Dokumendihaldussüsteemi asutamine ja põhimäärus

§ 1. Reguleerimisala

Määrusega sätestatakse Peipsiääre Vallavalitsuse dokumendihaldussüsteemi Amphora Standard (edaspidi register) asutamise ja pidamise kord.

§ 2. Registri pidamise eesmärk

Registri pidamise eesmärk on:

1) koondada ja süstematiseerida Peipsiääre valla ametiasutustele saabunud ning neis koostatud dokumente;

2) suunata tööalaseid ülesandeid, jälgida nende täitmist, pidada arvestust andmete kasutamise üle ning tagada kehtivate andmete kättesaadavus tööülesannete täitmiseks;

3) õigus- ja haldusaktide menetlemine, istungite ettevalmistamine ja läbiviimine;

4) dokumendiarvestuse pidamine ning juurdepääsu tagamine avalikule teabele.

§ 3. Registri vastutav ja volitatud töötleja

(1) Registri vastutav töötleja on Peipsiääre Vallavalitsus ametiasutusena (edaspidi vallavalitsus), kes

1) korraldab registri haldamist;

2) teostab järelevalvet registri haldamise üle;

3) annab juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks;

4) kontrollib andmete töötlejate poolt DHSi sisestatud teabe õigsust;

5) vastutab andmete töötlemise ja andmete väljastamise õiguspärasuse eest;

6) tagab andmete säilimise kuni eraldamiseni (hävitamiseni või avalikule arhiivile üleandmiseni);

7) täidab muid õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.

(2) Registri volitatud töötleja on Infohaldus Tartumaa OÜ, kes vastutab andmekogu haldamise seaduslikkuse ja andmekogu arendamise eest.

§ 4. Registri andmete töötleja õigused ja vastutus

(1) Registri andmete töötlejad on vallavalitsuse teenistujad, valitsuse liikmed või muud isikud, kellel on volitusega antud õigus registris andmeid töödelda (edaspidi töötleja). Töötlejad jagunevad administraatoriteks, peakasutajateks ja tavakasutajateks.

(2) Registris jagunevad töötlejad erinevate õigustega kasutajagruppidesse vastavalt ametijuhendis, seaduses vm õigus- või haldusaktis toodud ülesannetele.

(3) Süsteemi administraator on kantseleispetsialist, kes annab vallavanema või osakonna juhi ettepanekul töötlejatele registris kasutamise õigused.

(4) Administraatori õigused ja kohustused:

1) omab juurdepääsuõigusi kogu registri ulatuses;

2) haldab ja hoiab registri ajakohasena;

3) sisestab, töötleb ja väljastab andmeid;

4) teeb dokumentides muudatusi ja parandusi;

5) tagab andmete säilimise kuni dokumendi eraldamiseni;

6) rakendab meetmeid registri turvalisuse tagamiseks;

7) korraldab andmete üleandmise registri likvideerimisel;

8) kasutab registri üksnes õigusaktides sätestatud avalike ülesannete täitmiseks;

9) vastutab sisestatud andmete õigsuse eest;

10) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat registri kasutamisel tekkinud probleemidest;

11) teavitab viivitamata vallasekretäri avastatud andmete mittesihipärasest kasutamisest;

12) osaleb registri arendustöödel ja juurutamisel;

13) juhendab ja annab soovitusi töötlejatele registri kasutamisel (sh vallavalitsuse hallatavatele asutustele).

(5) Peakasutaja õigused ja kohustused:

1) sisestab, töötleb ja väljastab andmeid;

2) teeb dokumentides muudatusi ja parandusi;

3) rakendab meetmeid registri turvalisuse tagamiseks;

4) tagab andmete säilimise kuni eraldamiseni;

5) vastutab sisestatud andmete õigsuse eest;

6) kasutab registri ja andmeid üksnes õigusaktides sätestatud avalike ülesannete täitmiseks;

7) osaleb registriarendustöödel ja juurutamisel;

8) täidab administraatori juhiseid;

9) juhendab ja annab soovitusi töötlejatele registri kasutamisel.

(6) Tavakasutaja õigused ja kohustused:

1) sisestab ja töötleb andmeid;

2) teeb dokumentides muudatusi ja parandusi;

3) rakendab meetmeid registri turvalisuse tagamiseks;

4) tagab andmete säilimise kuni eraldamiseni;

5) kasutab registri andmeid üksnes õigusaktides sätestatud avalike ülesannete täitmiseks;

6) vastutab sisestatud andmete õigsuse eest.

§ 5. Registri pidamise alused

(1) Registrit peetakse infotehnoloogilise standardlahendusega andmekoguna.

(2) Registrisse kantavate andmete ja nende muutmise üle peetakse arvestust digitaalselt.

(3) Register on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga DHX.

§ 6. Registrisse kantud andmete kaitse

(1) Registri turvaklass on K2T2S2 ja turbeaste keskmine (M).

(2) Registri vastutava ja volitatud töötleja kohustus on tagada registri andmete käideldavus, terviklus ja konfidentsiaalsus töötleja organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.

§ 7. Andmete töötlemise nõuded

(1) Registrisse kantud andmeid töödeldakse avaliku teabe seaduses, isikuandmete kaitse seaduses, isikuandmete kaitse üldmääruses, käesolevas määruses ja teistes õigusaktides sätestatud korras.

(2) Töötleja on kohustatud tagama registrisse kantud andmete samasuse alusdokumentidele kantud andmetega.

(3) Registri andmete sisestamist, muutmist, kustutamist, edastamist ja vaatamist logitakse. Logisid säilitatakse 3 aastat.

(4) Vastutav töötleja korraldab andmetest perioodiliselt turvakoopiate tegemise.

§ 8. Registrisse andmete kandmine

(1) Töötlejad kannavad registrisse andmeid neile õigusakti, ametijuhendi või lepinguga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.

(2) Registrisse kantakse saabunud dokumendi kohta järgmised andmed:

1) saatja nimi;

2) dokumendi registreerimise number, kuupäev ja kellaaeg;

3) saatja kontaktandmed (postiaadress, e-posti aadress, telefon);

4) dokumendi liik (avaldus, taotlus, märgukiri, teabenõue, kiri vms);

5) pealkiri;

6) dokumendi lisad;

7) dokumendi saabumise viis (DHX, e-posti või posti teel, veebilehe kaudu, kulleriga või anti isiklikult üle);

8) saatja märgitud kuupäev ja number;

9) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg ja kehtestaja, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

10) dokumendi muutmis- ja lugemisõigused;

11) sarja tähis;

12) isiku nimi, kellele dokument on suunatud lahendamiseks;

13) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.

(3) Registrisse kantakse koostatud dokumendi kohta järgmised andmed:

1) koostaja nimi;

2) allkirjastaja nimi ja ametinimetus;

3) vormistaja nimi;

4) saaja nimi ja kontaktandmed (e-posti aadress, postiaadress, telefon);

5) registreerimisnumber ja kuupäev;

6) sarja tähis;

7) dokumendi koostamise, kooskõlastamise, allkirjastamise ja edastamise kuupäev, kellaaeg;

8) pealkiri;

9) dokumendi liik (kiri, teatis, koosoleku protokoll, e-post jne);

10) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg ja kehtestaja, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

11) dokumendi muutmis- ja lugemisõigused;

12) dokumendi lisad;

13) edastamise viis (DHX, e-posti teel, posti teel, tähitud kirjaga jne);

14) teavitatavate nimed;

15) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.

(4) Registrisse kantakse õigus- ja haldusakti ja selle eelnõu kohta järgmised andmed:

1) akti väljaandja;

2) akti liik;

3) pealkiri;

4) number, kuupäev;

5) allkirjastaja nimi, allkirjastamise aeg;

6) jõustumise kuupäev (v.a juhul kui jõustumine on seotud teatavakstegemise või avaldamisega);

7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg ja kehtestaja, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

8) akti muutmis- ja lugemisõigused;

9) staatus (kehtiv, kehtetu);

10) seosed (andmed akti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta);

11) Riigi Teatajas avaldatud akti link (vastuvõetud määruse puhul);

12) eelnõu number, kuupäev, koostaja nimi, kooskõlastajad, menetluse käik, ettekandja, sari, teavitatavad, staatus, juurdepääsupiirangud, muutmis- ja lugemisõigused.

(5) Registrisse kantakse toimunud istungite/koosolekute kohta järgmised andmed:

1) pidaja nimetus;

2) toimumise kellaaeg, kuupäev, koht/viis;

3) pealkiri;

4) juhataja;

5) protokollija;

6) osavõtjad;

7) puudujad;

8) kutsutud;

9) külalised;

10) protokolli number, allkirjastaja(d), teavitatavad, muutmis- ja lugemisõigused;

11) protokolli juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg ja kehtestaja, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

12) protokolli kantud istungi käik ja otsused.

(6) Registrisse kantakse sõlmitud lepingu kohta järgmised andmed:

1) lepingupoolte nimed ja registrikoodid või isikukoodid, kontaktandmed;

2) valla esindaja (allkirjastaja) nimi ja ametikoht;

3) vormistaja nimi;

4) täitmise kontrollija nimi;

5) lepingu number või tähis;

6) registreerimisnumber;

7) allkirjastamise kuupäev;

8) lepingu objekt/teema;

9) lepingu maksumus;

10) kehtivuse algus ja lõpp;

11) sarja indeks;

12) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg ja kehtestaja, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

13) muutmis- ja lugemisõigused;

14) lepingu liik.

§ 9. Registrisse kantud andmete muutmine

(1) Registrisse kantud andmeid muudab töötleja alusdokumentide alusel alusandmete muutumisel.

(2) Muudatused kantakse registrisse viivitamata, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul andmete registrisse kandmise aluseks oleva teabe laekumisest, otsuste tegemisest või sündmuse toimumisest.

§ 10. Andmete õiguslik tähendus

(1) Registris sisalduvatel kehtivatel õigusaktidel on õiguslik tähendus.

(2) Registrisse kantavatel muudel andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus.

§ 11. Kasutajaõigused

(1) Registris sisalduvatele andmetele on juurdepääs vastutava töötleja ja töötleja õiguste teostajal õigusakti, ametijuhendi või lepinguga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.

(2) Kasutajaõiguste ulatus määratakse kasutajaõiguste andmisel.

(3) Kasutajaõiguste andmine, muutmine, peatamine ja lõpetamine toimub Peipsiääre Vallavalitsuse kehtestatud korras.

§ 12. Juurdepääs registri andmetele

(1) Igaühel on otsejuurdepääs avalikule dokumendiregistrile Peipsiääre valla veebilehe kaudu aadressilt www.peipsivald.ee seaduses sätestatud korras.

(2) Igal isikul on õigus tutvuda tema kohta registrisse kantud andmetega. Registrist väljavõtete saamiseks kolmanda isiku kohta esitatakse registri vastutavale töötlejale kirjalik taotlus, milles on kirjas soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele.

(3) Andmete väljastamise eest tasu ei võeta.

(4) Andmeid väljastav vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.

§ 13. Andmete säilitamine

(1) Andmekogusse kantud andmete alusdokumente säilitatakse kooskõlas vastutava töötleja asjaajamises kehtestatud dokumentide loetelus sarjadele ette nähtud säilitustähtaegadega, mille lõppemise järel antakse need arhiiviseaduse ja muude õigusaktide kohaselt avalikku arhiivi või otsustatakse nende hävitamine.

(2) Registrist tehakse arhiivikoopia üks kord aastas seisuga 1. jaanuar.

§ 14. Järelevalve registri pidamise üle

(1) Järelevalvete registri pidamise seaduslikkuse üle teostab Peipsiääre Vallavolikogu revisjonikomisjon ning teenistusliku järelevalve käigus Peipsiääre Vallavalitsus.

(2) Riikliku järelevalvet isikuandmete kaitse nõuete ning andmekogude pidamise nõuete täitmise osas teostab Andmekaitse Inspektsioon.

(3) Riiklikku järelevalvet registri infosüsteemide turvameetmete rakendamise ning infosüsteemi andmevahetuskihiga liitumise üle teostab Riigi Infosüsteemi Amet.

(4) Riiklikku järelevalvet andmehalduse nõuete täitmise üle teostab Statistikaamet.

(5) Vastutav töötleja on kohustatud likvideerima registri pidamisel ilmnenud puudused järelevalvet teostanud isikute määratud tähtajaks.

§ 15. Registri pidamise lõpetamine

(1) Registri pidamise lõpetamise otsustab Peipsiääre Vallavalitsus.

(2) Registri pidamine lõpetatakse kooskõlas arhiiviseaduse ja avaliku teabe seaduse ning nende alusel kehtestatud õigusaktidega. Andmete üleandmisel või hävitamisel koostatakse vastav akt.

§ 16. Rakendussätted

Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.