokumentide nõuetekohaseks kontrollimiseks ja kooskõlastusringi läbimiseks.

(3) Ostuarved kinnitatakse ja säilitatakse elektrooniliselt e-arvekeskuses.

(4) Kinnitamine toimub läbi ametliku e-posti aadressi või e-arvekeskuse infosüsteemi sisse logides. Kaarditehingute kinnitamine toimub e-kirja teel enne tehingu tegemist.

(5) Kuludokument peab läbima vallavanema üldkäskkirjaga „Valdkondade eest vastutavad ja allkirjaõiguslikud isikud“ määratud kooskõlastusringi, mis koosneb vähemalt kahest isikust.

(6) Välisrahastusega seotud projektide üldkulud, mille kohta aruandlust ei ole vaja rahastajale esitada, kooskõlastatakse kirjalikult enne kulu tegemist vallavanemaga. Kuludokumentide esimene kinnitaja on projekti läbiviimise eest vastutav isik.

(7) Tehingu sisu eest vastutavaks isikuks võib olla vallavalitsuse teenistuja või hallatava asutuse töötaja, kes on seotud kulu tegemisega ning oma kinnitusega vastutab selle eest, et on kulu sisulise kontrolli läbi viinud.

(8) Tehingu sisu eest vastutav isik (esimesena kinnitaja) vastutab, et:

1) dokument vastab algdokumendile esitatavatele nõuetele;

2) dokument kajastab majandustehingut õigesti;

3) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele;

4) tehing on seaduspärane ja vajalik.

(9) Ülekande eest vastutav isik (teine kinnitaja) vastutab, et:

1) tehing on kooskõlas eelarvega;

2) tehing on seaduspärane ja otstarbekohane;

3) dokumendile on lisatud õige konteering koos kõigi vajalike tunnustega;

4) dokumendile on lisatud kulu täpsustavad selgitused juhul, kui kulu täpsem sisu ei kajastu dokumendil;

5) dokumendile on lisatud arvele võetava vara soetamisel vara eest vastutava isiku andmed, kelle arvele vara kantakse.

(10) Volikogu kuludokumendi menetlemine toimub vastavalt valla põhimäärusele ja volikogu esimehe käskkirjale ning teistele õigusaktidele.

(11) Rahandusosakonna teenistuja, kelle ametijuhendis on vastavad ülesanded märgitud, tagab dokumentide kontrollimisel ning ülekandedokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja korrektse sisestamise raamatupidamistarkvarasse:

1) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo ja majandusinfo täiendavaks liigendamiseks kasutatavate koodide õigsus;

2) tekkepõhine periood ja maksetähtpäev (v.a juhul, kui arve ei ole esitatud rahandusosakonnale tähtajaliselt);

3) ostutehing on kinnitatud vastavalt kehtivale korrale.

(12) Hallatava asutuse juhi tehtud või temaga seotud tehingud kinnitab valdkondliku struktuuriüksuse juht.

(13) Vastutavatel isikutel on keelatud sooritada tehinguid, teha kulusid ja kinnitada raamatupidamise algdokumente, mis on seotud iseendaga või seotud isikutega ning huvide konfliktiga seotud tehinguid. Samuti ei või vastutavad isikud volitada oma alluvaid tegema vastavaid tehinguid enda asemel.

(14) Rahandusosakonna teenistuja võib suunata kooskõlastusringi läbinud kuludokumendi täiendavaks kinnitamiseks vallavanemale, abivallavanemale või struktuuriüksuse juhile, kui tegemist võib olla erisoodustusega või muul põhjendatud juhul.

(15) Vajalikud lisadokumendid (nt leping, tööde vastuvõtu akt, sõidupäevik vm) lisab e-arvekeskuses oleva arve juurde kinnitaja.

(16) Kui ostuarve ei vasta kokkulepitud tingimustele, lisab tehingu sisu eest vastutav isik e-arvekeskuses arve mittevastavuse kohta kommentaari ning teavitab rahandusosakonna vastavat teenistujat, kes tagastab arve saatjale koos lisatud kommentaariga.

(17) Kui ostuarve on suunatud kinnitajale, kelle vastutusvaldkonda arve ei kuulu, siis teavitab ta rahandusosakonna vastavat teenistujat, kes suunab arve edasi õigele kinnitajale.

(18) Müügiarvete saatmine ja säilitamine toimub e-arvetena läbi e-arvekeskuse.

§ 14. Sularaha arvestus

(1) Sularaha kassa on vallavalitsusel ja arvestust peetakse Eesti Vabariigis kehtivas vääringus.

(2) Lihtsustatud sularaha arvestust on lubatud pidada hallatavates asutustes, kes tegelevad osalustasude kogumisega ning ühekordsete tasuliste teenuste osutamise ja müügiga.

(3) Sularahatehinguid teostav isik on materiaalselt vastutav isik, kellel on õigus sularaha vastu võtta ja välja maksta, kohustus selle üle nõuetekohaselt arvet pidada ja vastutust kanda (edaspidi vastutaja). Vastutus tuleneb vastutaja ametijuhendist või temaga sõlmitud materiaalse vastutuse lepingust.

(4) Hallatava asutuse sularahatehinguid teostab ja materiaalselt vastutav isik on asutuse juht või tema määratud isik.

(5) Vallavalitsuse kassa arvestust peab rahandusosakonna teenistuja, kelle ametijuhendis on vastavad ülesanded märgitud, tema puudumisel teostab sularahatehinguid pearaamatupidaja.

(6) Vallavalitsuse kassast on lubatud välja maksta sotsiaaltoetusi. Hallatavatel asutustel ei ole väljamaksete tegemine kogutud sularahast lubatud.

(7) Vallavalitsuse sularahatehingu puhul koostatakse kassa sissetuleku ja väljamineku order. Sularaha võetakse kassasse sissetuleku orderiga, mille teine pool antakse maksjale. Sissetuleku orderil peab kajastama makse teostaja andmeid ja tehingu sisu, orderi allkirjastab vastutaja. Sularaha makstakse kassast välja kinnitatud algdokumendi alusel ning vormistatakse kassa väljamineku order, mille allkirjastavad raha saaja, vastutaja ning pearaamatupidaja.

(8) Lihtsustatud sularaha arvestuse korral (nt meenete, viiviste ja trahvide vms eest tasumisel) koostab vastutaja iga makse kohta sularaha makset tõendava dokumendi ning nende põhjal allkirjastatud koondaruande.

(9) Huviringide, ekskursioonide, õppevahendite, koolivormide vms eest on lubatud raha koguda nimekirja alusel, kuhu maksja kirjutab maksmise kuupäeva ja allkirja.

(10) Valla korraldatavatel tasulistel sündmustel müüakse pileteid vallavalitsuse kehtestatud hinnaga. Piletite/käepaelte kohta peetakse arvestust vastavalt numeratsioonile eraldi pileti liikide lõikes (lisa 2). Pärast sündmuse toimumist koostatakse aruanne müüdud piletite arvu ja rikutud piletite kohta (lisa 3). Rikutud piletid säilitatakse koos aruandega.

(11) Hallatava asutuse juht või vastutaja toob laekunud sularaha ja alusdokumendid (olemasolul) vallavalitsuse kassasse vähemalt üks kord kuus.

(12) Kui kalendrikuu jooksul ei ole ette näha suuremat väljamakset, siis viivad kassapidaja kohuseid täitev rahandusosakonna teenistuja ja pearaamatupidaja kassast 500 eurot ületava summa Viimsi valla arvelduskontole pangas.

(13) Kassadokumentidele ei tohi teha parandusi.

§ 15. Kaardimakseterminalid

(1) Kaardimakseterminale kasutatakse osalustasude ja teiste tasuliste teenuste müügitulu kogumiseks, et vähendada sularahatehinguid.

(2) Kaardimakseterminali kasutusele võtmiseks esitab hallatava asutuse juht taotluse pearaamatupidajale.

§ 16. Pangatehingud

(1) Rahaliste vahendite hoidmiseks ja arvelduste tegemiseks kasutatakse pangas arvelduskontosid.

(2) Pangaarveldusteks kasutatakse internetipanka.

(3) Taotluse pangaõiguste avamiseks, milles peab olema märgitud teenistuja nimi, limiit ja õiguste kirjeldus, esitab rahandusosakonna juhataja. Taotluse kinnitab vallavanem, mille alusel korraldab peaökonomist pangaõiguste avamise (sh pangakaardid).

(4) Rahaliste ülekannete tegemisel osalevad võimalusel kaks isikut. Elektrooniliste ülekannete tegemiseks on õigused jaotatud nii, et üks isik ei saa ainuisikuliselt ülekannet teostada, selleks on ülekannet sisestav isik erinev ülekannet aktsepteerivast isikust.

(5) Selgitamata laekumised kantakse tagasi ühe kuu jooksul.

(6) Raamatupidamises kajastatud pangakontode saldosid võrreldakse igapäevaselt panga tegelike saldodega. Pangatehingud kajastatakse raamatupidamises hiljemalt järgmisel tööpäeval koos kõikide vajalike tunnustega.

§ 17. Tehingud pangakaartidega

(1) Vallavalitsuse pangakaarti kasutatakse maksete sooritamiseks vaid erijuhtudel, ainult siis, kui tavapärase pangaülekandega tasumine ei ole võimalik.

(2) Pangakaart väljastatakse teenistujale (edaspidi kaardi valdaja), kellel on vaja tööülesannetest tulenevalt sooritada käesoleva paragrahvi lõikes 1 nimetatud makseid. Taotluse pangakaardi väljastamiseks, milles peab olema märgitud teenistuja nimi, maksimumlimiit ja kaardi kasutamise tähtaeg, esitab struktuuriüksuse juht. Vallavanema kinnitatud taotluse alusel tellib kaardi pearaamatupidaja. Taotlused säilitatakse dokumendihaldussüsteemis.

(3) Pangakaart suletakse kasutusvajaduse lõppemisel, kaardi valdaja tööülesannete muutumisel või töölt lahkumisel. Info kaardi sulgemiseks esitab pearaamatupidajale struktuuriüksuse juht.

(4) Kaarditehingute kinnitamine toimub e-kirja teel enne teenuse tellimist ja tehingu tegemist, ning kinnitus peab vastama sise-eeskirja § 13 lõigetes 4–9 toodud nõuetele.

(5) Kaardi valdaja on kohustatud esitama rahandusosakonnale aruande (lisa 4), millele on lisatud pangakaardiga tehtud tehingute aluseks olevad algdokumendid ning kulu tegemisele eelnenud e-kirja teel toimunud kooskõlastusringi dokumendid hiljemalt pangatehingule tegemisele järgneva kuu viiendaks tööpäevaks.

(6) Pangakaardiga tehtud tehingu kajastab rahandusosakonna teenistuja, kelle ametijuhendis on vastavad ülesanded märgitud, kulu tegemisele järgneval päeval nõudena kaardi valdaja vastu.

(7) Pärast käesoleva paragrahvi lõikes 5 nimetatud aruande esitamist sisestab rahandusosakonna teenistuja, kelle ametijuhendis on vastavad ülesanded märgitud, nõuetele vastavad algdokumendid koos kinnitamist tõendava kirjavahetusega e-arvekeskusesse, kus need säilitatakse. E-arvekeskusesse sisestatud algdokumentide ulatuses vähendatakse nõuet kaardi valdaja vastu ning kulu kajastatakse vastavalt tehingu kinnitusele.

(8) Aruande tähtaegselt esitamata jätmisel või nõuetekohaste kulu tõendavate dokumentide puudumisel, esitab rahandusosakonna töötaja, kelle ametijuhendis on vastavad ülesanded märgitud, kaardi valdajale arve kulude hüvitamiseks viie tööpäeva jooksul.

(9) Kaardi valdaja ei tohi anda kaarti ega kaardi andmeid teise isiku käsutusse ning vastutab kaardi säilimise, sihipärase ja nõuetekohase kasutamise eest. Isiklike kulude tegemine kaardiga on keelatud.

(10) Kaarditehingute kuludokumentide korduval mittetähtaegsel esitamisel või tööga mitteseotud kulude tegemisel pangakaart suletakse ning kaardi valdajal tuleb tehtud kulud hüvitada.

§ 18. Tulude kajastamine

(1) Tulude kajastamine toimub vastavalt üldeeskirjale. Tulud kajastatakse selle üksuse finantsarvestuses, kelle majandustegevuse tulemusel tulu tekkis.

(2) Maksutulud kajastatakse tekkepõhiselt. Tulud riiklikest maksudest kajastatakse vastavalt maksude edasiandja teatisele. Reklaamimaks kajastatakse deklareeritud tulu laekumisel. Muud kohalikud maksud tasutakse läbi infosüsteemi OPIS ning kajastatakse makse laekumisel või esitatud arve alusel.

(3) Muude tuludena kajastatakse kasum/kahjum varude ja põhivara müügist, võlalt arvestatud intressitulu, tulud loodusressursside kasutamisest, trahvitulud, saastetasud ning muud eespool nimetamata tulud.

(4) Loodusressursside kasutamise eest laekuvad tulud kajastatakse tasude edasiandja teatise alusel.

§ 19. Toetuste liigid

(1) Toetustena käsitletakse saadud vahendeid (saadud toetused), mille eest ei anta otseselt vastu kaupu ega teenuseid, ning antud vahendeid (antud toetused), mille eest ei saada otseselt vastu kaupu ega teenuseid.

(2) Toetused jaotatakse järgmisteks liikideks:

1) sotsiaaltoetused – toetused füüsilistele isikutele, v.a toetused ettevõtluseks;

2) sihtfinantseerimine – teatud projektipõhisel sihtotstarbel saadud ja antud toetused, mille puhul määratakse selle eesmärk koos mõõdikutega eesmärgi täitmise jälgimiseks, ajakava ja rahaline eelarve ning toetuse andja nõuab toetuse saajalt detailset aruandlust raha kasutamise kohta ning raha ülejääk tuleb maksta toetuse andjale tagasi;

3) tegevustoetused – antud ja saadud toetused, mis antakse toetuse saajale lähtudes tema põhikirjalistest ülesannetest ja arengudokumentides määratud eesmärkidest.

(3) Sihtfinantseerimise liigid on:

1) kodumaine sihtfinantseerimine – residentidelt, sh teistelt avaliku sektori üksustelt saadud ja neile antud sihtfinantseerimine, v.a nende kaudu vahendatud välismaine sihtfinantseerimine;

2) välismaine sihtfinantseerimine – mitteresidentidelt, sh rahvusvahelistelt organisatsioonidelt saadud sihtfinantseerimine;

(4) Sihtfinantseerimine jaotatakse tegevuskulude ja põhivara sihtfinantseerimiseks. Põhivara sihtfinantseerimise põhitingimuseks on, et selle saaja peab ostma, ehitama või muul viisil soetama põhivara.

§ 20. Kajastamise põhimõtted

(1) Toetus kajastatakse esmakordselt raha ülekandmisel või laekumisel või sihtfinantseerimisega seotud nõuete, kohustiste, tulude ja kulude arvele võtmise kuupäeval.

(2) Sihtfinantseerimise andjad ja vahendajad kajastavad antud ja vahendatud sihtfinantseerimist kuludes (vahendajad ka tuludes) samades perioodides kui toetuste saajad.

(3) Kui toetus kehtestatakse perioodiliselt makstavana (nt sotsiaaltoetused), võetakse toetus kuluna või tuluna arvele selles kuus, mille eest oli ta ette nähtud.

(4) Kui toetuse andja ja saaja on mõlemad avaliku sektori üksused, peavad nad kokku leppima toetuse liigi ning kannete tegemisel kasutatavad kontod ja tekkepõhised kuupäevad. Kui toetuse vahendaja kajastab toetust oma tulemiaruandes tuluna ja kuluna, kajastavad toetuse andja ja saaja kumbki tehingupartnerina alati vahendajat ning vahendaja näitab tuludes tehingupartnerina toetuse andjat ja kuludes tehingupartnerina toetuse saajat.

(5) Tegevuskulude katteks saadud ja antud sihtfinantseerimist võib kajastada arvestuse lihtsustamise eesmärgil laekumisel koheselt tuluna ja ülekandmisel koheselt kuluna, kui lepingujärgne summa on väiksem üldeeskirjas sätestatud põhivara kapitaliseerimise alampiirist.

(6) Tegevustoetusi kajastatakse toetuse andja poolt raha ülekandmisel kuluna kontorühmas 452 ja toetuse saaja poolt tuluna raha laekumisel kontorühmas 352.

§ 21. Toetuste eraldamine

(1) Toetuse taotluse vastavust nõuetele ja taotleja eelnevate kohustuste täitmist, sh aruannete esitamist kontrollib vastava valdkonna eest vastutav teenistuja. Kontrolli läbinud ja nõuetele vastavad taotlused esitatakse vallavalitsusele toetuse eraldamise otsustamiseks, kui õigusaktis ei ole sätestatud teisiti.

(2) Vastavalt vallavalitsuse korraldusele ja valla eelarves eraldatud vahenditele sõlmitakse toetuse saajaga toetuse kasutamise leping, milles sätestatakse:

1) toetuse kasutamise sihtotstarve;

2) toetuse kasutamise periood;

3) toetuse väljamaksmise tähtaeg;

4) aruande esitamise tähtaeg.

(3) Rahandusosakonnale esitab toetuse kasutamise lepingu väljamakse tegemiseks ja vajalikud aruanded raamatupidamises kannete tegemiseks vastava valdkonna eest vastutav teenistuja, kes jälgib ja kontrollib lepingu täitmist, aruannete esitamist ja nõuetele vastavust. Lepingut ei sõlmita, kui aruanne on esitamata või muud kohustused täitmata.

§ 22. Projektides osalemine, saadud vahendite kajastamine

(1) Projektide algatamine, nendes osalemine ja saadud vahendite kasutamine toimub vastavalt Viimsi Vallavolikogu määrusele „Viimsi valla projektides osalemise kord“.

(2) Valdkonna eest vastutav teenistuja edastab peaökonomistile volikogu või vallavalitsuse otsuse projekti rahastuse taotlemise ja projektis osalemise otsustamise kohta ning hallatava asutuse juhi otsuse projektis osalemise kohta, mis ei ületa eelarveaastat ja mille elluviimiseks on vajalikud vahendid eelarves olemas.

(3) Peaökonomist loob raamatupidamisarvestuses tulude ja kulude eristamiseks projekti koodi ning edastab selle projektijuhile ja teavitab sellest rahandusosakonna teenistujaid.

(4) Kui projekti nõuetest tulenevalt erineb projekti kulude ja tulude kajastamine ning aruandlus käesolevas sise-eeskirjas kirjeldatud põhimõtetest, siis teavitab projektijuht sellest rahandusosakonda projekti algatamisel.

(5) Rahandusosakonna teenistuja teostab vastavalt ametijuhendis märgitud ülesannetele projektijuhilt ja teistelt projekti partneritelt õigeaegselt saadud ning vastavalt nõuetele koostatud ja kinnitatud algdokumentide alusel raamatupidamiskanded lähtudes sihtfinantseerimise kajastamise põhimõtetest.

(6) Projektijuhi või projekti partneri edastatud sihtfinantseerimise teatise alusel tehtud kulude ulatuses teeb pearaamatupidaja hiljemalt 31. detsembri seisuga järgneva aasta 20. jaanuariks tulu kande vallavalitsuse osas. Partnerite osas tehakse arvestuskuu seisuga tulu ja kulu kanded järgneva kuu 25. kuupäevaks.

(7) Projektijuht esitab rahandusosakonnale projekti heakskiidetud vahe- ja lõpparuanded, mille alusel tehakse vajalikud lõpetamiskanded.

(8) Projekti aruandluseks vajalikud algdokumendid ja raamatupidamisdokumentide väljavõtted väljastab rahandusosakonna teenistuja vastavalt ametijuhendis märgitud ülesannetele.

§ 23. Kulude kajastamine

(1) Kulud kajastatakse tekkepõhiselt vastavates kontogruppides 4, 5 ja 6, eristades neid kulu liigi ja tegevusala koodiga.

(2) Kulude edasiandmise kajastamisel lähtutakse üldeeskirja põhimõtetest ja rahandusministeeriumi juhenditest. Kolmandate isikute eest tasutud ja nende poolt samas summas hüvitatavad kulud kajastatakse esmalt kohustisena arve esitaja vastu ja tema TP koodiga. Nõue kolmandate isikute vastu võetakse arvele selle TP koodiga, kellele kulu edasi antakse, vähendades kajastatud kulu. Vastava informatsiooni kulude hüvitamise kohta märgib arve aktsepteerija kommentaariks arvele.

§ 24. Tööjõukulud

(1) Tööjõukulusid kajastatakse tekkepõhiselt kontogrupis 5000-5008 tegevusalade kaupa perioodis, mille eest kulu arvestati.

(2) Tööjõukuludest kinnipeetud maksud kajastatakse kohustisena kontogrupis 2030 selles perioodis, millises tekkis maksukohustus, st deklareeritud maksukohustus. Kui arvestatud töötasu makstakse välja järgmisel kuul, eraldatakse kinnipeetud maksud töötasu võlgnevuse kontorühmast 2020 maksuvõlgade kontogruppi 2030 selles kuus, millal tasu välja maksti.

(3) Tulumaksuvaba tulu arvestatakse vallavalitsuse teenistuja ja hallatava asutuse töötaja allkirjastatud avalduse alusel.

(4) Palga, lisatasu, preemia, puhkusetasu ning muude tasude ja hüvitiste arvestamise aluseks on volikogu või vallavalitsuse õigusaktid, vallavanema ja hallatavate asutuste juhtide käskkirjad, lepingud või teatised lepingute sõlmimise kohta (lisa 5 ja 6) ja tööaja arvestamise tabelid.

(5) Töötasu arvestamiseks vajalikud dokumendid esitatakse rahandusosakonnale allkirjastatult arvestuskuu viimaseks tööpäevaks.

(6) Volikogu liikmete ja volikogu komisjoni liikmete hüvitised arvestatakse volikogu kantselei juhataja koostatud ja kinnitatud esildiste alusel.

(7) Palk ja muud tasud makstakse üks kord kuus ülekandega vallavalitsuse teenistuja ja hallatava asutuse töötaja allkirjastatud avalduses määratud pangakontole järgmiselt:

1) vallavalitsuse teenistujatele arvestuskuule järgneva kuu esimesel tööpäeval;

2) üldhariduskoolide töötajatele arvestuskuule järgneva kuu viiendal kalendripäeval;

3) punktis 1 ja 2 nimetamata hallatavate asutuste töötajatele arvestuskuule järgneva kuu neljandal kalendripäeval;

(8) Volikogu tasud makstakse üks kord kuus arvestuskuule järgneva kuu esimesel tööpäeval ülekandega volikogu ja volikogu komisjoni liikmetele avalduses määratud pangakontole.

(9) Puhkusetasud makstakse välja hiljemalt eelviimasel tööpäeval enne puhkuse algust või poolte kokkuleppel, kuid mitte hiljem kui puhkuse kasutamisele järgneval palgapäeval.

(10) Puhkusetasu väljamaksmise aluseks on puhkuste ajakava või käskkiri, mille esitab rahandusosakonnale asutuse juht või tema volitatud isik kolm tööpäeva enne puhkuse algust.

(11) Töövõimetushüvitise arvestamise algdokument on töövõimetusleht. Haigushüvitist arvutatakse Vabariigi Valitsuse määrusega kehtestatud keskmise töötasu maksmise tingimuste ja korra alusel ning Viimsi Vallavolikogu otsuse alusel.

(12) Töövõimetuslehtede vaatamiseks ja esitamiseks annab riigiportaali eesti.ee andmebaasi kasutaja õigused asutuse juht rahandusosakonna teenistujale, kelle ametijuhendis on vastavad ülesanded märgitud, kes täiendab töövõimetuslehte töötasu summaga ja edastab töövõimetuslehe tervisekassale.

(13) Teenistus- või töösuhte lõppemisel edastatakse asutuse juhi käskkiri või teatis (lisa 7) töölepingu lõpetamise kohta rahandusosakonnale hiljemalt kaks tööpäeva enne lõpparve maksetähtaega.

(14) Kasutamata puhkusepäevade ja välja maksmata puhkusetasude kohustist hinnatakse ümber üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga. Vastava aruande esitab rahandusosakonnale personalitöö eest vastutav isik või asutuse juht hiljemalt 10. jaanuariks.

(15) Palgalehed koostatakse eelarve tegevusalade ja projekti nõuetest tulenevalt projektide lõikes.

(16) Vallavalitsuse teenistujale ja hallatava asutuse töötajale saadetakse tema antud e-posti aadressile palgateatis.

(17) Erisoodustuste mõistet kasutatakse tulumaksuseaduses sätestatu alusel. Erisoodustusi ja nendelt arvestatud maksukulusid kajastatakse personalikulude kontogruppides 505 ja 506.

(18) Erisoodustusena käsitletavate kulude algdokumentidel peab olema selgitus selle kohta, mis eesmärgil on kulu tehtud. Erisoodustuse maksuarvestuse andmed sisestab raamatupidamistarkvarasse rahandusosakonna teenistuja, kelle ametijuhendis on vastavad ülesanded märgitud.

§ 25. Muud tegevuskulud

(1) Lähetus hõlmab töö-, teenistus- ja koolituslähetusi ning lähetuskulude arvestamise ning väljamaksmise aluseks on asutuse juhi käskkiri või volikogu otsus ja lähetuskulude aruanne (lisa 8). Avansilise makse väljamakse korraldus vormistatakse vajadusel koos lähetuse käskkirjaga.

(2) Avansiline makse kajastatakse kontol 103920 deebetis. Töö- ja teenistuslähetuse kulud kajastatakse kontogrupis 5503 jaotatuna vastavatel kontodel ja koolituslähetused kontogrupis 5504 jaotatuna vastavatel kontodel.

(3) Majanduskulude allkirjastatud aruanne (lisa 9) koos tehingut tõendavate dokumentidega esitatakse rahandusosakonnale kulu tegemisele järgneva kuu viiendaks tööpäevaks.

(4) Rahandusosakonna teenistuja, kelle ametijuhendis on vastavad ülesanded märgitud, sisestab majandus-, ja lähetuskulu aruande koos algdokumentidega e-arvekeskusesse ja saadab kooskõlastusringile.

(5) Isikliku sõiduauto töö- ja ametisõitudeks kasutamise kulud hüvitatakse seaduses ettenähtud korras. Isikliku sõiduauto kasutamise kulude ja nendega kaasnevate mobiilse parkimise kulude arvestamise ja maksmise aluseks on vallavanema, hallatava asutuse juhi või volikogu esimehe käskkiri ja sõidupäevik.

(6) Sõidupäevik esitatakse rahandusosakonnale kinnitatud vormil kulude tegemise kuule järgneva kuu teiseks tööpäevaks. Parkimise kulud, mis ei kajastu sõidupäevikus tuleb kulu tegijal tasuda esitatud arve alusel.

(7) Riigilõivu tasumiseks edastab tehingu eest vastutav isik rahandusosakonnale e-kirjaga maksekorralduse ja viitab e-kirjas tehingu alusdokumendile ja sisule.

§ 26. Varade arvestus

(1) Vara kajastatakse raamatupidamistarkvaras selle hallatava asutuse või valdkonna tegevusala koodiga, kes vara kasutab.

(2) Vallavalitsuse bilansis ei kajastata varasid, mille soetusmaksumust ega õiglast väärtust ei ole võimalik usaldusväärselt mõõta. Selliste varade olemasolu (võimalusel koos hinnanguga nende võimaliku väärtuse kohta) kajastatakse bilansivälistel kontodel ja avalikustatakse valla konsolideerimisgrupi majandusaasta aruandes.

§ 27. Osalused valitseva mõju all olevates üksustes ning konsolideerimine

(1) Valitseva mõju all olevateks üksusteks loetakse sihtasutused, mittetulundusühingud ja äriühingud, milles vallavalitsusel on võimu otsustada äritegevuse finants- ja äripoliitika üle.

(2) Konsolideerimisgrupis oleva tütarettevõtte nõukogu esimees annab vallavalitsusele ülevaate asutuse tegevusest ja finantsseisundist üks kord kvartalis. Konsolideerimisgrupi sisese finantsalase informatsiooni koordineerimise ja vahendamisega tegeleb rahandusosakond.

(3) Alates 01.01.2004 omandatud osalusi valitseva mõju all olevates üksustes kajastatakse vallavalitsuse aruannetes soetusmaksumuses, korrigeerides seda vajadusel allahindlusega.

(4) Osalusi kajastatakse kontorühmas 150. Konsolideerimisel ja osaluste kajastamisel lähtutakse RTJ 11 põhimõtetest.

(5) Konsolideeritud aruandes liidetakse ema- ja tütarettevõtete finantsnäitajad rida-realt, elimineerides kõik kontsernisisesed nõuded ja kohustised, kontsernisisesed tehingud ning nende tulemusel tekkinud kasumid/kahjumid.

(6) Konsolideeritud aruannet koostades veendutakse, et kõikide tütarettevõtete aruanded oleksid koostatud samadel põhimõtetel kui emaettevõtte aruanded.

§ 28. Nõuded ostjate vastu

(1) Nõuded kajastatakse tekkepõhiselt ning on jaotatud lühi- ja pikaajalisteks, lähtudes sellest, kas vara eeldatav valdamine kestab arvestatuna bilansikuupäevast kuni üks aasta või kauem, lähtudes RTJ 3 nõuetest.

(2) Nõuded kajastatakse raamatupidamistarkvaras erinevate kontode lõikes, mis täpsustatakse tegevusalade koodidega.

(3) Nõude koostamiseks vajalikud andmed on:

1) majandustehingu toimumise aeg;

2) majandusliku sisu kirjeldus;

3) arvnäitajad (nt kogus, hind ja summa);

4) viide hinna kehtestamise õigusaktile;

5) arve saaja andmed (nimi, registrikood/isikukood, tehingupartneri kood, kontaktandmed).

Nõude koostamiseks vajalike andmete esitamise eest vastutavad hallatavate asutuste ja vallavalitsuse struktuuriüksuste juhid.

(4) Ühekordsete teenuste (nt laager) osutamise või sündmuste eest esitatakse arved enne teenuste osutamist või sündmuse toimumist. Teenuse või kauba pakkuja või sündmuse korraldaja esitab rahandusosakonna teenistujale, kelle ametijuhendis on vastavad ülesanded märgitud, arve esitamiseks vajaliku alusdokumendi selliselt, et rahandusosakonna teenistujal jääb mõistlik aeg arve koostamiseks ja ettemaksuarve saajal selle tasumiseks. Arve peab olema laekunud enne teenuse osutamist või sündmuse toimumist.

(5) Haridus- ja huviharidusteenuse arveldamise aluseks teiste kohalike omavalitsustega on jooksva kuu 10. kuupäeva seisuga EHISes olevad andmed ja õpilaskoha maksumus. Üldhariduse vanemspetsialist kontrollib andmed, lisab rahalised arvestused ning edastab need rahandusosakonnale.

(6) Huviharidusteenuse arveldamise aluseks teiste kohalike omavalitsustega on vallavalitsuse kinnitatud õpilaskoha maksumus ja EHISes olevad andmed seisuga 1. november (arveldusperiood september–detsember) ja 1. jaanuar (arveldusperiood jaanuar–mai). Huvihariduse vanemspetsialist kontrollib andmed, lisab rahalised arvestused ning edastab need rahandusosakonna vastavale teenistujale.

(7) Hallatava asutuse valduses oleva vara väljaüürimisel esitab hallatava asutuse juht või tema määratud isik rahandusosakonna teenistujale, kelle ametijuhendis on vastavad ülesanded märgitud, andmed lepingu sõlmimise kohta kolme tööpäeva jooksul pärast lepingu sõlmimist ja jooksva kuu arve väljastamiseks vajalikud andmed kuu kolmandaks tööpäevaks.

(8) Huvikoolide vastutavad isikud esitavad õppeaasta alguses õpilaste nimekirjad koos arvete alusandmetega rahandusosakonna teenistujale, kelle ametijuhendis on vastavad ülesanded märgitud, hiljemalt 20. septembriks. Nimekirjades toimunud muudatustest tuleb teavitada hiljemalt kolm tööpäeva enne arvelduse perioodi algust. Arved väljastatakse kuu (v.a september) viie esimese tööpäeva jooksul jooksva kuu eest õppemaksu ja muude tasude eest.

(9) Hallatava asutuse juht või tema määratud isik esitab rahandusosakonna teenistujale, kelle ametijuhendis on vastavad ülesanded märgitud, iga kuu kolmandaks tööpäevaks eelmise kuu koondtabeli lasteaiarühmade kaupa, laste isikustatud andmetega tegelike toidukordade kohta. Kohatasu arvestamiseks esitab haridusosakonna teenistuja samaks tähtajaks laste isikustatud andmed koos kohatasu määraga. Esitatud andmete alusel koostab rahandusosakonna teenistuja, kelle ametijuhendis on vastavad ülesanded märgitud, arve eelneva kuu kohatasu eest ja tegelike toidukordade järgi toiduraha eest.

(10) Haridusosakond esitab rahandusosakonna teenistujale, kelle ametijuhendis on vastavad ülesanded märgitud, arvestuskuule järgneva kuu kolmandaks tööpäevaks andmed lasteaia kohatasu soodustuse saajate kohta soodustuste liikide ja ulatuse lõikes.

(11) Kui väljastatud arve on vigane või ei ole osutatud teenust täies mahus või üldse mitte, korrigeeritakse nõuet kreeditarvega. Kreeditarvel tuleb ära näidata, millist arvet korrigeeritakse. Kreeditarved koostatakse hallatava asutuse juhi või osakonna juhi kinnitatud põhjendatud esildise alusel.

(12) Arvestite näidud, mis on aluseks rentnikele arvete esitamiseks, tuleb fikseerida vastutava isiku poolt kuu viimasel kuupäeval ja edastada andmed teenusepakkujale või vahearvesti puhul rahandusosakonna teenistujale, kelle ametijuhendis on vastavad ülesanded märgitud.

§ 29. Laekumata nõuete arvestus, võlgade menetlemine

(1) Ostjatelt laekumata nõudeid jälgib ja võlglastega tegeleb rahandusosakond pidevalt ja saadab meeldetuletuskirju tähtaegselt laekumata nõuete kohta. Info tasumata arvetest edastatakse hallatavatele asutustele ja vallavalitsuse struktuuriüksustele, kes vajadusel osutavad kaasabi võlgadega tegelemisel.

(2) Rahandusosakonna teenistujad, kelle ametijuhendis on vastavad ülesanded märgitud, jälgivad iga kuu arvete tasumist ja saadavad võlgnikele meeldetuletusi ning kvartali järgneva kuu 15. kuupäeval esitavad tehtud toimingute kohta ülevaate pearaamatupidajale.

(3) Pärast kolmanda meeldetuletuse saatmist koostab arve väljastanud rahandusosakonna teenistuja võlgniku kohta toimiku, kuhu kogutakse kogu võla sissenõudmise käigus kogutud informatsioon.

(4) Kui võlgnik ei teavita vallavalitsust makseraskustest ja ei avalda soovi maksegraafiku sõlmimiseks, algatab rahandusosakonna teenistuja, kelle ametijuhendis on vastavad ülesanded märgitud, maksekäsu kiirmenetluse. Rahandusosakonna teenistujal on õigustasuda pangalingiga maksekäsu kiirmenetluse eest riigilõiv.

(5) Maksekäsu kiirmenetluse alusel tehtud kohtumääruse rikkumisel võlgniku poolt, edastab õigusosakonna vastav teenistuja võlgnevuse edasiseks sissenõudmiseks kohtutäiturile.

(6) Ostjatelt laekumata nõudeid hinnatakse individuaalselt, iga arve laekumise tõenäosust käsitletakse eraldi. Hindamine viiakse läbi üks kord aastas, aruandeaasta lõpul. Nõude hindamisel võetakse arvesse nii aruandeaasta lõpukuupäevaks teadaolevaid kui ka selle järgseid kuni aruande koostamiseni teadaolevaid asjaolusid, mis võivad mõjutada nõude laekumise tõenäosust.

(7) Nõue loetakse ebatõenäoliselt laekuvaks, kui nõue ei laeku kuue kuu jooksul; muul põhjusel kui on teada, et nõue ei laeku või nõude kohtu korras või kohtuvälise sissenõude algatamisel. Nõude laekumise tunnistamine ebatõenäoliseks vormistatakse raamatupidamise õiendiga, millele kirjutavad alla pearaamatupidaja ja rahandusosakonna juhataja.

(8) Ebatõenäoliseks arvatud nõude laekumisel näidatakse varem kajastatud kulu vähendamist perioodis, mil laekumine toimus ning ühtlasi vähendatakse nii nõude enda kui selle kontrakonto saldot.

(9) Kui nõude allahindlus kajastati ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kontol, kuid hiljem selgub, et nõude laekumine on lootusetu, kantakse nii nõue kui ka selle allahindlus vastaval kontrakontol bilansist välja. Täiendavat kulu sel hetkel enam ei teki.

(10) Nõue loetakse lootusetuks, kui puuduvad igasugused võimalused nõude kogumiseks või kui selle tagasinõudmiseks tehtavad kulutused ületavad hinnanguliselt laekumisest saadaolevat tulu. Lootusetute nõuete maha kandmine toimub vastavalt Viimsi Vallavolikogu poolt kehtestatud korrale. Ebatõenäolise või lootusetu nõude laekumine kajastatakse muu tuluna perioodis, millal laekumine toimub.

§ 30. Kinnisvarainvesteeringud

(1) Kinnisvarainvesteeringute kajastamisel lähtutakse RTJ 6 põhimõtetest, arvestades üldeeskirjas toodud erinõudeid.

(2) Kinnisvarainvesteeringuks loetakse ainult sellist maad või hoonet või osa hoonest, mida renditakse välja avalikku sektorisse mittekuuluvale üksusele renditulu teenimise eesmärgil või hoitakse turuväärtuse tõusmise eesmärgil ja mida vallavalitsus ei kasuta oma põhitegevuses.

(3) Kinnisvarainvesteering võetakse bilansis esialgselt arvele tema soetusmaksumuses, mis sisaldab ka soetamisega otseselt seonduvaid tehingutasusid. Kinnisvarainvesteeringu edasisel kajastamisel lähtutakse õiglasest väärtusest. Väärtuse muutused kajastatakse aruandeperioodi tulemiaruandes. Parendused ja remont, mis tõstavad kinnisvarainvesteeringu väärtust võrreldes objekti algse väärtusega, lisatakse kinnisvarainvesteeringu soetusmaksumusele.

(4) Kinnisvarainvesteeringute amortisatsiooni arvestamisel kasutatakse lineaarset meetodit. Amortisatsioonimäär kehtestatakse igale kinnisvarainvesteeringu objektile eraldi, sõltuvalt selle kasulikust tööeast. Rakendatakse amortisatsioonimäärade vahemikku 3–10%.

(5) Kinnisvarainvesteeringu objekt klassifitseeritakse bilansis põhivaraks juhul, kui toimub muutus tema kasutamise eesmärgis ja vara ei vasta enam kinnisvarainvesteeringu definitsioonile. Alates muutumise toimumise kuupäevast rakendatakse objektile selle varade grupi arvestusreegleid, kuhu ta ümber klassifitseeriti.

§ 31. Materiaalne ja immateriaalne põhivara

(1) Materiaalseks ja immateriaalseks põhivaraks loetakse varasid hinnangulise kasuliku tööeaga üle ühe aasta ja soetusmaksumusega vastavalt üldeeskirjas sätestatud põhivara kapitaliseerimise alampiirile, välja arvatud maa, mis võetakse arvele soetusmaksumuses olenemata maksumusest.

(2) Arvestuses lähtutakse RTJ 5 põhimõtetest. Erinõudena ei ole avaliku sektori üksusel lubatud kapitaliseerida materiaalse põhivara maksumusse käibemaksu ja muid tagasisaamisele kuuluvaid makse ja lõive (v.a tööjõukuludelt arvestatud maksud).

(3) Põhivarad, mille kasulik tööiga on üle ühe aasta, kuid mille soetusmaksumus on alla üldeeskirjas sätestatud põhivara kapitaliseerimise alampiiri, kantakse vara kasutusele võtmise hetkel kulusse.

(4) Igal põhivaral on unikaalne number, mille väljastab rahandusosakond vara soetamisel vara eest vastutavale isikule, kes paigutab selle (markeerib) varale nähtavale kohale.

(5) Raamatukogu raamatuid põhivarana arvele ei võeta, nende maksumus kantakse soetamisel kuludesse.

§ 32. Materiaalse ja immateriaalse põhivara arvestus

(1) Põhivara kajastatakse bilansis soetusmaksumuses, millest on maha arvatud akumuleeritud kulum ja võimalikud väärtuse langusest tulenevad allahindlused.

(2) Põhivara võetakse arvele soetusmaksumuses, mis sisaldab ostuhinda ning otseselt soetamisega seotud kulusid (transport, paigaldamine), välja arvatud maksud ja lõivud. Soetusdokumendile lisab sise-eeskirjas § 13 lõikes 9 nimetatud teine kinnitaja e-arvekeskuses vara eest vastutava isiku andmed.

(3) Iga arvelevõetud põhivaraobjekti kohta peetakse arvestust tegevusalade lõikes põhivarakaartidel, millel kajastatakse detailne informatsioon põhivaraga toimunu kohta. Põhivarakaardid on elektroonilised.

(4) Põhivarakaardil on järgmine informatsioon põhivara kohta:

1) kasutuselevõtmise aeg;

2) soetusmaksumus;

3) vastutav isik – vara olemasolu ning sihipärase ja heaperemeheliku kasutamise eest vastutav isik;

4) unikaalne inventarinumber;

5) täpsustav registrikood selle olemasolu korral (nt katastritunnus, aadress, registreerimisnumber);

6) parendustest (renoveerimisel) lisandunud summad ning nende kajastamise aeg;

7) amortisatsiooni kehtiv norm;

8) ajalooliselt arvestatud amortisatsioon (kulum) ja selle konteering.

(5) Parendustega seotud kulutused lisatakse vara soetusmaksumusele ainult juhul, kui need vastavad materiaalse põhivara mõistele ja vara bilansis kajastamise kriteeriumitele ning kulutuste maksumus on vähemalt põhivara kapitaliseerimise alampiirina sätestatud summa. Jooksva hoolduse ja remondiga kaasnevad kulutused kajastatakse perioodi kuluna.

(6) Kui parendusega kaasnes vara olulise osa väljavahetamine, kantakse väljavahetatud osa hinnanguline esialgne soetusmaksumus ja sellele vastav kogunenud kulum põhivara arvelt maha. Parenduste lisamisel põhivara soetusmaksumusele hinnatakse võimalikku vara järelejäänud eluea pikenemist ning olulise muutuse korral korrigeeritakse amortisatsiooni normi.

(7) Teede ja trasside parendused võib võtta arvele iga-aastaste ehitustööde kogumitena, kui neil on ühesugune hinnanguline keskmine kasulik eluiga. Vastavat liiki ehitustööde kogum kantakse maha, kui selle jääkväärtus jõuab nullini.

(8) Lõpetamata ehitised võetakse arvele valdkonna eest vastutava isiku allkirjastatud esildise alusel, kui need ehitised on lõplikult valmis. Esildis peab kajastama vara objekti nimetust, vara eest vastutava isiku andmeid, amortisatsiooni normi ning loetletakse kõik vara objektiga seotud kuludokumendid (nt arve, tööde vastuvõtmise akt, leping).

(9) Põhivara amortisatsiooni arvestatakse iga kuu lineaarsel meetodil alates vara kasutuselevõtmise kuust ning lõpetatakse vara täielikul amortiseerumisel või kasutusest eemaldamise kuule eelneval kuul. Amortisatsioonimäär kinnitatakse igale põhivara objektile eraldi, sõltuvalt selle kasulikust tööeast.

(10) Amortisatsioonimäärad aastas materiaalsetele põhivaradele on järgmised:

1) hooned 2–5%;

2) rajatised 5%;

3) teed 2–8%;

4) teede pindamine 20%;

5) masinad ja seadmed 15–30%;

6) transpordimasinad 7–30%;

7) infotehnoloogia seadmed 20–40%;

8) muu inventar, sisseseade 20–40%;

9) immateriaalne põhivara 5–50%.

(11) Maad ja kunstiväärtusi, mille väärtus aja jooksul ei vähene, ei amortiseerita.

(12) Põhivara müük, tasuta üleandmine ja mahakandmine toimub vastavalt vallavara valitsemise korrale.

§ 33. Bilansiväline vara

(1) Bilansiväliseks varaks loetakse varasid hinnangulise kasuliku tööeaga üle ühe aasta ja soetusmaksumusega 1000 eurot kuni üldeeskirjas sätestatud põhivara kapitaliseerimise alampiir, v.a info- ja kommunikatsioonitehnoloogia seadmed, mis võetakse arvele olenemata maksumusest.

(2) Vara võetakse bilansiväliselt arvele soetusdokumendi alusel soetusmaksumuses ja kantakse kuludesse soetamise hetkel. Soetusdokumendile lisab sise-eeskirja § 11 lõikes 10 nimetatud teine kinnitaja e-arvekeskuses vara eest vastutava isiku andmed.

(3) Pearaamatupidaja peab bilansiväliste varade üle arvestust asutuste ja vastutavate isikute lõikes.

§ 34. Kohustiste arvestus

(1) Kohustiste arvestamisel lähtutakse RTJ 3, RTJ 8 ja RTJ 9 põhimõtetest.

(2) Kohustiste kajastamisel peetakse kinni tekkepõhisuse printsiibist, mille järgi kõik aruandeperioodil tekkinud kohustised kajastatakse aruandeperioodi bilansis.

(3) Vallavalitsuse bilansis ei kajastata kohustisi, mille realiseerumine ei ole tõenäoline või mille suurust ei ole võimalik piisava usaldusväärsusega hinnata. Selliste kohustiste olemasolu (võimalusel koos hinnanguga nende võimaliku väärtuse kohta) kajastatakse bilansivälistel kontodel ja avalikustatakse valla konsolideerimisgrupi majandusaasta aruandes.

(4) Laenukohustusi kajastatakse tulenevalt nende järelejäänud tähtajast lühi- ja pikaajaliste osadena vastavalt kontorühmades 208 ja 258. Laenukohustisena kajastatakse kõik finantseerimistegevuse tulemusena tekkinud võlakohustised, millega kaasneb sellelaadne kulu. Laenukohustiste kajastamisel lähtutakse korrigeeritud soetusmaksumuse meetodist. Intressikulud kajastatakse kontorühmas 650.

(5) Ettemaksena saadud tulu võetakse esmalt arvele kohustisena kontogrupis 2039 ning kantakse tulusse olenevalt perioodist, mille eest tulu saadi.

§ 35. Ettemaksude arvestus ja arveldused aruandvate isikutega

(1) Ettemaksete tasumist tuleb võimaluse korral vältida. Kui ettemakse tegemine on vältimatu, siis kajastatakse seda esmaselt vastava ettemaksusumma ülekandmisel (esitatud, kuid maksmata ettemaksuarveid raamatupidamises ei kajastata) kontogruppides 1038 ja 1039. Kui ettemaksu tegemine on vältimatu, kooskõlastatakse see kirjalikult eelnevalt vastava valdkonna abivallavanemaga või vallavanemaga.

(2) Ettemaksed tulevaste perioodide kulude eest kajastatakse ettemaksu kontol käibemaksuta, käibemaks eraldatakse koheselt kontogruppi 601. Ettemakse kajastatakse kuluna perioodis, mille eest ettemakse tehti.

(3) Aruandvate isikute lõikes peetakse analüütilist arvestust. Avanssi antakse vallavalitsuse teenistujatele või hallatavate asutuste töötajatele asutuse juhi poolt kinnitatud isiku avalduse alusel.

(4) Majanduskuludeks avanssi saanud isik on kohustatud esitama kinnitatud kulude aruande, millele on lisatud kulutusi tõendavad korrektselt vormistatud algdokumendid, vastavalt sise-eeskirjas toodud esitamise tähtaegadele. Avansi kasutamata osa kannab isik aruande esitamisel tagasi vallavalitsuse pangakontole.

(5) Ettemaksena saadud tulu võetakse esmalt arvele kohustisena kontogrupis 2039 ning kantakse tulusse olenevalt perioodist, mille eest tulu saadi.

(6) Muude kohustiste ja ettemaksetena kajastatakse maksuvõlad, viitvõlad, toetuste kohustised, toetusteks saadud ettemaksed ning muud saadud ettemaksed ja tulevaste perioodide kulud. Muude kohustiste ja ettemaksete arvestust peetakse kontorühmas 203.

(7) Erandina võib arvestuse lihtsustamise eesmärgil tulevaste perioodide tulud kanda kohe tuluks ja kulud kohe kuluks, kui arvel või teatisel olev ettemakse summa on väiksem kui põhivara kapitaliseerimise alampiir. Avaliku sektori sisese tehingu korral lepivad pooled kajastamise viisi eelnevalt omavahel kokku.

§ 36. Inventeerimise korraldamine ja tähtajad

(1) Rahandusosakonna teenistuja, kelle ametijuhendis on vastavad ülesanded märgitud, võrdlevad raha jääki bilansis pangaväljavõtte või kassaraamatu saldoga igapäevaselt pärast raha liikumise kohta raamatupidamiskirjendite tegemist.

(2) Nõuete ja kohustiste analüütiliste nimekirjade inventuur viib läbi kord kuus, saldoandmike infosüsteemis võrdleb saldosid tehingupartnerite lõikes pearaamatupidaja.

(3) Kõigi oluliste varade (põhivara ja bilansiväline vara) ja kohustiste põhjalik aastainventuur viiakse läbi vähemalt üks kord aastas sise-eeskirjas kehtestatud korrale.

(4) Aastainventuuri läbiviimist tõendavaks dokumentatsiooniks on saldokinnituskirjad, panga kinnituskirjad, inventeerimise aktid või muud dokumendid, mis tõendavad vara või kohustise kajastamise korrektsust.

§ 37. Sularaha kassa inventuuride läbiviimine

(1) Sularaha pisteline kontroll viiakse läbi rahandusosakonna juhataja määratud isikute poolt vähemalt kaks korda aastas ja inventuur aasta lõpus.

(2) Erakorraline inventuur viiakse viivitamata läbi varguse avastamisel, pärast tulekahju ning materiaalsete isikute vahetumisel, samuti vastutaja äraolekul, kui kassa antakse üle asendajale.

(3) Inventuuri käigus loetakse üle kogu sularaha. Inventuuri tulemuste kohta koostatakse inventuuri akt (lisa 10).

(4) Inventuuri läbi viinud isikute poolt allkirjastatud inventuuri akt esitatakse kassapidaja kohuseid täitvale rahandusosakonna teenistujale, kes kontrollib selle vastavust raamatupidamises kajastuva kassa saldoga ning seejärel kinnitab inventuuri akti ja vajadusel kajastab raamatupidamisarvestuses üle- või puudujäägid.

(5) Inventuuri käigus ilmnenud üle- või puudujääkide kohta lisatakse aktile seletuskiri ning süüdlaste väljaselgitamisel nõutakse puudujäägid neilt sisse. Sularaha puudujääk kajastatakse kuni selle hüvitamiseni kontol „muud nõuded“. Ülejäägid kantakse tuludesse.

§ 38. Materiaalse ja immateriaalse põhivara, bilansivälise vara ning kinnisvarainvesteeringute inventeerimise korraldamine

(1) Aastainventuuride läbiviimist korraldab rahandusosakond.

(2) Kõigi oluliste varade ja kohustuste aastainventuur viiakse läbi 31. oktoobri ning lõpetamata ehitistena arvel oleva vara aastainventuur 31. detsembri seisuga.

(3) Inventeerimise peamiseks eesmärgiks on:

1) tegelike ja raamatupidamises arvestatud varade täpse vastavuse kindlakstegemine, sh varade järelejäänud eluea ja füüsilise seisukorra hindamine, allahindlus- või ümberhindlusvajaduse tuvastamine;

2) üleliigsete, kasutult seisvate, hävinud või kadunud varade kindlaks tegemine ja raamatupidamisarvestusest eemaldamine;

3) raamatupidamises ekslikult arvel mitteolevate varade välja selgitamine ja arvele võtmine.

(4) Erakorralisi inventuure viiakse läbi aasta kestel vastavalt vajadusele. Erakorraliste inventuuride läbiviimise vajadus võib tuleneda näiteks järgmistest asjaoludest:

1) Vallavalitsuse teenistuja ja hallatava asutuse töötaja lahkumisel antakse tema vastutusel olevad varad üle juhi määratud isikule;

2) varguse, tulekahju vm taolise sündmuse toimumisel on selgitatakse välja kadunud või hävinud varad.

(5) Vara eest vastutav isik on asutuse juht, osakonna juhataja või nende poolt määratud isik, kes:

1) omab infot vara seisukorra kohta ning annab inventuuri käigus informatsiooni inventuurikomisjonile;

2) teab vara asukohta;

3) tagab informatsiooni ja algdokumentatsiooni varaga seotud kannete tegemiseks.

(6) Varad kantakse vastutava isiku inventuuri lugemislehele vara soetamisel. Vara eest vastutava isiku vahetumisel korraldab varade üleandmise-vastuvõtmise akti koostamise hallatava asutuse juht ja vallavalitsuse teenistujate lahkumisel vallavalitsuse personaliosakond, mis on aluseks muudatuste tegemiseks inventuuri lugemislehtedel.

(7) Vallavalitsuse korraldusega moodustatakse hiljemalt 15. oktoobriks vallavalitsuse materiaalse ja immateriaalse põhivara ja bilansiväliste varade inventuuri läbiviimiseks vähemalt kolmeliikmeline inventuurikomisjon ja määratakse tähtajad inventuuri läbiviimiseks ning inventuuri lõpetamise aeg.

(8) Hallatava asutuse juht moodustab hiljemalt 15. oktoobriks oma asutuse materiaalse ja immateriaalse põhivara ja bilansiväliste varade inventuuri läbiviimiseks vähemalt kolmeliikmelise inventuurikomisjoni ja esitab komisjoni moodustamise käskkirja rahandusosakonnale kolme tööpäeva jooksul pärast käskkirja vormistamist.

(9) Inventuurikomisjoni liikmed ei ole samaaegselt varade eest vastutavad isikud (vara eest vastutavad isikud osalevad inventuuris selgituste andjana).

(10) Pärast inventuurikomisjoni moodustamist määrab komisjoni esimees inventuuri läbiviimise aja ning teavitab sellest vallavalitsuse rahandusosakonda e-kirja teel.

(11) Vallavanem moodustab käskkirjaga alalise varade mahakandmise komisjoni.

(12) Inventuur toimub raamatupidamise andmetel koostatud ning inventuurikomisjonile väljastatud inventuuri lugemislehtede alusel. Lugemislehed on koostatud vara eest vastutava isiku põhiselt.

(13) Inventuuri käigus loeb inventuurikomisjon põhivara ja bilansivälist vara, veendub nende olemasolus ning töökorras olekus. Lahknevuse tuvastamisel selgitatakse välja põhjus ning teeb lugemislehele vastava märke. Pärast inventuuri läbiviimist koostab vajadusel põhivara või bilansiväliste varade mahakandmise akti ja arvele võtmise kohta esildis.

(14) Inventuurikomisjon hindab inventuuri tegemisel vara kasulikku järelejäänud eluiga. Kasuliku järelejäänud eluea hindamiseks tuleb võrrelda vara tegelikku seisundit (nii füüsilist kui ka moraalset kulumist) ja vara järelejäänud eluiga inventuuri seisuga. Kui need erinevad oluliselt, teeb inventuurikomisjon ettepaneku amortiseerimisaja muutmiseks.

(15) Pärast inventuuri läbiviimist esitatakse vara eest vastutava isiku ning komisjoni allkirjastatud lugemisleht, millele on kantud varade tegelik kogus ja vajalikud märkused varade seisukorra, mahakandmise, arvele võtmise, üleviimise jms kohta, koheselt rahandusosakonnale.

(16) Inventuurid lõpetatakse hiljemalt 15. detsembril, et nende tulemusi oleks võimalik arvesse võtta aastaaruande koostamisel.

(17) Aastainventuuri läbiviimist tõendavaks dokumentatsiooniks on täidetud ja allkirjastatud lugemislehed ning nende alusel koostatud aktid.

(18) Inventuurikomisjon koostab pärast inventuuride läbiviimist lugemislehtede põhjal inventuuri lõppakti.

§ 39. Dokumentide säilitamise aeg

(1) Raamatupidamise algdokumente säilitatakse seitse aastat alates selle majandusaasta lõpust, kui majandustehing algdokumendi alusel raamatupidamisregistris kirjendati.

(2) Raamatupidamisregistreid, lepinguid, raamatupidamise aruandeid ja muid äridokumente, mis on vajalikud majandustehingute arusaadavaks kirjeldamiseks revideerimise käigus, säilitatakse seitse aastat, alates vastava majandusaasta lõpust.

(3) Pikaajaliste kohustiste või õigustega seotud äridokumente säilitatakse seitse aastat pärast kehtimistähtaja möödumist.

(4) Raamatupidamise sise-eeskirja säilitatakse seitse aastat pärast selle muutmist või asendamist.

§ 40. Raamatupidamisdokumentide säilitamise koht

(1) Raamatupidamise algdokumente säilitatakse masintöödeldavalt. Säilitatavate dokumentide ja andmete taasesitatavus kirjalikus vormis, lihttekstis loetavus ja tõendusväärtus peavad olema tagatud kogu säilitustähtaja jooksul.

(2) E-arvekeskuses olevate elektrooniliste arvete seitsme aasta pikkuse säilitamise eest vastutab e-arvekeskuse teenuse osutaja.

§ 41. Määruse kehtetuks tunnistamine ja jõustumine

(1) Tunnistada kehtetuks Viimsi Vallavalitsuse 14. märtsi 2017 määrus nr 8 “Viimsi Vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskiri”.

(2) Määrus jõustub kolmandal päeval pärast avalikustamist Riigi Teatajas.