Nõo vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskiri

§ 1. Raamatupidamise sise-eeskirja eesmärk ja üldpõhimõtted

(1) Nõo vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskirja (edaspidi sise-eeskiri) eesmärgiks on Nõo valla kui avalik-õigusliku juriidilise isiku raamatupidamise ja finantsaruandluse korra kehtestamine ning aruandluse tagamine.

(2) Sise-eeskiri lähtub Eesti heast raamatupidamistavast. Sise-eeskirjas kirjeldatud arvestusmeetodid tulenevad „Raamatupidamise seadusest“ (edaspidi RPS) ja „Raamatupidamise Toimkonna juhenditest“ (edaspidi RTJ) ja rahandusministri 11. detsembri 2003. a määrusest nr 105 “Avaliku sektori finantsarvestuse ja aruandluse juhend“ (edaspidi üldeeskiri). Eelarve koostamise ja täitmise arvestuse korraldus tuleneb „Kohaliku omavalitsuse korralduse seadusest“ (edaspidi KOKS), „Kohaliku omavalitsuse üksuse finantsjuhtimise seadusest“ (edaspidi KOFS) ja Nõo valla õigusaktidest. Kui erinevate juhendmaterjalide arvestuspõhimõtted erinevad üldeeskirjas sätestatust, siis lähtutakse arvestuses üldeeskirja nõuetest ja põhimõtetest.

(3) Nõo vald raamatupidamiskohustuslasena korraldab oma ametiasutuse ja ametiasutuse hallatavate asutuste raamatupidamist ja finantsaruandlust tsentraliseeritult Nõo vallavalitsuse kaudu.

§ 2. Sise-eeskirja kohaldamine

(1) Sise-eeskirja kohaldatakse ametiasutusele (edaspidi vallavalitsus) ja vallavalitsuse hallatavatele asutustele (edaspidi hallatavad asutused) ning vallavalitsuse konsolideerimisgruppi kuuluvatele valitseva mõju all olevatele äriühingutele ja sihtasutustele, kes lähtuvalt sellest koostavad vajadusel oma raamatupidamise sise-eeskirjad arvestades Nõo vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskirjas kehtestatud nõuetega.

(2) Sise-eeskiri reguleerib vallavalitsuse ja hallatavate asutuste raamatupidamises majandustehingute dokumenteerimist ja kirjendamist, varade ja kohustiste inventeerimist, raamatupidamise algdokumentide käivet ja säilitamist, raamatupidamisregistrite pidamist, kontoplaani, koodide ja lühendite kasutamist, põhi- ja käibevara arvestust ja kriteeriume, arvutitarkvara kasutamist raamatupidamises, aruannete koostamise korda.

§ 3. Kontoplaan

(1) Vallavalitsuse raamatupidamises on kasutusel üldeeskirjaga kehtestatud kontoplaan, mida vajadusel liigendatakse täiendavate alamkontodega. Vastavalt vajadusele kasutatakse 7-kohalisi kontosid, millest konto esimesed 6 kohta tulenevad üldeeskirjast ja viimase kohaga tagatakse asutusepõhine täiendava konto tasemel analüütiline arvestus. Raamatupidamise paremaks korraldamiseks on finantsjuhil õigus avada ja sulgeda allkontosid kontogruppide lõikes.

(2) Majandustehingute kirjendamisel kasutatakse majandusinformatsiooni liigendamiseks kontoplaani järgmiselt:

1) kontod - tunnused majandustehingute kirjendamiseks, mis on süstematiseeritud bilansi aktiva- ja passivakontodeks, tulude ja kulude kontodeks ning bilansivälisteks kontodeks;

2) tehingupartnerite koodid – Rahandusministeeriumi poolt antud tunnused igale iseseisval bilansil olevale üksusele või üksuste grupile (jooksvalt muutuv nimekiri Rahandusministeeriumi koduleheküljel);

3) tegevusala koodid – tunnused, mida kasutatakse kulude, põhivara soetuste ning saadud ja antud toetuste liigendamiseks tegevusvaldkondade lõikes;

4) allika koodid – tunnused, mis võimaldavad liigendada ja analüüsida nõudeid-kohustusi ning tulusid-kulusid finantseerimisallikate lõikes;

5) rahavoo koodid – tunnused, mis võimaldavad koostada rahakäibe ja põhivara liikumise aruandeid.

(3) Lisaks üldeeskirjaga kinnitatud kontoplaanikoodidele (konto-, tehingupartneri-, tegevusala-, allika- ja rahavookood) on kasutusel projektikoodid (antakse igale konkreetsele projektile ja investeeringuobjektile eristamaks neid kulusid muudest asutuse kuludest). Täiendavad tunnused on antud ka eelarve liigendamiseks (tulu- ja kululiigid, osakonnad, projektid vms).

(4) Majandamistehingute kirjendamiseks kasutatakse juhendiga kehtestatud kontoplaani ja koode, mis on leitav Riigi Tugiteenuste Keskuse veebilehelt - https://pilv.rtk.ee/s/C3ctmXqMnbfEgNW

§ 4. Kuu- ja kvartali aruandlus

(1) Saldoandmik, makseandmik ja eelarveandmik esitatakse Rahandusministeeriumi saldoandmike infosüsteemis elektroonilises vormis XML failina, üldeeskirjas kehtestatud korras ja tähtaegadel.

(2) Maksudeklaratsioonid ja aruanded koostatakse ja esitatakse Maksu- ja Tolliametile seadusega ettenähtud korras ja tähtaegadel.

(3) Statistikaametile esitatakse aruanded Statistikaameti kehtestatud korras ja tähtaegadel.

(4) Isikliku sõiduauto töö- ja teenistussõitudeks kasutamise aruande esitab ametnik või töötaja vallavanemale või hallatava asutuse juhile järgmise kuu 10. kuupäevaks.

§ 5. Majandusaasta aruanne

(1) Vallavalitsus koostab konsolideeritud majandusaasta aruande vastavuses üldeeskirjas esitatud arvestuspõhimõtetega, lähtudes RPS-s ja RTJ-des toodud nõuetest aastaaruandele.

(2) Kui RTJ-des esitatud arvestuspõhimõtted erinevad üldeeskirjas sätestatud arvestuspõhimõtetest, lähtutakse majandusaasta aruande koostamisel üldeeskirjas sätestatud arvestuspõhimõtetest.

(3) Nõo Vallavalitsus kui täitevorgan (edaspidi valitsus) koostab ja kiidab heaks konsolideeritud majandusaasta aruande. Vallavanem allkirjastab digitaalselt majandusaasta aruande viivitamata pärast seda, kui vallavalitsus on aruande heaks kiitnud. Vallavalitsus esitab valitsuse poolt heaks kiidetud ja allkirjastatud auditeeritud majandusaasta aruande Nõo Vallavolikogule (edaspidi volikogu) kinnitamiseks hiljemalt aruandeaastale järgneva aasta 31. mail. Volikogu kinnitab aruande oma otsusega hiljemalt aruandeaastale järgneva aasta 30. juuniks.

(4) Vallavalitsus avalikustab nõuetekohaselt kinnitatud majandusaasta aruande koos selle kõikide osadega oma veebilehel 7 tööpäeva jooksul aruande kinnitamisest, teatades sellest seejärel koheselt Rahandusministeeriumile, või esitab nõuetekohaselt kinnitatud majandusaasta aruande koos selle kõikide osadega Rahandusministeeriumile 7 tööpäeva jooksul aruande kinnitamisest.

§ 6. Raamatupidamissüsteemi struktuur

(1) Vallavalitsuse ja hallatavate asutuste raamatupidamist peetakse vallavalitsuses tsentraliseeritud korras.

(2) Vallavalitsuse ja hallatavate asutuste igapäevast tegevust juhib asutuse juht, kes vastutab asutuse finantsmajandusliku tegevuse eest. Hallatavate asutuste varade eest vastutavad isikud on asutuste juhid.

(3) Vallavalitsuse ja hallatavate asutuste raamatupidamist korraldab finantsjuht, kelle õigused, kohustused ja vastutus on määratud tema ametijuhendis.

(4) Vallavalitsuse ja hallatavate asutuste raamatupidamisarvestust teostavad vallavalitsuse raamatupidajad, kelle õigused, kohustused ja vastutus on määratud nende ametijuhendites.

(5) Raamatupidamisarvestuses kasutatakse majandusarvestuse tarkvara PMen. Programmis olevad andmed salvestatakse raamatupidamise serveris. Programmis olevatest andmetest tehakse koopiad automaatselt igapäevaselt ja käsitsi üks kord nädalas. Ostuarveid ja kuluarveid menetletakse e-arvete keskkonnas.

§ 7. Varade ja kohustuste kajastamine

(1) Vara kajastatakse vallavalitsuse bilansis selle hallatava asutuse tegevusala koodiga, kes omab antud vara üle valitsevat mõju (st kontrollib antud vara kasutamist) ja kannab põhilisi antud vara kasutamisega seotud riske. Valitsev mõju vara üle tähendab üldeeskirja mõistes üldjuhul võimet kasutada vara oma majandustegevuses, isegi juhul, kui sellega ei kaasne majanduslikku tulu.

(2) Nõuded kajastatakse vallavalitsuse raamatupidamises.

(3) Finantsinvesteeringud (aktsiad, võlakirjad ja muud väärtpaberid) kajastatakse vallavalitsuse raamatupidamises.

(4) Tütar- ja sidusettevõtjate ning sihtasutuste netovarad kajastatakse vallavalitsuse raamatupidamises.

(5) Kohustised kajastatakse vallavalitsuse raamatupidamises, järgides tekkepõhisuse printsiipi ja lähtudes raamatupidamistoimkonna juhenditest.

(6) Laenud ja muud võlakohustised kajastatakse vallavalitsuse raamatupidamises.

(7) Vallavalitsuse bilansis ei kajastata varasid, mille soetusmaksumust ega õiglast väärtust ei ole võimalik usaldusväärselt mõõta, samuti kohustisi, mille realiseerumine ei ole tõenäoline või mille suurust ei ole võimalik piisava usaldusväärsusega mõõta. Selliste varade ja kohustiste olemasolu (võimalusel koos hinnanguga nende võimaliku väärtuse kohta) kajastatakse bilansivälistel kontodel ja avalikustatakse raamatupidamise aastaaruandes.

§ 8. Tulude ja kulude kajastamine

(1) Saadud maksud kajastatakse vallavalitsuse tuludes vastavalt edasiandja esitatud teatisele.

(2) Tulu majandustegevusest, muud tulud ja lõivud kajastatakse raamatupidamises asutuste lõikes, kes vastava tulu eest kaupu müüsid või teenust osutasid.

(3) Kulud kajastatakse asutuste ja tegevusalade lõikes, kelle tegevuseks kulu kasutati.

(4) Varast või kohustisest otseselt tekkivad tulud ja kulud kajastatakse tulemiaruandes.

§ 9. Majandustehingute algdokumendid

(1) Nõo valla raamatupidamine dokumenteerib kõiki oma majandustehinguid. Algdokument on majandustehingu toimumist kinnitav tõend, mille sisu ja vorm peavad vajaduse korral võimaldama kompetentsele ja sõltumatule osapoolele tõendada majandustehingu toimumise asjaolusid ja tõepärasust. Algdokument peab sisaldama majandustehingu kohta järgmisi andmeid: toimumise aeg, tehingu majanduslik sisu, tehingu arvnäitajad (kogus, hind ja summa).

(2) Reguleerimiskannete algdokumendiks on raamatupidamises koostatud raamatupidamisõiend.

(3) Vallavalitsus kasutab ostuarvete vastuvõtmiseks e-arvete operaatori Telema keskkonda, mis ühendab endas e-arvete saatjad, saajad ning nende kasutatavad majandustarkvarad.

§ 10. Algdokumentide ja rahaliste toimingute kontrollimine

(1) Kuludokumendid peavad olema kontrollitud ning allkirjastatud vastutava isiku, valdkonna eest vastutava struktuuriüksuse juhi ja raamatupidaja poolt. Vastutav isik on asutuse juht sh vallavanem vallavalitsuse juhina, kes vastutab eelarves määratud summade piires ja eelarveartiklite lõikes tehingute tegemise eest.

(2) Euroopa Liidu struktuurifondide toetuste kasutamist kajastavad kuludokumendid peab kontrollima ja kinnitama ka projekti töögrupi juht.

(3) Vastutavad isikud tagavad kuludokumentide kontrollimisel ja kinnitamisel eelarve piirsummadest kinnipidamise, tagavad dokumentide kontrolli nõuetest kinnipidamise ja raamatupidamise üksuse töötaja isiku lahususe.

(4) Kui teatud liiki raamatupidamise algdokumentide menetlemiseks on kasutusele võetud vastav infosüsteem, tuleb seda liiki algdokumendid kontrollida ja aktsepteerida selles infosüsteemis.

(5) Vastutav isik kinnitab, et:

1) dokument kajastab majandustehingut õigesti;

2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud kokkulepetele/ lepingutele;

3) tehing on seaduspärane ja vajalik;

4) tehing on kooskõlas eelarvega;

5) tehingu tingimused vastavad parimatele analoogsete tehingute tingimustele;

6) kokkulepete sõlmimisel on lähtutud kokkuhoidlikkuse printsiibist;

7) dokument jõuab raamatupidamisse õigeaegselt ja sellele on märgitud selgitused, millist liiki kuluga on tegemist, lisades kinnitamisel kuluartikli ja tegevusala, vajadusel projekti koodi ning lepingu numbri.

(6) Vastutava isiku kinnitus vormistatakse algdokumendile. Kui algdokumendilt ei ole võimalik aru saada kulu sisu, peab vastutav isik lisama kirjaliku selgituse, millise kuluga tegemist on ja missuguse lepingu alusel tehing on toimunud.

(7) Raamatupidaja tagab dokumentide kontrollimisel ja ülekandedokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise raamatupidamisarvestuse infosüsteemi:

1) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo, projekti ja eelarveklassifikaatori koodide õigsus;

2) tekkepõhine periood ja maksetähtpäev (v.a juhul, kui arve ei ole esitatud raamatupidamisele õigeaegselt);

3) saaja andmed;

4) kas antud kauba, teenuse või muu hüve eest ei ole juba varem tasutud;

5) kas ostutehing kontrolliti ja kinnitati vastutava(te) isiku(te) poolt.

(8) Vastavalt üldeeskirja peavad dokumentide kontrollimise nõuded tagama allkirjaõigusliku isiku ja raamatupidamisega tegeleva ametniku lahususe. Iga algdokument peab olema kinnitatud nii volitatud isiku kui ka raamatupidamisega tegeleva ametniku poolt.

(9) Rahaliste ülekannete tegemisel osaleb kaks isikut. Sularahakassa väljamineku orderi kinnitab lisaks kassa eest vastutavale isikule vallavanem või tema poolt määratud isik.

(10) Õigusaktist tulenevad kulud (toetuste andmine jms) loetakse aktsepteerituks asjaomase otsuse vastuvõtmisel.

(11) Maksete ülekandmise tingimused peavad andma võimaluse tasuda üldjuhul 14 päeva jooksul pärast kauba, teenuse või muu hüve saamist, kuna ülekandjal peab jääma aega alusdokumentide nõuetekohaseks kontrollimiseks ning rahavoogude planeerimiseks

§ 11. Majandustehingute dokumenteerimine ja kirjendamine

(1) Raamatupidamiskohustuslane on kohustatud kõiki majandustehinguid dokumenteerima ning kirjendama raamatupidamisregistrites mõistliku aja jooksul pärast majandustehingu toimumist selliselt, et oleks tagatud õigusaktidega ettenähtud aruannete esitamine. Raamatupidamisregistrid peavad võimaldama teha väljavõtteid kirjendatud majandustehingutest kronoloogilises järjekorras ja kontode kaupa (pearaamat). Raamatupidamisregistreid säilitatakse kirjalikku taasesitamist võimaldaval infokandjal.

(2) Raamatupidamiskirjendi aluseks on majandustehingut tõendav algdokument või algdokumentide alusel koostatud koonddokumendid, milleks võivad olla:

1) arved (ostu- ja müügiarved);

2) sularahakviitungid, tšekid;

3) avansi- ja lähetusaruanded, isikliku sõiduauto kasutamise kulude hüvitamise aruanded;

4) vallavanema käskkirjad, valitsuse korraldused ja volikogu otsused;

5) hallatavate asutuste juhtide käskkirjad ja avaldused (sh laste/õpilaste nimekirjade kinnitamise, nende muutmise ja väljaarvamise kohta);

6) toetuste väljamaksmise esildised;

7) esildised või muud teatised müügiarvete koostamiseks;

8) palgaarvestuse dokumendid (tööajatabelid, vastavad käskkirjad, töövõtu-või käsunduslepingud);

9) aktid (vara arvele võtmine, maha kandmine, inventuurid);

10) kassadokumendid (kassa sissetuleku- ja väljaminekuorderid); pangakontode väljavõtted;

11) lepingud ja lepingute alusel esitatud dokumendid;

12) lasteaias kohal käimise lehed (import programmist ELIIS);

13) raamatupidamisõiendid reguleerimis- või paranduskannete tegemiseks;

14) muud tulu- või kuludokumendid.

(3) Raamatupidamiskirjend peab sisaldama järgmisi andmeid (kui üldeeskiri ei näe ette teisiti):

1) majandustehingu kuupäev;

2) raamatupidamiskirjendi järjekorranumber;

3) debiteeritavad ja krediteeritavad kontod ja vastavad summad;

4) algdokumendi (koonddokumendi) nimetus ja number.

(4) Elektrooniliselt kinnitatud algdokumendid imporditakse ning muul viisil esitatud algdokumendid sisestatakse käsitsi finantstarkvarasse.

(5) Raamatupidamiskirjendi parandamine või kustutamine on lubatud üksnes juhul, kui kirjend tuleb viia vastavusse alg- või koonddokumendiga.

(6) Raamatupidamiskirjend sisestatakse raamatupidamistarkvarasse, kus peetakse arvestust vallavalitsuse ja hallatavate asutuste lõikes erinevate tegevusala koodide all. Kasutusel on programmi järgmised osad:

1) Bilanss – kajastatakse pearaamatu kanded;

2) Võlad – kajastatakse nõuded, kohustused ja ettemaksed;

3) Raha – kajastatakse panga- ja kassakanded;

4) Palk – kajastatakse palgakanded;

5) Arved – koostatakse arved;

6) Varad – kajastatakse põhivarad ja bilansiväline vara;

7) Eelarve – kajastatakse kinnitatud eelarve.

(7) Raamatupidamises on kasutuses alljärgnevad memoriaalorderid:

1) LO1 – Kassa;

2) LO2 – SEB pank;

3) LO3 – Swedbank;

4) LO5 – Palk;

5) LO6 – Kohustused;

6) LO7 – Nõuded;

7) LO8 – Ettemaksud;

8) LO9 – Varad;

9) L10 – Täiendav info (töötajate arv);

10) L11 – Tasuta raamatud;

11) L12 – Materjalid;

12) L15 – Välja maksmata puhkusetasu;

13) L17 – Arvestuspõhimõtete muutus;

14) L21 – Sularahata kanded.

(8) Programmist tehakse väljatrükke ainult vajadusel. Kõik raamatupidamisaruanded on elektroonilised. Algdokumendid viiakse vormingusse või teisele teabekanalile muutmata majandustehingut puudutavaid algdokumendi andmeid ning tagatakse algdokumendi vastavus seaduses sätestatud nõuetele. Sellisel juhul säilitatakse üksnes muudetud vorminguga või teisel teabekandjal algdokumenti.

(9) Raamatupidamisprogrammi uuendatakse AS San Revilo koduleheküljelt.

§ 12. Algdokumentide käive

Raamatupidamisele esitamise tähtaeg Tööaja arvestuse tabel hiljemalt kuu viimaseks tööpäevaks Töövõtu- ja käsunduslepingud tasu maksmiseks 3 tööpäeva jooksul pärast lepingu sõlmimist Käskkirjad palkade, lisatasude, preemiate ja puhkuste kohta 3 tööpäeva enne tasude väljamaksmist Ostu-müügi-, laenu-, jms võlaõiguslikud lepingud 3 tööpäeva jooksul pärast lepingu sõlmimist Lähetuskulude aruanded 3 tööpäeva jookusl pärast lähetusest saabumist Avansiaruanded jooksva kuu viimaseks tööpäevaks Sularaha arved ja kassatšekid kohe pärast dokumendi saamist ja aktsepteerimist Pangakaartide kuludokumendid jooksva kuu viimaseks tööpäevaks Teenuste ja müügiarvete koostamiseks vajalikud algandmed hiljemalt järgmise kuu 7. tööpäevaks Sotsiaaltoetuste väljamaksu lehed, maksekorraldused programmist STAR 1 tööpäev enne toetuste väljamaksmist Isikliku sõiduauto kasutamise kulude hüvitise aruanne järgmise kuu 10. päevaks Põhivarade arvele võtmine koos kasutusea määramisega 3 tööpäeva jooksul peale vara kättesaamist Vara mahakandmise aktid 3 tööpäeva jooksul pärast akti kinnitamist Bilansivälise vara arvele võtmise nimekiri koos inventari numbri määramisega hiljemalt 30. oktoobriks Vallavalitsuse ja volikogu finantsküsimustega seotud aktid 1 tööpäeva jooksul peale allkirjastamist Lasteaias kohal käimise tabelid järgneva kuu 1. kuupäevaks Hallatavate asutuste algdokumentide raamatupidamisele õigeaegse esitamise eest vastutab asutuse juht või tema poolt volitatud isik.

§ 13. Ostuarvete elektrooniline kinnitamine ja käive

(1) Ostuarvete, kulutšekkide, kviitungite kinnitamine, töötlemine ja säilitamine toimub elektroonilises e-arvete keskkonnas.

(2) Ostuarved, kulutšekid saadetakse elektrooniliselt masinloetavana elektroonilisse e-arvete keskkonda.

(3) Ostuarved ja kulutšekid digitaliseeritakse, kinnitatakse ja klassifitseeritakse vastavalt finantsinfo liigendusele e-arvete keskkonnas ning imporditakse peale lõppkinnitaja aktsepteerimist finantstarkvarasse.

(4) Ostuarvete või kulutšekkide menetlemisel ja kinnitamisel juhindutakse alljärgnevatest põhimõtetest:

1) arveid saadab kinnitusringile raamatupidamise üksuse töötaja;

2) hallatava asutuse arved saadetakse kinnitamiseks vastava hallatava asutuse juhile või tema poolt määratud asendajale ja vastava valdkonna eest vastutavale isikule.

(5) Vallavalitsuse kui ametiasutuse arvete kinnitajaks on vastava valdkonna eest vastutav struktuuriüksuse juht ja vallavanem.

(6) Ostuarvete või kulutšekkide kinnitusringile saatja suunab selle kinnitamisele ning kinnitaja märgib vajalikud tunnused (tegevusala kood, konto number, kulu liik), vajadusel kommenteerib arve sisu. Seejärel suunatakse järgmis(t)ele kinnitaja(te)le olenevalt eelarve tegevuskulude täitmise eest vastutajatest. Kõik arved kinnitab raamatupidamise üksuse töötaja, kes lisab majanduslikku sisu kajastavad puuduolevad tunnused vastavalt kontoplaanile ning vajadusel finantsinfo liigendamiseks vajalikud rahavoo-, allika-, projektikoodid jms.

(7) Algataja või kinnitajad lisavad vajadusel e-arvete keskkonnas oleva ostuarve juurde programmi käskluse kaudu täiendavaid dokumente (nt leping, tööde vastuvõtu akt jne).

(8) Ostuarve või kulutšeki aktsepteerimisega kinnitaja:

1) kinnitab, et kulutus on põhjendatud ning vajalik, et kulutus on tehtud kinnitatud eelarvevahendite piires ja kooskõlas eelarveaasta eesmärkidega ning et tehtud kulutuse suurus on tasakaalus kulutuse kaudu saavutatava tulemusega;

2) vastutab, et ostuarve vastab algdokumendile esitatavatele nõuetele ja kajastab majandustehingut õigesti, ostuarvel kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele, majandustehingu mõistmiseks vajalik lisainfo on lisatud arve manusesse;

3) annab nõusoleku majandustehingu kirjendamiseks raamatupidamises, eelarve täitmises ning tarnijale ülekande tegemiseks vastavalt ostuarve maksetähtajale ja makse saaja andmetele.

4) kui ostuarve või kulutšekid ei vasta kokkulepitud tingimustele, lükatakse dokument koos selgitustega tagasi. Tagasilükatud ostuarve või kulutšekid tagastatakse raamatupidaja poolt esitajale.

5) kui ostuarve on suunatud kinnitajale, kelle vastutusvaldkonda arve ei kuulu, siis suunab ta arve tagasi kinnitusringi alustajale või suunab arve edasi õigele kinnitajale.

6) kinnitaja peab ostuarve kinnitama, edasi suunama või tagasi lükkama hiljemalt 3 tööpäeva jooksul peale kinnitusteate või koheselt peale teistkordse kinnitusteate (meeldetuletuse) saabumist. Kui kinnitaja on puhkusel, teenistus- või töölähetuses või muudel põhjustel töölt eemal, võib ta selleks perioodiks e-arvete keskkonnas määrata asendaja.

7) elektrooniliselt kinnitatud algdokumendid imporditakse e-arvekeskusest finantstarkvarasse PMen.

§ 14. Rahaliste vahendite arvestus arvelduskontodel

(1) Rahalisi vahendeid hoitakse pangas vallavalitsuse arvelduskontodel ja sularaha vallavalitsuse kassas raamatupidaja kontrolli all olevas seifis.

(2) Rahalisi ülekandeid tehakse ainult elektrooniliselt. Maksekorraldused sisestab programmis PMen raamatupidaja. Sotsiaaltoetuste maksekorraldused valmistab ette sotsiaalosakonna ametnik – maksekorraldused koostatakse programmis STAR, maksefailid imporditakse raamatupidamise pangaprogrammi.

(3) Vallavanema käskkirjaga kinnitatud ametijuhenditega määratakse ametnikud ja nende asendamise kord, kellel on õigus ja kohustus kinnitada maksekorraldused, võttes arvesse, et maksekorralduse koostamisel ja kinnitamisel oleks täidetud nn „neljasilma printsiip” – maksekorralduse koostaja ja kinnitaja lahusus.

(4) Maksekorralduse koostaja ülesanne on: maksekorralduse aluseks olevate kuludokumentide maksetähtaegadest kinnipidamine; kontrollimine, et samade kuludokumentide alusel ei ole enne tasutud; maksekorralduse koostamine. Maksekorralduse kinnitaja ülesanne on kontrollida, et koostatud maksekorraldus vastab selle aluseks olevatele algdokumentidele.

(5) Internetipanga kasutamisel maksekorraldusi välja ei trükita.

(6) Iga tööpäeva alguses trükitakse pangaväljavõte arvelduskontode kaupa, mis kontrollitakse raamatupidajate poolt ja mille alusel teostatakse vajalikud raamatupidamiskanded.

§ 15. Sularahaoperatsioonide arvestus

(1) Kassaoperatsioone teostab raamatupidaja.

(2) Kassaoperatsioonide arvestamiseks kasutatakse järgmisi dokumente:

1) kassa sissetulekuorder;

2) kassa väljaminekuorder;

3) kassaraamat.

(3) Kassa sissetulekuorderi kinnitavad raamatupidaja ja finantsjuht, väljaminekuorderi kinnitab lisaks raamatupidajale ka vallavanem.

(4) Kassa sissetuleku- ja väljaminekuorderites ei ole lubatud teha mingeid parandusi ega ülekirjutusi.

(5) Raamatupidaja teeb sularahatehingu kirjendi raamatupidamisprogrammi PMen. Seejärel trükitakse programmist välja kassaorder tehingu sisu ja arvnäitajatega.

(6) Hallatavas asutuses omatuluna laekuv raha tuuakse hiljemalt järgneva kuu 5. kuupäevaks vallavalitsuse kassasse. Raamatupidaja sisestab tehingud raamatupidamise arvestusprogrammi ning trükib välja kassa sissetulekuorderi.

(7) Hallatava asutuse juhtidel ei ole õigust teostada laekunud omatulust sularaha väljamakseid.

(8) Hallatava asutuse juhi otsusega võivad sularahaoperatsioone teostada ka aruandvad isikud. Aruandvad isikud annavad sularaha kasutamisest aru kord kuus avansiaruandega.

(9) Sularahas tehtud kulutuste aruande alusel võib hüvitatavad summad kanda aruandja pangakontole, sealjuures peavad aruanne ja kulu algdokumendid olema kinnitatud vastava kulueelarverea eest vastutava isiku poolt.

(10) Kassale sularaha limiiti ei kehtestata.

(11) Raamatupidaja kohaldab hooldusmeetmeid sularahatehingute tegemisel või vahendamisel, kui tehingu väärtus on üle 3 000 euro või võrdväärne summa muus vääringus, sõltumata sellest, kas rahaline kohustus täidetakse tehingus ühe maksena või mitme omavahelist seost omava maksena.

(12) Hooldusmeetmed:

1) kliendi või tehingus osaleva isikusamasuse tuvastamine tema esitatud dokumentide ja andmete alusel ning esitatud teabe kontrollimine usaldusväärsest ja sõltumatust allikast hangitud teabe põhjal;

2) füüsilise või juriidilise isiku esindaja isikusamasuse ja esindusõiguse tuvastamine ning kontrollimine.

§ 16. Tehingud vallavalitsuse pangakaartidega

(1) Pangakaartide kasutamise õigus on vallavanemal (edaspidi kaardi valdaja). Pangaga sõlmitud lepingus kinnitatakse päevalimiit sularaha väljavõtul ja krediidi maksimumlimiit.

(2) Kaardi valdaja vastutab maksekaardi säilimise ja selle sihipärase kasutamise eest. Maksekaarti võib kasutada ainult teenistusülesannete täitmiseks vajalike tehingute teostamiseks. Isiklike kulude tegemine maksekaardiga on keelatud.

(3) Kaardi valdaja on kohustatud hüvitama maksekaardi mittesihipärase kasutamise ja kaardi valdaja süül kaardi rikkumise, hävinemise või kaotsiminekuga vallavalitsusele tekitatud kahju.

(4) Kaardi valdaja ei tohi anda maksekaarti ja PIN-koodi kolmanda isiku valdusesse.

(5) Kaardi valdaja esitab raamatupidamisele pangakaardiga sooritatud tehingu algdokumendi esimesel võimalusel peale tehingu sooritamist, kuid mitte hiljem kui järgmise kuu 1. kuupäevaks. Algdokumendil peab olema selgitus kulu otstarbe kohta.

(6) Pangakaardiga seotud kuludokumente töödeldakse ja säilitatakse nagu kõiki teisi kuludokumente.

(7) Kaardi valdaja peab kaardi tagastama teenistussuhte lõppemise viimasel tööpäeval.

§ 17. Nõuete ja kohustuste arvestus

(1) Varad ja kohustused on jaotatud lühi- ja pikaajalisteks, lähtudes sellest, kas vara või kohustuse eeldatav valdamine kestab arvestatuna bilansikuupäevast kuni üks aasta või kauem, lähtudes RTJ nõuetest.

(2) Nõuded ja kohustised kajastatakse vallavalitsuse raamatupidamisprogrammis „Võlad” menüüs erinevate kontodega seotud objektide all.

(3) Teenuse osutamisel ja kauba müümisel väljastab raamatupidamise üksuse töötaja arve. Võimalusel esitatakse arve elektrooniliselt või e-arvena.

(4) Nõuete laekumise tõenäosust hinnatakse iga aruandeaasta lõpus. Võimaluse korral hinnatakse iga nõude laekumist eraldi. Juhul, kui see ei ole otstarbekas, kasutatakse nõuete hindamisel ligikaudset meetodit, mis tugineb varasemate perioodide kogemusele.

(5) Nõuete hindamiseks ligikaudsel meetodil hinnatakse nõuded, mille maksetähtaeg on ületatud:

1) 90 - 180 päeva võrra, alla 50% ulatuses;

2) üle 180 päeva võrra, alla 100% ulatuses.

(6) Nõuete laekumise ebatõenäoliseks tunnistamine vormistatakse raamatupidamise õiendiga, millele kirjutab alla finantsjuht.

(7) Nõude allahindluse summa kajastatakse ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kulu konto deebetis ja ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kontrakonto kreeditis. Bilansis näidatakse ebatõenäoliselt laekuvate nõuete konto jääki miinusmärgiga.

(8) Ebatõenäoliselt laekuvad nõuded edastatakse vallavalitsuse poolt jurist-menetlusspetsialistile võlgade sissenõudmiseks.

(9) Ebatõenäoliseks arvatud nõude laekumisel näidatakse varem kajastatud kulu vähendamist perioodis, mil laekumine toimus ning ühtlasi vähendatakse nii nõude enda kui selle kontrakonto saldot.

(10) Kui nõude allahindlus kajastati ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kontol, kuid hiljem selgub, et nõude laekumine on lootusetu, kantakse nii nõue kui ka selle allahindlus vastaval kontrakontol bilansist välja. Täiendavat kulu sel hetkel enam ei teki.

(11) Kui võlgnevus võlgniku kohta ei ole märkimisväärne, ei ole otstarbekas halduskoormuse seisukohalt või võla sissenõudmine ei ole otstarbekas kohtu kaudu, tunnistatakse võlg lootusetuks.

(12) Nõude lootusetuks tunnistamine toimub „Nõo vallavara valitsemise korras“ sätestatu kohaselt. Nõuete laekumise lootusetuks tunnistamine vormistatakse valitsuse korraldusega. Lootusetud nõuded kantakse bilansist välja.

§ 18. Ettemaksude arvestus

(1) Vallavalitsusel ja hallatavatel asutustel tuleb võimaluse korral vältida majandustehingute eest ettemaksude tasumist.

(2) Kui ettemaksu tegemine on vältimatu, tuleb esmakordselt kajastada ettemakset raamatupidamisprogrammis ülekandmisel. Esitatud, kuid maksmata ettemaksearveid raamatupidamises ei kajastata.

(3) Ettemakseid tulevaste perioodide kulude eest kajastatakse kuluna perioodis, mille eest ettemakse tehti. Erandina võib lihtsustamise eesmärgil kanda tulevaste perioodide kulu koheselt kuluks, kui arvel või teatisel kajastatud ettenakse summa on väiksem põhivara kapitaliseerimise alampiirist. Avaliku sektori sisese tehingu korral lepivad pooled kajastamise viisi eelnevalt omavahel kokku. Ettemaksu arve kinnitus võetakse võimalusel läbi e-arvetekeskuse.

§ 19. Aruandvate isikutega arvelduste arvestus

(1) Lähetuse kulud hõlmavad töö-, teenistus- ja koolituslähetusi ja nende hüvitamine toimub järgmiselt:

1) lähetuskulude arvestamise ning väljamaksmise aluseks on asutuse juhi käskkiri, valitsuse korraldus (vallavanema lähetusega seotud kulud), volikogu esimehe esildis, mille alusel koostatakse vallavanema käskkiri (volikogu liikmete lähetusega seotud kulud) ja lähetuskulude aruanne koos kulutõendavate dokumentidega;

2) lähetuse päevarahad ning lähetusega kaasnevad kulud hüvitatakse seaduses ettenähtud korras ja tingimustel;

3) lähetuskulude avansilise väljamakse tegemiseks annab vallavanem või hallatava asutuse juht kirjaliku korralduse raamatupidamisele lähetuse avansi väljamaksmiseks;

4) lähetuses viibinu poolt koostatakse lähetuse aruanne, mis sisestatakse vastutava isiku või raamatupidaja poolt koos kuludokumentidega e-arvekeskusesse. Lähetuse aruande koos kuludokumentidega kinnitab esimesena vastutav isik;

5) lähetuse aruandes kajastatud kulud kantakse kulutegija pangakontole hiljemalt 14 päeva peale aruande ja kuludokumentide esitamist;

6) lähetuse avanssi saanud isik peab avansi ülejäägi kandma vallavalitsuse pangakontole hiljemalt lähetusaruande esitamisel.

(2) Isikliku sõiduauto kasutamise kulude hüvitamine hõlmab ametnike ja töötajate isikliku sõiduauto kasutamist järgnevas:

1) isikliku sõiduauto töö- ja teenistussõitudeks kasutamisel hüvitise arvestuse pidamise kohta esitab ametnik või töötaja marsruudilehe tegelike kulude kohta kalendrikuus. Marsruudilehel peab olema märgitud sõiduauto riikliku registreerimise number, sõiduauto odomeetri alg- ja lõppnäit, kuupäev ja sõidu eesmärk iga sõidukorra puhul. Marsruudilehed kinnitab vallavanem või asutuse juht käskkirja koostamisega;

2) isikliku sõiduauto töö- ja teenistussõitudeks kasutamise kulude hüvitise suurus on kehtestatud vallavanema käskkirjaga;

3) sõiduautode registreerimistunnistuse koopia esitatakse raamatupidamisele;

4) isikliku sõiduauto kasutamise kulude hüvitis kantakse kulu tegija pangakontole hiljemalt 14 päeva peale aruande esitamist;

5) tööle ja kojusõitude kompenseerimine eeldab kokkulepet, mis esitatakse raamatupidamisele.

(3) Majanduskulude tegemine sularahas või isikliku pangakaardiga hõlmab teenistuja või töötaja tööalase kulu eest tasumist ja toimub järgnevalt:

1) kulu teinud isik koostab kulude tegemist kajastava avansi aruande, millele lisab kuludokumendid;

2) kulutused teinud isik esitab aruande koos kuludokumentidega raamatupidamisele, aruanne laetakse võimalusel e-arvekeskusesse, kus eelarve eest vastutaja kinnitab aruande;

3) majanduskulude aruandes näidatud kuludelt käibemaksu ei arvestata;

4) majanduskulude aruandes näidatud kulude eest tasutakse kulutegijale sularahas või kantakse pangakontole hiljemalt 14 päeva peale aruande esitamist.

§ 20. Laenukohustuste arvestus

(1) Laenukohustused kajastatakse korrigeeritud soetusmaksumuses. Olulised lepingutasud kajastatakse laenude võtmisel laenukohustuste hulgas (miinusega) ja amortiseeritakse intressikuludesse laenuperioodi jooksul, ülejäänud lepingutasud kajastatakse laenude saamisel koheselt intressikuludes.

(2) Kapitalirendikohustused kajastatakse laenukohustustena vastavalt renditud varade kajastamise kohta antud selgitusele.

(3) Bilansis kajastatakse laenukohustusi tulenevalt nende järelejäänud tähtajast lühi- ja pikaajaliste osadena.

(4) Laenukohustustena kajastatakse bilansis kõik finantseerimistegevuse tulemusena tekkinud võlakohustused nagu panga- ja muud laenud, arvelduskrediidid, kapitalirendikohustused, faktooringkohustused, emiteeritud võlakirjad ja muud sarnased võlakohustused, millega kaasneb intressikulu või muu sellelaadne kulu.

(5) Kui valla võetud laenuvahendite haldamiseks sõlmitakse leping kolmanda osapoolega, kajastatakse valla raamatupidamises üheaegselt laenukohustust laenuandja ja laenunõuet kolmanda osapoole või olenevalt laenuvahendite haldamise lepingu sisust, otse kasusaajate vastu.

§ 21. Saadud ja antud toetused

(1) Toetuste liigid on:

1) sotsiaaltoetused – toetused füüsilistele isikutele, v.a. toetused ettevõtluseks;

2) sihtfinantseerimine – teatud projektipõhisel sihtotstarbel saadud ja antud toetused, mille puhul määratakse selle eesmärk, ajakava ja rahaline eelarve ning toetuse andja nõuab saajalt detailset aruannet raha kasutamise kohta ning raha ülejääk tuleb maksta andjale tagasi;

3) tegevustoetused – antud ja saadud toetused, mis antakse saajale lähtudes tema põhikirjalistest ülesannetest ja arengudokumentidest määratud eesmärkidest.

(2) Toetus kajastatakse raamatupidamises esmakordselt raha ülekandmisel või laekumisel või toetuse tekkepõhisel kuupäeval, milleks loetakse maksetaotluse aktsepteerimise kuupäev (kulude abikõlblikuks tunnistamise kuupäev). Antavad püsitoetused (fikseeritud lepingutega) kantakse kuludesse kulude ülekandmise kuul (mittesihtotstarbeline finantseerimine). Sotsiaaltoetused kantakse kulusse kuus, mille eest oli toetus ette nähtud

(3) Juhul, kui sihtfinantseerimine on küll laekunud, kuid mõned selle kasutamisega seotud tingimused on veel täitmata, kajastatakse saadud summad sihtfinantseerimiseks saadud vahendite ettemaksetena (nt hajaasustuse programmi raames antud toetused, mis kantakse kuluks toetuse kasutamise aruande kinnitamisel).

(4) Kui kulutused on tehtud ja sihtfinantseerimise maksetaotlus aktsepteeritud, kuid see on veel laekumata, kajastatakse seda tuluna ja saamata sihtfinantseerimise nõudena.

(5) Tegevuskulude sihtfinantseerimise kajastamisel lähtutakse tulude ja kulude vastavuse printsiibist. Sihtfinantseerimist kajastatakse tuluna hetkel, kui selle laekumine on kindel (maksetaotlus on toetuse andja või vahendaja poolt aktsepteeritud), asutus on täitnud sihtfinantseerimisega seonduvaid lisatingimusi ning teinud kulutused, mille hüvitamiseks antud toetus on mõeldud.

(6) Tuludes ja kuludes kajastatakse toetusi jälgides tekkepõhisuse printsiipi. Avalikku sektorisse kuuluvat sihtfinantseerimise andjat või vahendajat informeeritakse sihtfinantseerimise teatise kaudu lepingus ettenähtud aegadel või iga kvartali lõpus raamatupidamises kajastatud sihtfinantseerimise nõuetest ja kohustustest ning tuludest ja kuludest.

(7) Tegevuskulude katteks saadud ja antud sihtfinantseerimist kajastatakse arvestuse lihtsustamise eesmärgil laekumisel koheselt tuluna ja ülekandmisel koheselt kuluna, kui lepingujärgne summa on väiksem põhivara kapitaliseerimise kahekordsest alampiirist. Avaliku sektori sisese sihtfinantseerimise korral lepivad pooled kajastamise viisi eelnevalt omavahel kokku.

(8) Kui põhivara soetamiseks saadud sihtfinantseerimine on laekunud, kuid põhivara veel ei ole soetatud, kajastatakse saadud vahendeid lühiajalise kohustusena. Kui põhivara on soetatud ja puudub sisuline toetuse laekumata jäämise risk, kuid sihtfinantseerimine on veel laekumata, kajastatakse sihtfinantseerimine tuluna ja nõudena.

(9) Avaliku sektori üksustelt saadud põhivara sihtfinantseerimise toetuse saamist kajastatakse tekkepõhisel momendil tuluna ning ei kasutata sel juhul tulude ajatamist põhivara kasuliku eluea jooksul. Antud toetused põhivara soetamiseks kajastatakse kuluna.

(10) Mittesihtotstarbelist finantseerimist kajastatakse sihtfinantseerimise saaja poolt tuluna ja sihtfinantseerimise andja poolt kuluna vastavalt kui toetus on laekunud või tasutud.

(11) Raamatupidamises kasutatakse saadud toetuste kajastamise eristamiseks raamatupidamisprogrammi rida “Projekt“.

(12) Sihtfinantseerimise vahendamist kajastatakse tekkepõhise printsiibi järgi oma tuludes ja kuludes vastavalt üldeeskirjas sätestatud korras.

(13) Mitterahalist sihtfinantseerimist kajastatakse saadud kaupade ja teenuste õiglases väärtuses. Kui sihtfinantseerimisena saadud kaupade ja teenuste õiglast väärtust ei ole võimalik usaldusväärselt hinnata, siis selle kohta raamatupidamiskandeid ei tehta. Teiselt avaliku sektori üksuselt saadud mitterahalist sihtfinantseerimist kajastatakse vastavalt üldeeskirjale.

(14) Tegevustoetusi kajastatakse toetuse andja poolt raha ülekandmises kuluna kontorühmas 452 ja toetuse saaja poolt tuluna raha laekumisel kontorühmas 352. Tegevustoetuste maksmisel võetakse hinnanguliselt arvesse toetuse saaja võimet rahalised vahendid makse laekumise aastal ära kasutada. Igal aastal kantakse üle summad, mis on ette nähtud kulutada toetuse saaja poolt samal aastal. Tegevustoetust võib üle kanda rohkem kui ühe aasta mahus toetuse saaja finantsriskide maandamiseks, kui toetuse saaja põhitegevuse iseloomust tingituna võetakse lepingulisi kohustusi ühest aastast pikemaks perioodiks. Kui toetuse saaja ja maksja on avaliku sektori üksused, peavad mõlemad ühtlasi nõustuma, et tegemist on tegevustoetusega.

§ 22. Varude arvestus

(1) Varud on varad, mida hoitakse müügiks või kasutamiseks järgmistel perioodidel. Varud võetakse arvele soetusmaksumuses.

(2) Väikestes kogustes ja koheselt kasutusele võetavad materjalid ning kaubad kantakse kohe kuluks nende soetamise momendil ostudokumentide alusel. Vallavalitsuses materjalide ladu puudub. Kuna kantseleitarbeid, puhastusvahendeid jm ei soetata koguseliselt rohkem kui aruandeaastal tarvis, siis laoarvestust ei peeta.

(3) Valla haridusasutustes on kinnitatud toidupäeva maksumus. Nõo Põhikoolis ja vallavalitsuse hallatavates lasteaedades osutatud toitlusteenus hüvitatakse teenuse osutajale esitatud arvete alusel.

(4) Toiduained kantakse kuludesse arvete alusel. Arvestust peetakse asutuste lõikes.

§ 23. Palkade, tasude ja hüvitiste arvestus

(1) Palga, lisatasu, preemia, puhkusetasu ning muude tasude ja hüvitiste arvestuse aluseks on volikogu või valitsuse õigusaktid, vallavanema või hallatava asutuse juhi käskkiri, leping ja tööaja arvestuse tabel. Vallavalitsuse tööaja arvestuse tabelid koostavad osakondade juhatajad ja vastava valdkonna eest vastutavad isikud.

(2) Palgaarvestuse dokumendid peavad laekuma vallavalitsuse raamatupidamisse jooksva kuu viimaseks tööpäevaks.

(3) Palka (töötasu) makstakse üks kord kuus ülekandega ametniku või töötaja pangakontole.

(4) Puhkuste ajakavad kinnitatakse hiljemalt 31. märtsiks. Puhkuste ajakava kinnitab vallavalitsuse osas vallavanem ja hallatava asutuse osas selle juht. Puhkusele lubamiseks annab vallavanem või asutuse juht välja käskkirja. Käskkiri esitatakse raamatupidamisele vähemalt 3 tööpäeva enne puhkuse algust.

(5) Puhkusetasu arvestamisel rakendatakse soodsamat puhkusearvestuse meetodit põhimõttel, et puhkusetasu ei oleks väiksem kui määratud kuutöötasu puhkuse väljamaksmise päeval. Riigieelarvest hüvitatavate puhkusetasude (osalise või puuduva töövõimega töötaja puhkus) ja õppepuhkuse tasude maksmisel nimetatud põhimõtet ei rakendata.

(6) Puhkusetasud makstakse välja hiljemalt eelviimasel tööpäeval enne puhkuse algust või poolte kokkuleppel, kuid mitte hiljem kui puhkuse kasutamisele järgneval palgapäeval.

(7) Haigushüvitise arvestamise algdokument on elektrooniline haigusleht. Haigushüvitist arvutatakse Vabariigi Valitsuse määrusega kehtestatud keskmise töötasu maksmise tingimuste ja korra alusel. Vastavalt valitsuse korraldusele makstakse haigushüvitist ka 2. ja 3. haiguspäeva eest 70% ulatuses ametniku/töötaja viimase kuue kuu keskmisest töötasust.

(8) Teenistussuhte lõppemisel kasutamata jäänud aegumata põhipuhkuse hüvitise arvutamise algdokument on käskkiri või esildis, mis on kinnitatud vallavanema või hallatava asutuse juhi poolt.

(9) Kasutamata puhkusepäevade (arvutamise aluseks võetakse kuud juuni-november) ja välja maksmata puhkusetasude kohustust hinnatakse ümber üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga. Nimetatud korrektuuri aluseks võetakse Vabariigi Valitsuse poolt kehtestatud puhkustasu arvestamise kord.

(10) Maksud peetakse väljamaksetest kinni vastavalt kehtivatele seadustele. Maksudeklaratsioonid esitatakse Maksu- ja Tolliametile elektrooniliselt.

(11) Palgalehed koostatakse tegevusalade lõikes. Palgalipik saadetakse ametniku või töötaja soovil tema poolt teatatud e-posti aadressile igakuiselt peale palgapäeva.

(12) Aruandeaasta kohta säilitatakse raamatupidamisprogrammist iga töötaja kohta elektroonne isikukonto kaart.

(13) Töötasust kinnipidamisi teostatakse teenistuja avalduse alusel (toiduraha, ametiühingumaks jne) või kohtutäituri sissetuleku arestimise akti alusel.

§ 24. Erisoodustuste arvestus

(1) Erisoodustuste mõistet kasutatakse “Tulumaksuseaduses“ sätestatud tähenduses. Erisoodustusi ja nendelt arvestatud maksukulusid kajastatakse personalikulude kontogruppides 505 ja 506.

(2) Erisoodustusena käsitlevatel kuludokumentidel peab olema volitatud isiku selgitus selle kohta, mis eesmärgil ja kellele on kaup või teenus ette nähtud ning kui suur osa arvest tuleb kajastada erisoodustusena.

(3) Kui kuludokumentidel ei ole võimalik täpselt eristada erisoodustuste osa, määrab erisoodustuse kulude arvutamiseks vajaliku proportsiooni kuludokumendi kinnitaja, lähtudes oma hinnangust kulude jaotuse kohta.

(4) Erisoodustuse kulud aktsepteeritakse kuludokumendil, erisoodustusele lisanduvad maksukulud arvestatakse raamatupidaja poolt.

§ 25. Finantsinvesteeringud

(1) Lühiajaliste finantsinvesteeringutena kajastatakse turuväärtuses likviidsuse tagamiseks hoitavaid rahaturu- ja intressifondide aktsiaid ja osakuid ning lühiajalise kauplemise eesmärgil hoitavaid võlakirju.

(2) Muude pikaajaliste finantsinvesteeringutena kajastatakse aktsiaid ja osi, millest aruandekohuslane omab alla 20%. Nimetatud pikaajalisi finantsinvesteeringuid kajastatakse soetusmaksumuses, kui nende õiglast väärtust pole võimalik usaldusväärselt hinnata.

(3) Finantsinvesteeringute oste ja müüke kajastatakse järjepidevalt tehingupäeval.

§ 26. Kinnisvarainvesteeringud

(1) Kinnisvarainvesteeringuks loetakse ainult sellist maad või hoonet või osa hoonest, mida renditakse välja avalikku sektorisse mittekuuluvale üksusele renditulu teenimise eesmärgil või hoitakse turuväärtuse tõusmise eesmärgil ja mida ükski avaliku sektori üksus ei kasuta oma põhitegevuses.

(2) Kinnisvarainvesteering võetakse bilansis esialgselt arvele tema soetusmaksumuses, mis sisaldab ka soetamisega otseselt seonduvaid tehingutasusid. Parendused ja remont, mis tõstavad kinnisvarainvesteeringu väärtust võrreldes objekti algse väärtusega, lisatakse kinnisvarainvesteeringu soetusmaksumusele.

(3) Kinnisvarainvesteeringute amortisatsiooni arvestamisel kasutatakse lineaarset meetodit. Amortisatsioonimäär kehtestatakse igale kinnisvarainvesteeringu objektile eraldi, sõltuvalt selle kasulikust tööeast.

(4) Kinnisvarainvesteeringu objekt klassifitseeritakse bilansis põhivaraks juhul, kui toimub muutus tema kasutamise eesmärgis ja vara ei vasta enam kinnisvarainvesteeringu definitsioonile. Alates muutumise toimumise kuupäevast rakendatakse objektile selle varade grupi arvestusreegleid, kuhu ta ümber klassifitseeriti.

(5) Kinnisvarainvesteeringute arvestus toimub raamatupidamiseprogrammi alamprogrammis põhivarad.

(6) Amortisatsioonimäärad aastas kinnisvarainvesteeringute grupi põhivaradele on 2–10%. Kinnisvarainvesteeringutes olevat maad ei amortiseerita.

§ 27. Materiaalsed põhivarad

(1) Materiaalseteks põhivaradeks loetakse varasid hinnangulise kasuliku tööeaga üle ühe aasta ja riigi poolt kehtestatud põhivara kapitaliseerimise alampiiriga (Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendid § 41 lg 1). Maa võetakse arvele soetusmaksumuses olenemata maksumusest. Erandina võetakse arvele olenemata soetusmaksumusest kunstiväärtused, mille väärtus aja jooksul ei vähene. Põhivara kapitaliseerimise alampiiriks loetakse riigi poolt kehtestatud alampiiri summat.

(2) Avalikus raamatukogus raamatuid põhivarana arvele ei võeta, vaid nende maksumus kantakse soetamisel kuludesse.

(3) Põhivara võetakse arvele kogumina, kui kogum moodustab ühesuguse kasutuseaga terviku ja kogumi soetusmaksumus algab vähemalt põhivara kapitaliseerimise alampiirist (ilma käibemaksuta). Kui ühe ja sama vara komponentidel on erinevad kasutusead, võetakse komponendid raamatupidamises arvele eraldi varadena (komponentide summaarne soetusmaksumus algab vähemalt põhivara kapitaliseerimise alampiirist ilma käibemaksuta).

§ 28. Materiaalse põhivara arvestus

(1) Põhivarasid kajastatakse bilansis soetusmaksumuses, millest on maha arvatud akumuleeritud kulum ja võimalikud väärtuse langusest tulenevad allahindlused. Põhivara soetusmaksumusse võetakse arvele kulutused, mis on vajalikud selle viimiseks tööseisukorda ja -asukohta (vara soetusmaksumus, kulutused transpordile, paigaldamisele, lammutuskulud, mis on vältimatud seoses objekti ehitamise või renoveerimisega). Vara soetusmaksumusse ei kapitaliseerita vara kasutuselevõtmisega seotud koolitus- või lähetuskulu. Vara tellimisega seotud kulu (hankekonkursi korraldamine, tellija järelevalve) ei kapitaliseerita, kui seda tehakse oma töötajate poolt ning selle suurus ei ole usaldusväärselt määratav või oluline. Samuti ei kapitaliseerita varade soetamisega seotud makse ja lõive.

(2) Põhivara väärtuse languse korral (osaline või täielik demonteerimine, lammutamine, hävimine, kahjustamine, kadumine) hinnatakse vara alla. Vara allahindlust kajastatakse koos amortisatsiooniga. Allahindlusakti kinnitab asutuse juht.

(3) Kui ilmneb, et vara tegelik kasulik tööiga on oluliselt erinev esialgu hinnatust, muudetakse amortisatsiooniperioodi. Selleks hinnatakse vara järelejäänud kasulikku eluiga vähemalt aastainventuuri ajal. Amortisatsiooni muutuste mõju kajastatakse aruandeperioodis ja järgmistes perioodides, mitte tagasiulatuvalt.

(4) Parendustega seotud kulutused lisatakse vara soetusmaksumusele juhul, kui need tõstavad vara esialgset tootlustaset või kvaliteeti või pikendavad vara järelejäänud kasulikku eluiga rohkem kui ühe aasta võrra ning nende maksumus on alates 10 000 eurost (ilma käibemaksuta). Juhul, kui materiaalse põhivara objektil vahetatakse välja mõni komponent, lisatakse uue komponendi soetusmaksumus objekti soetusmaksumusele, kui see vastab materiaalse põhivara mõistele ja vara bilansis kajastamise kriteeriumitele. Asendatav komponent kantakse bilansist maha isegi juhul, kui see ei olnud eelnevalt eraldi komponendina arvel. Kui asendatava komponendi algne soetusmaksumus ei ole teada, võib seda hinnata, lähtudes antud komponendi tänasest soetusmaksumusest, arvestades maha hinnangulise kulumi. Bilansist vara osa maksumuse väljakandmiseks annab hinnangu vara tundev spetsialist.

(5) Materiaalne põhivara võetakse arvele Põhivara arvele võtmise akti alusel. Ettepaneku vara arvele võtmiseks teeb nende kulude tegemise eest vastutav isik või volitatud isik.

(6) Lõpetamata ehitised võetakse arvele vara valmimisel ja kasutuselevõtmisel. Arvele võtmiseks koostab raamatupidaja arvele võtmise akti, milles märgitakse vara eest vastutaja, vara parendusmaksumus ja arvele võtmise aeg. Põhivara allahindluste ja amortisatsioonimäärade muutumisel kajastatakse raamatupidamises ainult olulisi muutusi.

(7) Materiaalse põhivara arvestust peetakse asutuste lõikes, põhivara gruppide ja materiaalselt vastutavate isikute lõikes. Iga arvelevõetud põhivaraobjekti kohta peetakse arvestust elektroonilistel põhivarakaartidel, millel säilitatakse detailne informatsioon põhivaraga toimunu kohta.

(8) Igale olemasolevale ja lisanduvale põhivarale antakse inventarinumber.

(9) Põhivara amortisatsiooni arvestatakse iga kuu lineaarsel meetodil alates vara kasutuselevõtmise kuust ning lõpetatakse vara täielikul amortiseerumisel või kasutusest eemaldamise kuule eelneval kuul.

(10) Ettepaneku amortisatsioonimäära kehtestamiseks teeb vara tundev spetsialist, lähtudes heast raamatupidamistavast ja vara kasulikust elueast.

(11) Amortisatsioonimäärad aastas uutele materiaalsetele põhivaradele on järgmised:Põhivara liikEeldatavkasulik eluiga aastates Amortisatsioonimäär % aastasHooned ja ehitised20 - 50 vs 602 - 5Rajatised, teed10 - 402,5 -10Masinad ja seadmed5 - 205 - 20Transpordivahendid5 - 1020 - 33Inventar2 - 1010 – 50Infotehnoloogilised seadmed ja arvutustehnika2 - 333 - 50

(12) Maad ja kunstiväärtusi, mille väärtus aja jooksul ei vähene, ei amortiseerita.

(13) Aastainventuuri läbiviimisel hindab põhivahendite inventeerimise ja mahakandmise komisjon (edaspidi inventuurikomisjon) vara järelejäänud kasulikku eluiga ja kui ilmneb, et see on oluliselt erinev esialgu hinnatust, teeb ettepaneku amortisatsiooniperioodi muutmiseks. Amortisatsiooniperioodi muutuse mõju kajastatakse aruandeperioodis ja järgmistes perioodides, mitte tagasiulatuvalt.

(14) Inventuurikomisjoni koostatud akt esitatakse raamatupidamisele vastavate muudatuste tegemiseks.

(15) Põhivarad kantakse maha (bilansist välja), kui varasid enam ei eksisteeri või põhivarade mahakandmise otsuse alusel. Kasutuskõlbmatuks muutunud põhivarade mahakandmine toimub mahakandmisaktide alusel, kus on märgitud põhivara nimetus, inventari number, soetamise aeg, soetusmaksumus, jääkmaksumus, mahakandmise aeg ja põhjus. Mahakandmise ettepaneku teeb inventuurikomisjon. Põhivarade mahakandmise aktid kinnitab vallavanem. Varguste korral tuleb esitada inventuurikomisjonile vastavad materjalid (koopia avaldusest politseile).

(16) Põhivara müük, tasuta üleandmine ja mahakandmine toimub „Nõo vallavara valitsemise korra“ alusel.

§ 29. Immateriaalne põhivara

(1) Immateriaalse põhivarana kajastatakse füüsilise substantsita vara kasuliku tööeaga üle ühe aasta ja soetusmaksumusega alates riigi poolt kehtestatud põhivara kapitaliseerimise alampiirist (ilma käibemaksuta).

(2) Immateriaalset põhivara kajastatakse soetusmaksumuses, millest on maha arvatud akumuleeritud kulum ja võimalikud väärtuse langusest tulenevad allahindlused.

(3) Arendusväljaminekuid kapitaliseeritakse juhul, kui on olemas tehnilised ja finantsilised võimalused ning positiivne kavatsus projekti elluviimiseks, on võimalik hinnata immateriaalsest varast tulevikus tekkivat majanduslikku kasu ja nende arendusväljaminekute suurust on võimalik usaldusväärselt mõõta.

(4) Määratud kasuliku elueaga immateriaalsete põhivarade amortisatsiooni arvestamisel kasutatakse lineaarset meetodit, igale objektile määratakse eraldi amortisatsioonimäär sõltuvalt selle kasulikust tööeast. Amortisatsioonimäära kinnitab igale põhivarale vara tundev spetsialist.

(5) Amortisatsioonimäärad aastas immateriaalse põhivara gruppidele on 5% - 50%.

§ 30. Renditud vara

Kapitalirendina käsitletakse rendilepingut, mille puhul kõik olulised vara omandiga seonduvad riskid ja hüved kanduvad üle rentnikule. Muud rendilepingud kajastatakse kasutusrendina. Kapitalirenti kajastatakse raamatupidamises vara ja kohustusena renditud vara õiglase väärtuse summas või rendimaksete miinimumsumma nüüdisväärtuses, juhul kui see on madalam. Rendimaksed jaotatakse finantskuluks (intressikulu) ja kohustise jääkväärtuse vähendamiseks. Finantskulud jaotatakse rendiperioodile arvestusega, et intressimäär on igal ajahetkel kohustise jääkväärtuse suhtes sama. Kapitalirendi tingimustel renditud varad amortiseeritakse sarnaselt omandatud põhivaraga, kusjuures amortisatsiooniperioodiks on vara eeldatav kasulik tööiga või rendisuhte kehtivuse periood, olenevalt selles, kumb on lühem. Kapitalirendi lepingute sõlmimisega otseselt kaasnevad rentniku poolt kantavad esmased otsekulutused kajastatakse renditava vara soetusmaksumuse kooseisus. Kasutusrendi maksed kajastatakse rendiperioodi jooksul lineaarselt kuluna.

§ 31. Osalused üksustes ja konsolideerimine

(1) Valitseva mõju all (osalus 100%) olevateks ettevõteteks on sihtasutused, mittetulundusühingud ja äriühingud, mille üle Nõo vald omab mõjuvõimu määrata finants-ja tegevuspoliitikat.

(2) Valitseva mõju all olevate üksuste finantsnäitajad on vallavalitsuse konsolideeritud aruandesse liidetud rida-realt, elimineerides kõik kontsernisisesed tehingud ning selle tulemusel tekkinud kasumid-kahjumid.

(3) Sihtasutused ja mittetulundusühingud, kellega ei kaasne vallavalitsuse valitsevat mõju (osalus alla 20%), kajastatakse osalusi konsolideeritud aruannetes kapitaliosaluse meetodil.

§ 32. Bilansiväline vara ja selle arvestus

(1) Bilansiväline väikevara on väheväärtuslik vara, mille soetusmaksumus on alates 2 000 eurost (ilma käibemaksuta) kuni põhivara kapitaliseerimise alampiirini ja kasutamise aeg on üle ühe aasta.

(2) Bilansiväline vara arvele võtmiseks raamatupidamise programmis, koostab vastutav isik nimekirja koos inventari numbri määramisega ja esitab selle raamatupidamisele hiljemalt jooksva aasta 30. oktoobriks.

(3) Väheväärtuslik vara kantakse kulusse soetamise hetkel.

(4) Raamatupidamises peetakse arvestust bilansivälise vara osas hallatavate asutuste ja vastutavate isikute lõikes.

(5) Väikevara arvestust peetakse raamatupidamise programmis või Exeli tabelis. Väikevarade arvestus lõpetatakse vallavalitsuse ametniku või hallatava asutuse juhi ettepanekul, vara hävimisel, purunemisel või viie aasta möödumisel vara arvele võtmisest, mahakandmisakti alusel.

(6) Väheväärtusliku vara müük, tasuta üleandmine ja mahakandmine toimub „Nõo vallavara valitsemise korras“ sätestatu kohaselt.

§ 33. Inventeerimise töökorraldus ja ajaline jaotus

(1) Igapäevaselt võrreldakse raha tegelikku käivet ja jääki kassas ning pangakontodel raamatupidamises kajastatuga, aasta lõpul toimub pangasaldode võrdlus panga kinnituskirjade alusel.

(2) Iga kvartali lõpus kontrollitakse analüütiliste allregistrite saldosid ja võrreldakse neid pearaamatu konto jääkidega. Kontrollitakse nõuete ja kohustuste saldosid, saadetakse võlgnikele meeldetuletuskirjad.

(3) Iga kvartali lõpu seisuga võrreldakse avaliku sektori tehingupartneritega omavahelisi saldosid saldoandmike infosüsteemi kaudu. Vajadusel võrreldakse saldosid täiendavalt elektronposti teel.

(4) Vähemalt üks kord aastas viiakse läbi vallavalitsuse ja hallatavate asutuste põhivarade, varude ja kohustiste inventuur (aastainventuur). Aastainventuuride hajutamiseks korraldatakse neid kuni kaks kuud enne aruandeaasta lõppu. Bilansivälise vara inventuur viiakse läbi üle ühe aasta.

(5) Inventeerimise käigusteostatakse:

1) materiaalse põhivara ja kinnisvarainvesteeringute inventuur;

2) varude inventuur;

3) nõuete ja ettemaksude inventuur analüütiliste nimekirjade alusel ja oluliste nõuete kohta kinnituskirjade saatmine;

4) kohustuste ja saadud ettemaksude inventuur analüütiliste nimekirjade alusel ja oluliste kohustuste kohta saldovõrdluste väljastamine;

5) sularaha inventuur kassas;

6) pangakontode saldode võrdlus;

7) avaliku sektori saldoandmike võrdlus;

8) bilansiväliselt kajastatavate varade ja kohustuste võrdlemine lepingutega.

(6) Inventuurid lõpetatakse tähtaegadel, mis võimaldavad aastaaruande koostamist nõutud tähtpäevaks.

(7) Vallavanem määrab käskkirjaga väikevahendite ja toiduainete inventeerimiseks ja mahakandmiseks komisjoni (edaspidi inventuurikomisjon). Inventuurikomisjon peab koosnema vähemalt kolmest liikmest, sh inventuuri eest vastutav isik (edaspidi inventuurikomisjoni esimees). Inventuurikomisjoni liikmed ei tohi olla inventeeritavate varade eest vastutavad isikud. Vastutav isik osaleb inventuurikomisjoni töös selgituste andjana. Aastainventuuri läbiviimist tõendava dokumentatsiooni allkirjastavad nii komisjoni liikmed kui ka varade eest vastutav isik.

(8) Otsuse selle kohta, milliste nõuete ja kohustiste kohta saadetakse tehingupartneritele kinnituskirjad, teeb raamatupidamise üksuse töötaja.

(9) Sularahakassa ootamatut kontrolli viiakse läbi vähemalt kord aastas ja inventuur aasta lõpul. Tavapärane inventuur üks kord kvartalis.

(10) Vastutava isiku vahetumisel, varguse, loodusõnnetuse või muudel puhkudel viiakse läbi erakorraline inventuur.

§ 34. Inventuuride dokumenteerimine ja hindamise protseduurid

(1) Aastainventuuri läbiviimist tõendavaks dokumentatsiooniks on saldokinnituskirjad, panga kinnituskirjad, inventeerimise aktid või muud dokumendid, mis tõendavad vara või kohustuse kajastamise korrektsust.

(2) Kassa inventuuri viib läbi vallavalitsuse ametnikest moodustatud komisjon.

(3) Kassa inventuuri tulemuste kohta koostatakse dokument, milles kajastuvad alljärgnevad andmed ja rekvisiidid:

1) inventuuri läbiviimise kuupäev;

2) komisjoni koosseisu kuuluvate ametnike nimed ja ametikohad;

3) sularaha jääk numbrite ja sõnadega, kas ja kui suur oli erinevus võrreldes raamatupidamisandmetega;

4) komisjoni liikmete allkirjad.

(4) Pangakontode kontrollimisel võrreldakse igapäevaselt pangaväljavõtete ja pangakontode saldode vastavust. Aasta lõpul väljastavad pangad audiitorpäringu aruande, mis sisaldab seisuga 31. detsember arveldus-, hoiuse- ja väärtpaberikontode jääke, kohustusi, antud tagatisi ja käendusi, allkirjaõiguslike isikute andmeid jms.

(5) Nõuete ja tehtud ettemaksete inventeerimisel viiakse läbi:

1) nõuete periodiseerimine arvestades tekkepõhisuse printsiipi;

2) nõuete laekumise tõenäosuse hindamine ja vajadusel allahindluse kajastamine;

3) nõuete klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks;

4) intressikandvate nõuete tekkepõhine intressiarvestus;

5) saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlus raamatupidamise andmetega. Saldokinnituste saatmisel näidatakse saldokinnitusel nõuete nominaalsummasid, millest ei ole maha arvatud ebatõenäoliselt laekuvaid summasid ega diskonteeritud intressi, samuti näidatakse bilansivälised trahvi- ja viivisenõuded nende olemasolul.

(6) Maksunõuded, loodusvarade kasutamise ja saastetasude maksunõuded võrreldakse Maksu- ja Tolliameti ja Keskkonnaameti poolt esitatud teatisega.

(7) Väikevahendite inventeerimisel trükitakse inventuuri lehed välja raamatupidamisprogrammist. Varude ja väikevahendite mahakandmiseks koostatakse mahakandmise aktid. Mahakandmise aktid allkirjastavad vastutav isik ja komisjoni esimees. Mahakandmisaktide alusel teeb raamatupidaja vastava kande raamatupidamisprogrammis.

(8) Materiaalse põhivara ja kinnisvarainvesteeringute inventeerimisel järgitakse alljärgnevaid nõudeid:

1) ettetäidetud lugemislehtedel kajastatakse kogused ja maksumused ning andmed varade järelejäänud amortisatsiooniperioodi kohta;

2) hinnatakse varade ümberhindluse teostamise vajadust;

3) inventuuri lõppaktis tuuakse eraldi välja kasutuskõlbmatu (nii füüsiliselt kui moraalselt amortiseerunud) ja kasutuses mitteolev vara;

4) veendutakse varade amortisatsioonimäärade õigsuses;

5) lugemislehtedes toodud märkuste põhjal koostatakse varade mahakandmise, allahindluse ja ümberhindluse aktid, mille põhjal koostab raamatupidaja kinnisvarainvesteeringute ja materiaalse põhivara korrigeerimiskanded.

(9) Kohustiste ja saadud ettemaksete inventeerimisel tehakse järgmised toimingud:

1) kohustiste periodiseerimine arvestades tekkepõhisuse printsiipi;

2) kohustiste klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks;

3) intressikandvate kohustiste tekkepõhine intressiarvestus;

4) maksukohustiste võrdlemine Maksu- ja Tolliameti väljavõtetega;

5) saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlus raamatupidamise andmetega;

6) eraldiste ja potentsiaalsete kohustiste hindamine ja arvele võtmine.

(10) Saldoandmikke esitavad avaliku sektori üksused võrdlevad iga kvartali lõpu seisuga omavahelisi saldosid. Selleks kasutatakse peale saldoandmiku esitamist saldoandmike infosüsteemi saldode võrdlemise ja ridade võrdlemise päringuid. Kui saldoandmiku esitaja eeldab, et saldoandmikus võib tõenäoliselt esineda vahesid teiste üksustega, ennetatakse seda saldode võrdluse taotluse esitamisega teisele saldoandmiku esitajale enne saldoandmiku esitamise tähtaja saabumist.

§ 35. Konsolideerimise protseduurid

(1) Vallavalitsuse valitseva mõju all olevad iseseisvat raamatupidamist omavad sihtasutused koostavad saldoandmiku vastavalt üldeeskirjas sätestatule. Saldod sisestatakse Rahandusministeeriumi poolt ettevalmistatud saldoandmike infosüsteemi.

(2) Saldode õigeaegse sisestamise ja sisestatud andmete õigsuse eest vastutab vastava asutuse raamatupidaja.

(3) Riigi Tugiteenuste Keskuse infosüsteemi sisestatud saldode õigsust kontrollib vallavalitsuse finantsjuht, kes lahendab saldode võrdlemisel tekkinud erinevused või edastab lahenduseta küsimused Riigi Tugiteenuste Keskusele.

(4) Kui konsolideeriva üksuse konsolideerimisgrupi piires esineb niisuguseid konsolideeritavate üksuste vahelisi saldosid, mille elimineerimiseks või õiglaseks kajastamiseks konsolideeritud aruandes on vaja veel teatud lisakanded, tehakse need täiendava konsolideerimisgrupi saldoandmikuna.

§ 36. Raamatupidamisdokumentide säilitamine

(1) Raamatupidamisdokumente säilitatakse seitse aastat, misjärel kuuluvad dokumendid hävitamisele. Arveid, majanduskulude aruandeid ja kulutšekke säilitatakse e-arvete keskkonnas. Raamatupidamisregistreid säilitatakse raamatupidamisprogrammis.

(2) Raamatupidamisdokumente säilitatakse raamatupidamise seaduses sätestatud korras. Dokumente säilitatakse masintöödeldavalt. Säilitatavate dokumentide ja andmete taasesitatavas kirjalikus vormis, lihttekstis loetavus ja tõendusväärtus peavad olema tagatud kogu säilitustähtaja jooksul.

(3) Välisprojektidega seotud raamatupidamisdokumendid kuuluvad säilitamisele kooskõlas vastava perioodi struktuuritoetuse seadusega või konkreetse projekti finantsmehhanismi tingimuste ja korraga.

(4) Raamatupidamisregistreid, mis on loodud elektrooniliselt, säilitatakse elektrooniliselt. Elektrooniliste andmete loetavus tagatakse kogu säilitusaja jooksul.

(5) Algdokumendid säilitatakse elektroonselt, kui dokumendi säilitustähtaja jooksul on tagatud:

1) säilitatava info autentsus;

2) algdokumendi kirjaliku taasesitamise võimalus;

3) dokumendi õigsuse eest vastutavate isikute ja aktsepteerijate tuvastamise võimalus.

(6) Paberil säilitatakse raamatupidamise algdokumendid, mille puhul ei ole tagatud lõikes 5 nimetatud nõuete täitmine või kui algdokumendi paberil säilitamise vajadus tuleneb vallavalitsuse tegevuse spetsiifikast, sihtfinantseerimise andja nõuetest vmt.

(7) E-arvekeskuse kaudu saadetavad arved säilitatakse e-arvekeskuse keskkonnas ja nende säilitamise tagab e-arvekeskuse operaator.

§ 37. Projektipõhine raamatupidamine

(1) Saadud toetustega seotud kulu- ja maksedokumentide säilitamisel lähtutakse sellekohases seaduses või muus toetuse andmise aluseks olevas dokumendis sätestatud nõuetest. Elektroonilises algdokumentide menetlemissüsteemis säilitatakse projektikoodiga tähistatud raamatupidamise algdokumente 10 aastat või projektis sätestatud tähtaja jooksul.

(2) Struktuuritoetustest rahastatud projektide dokumentatsiooni säilitamine toimub eraldi projektinimelistes kaustades. Kaustad säilitatakse vallavalitsuse arhiivis vastavalt projektis ettenähtud tähtajale. Tulenevalt perioodi 2007 – 2013 struktuuritoetuse seaduse § 22 ja perioodi 2014 – 2020 struktuuritoetuste seaduse § 24 tingimustest eristatakse toetuse kasutamisega seotud kulud raamatupidamises muudest kuludest ning kulusid kajastavad kulu- ja maksedokumendid muudest kulu- ja maksedokumentidest.

(3) Projektiga seotud kulud kajastatakse raamatupidamise infosüsteemis eraldi projektitunnusega varustatud kontodel. Juhul, kui on mitu projekti, eristatakse kulud kõikide erinevate projektide lõikes.

(4) Euroopa struktuuri- ja investeerimisfondidest saadud toetuse dokumente säilitatakse kas originaalide või originaalide tõestatud koopiate kujul või üldtunnustatud andmekandjatel, sealhulgas originaaldokumentide elektroonilises versioonis. Kui dokumendid on olemas üksnes elektroonilisel kujul, peavad kasutatavad arvutisüsteemid vastama tunnustatud turvanormidele, et neid saaks auditeerimisel kasutada.

(5) Struktuurifondidest saadud sihtotstarbeliste toetuste kohta peetakse arvestust projektipõhiselt. Projekti tunnuseks on projekti number ja nimetus, mis on struktuurifondidest toetusele antud. Projekti number ja nimetus lisatakse kõigile antud projektiga seotud tehingutele raamatupidamisprogrammi dokumentide sisestamisel reale „projekt“. Projekti tunnusega tähistatakse kõik projektiga seotud kulud (sh toetuse arvestuseks abikõlbulikud ja mitteabikõlbulikud kulud), samuti projektist saadud tulud. Sisestades pearaamatusse päringusse „projekt“ antud numbri, saame kõik selle projektiga seotud deebet ja kreedit kanded. Euroopa struktuuri- ja investeerimisfondidest kaasrahastatava tegevuse rahastamiskõlblikke kulusid vähendatakse puhastulu võrra, mida pole tegevuse heakskiitmise ajal arvesse võetud ja mis saadi otseselt üksnes tegevuse teostamise käigus kuni toetusesaaja lõpliku maksenõude esitamiseni.

§ 38. Koodide ja lühendite kasutamine

(1) Raamatupidamises rakendatakse koode vastavalt üldeeskirjale.

(2) Raamatupidamise dokumentides on kasutatavad järgmised lühendid:

1) D – deebet;

2) K – kreedit;

3) TP – tehingupartneri kood;

4) TA – tegevusala;

5) A – allikas;

6) RV – rahavoo kood;

7) Art – artikkel;

8) Mk – maksekorraldus

§ 39. Sise-eeskirja rakendamine

(1) Käesoleva määruse kehtestamisega tunnistatakse kehtetuks Nõo Vallavalitsuse 31.10. 2023 määrus nr 9 „Nõo Vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskiri“.

(2) Määrust rakendatakse alates 1. juunist 2026.