Pärnu linna dokumentide esitamise ja menetlemise andmekogu asutamine ja põhimäärus

§ 1. Määruse reguleerimisala

(1) Määrusega asutatakse Pärnu linna dokumentide esitamise ja menetlemise andmekogu (edaspidi andmekogu) ja kinnitatakse andmekogu pidamise kord.

(2) Andmekogu lühinimi on SPOKU.

§ 2. Andmekogu eesmärk

(1) Andmekogu pidamise eesmärk on:

1) luua keskkond avalduste ja taotluste elektrooniliseks esitamiseks ja menetlemiseks;

2) tagada avalduste ja taotluste menetluste tõhusus, kontroll ja aruandlus;

3) võimaldada standardsete andmevahetusprotokollide abil vahetada andmekogu andmeid riigi andmekogudega.

(2) Andmekogu kasutatakse muuhulgas iseteeninduskeskkonnana, mille kaudu pakutakse juurdepääsu kohaliku omavalitsuse teenustele.

§ 3. Andmekogu vastutav töötleja

(1) Andmekogu vastutav töötleja on Pärnu Linnavalitsus (edaspidi linnavalitsus).

(2) Vastutav töötleja:

1) korraldab andmekogu kasutusele võtmist ja pidamist, sh teeb järelevalvet kasutajate tegevuse üle andmekogu kasutamisel;

2) annab volitatud töötlejatele juurdepääsu andmekogule ning õiguse andmeid sisestada ja töödelda tema ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses;

3) annab volitatud töötlejatele juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks;

4) kontrollib volitatud töötlejate ning andmete esitajate poolt sisestatud teabe õigsust;

5) vastutab andmete töötlemise ja andmete väljastamise õiguspärasuse eest;

6) korraldab andmete säilimist vastavalt kehtestatud nõuetele;

7) täidab muid õigusaktidest ja vastutavale töötlejale omaseid ülesandeid.

(3) Andmekogu vastutava töötleja ülesandeid täidavad linnavalitsuse teenistujad.

(4) Linnapea määrab vastutava töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid, ning süsteemi administraatori(d), kellel on õigus hallata andmekogu või selle osade juurdepääsuõigusi.

§ 4. Andmekogu volitatud töötleja

(1) Andmekogu volitatud töötleja on asutus või isik, kellega linnavalitsus on sõlminud vastava lepingu.

(2) Volitatud töötleja vastavalt oma ülesannetele:

1) kasutab andmekogu ja andmeid üksnes enda ülesannete täitmiseks;

2) vastutab sisestatud andmete õigsuse eest;

3) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja andmekogu kasutamisel tekkinud probleemidest;

4) osaleb andmekogu arendustöödel ja juurutamisel;

5) täidab vastutava töötleja korraldusi.

(3) Andmekogu volitatud töötleja on ka andmekogu majutaja, kes:

1) osutab andmekogu majutus-, hooldus-, arendus- ja juurutusteenust;

2) tagab andmekogu pidamiseks vajaliku tarkvara kasutamise;

3) tagab andmekogu turvalisuse ja andmete säilimise;

4) täidab vastutava töötleja juhiseid andmete töötlemisel ja andmekogu majutamisel;

5) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja andmekogu kasutamisel tekkinud probleemidest;

6) kasutab andmekogu ja andmeid üksnes enda ülesannete täitmiseks.

§ 5. Andmekogu finantseerimine

Andmekogu pidamist finantseeritakse Pärnu linna eelarvest.

§ 6. Andmekogu pidamine

(1) Andmekogu peetakse infotehnoloogilise andmebaasina elektrooniliselt ning andmete töötlemine on automatiseeritud.

(2) Andmekogusse kantavate andmete, nende muutmise ja andmekogusse tehtud päringute üle peetakse arvestust digitaalselt.

(3) Andmekogu pidamiseks kasutatakse riigi infosüsteemi haldussüsteemis RIHA registreeritud standardlahendust ja andmekogu on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga (X-tee).

§ 7. Andmekogusse kogutavad andmed

(1) Andmekogusse kogutakse andmed:

1) taotlemise ning menetluse käigus tekkivate andmete kohta;

2) andmekogu kasutajate, sealhulgas nende kasutajarollide kohta;

3) andmekogu pidamise ja järelevalve teostamise kohta.

(2) Detailne andmete koosseis on toodud määruse lisas.

§ 8. Andmeandjad

Andmekogusse saadakse andmeid järgmistelt andmekogudelt ja andmeandjatelt:

1) taotluse esitaja;

2) taotlusega seotud isik;

3) volitatud töötleja esitatud taotluse ja selle menetlemise kohta;

4) rahvastikuregister;

5) Eesti Hariduse Infosüsteem;

6) kinnistusraamat;

7) aadressiandmete süsteem;

8) äriregister;

9) kutseregister;

10) liiklusregister.

§ 9. Andmekogusse kantud andmete kaitse

(1) Andmeid kaitstakse:

1) käideldavuse osas, välistades andmete juhusliku hävimise ja tagades andmete kättesaadavuse selleks õigustatud isikutele;

2) tervikluse osas, välistades andmete tahtmatu või tahtliku volitamata hävitamise;

3) konfidentsiaalsuse osas, välistades volitamata töötlemise ja tagades andmete kättesaadavuse vaid selleks õigustatud ulatuses.

(2) Andmekogu vastutav ja volitatud töötleja tagavad andmekogu andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.

(3) Vastavalt Eesti Infoturbestandardile (E-ITS) on andmekogu kaitsetarve suur.

§ 10. Andmete töötlemise nõuded

(1) Andmekogusse kantud andmeid töödeldakse avaliku teabe seaduses, Euroopa Parlamendi ja Nõukogu isikuandmete kaitse üldmääruses, muudes õigusaktides ja käesolevas määruses sätestatud eesmärkidel, korras ja tingimustel.

(2) Ebaõigete andmete avastamisel andmekogus parandab vastutav töötleja ebaõiged andmed ühe tööpäeva jooksul.

(3) Kõik toimingud andmekogu andemetega logitakse (andmete lisamine, muutmine, kustutamine, vaatamine, edastamine jms). Logisid säilitatakse 1 aasta andmete tekkimisest.

(4) Vastutav töötleja korraldab andmetest perioodiliselt turvakoopiate tegemise. Turvakoopiaid säilitatakse 1 aasta.

§ 11. Juurdepääs andmekogu andmetele

(1) Andmekogule on igaühel otsejuurdepääs. Isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil.

(2) Otsejuurdepääsu kaudu on andmed kättesaadavad järgmiselt:

1) taotluse esitajal ja taotlejal on juurdepääs iseenda, esitatud taotluse ja aruandega seotud andmetele;

2) vastutava töötleja õiguste teostajal ja süsteemi administraatoril on juurdepääs kõikidele andmekogu andmetele.

(3) Volitatud töötleja näeb andmekogus olevaid andmeid talle vastutava töötleja poolt määratud õiguste piires.

(4) Taotluse esitanud andmeandjale kuvatakse temaga seotud taotluste andmed ja menetluse käigus tekkivad andmed.

(5) Andmekogule on juurdepääs volitatud töötlejal, kes arendab või hooldab andmekogu, arendus- või hoolduslepingus sätestatud ulatuses ja tingimustel.

(6) Otsejuurdepääsu kaudu on võimalik näha Pärnu linna poolt pakutavaid avalikke teenuseid puudutavat infot ja esitada nendega seotud taotlusi ja dokumente.

§ 12. Andmekogu andmete väljastamine

(1) Andmekogusse kantud andmeid väljastab vastutav töötleja järgmiselt:

1) andmesubjektile või tema seaduslikule esindajale tema kohta käivaid andmeid kooskõlas isikuandmete kaitse üldmäärusega (Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus nr 2016/679);

2) riigi ja kohaliku omavalitsuse asutustele ning teistele avalik-õiguslikele juriidilistele isikutele ja eraõiguslikele juriidilistele isikutele, kui see on vajalik avaliku ülesande täitmiseks.

(2) Kolmanda isiku kohta andmekogust väljavõtete saamiseks esitatakse andmekogu vastutavale töötlejale kirjalik taotlus, milles on kirjas soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele.

(3) Andmekogust väljastatakse andmeid tasuta, välja arvatud juhul, kui teabe väljastamisega seotud otseste kulutuste eest maksmine on seadusega ette nähtud.

(4) Andmekogu vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.

§ 13. Andmete säilitamine

(1) Andmekogusse kantavaid andmeid säilitatakse andmekogus linnavalitsuse dokumentide liigitusskeemis kehtestatud säilitustähtajani, seejärel andmed hävitatakse kustutamise teel. Arhiveerimisele kuuluvad andmed arhiveeritakse.

(2) Andmekogu alusdokumente säilitatakse linnavalitsuse dokumendihaldussüsteemis.

(3) Pooleliolevaid (esitamata) dokumente säilitatakse 90 kalendripäeva, misjärel nende kustutamine tagatakse vastutava töötleja poolt.

§ 14. Järelevalve andmekogu pidamise üle

Järelevalvet andmekogu pidamise üle teostab vastutav töötleja ning teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.

§ 15. Andmekogu lõpetamine

(1) Andmekogu tegevuse lõpetamise otsustab linnavalitsus.

(2) Andmekogu tegevuse lõpetamisel otsustatakse andmete üleandmine teise andmekogusse, arhiivi või nende kuulumine hävitamisele ning üleandmise või hävitamise tähtaeg. Andmete üleandmisel või hävitamisel koostatakse vastav akt.

§ 16. Jõustumine

Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.