Viljandi Linnavalitsuse dokumendihaldussüsteemi Amphora põhimäärus

§ 1. Määruse reguleerimisala

(1) Määrusega kehtestatakse Viljandi Linnavalitsuse elektroonilise dokumendihaldussüsteemi Amphora (edaspidi DHS) pidamise kord.

(2) DHS kuulub riigi infosüsteemi ja on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga (DHX).

§ 2. DHSi eesmärk ja funktsioonid

(1) Võimaldab luua, hõlmata ja hallata dokumente süsteemselt ja efektiivselt kogu nende elutsükli jooksul.

(2) On tõendusväärtusega informatsiooni allikas.

(3) Võimaldab kasutajatele juurdepääsu DHSile ja annab õigused andmete töötlemiseks.

(4) Tagab juurdepääsu avalikule teabele.

(5) Tagab juurdepääsupiiranguga dokumentide kaitse.

(6) Tagab dokumentidele kaitse volitamata muutmise, varjamise ja hävitamise eest.

(7) Dokumente säilitatakse vormingus, mis võimaldab nende kasutamise ja arhiveerimise.

(8) Võimaldab dokumentidele piisavalt kiiret juurdepääsu.

(9) Võimaldab andmete migreerimist.

(10) Võimaldab dokumentide arhiveerimist ja eraldamist hävitamiseks.

§ 3. DHSi vastutav ja volitatud töötleja

(1) DHSi volitatud töötleja on osaühing InterInx, kes korraldab DHSi tehnilist haldamist ja andmekogu arendamist.

(2) DHSi vastutav töötleja on Viljandi Linnavalitsus ametiasutusena (edaspidi linnavalitsus), kes:

1) korraldab DHSi haldamist;

2) teostab järelevalvet DHSi haldamise üle;

3) annab juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks;

4) korraldab DHSi sisestatud andmete nõuetekohasuse üle järelevalvet;

5) vastutab andmete töötlemise ja andmete väljastamise õiguspärasuse eest;

6) tagab andmete säilimise kuni eraldamiseni (hävitamiseni või avalikule arhiivile üleandmiseni);

7) täidab muid õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.

§ 4. DHSi kasutajate õigused ja kohustused

(1) DHSi kasutajad on linnavalitsuse teenistujad, linnavalitsuse hallatavate asutuste töötajad, valitsuse liikmed või muud isikud, kellel on volitusega antud õigus DHSis andmeid töödelda (edaspidi kasutaja). Kasutajad jagunevad administraatoriteks, peakasutajateks ja tavakasutajateks.

(2) DHSis jagunevad kasutajad erinevate õigustega kasutajagruppidesse vastavalt ametijuhendis, seaduses või muus õigus- või haldusaktis toodud ülesannetele.

(3) Süsteemi administraator on asjaajamisteenistuse juht, kes annab linnasekretäri ettepanekul kasutajatele DHSi kasutamise õigused.

(4) Administraatori õigused ja kohustused:

1) omab juurdepääsuõigusi kogu DHSi ulatuses;

2) haldab ja hoiab DHSi ajakohasena;

3) sisestab, töötleb ja väljastab andmeid;

4) teeb dokumentides muudatusi ja parandusi;

5) tagab andmete säilimise kuni dokumendi eraldamiseni;

6) rakendab meetmeid DHSi turvalisuse tagamiseks;

7) korraldab andmete üleandmise DHSi likvideerimisel;

8) kasutab DHSi üksnes õigusaktides sätestatud avalike ülesannete täitmiseks;

9) vastutab sisestatud andmete õigsuse eest;

10) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat DHSi kasutamisel tekkinud probleemidest;

11) teavitab viivitamata linnasekretäri avastatud andmete mittesihipärasest kasutamisest;

12) osaleb DHSi arendustöödel ja juurutamisel;

13) juhendab ja annab soovitusi kasutajatele DHSi kasutamisel (sh linnavalitsuse hallatavatele asutustele).

(5) Peakasutaja õigused ja kohustused:

1) sisestab, töötleb ja väljastab andmeid;

2) teeb dokumentides muudatusi ja parandusi;

3) rakendab meetmeid DHSi turvalisuse tagamiseks;

4) tagab andmete säilimise kuni eraldamiseni;

5) vastutab sisestatud andmete õigsuse eest;

6) kasutab DHSi ja andmeid üksnes õigusaktides sätestatud avalike ülesannete täitmiseks;

7) osaleb DHSi arendustöödel ja juurutamisel;

8) täidab administraatori juhiseid;

9) juhendab ja annab soovitusi kasutajatele DHSi kasutamisel.

(6) Tavakasutaja õigused ja kohustused:

1) sisestab ja töötleb andmeid;

2) teeb dokumentides muudatusi ja parandusi;

3) rakendab meetmeid DHSi turvalisuse tagamiseks;

4) tagab andmete säilimise kuni eraldamiseni;

5) kasutab DHSi üksnes õigusaktides sätestatud avalike ülesannete täitmiseks;

6) vastutab sisestatud andmete õigsuse eest.

§ 5. Andmete kaitse

(1) DHSis andmete kaitse eesmärgid on järgmised:

1) käideldavus – teave on vajalikul ajal kättesaadav ja kasutatav;

2) terviklus - teave on õige ja täielik ning seda ei ole juhuslikult või volitamata muudetud;

3) konfidentsiaalsus - teavet saavad kasutada ainult selleks volitatud isikud või tehnilised vahendid.

(2) DHSi vastutav töötleja tagab DHSi andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.

(3) DHSi volitatud töötleja rakendab DHSi andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse tagamiseks infotehnoloogilisi turvameetmeid.

(4) Rakendatav infoturbe standard on Eesti infoturbestandard (E-ITS). DHSile on pärandatud suur kaitsetarve.

§ 6. Andmete töötlemise nõuded

(1) Infosüsteemis töödeldakse andmeid kooskõlas avaliku teabe seaduse, isikuandmete kaitse üldmääruse (Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) 2016/679), isikuandmete kaitse seaduse, teiste asjakohaste õigusaktide, sisekordade ja käesoleva põhimäärusega, lähtudes nendes sätestatud eesmärkidest, korrast ja tingimustest.

(2) DHSi kasutaja on kohustatud tagama DHSi hõlmatud andmete samasuse alusdokumentidele kantud andmetega. Ebaõigete andmete avastamisel parandab kasutaja ebaõiged andmed viivitamata, hiljemalt ühe tööpäeva jooksul.

(3) Kõik toimingud DHSi andmetega logitakse (andmete lisamine, muutmine, kustutamine, vaatamine, edastamine jms). Logisid säilitatakse kuni dokumendi elutsükli lõpuni.

(4) Teabe hävimise eest kaitseb DHSi volitatud töötleja varukoopiate tegemisega. Igapäevaseid varukoopiaid säilitatakse 30 päeva.

§ 7. DHSi andmete kandmine

(1) Kasutajad kannavad DHSi andmeid neile õigusakti, ametijuhendi või lepinguga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.

(2) Kõik dokumendid saavad dokumenti individualiseeriva numbri ehk viida, mis osutab dokumendi asukohale DHSis.

(3) DHSi hõlmatakse linnavalitsuse tegevuse käigus loodud või saadud dokumendid. Avaliku teabe seaduse järgi on nõutud vähemalt saabunud ja väljasaadetud dokumentide, õigusaktide ja lepingute registreerimine.

§ 8. Metaandmete loend

(1) Saabunud ja väljastatud dokumendi kohta on DHSis järgmised andmed:

1) saatja/saaja isiku või asutuse nimi ja kontaktandmed (postiaadress või e-posti aadress, telefon);

2) dokumendi saabumise viis (DHX, e-post, käsipost, e-toimik jne);

3) dokumendi kuupäev, saabumise kuupäev ja täitmise tähtaeg;

4) viit;

5) dokumendi liik (teabenõue, kiri, avaldus, taotlus jne);

6) pealkiri;

7) seosviit, kui see on saabunud dokumendil;

8) dokumendi põhifail ja lisad ning digitaalsed allkirjad;

9) vastutav isik ehk teenistuja, kellele on dokument suunatud lahendamiseks;

10) vajadusel juurdepääsupiirang (kuupäevad ja alused);

11) muud andmed, nt dokumendi versioonid, seosed, menetlused jne.

(2) Õigus- ja haldusakti ning selle eelnõu kohta on DHSis järgmised andmed:

1) pealkiri;

2) viit;

3) dokumendi põhifail ja lisad ning digitaalsed allkirjad;

4) kuupäev;

5) jõustumise kuupäev (v.a juhul kui jõustumine on seotud teatavakstegemise või avaldamisega);

6) kehtib kuni kuupäev;

7) õigus- ja haldusakti liik (korraldus, otsus, määrus, käskkiri jne);

8) jaotuskava;

9) juurdepääsupiirang (kuupäevad ja alused);

10) muud andmed, nt õigus- ja haldusakti versioonid, seosed, menetlused jne;

11) eelnõudel on lisaks ülaltoodule koostaja nimi ja ettekandja.

(3) Lepingu kohta on DHSis järgmised andmed:

1) osapoole nimi ja kontaktandmed;

2) pealkiri;

3) viit;

4) dokumendi põhifail ja lisad ning digitaalsed allkirjad;

5) lepingu maksumus;

6) lepingu objekt ja sisu;

7) kuupäev;

8) kehtivuse alguse ja lõpu kuupäevad;

9) vastutav isik ehk teenistuja, kes on lepingu täitmise eest vastutav;

10) juurdepääsupiirang (kuupäevad ja alused);

11) muud andmed, nt lepingu versioonid, seosed, menetlused jne.

§ 9. Andmete muutmine DHSis

Muudatused tehakse viivitamata, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul andmete DHSi kandmise aluseks oleva teabe laekumisest, otsuste tegemisest või sündmuse toimumisest.

§ 10. Andmete õiguslik tähendus

Andmekogusse kantud andmetel on informatiivne tähendus.

§ 11. Juurdepääs DHSi andmetele

(1) DHSis olevale avalikule teabele on avalik juurdepääs linnavalitsuse veebilehel rubriigis „Dokumendiregister“.

(2) Igal isikul on õigus tutvuda tema kohta DHSi kantud andmetega. DHSist väljavõtete saamiseks esitatakse linnavalitsusele taotlus.

(3) Asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teabe saamiseks kolmandate isikute kohta esitatakse linnavalitsusele kirjalik taotlus, milles põhjendatakse andmete saamise eesmärki koos viitega õiguslikule alusele.

(4) Andmete väljastamine on tasuta.

(5) Linnavalitsusel on ülevaade andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi kohta.

§ 12. Andmete säilitamine

(1) Dokumente säilitatakse kuni nende elutsükli lõpuni või eraldamiseni avalikku arhiivi.

(2) Dokumentide säilitamise tähtajad ja eraldamine avalikule arhiivile on kehtestatud linnavalitsuse dokumentide liigitusskeemis.

§ 13. Järelevalve DHSi pidamise üle

Järelevalvet DHSi pidamise üle teostab vastutav töötleja ning teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.

§ 14. DHSi lõpetamine

(1) DHSi tegevuse lõpetamise otsustab linnavalitsus.

(2) DHSi tegevuse lõpetamisel otsustatakse andmete migreerimine teise andmekogusse, arhivaalide üleandmine avalikku arhiivi ja dokumentide hävitamine. Tegevustele määratakse tähtajad ning andmete üleandmisel või hävitamisel koostatakse vastav akt.

§ 15

Tunnistada kehtetuks Viljandi Linnavalitsuse 07.12.2020 määrus nr 18 „Viljandi Linnavalitsuse dokumendihaldussüsteemi Amphora põhimäärus“.

§ 16

Määrus jõustub kolmandal päeval pärast avaldamist Riigi Teatajas.