Rõuge valla raamatupidamise sise-eeskiri

§ 1. Rõuge valla kui kohaliku omavalitsusüksuse raamatupidamiskorralduse alus

(1) Rõuge vald raamatupidamiskohuslasena korraldab oma ametiasutuse ja ametiasutuse hallatavate asutuste raamatupidamist ja finantsaruandlust tsentraliseeritult Rõuge Vallavalitsuse kaudu.

(2) Rõuge Vallavalitsuse kui ametiasutuse (edaspidi ametiasutus) hallatavateks asutusteks (edaspidi kõik koos ka munitsipaalasutused) on:

4) Hooldekodu Pihlakobar;

11) Misso Sotsiaalkeskus;

17) Rõuge Hooldekodu;

18) Rõuge Koostöökeskus;

19) Rõuge Noorsootöö Keskus;

20) Rõuge Lasteaed;

21) Rõuge Põhikool;

22) Rõuge Valla Raamatukogu;

23) Rõuge Valla Rahvamaja;

26) Varstu Kool.

§ 2. Rõuge valla munitsipaalasutuste raamatupidamise sise-eeskirja eesmärk ja üldpõhimõtted

(1) Rõuge valla munitsipaalasutuste raamatupidamise sise-eeskirja eesmärgiks on Rõuge Vallavalitsuse kui avalik-õigusliku juriidilise isiku (edaspidi omavalitsus) raamatupidamisarvestuse ja finantsaruandluse korra kehtestamine ning aruandluse tagamine kui üks terviklik raamatupidamiskohustuslane.

(2) Sise-eeskiri lähtub Eesti finantsaruandluse standardist. Sise-eeskirjas kirjeldatud arvestusmeetodid tulenevad raamatupidamise seadusest, Raamatupidamise Toimkonna juhenditest (RTJ) ja avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendist (edaspidi juhend).

§ 3. Sise-eeskirja kohaldamine ja sisu

(1) Sise-eeskirja kohaldatakse ametiasutusele ja ametiasutuse hallatavatele asutustele.

(2) Sise-eeskiri reguleerib Rõuge valla munitsipaalasutuste majandustehingute dokumenteerimist ja kirjendamist, varade ja kohustuste inventeerimist, raamatupidamise algdokumentide käivet ja säilitamist, raamatupidamisregistrite pidamist, kontoplaani, koodide ja lühendite kasutamist, vara põhi- ja käibevaraks liigitamise kriteeriume, arvutitarkvara kasutamist raamatupidamises, projekti raamatupidamise korraldamist ning aruannete koostamise korda.

(3) Käesolevas sise-eeskirjas käsitlemata juhtudel lähtutakse avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendist, raamatupidamise seaduse fundamentaalsetest põhimõtetest ning vajadusel konsulteeritakse audiitoriga.

(4) Raamatupidamise sise-eeskirja muudetakse ja täiendatakse pearaamatupidaja ja finantsosakonna juhataja ettepanekul. Muudatused ja täiendused tehakse majanduslikel kaalutlustel ja/või Rõuge Vallavalitsuse tegevuse ümberkorraldamisel lähtuvalt Raamatupidamise Toimkonna väljaantavate juhendite ja metoodiliste soovituste sisust ning maksuseaduste ja täiendavate juhendmaterjalide muutustest või muul asjakohasel põhjusel.

§ 4. Kontoplaan

(1) Asutuses on kasutusel avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendiga kehtestatud kontoplaan.

(3) Lisaks avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendiga kinnitatud kontoplaani koodidele (konto-, tehingupartneri-, tegevusala-, allika- ja rahavookood) on kasutusel projektikoodid (antakse igale konkreetsele projektile ja investeeringuobjektile, eristamaks neid kulusid muudest asutuse kuludest).

§ 5. Majandusaasta aruande koostamise põhimõtted

(1) Omavalitsus koostab konsolideeritud majandusaasta aruande, lähtudes raamatupidamise seaduses ja RTJ-des toodud nõuetest aastaaruandele ning avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendis esitatud arvestuspõhimõtetest.

(2) Kui RTJ-des esitatud arvestuspõhimõtted erinevad avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendis sätestatud arvestuspõhimõtetest, siis lähtutakse majandusaasta aruande koostamisel avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendis sätestatud arvestuspõhimõtetest.

(3) Majandusaasta aruandeperiood on 12 kuud. Majandusaasta algab 1. jaanuaril ja lõpeb 31. detsembril.

(4) Konsolideerimisgruppi kuuluvad lisaks munitsipaalasutustele järgmised üksused:

1) OÜ Rõuge Kommunaalteenus;

2) Sihtasutus Haanjamaa Sport;

3) Sihtasutus Rõuge valla turism;

4) Sihtasutus Rõuge Enegiakeskus;

5) Sihtasutus Rõuge Jäähall.

§ 6. Aruannete esitamine

(1) Saldoandmikud koostatakse ja esitatakse saldoandmike infosüsteemi elektrooniliselt avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendis kehtestatud korras ja tähtaegadeks.

(2) Eelarveandmikud koostatakse ja esitatakse saldoandmike infosüsteemi elektrooniliselt avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendis kehtestatud korras ja tähtaegadeks.

(3) Maksudeklaratsioonid ja aruanded koostatakse ja esitatakse elektrooniliselt Maksu- ja Tolliametile seadusega ettenähtud korras ja tähtaegadel.

(4) Statistikaametile esitatakse aruanded elektrooniliselt Riigi Statistikaameti poolt kehtestatud korras ja tähtaegadel.

§ 7. Raamatupidamissüsteemi struktuur

(1) Asutuste raamatupidamist peetakse ametiasutuses tsentraliseeritud raamatupidamise korras, tagades seejuures iga iseseisva registrinumbriga asutuse varade, tulude ja kulude eraldi arvestuse.

(2) Asutuste igapäevast tegevust juhib asutuse juht (vallavanem, direktor, juhataja), kes vastutab asutuse finantsmajandusliku tegevuse eest.

(3) Omavalitsuse ja ametiasutuse raamatupidamist korraldab finantsosakonna juhataja, kelle õigused, kohustused ja vastutus on määratud tema ametijuhendis.

§ 8. Varade ja kohustuste kajastamine

(1) Vara kajastatakse raamatupidamistarkvara PMEN varade menüüs eraldi iga hallatava asutuse vastutava isiku ja asutuse tegevusala koodiga ning kes omab antud vara üle valitsevat mõju (s.t kontrollib antud vara kasutamist). Valitsev mõju vara üle tähendab avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendi mõistes üldjuhul võimet kasutada vara oma majandustegevuses, isegi juhul, kui sellega ei kaasne majanduslikku tulu.

(2) Ametiasutuse bilansis ei kajastata varasid, mille soetusmaksumust ega õiglast väärtust ei ole võimalik usaldusväärselt mõõta, samuti kohustusi, mille realiseerumine ei ole tõenäoline või mille suurust ei ole võimalik usaldusväärsusega mõõta. Selliste varade ja kohustuste olemasolu (võimalusel koos hinnanguga nende võimaliku väärtuse kohta) kajastatakse bilansivälistel kontodel ja avalikustatakse ametiasutuse raamatupidamise aastaaruandes.

§ 9. Tulude ja kulude kajastamine

(1) Saadud maksud kajastatakse ametiasutuse tuludes vastavalt edasiandja esitatud teatisele.

(2) Kulude kajastamisel lisatakse tingimata tegevusala kood.

(3) Vallavanema käskkirjaga kehtestatakse majanduskulude jagamise proportsioonid hoonetele, mida kasutavad mitu valla asutust ja mille kohta esitatakse ühine arve. Iga asutuse volitatud isik kinnitab oma kulu osa.

§ 10. Dokumentide ja rahaliste ülekannete kontrollimine

(1) Raamatupidamise algdokument on tõend, mille sisu ja vorm peavad vajaduse korral võimaldama kompetentsele ja sõltumatule osapoolele tõendada majandustehingu toimumise asjaolusid ja tõepärasust.

(2) Kui seaduses või selle alusel antud määruses ei ole sätestatud teisiti, peab algdokument sisaldama majandustehingu kohta vähemalt järgmisi andmeid:

1) koostamise kuupäev;

1¹) nimetus ja number;

2) majandusliku sisu kirjeldus ning tekkepõhine periood, kui arve koostamise kuupäev seda ei kajasta;

3) arvnäitajad, näiteks kogus, hind ja summa;

4) tehingu osapoolte nimed, avaliku sektori üksuste puhul tehingupartnerite koodid, tehingu osapoolte asu- või elukoha aadressid;

5) majandustehingut kirjendavat raamatupidamiskohustuslast esindava isiku allkiri, mis kinnitab andmete ja tehingute õigsust ning selle toimumist.

(2¹) Projektide kulusid tõendavatele algdokumentidele tuleb täiendavalt lisada:

1) projekti nimi ja kood;

2) muu oluline info, mis selgitab kulu seotust projektiga;

3) projektijuhi allkiri.

(3) Ametiasutus kasutab Rõuge valla asutuste ostuarvete vastuvõtmiseks e-arvete operaatorit, mis ühendab endas e-arvete saatjad, saajad ning nende kasutatavad majandustarkvarad.

(4) Reguleerimiskannete algdokumendiks on raamatupidamises koostatud raamatupidamisõiend. Raamatupidamisõiendil asendab tehingu osapoolte nimed ja asu- või elukoha aadressid algdokumendi koostaja nimi.

(5) Kõik kuludokumendid peavad olema kontrollitud ning kinnitatud kulusid tegema volitatud isiku ja raamatupidaja poolt. Euroopa Liidu struktuurifondide toetuste kasutamist kajastavad kuludokumendid peab kontrollima ja allkirjastama ka projekti juht.

(6) Ametiasutuses määratakse kulusid tegema volitatud isikud vallavanema käskkirjaga. Kui volitatud isik viibib teenistuslähetuses või tema avaliku võimu teostamise õigus on peatatud või kui tehingu tegemiseks on kehtestatud toimingupiirang korruptsioonivastases seaduses sätestatud alustel, siis on volitatud isiku pädevuses olevaid kulusid õigus teha vastavat volitatud isikut vallavanema käskkirjaga asendama määratud isikul või vallavanemal endal.

(7) Ametiasutuse kuludokumendid peab lisaks kulusid tegema volitatud isikule kinnitama ka valdkonna eest vastutav isik ja vallavanem.

(8) Ametiasutuse hallatavates asutustes on kulusid tegema volitatud isikuks asutuse juht. Hallatavate asutuste kuludokumentide kinnitamise õigus on asutuse juhil, kes vastutab vallaeelarves ette nähtud kulu teostamise eest. Kui asutuse juht viibib töölähetuses või temaga on tööleping peatatud, on kulusid tegema volitatud isikuks asutuse põhimääruses nimetatud isik. Kui asutuse põhimääruses asutuse juhi asendamine on sätestamata, on kulusid tegema volitatud isikuks asutuse juhi poolt kirjalikult määratud isik.

(9) Kulude kinnitamisele suunamisel ja kulude kinnitamisel e-arvete operaatori keskkonnas teeb kinnitusmärke ametiasutuses kulude tegemiseks volitatud isik või hallatava asutuse juht, märkides kommentaari lahtrisse kulu sisu ja kulukoha. Kui mõne tegevusala ja konkreetse tehingu puhul omab ammendavat informatsiooni pigem hallatava asutuse juht, saadab valdkonnajuht arvekeskuse süsteemis arve kinnitamiseks edasi hallatava asutuse juhile.

(10) Volitatud isik või hallatava asutuse juht vastutab, et:

1) dokument kajastab majandustehingut õigesti;

2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele;

2¹) tehing on vajalik;

3) tehing on õiguspärane;

4) tehing on kooskõlas Rõuge valla eelarvega;

5) tehingu kohta dokumendil esitatud andmed on kontrollitud vastavalt dokumentide kontrollimise nõuetele ja kinnitatud selleks volitatud isiku poolt;

6) dokument jõuaks raamatupidamisse õigeaegselt ja sellele oleks märgitud selgitused, milleks kulu tehti, kui see ei kajastu dokumendi sisus.

(11) Raamatupidamisega tegelevad töötajad tagavad dokumentide kontrollimisel ja ülekande dokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise raamatupidamise infosüsteemi:

1) tehingu kooskõla eelarve täitmise jälgimise põhimõtetega;

2) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo ja muude arvestusobjektide koodide õigsuse;

3) maksetähtpäeva ja tehingu summad;

4) tekkepõhise perioodi;

5) tehingu vastaspoole andmed;

6) arvete korral nende vastavuse käibemaksuseadusele;

7) asjaolu, kas antud kauba, teenuse või muu hüve eest ei ole juba varem tasutud.

(12) Vastavalt avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendi § 15 lõikele 5 peavad dokumentide kontrollimise nõuded tagama volitatud (allkirjaõigusliku) isiku ja raamatupidamisega tegeleva ametniku või töötaja lahususe. Iga algdokument peab olema allkirjastatud nii volitatud isiku kui ka raamatupidamisega tegeleva ametniku või töötaja poolt.

(13) Rahaliste ülekannete tegemisel osaleb kaks isikut. Sularaha väljamineku orderi kinnitab lisaks kassa eest vastutavale isikule ka asutuse juht.

(14) Raamatupidamise algdokumendi allkirjaks loetakse avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendi § 15 lg 9 järgi:

1) paberkandjal dokumendil omakäeline allkiri;

2) digitaalallkiri;

3) dokumendi menetlemiseks ette nähtud infotehnoloogilises süsteemis antud kooskõlastus või kinnitus, kui seda on võimalik elektrooniliselt säilitada ning kui kooskõlastuse või kinnituse andjat ja selle andmise kuupäeva on võimalik dokumendi säilitustähtaja jooksul tuvastada.

(15) Rahalisi ülekandeid tehakse maksetähtpäeval.

§ 11. Majandustehingute dokumenteerimine ja kirjendamine

(1) Raamatupidamiskohustuslane on kohustatud kõiki majandustehinguid dokumenteerima ning kirjendama raamatupidamisregistrites kahekordse kirjendamise põhimõttel nende toimumise ajal või kui see ei ole võimalik, siis vahetult pärast seda. Raamatupidamisregister on raamatupidamisarvestuses kasutatav andmebaas, mis vormistatakse kronoloogilises järjestuses (päevaraamat) ja kontode kaupa (pearaamat) ning säilitatakse failina.

(2) Raamatupidamiskirjendi aluseks on majandustehingut tõendav algdokument või algdokumentide alusel koostatud koonddokument.

(3) Raamatupidamiskirjend peab sisaldama järgmisi andmeid:

1) majandustehingu kuupäev;

2) raamatupidamiskirjendi järjekorranumber;

3) debiteeritavad ja krediteeritavad kontod ja vastavad summad;

4) algdokumendi (koonddokumendi) nimetus ja number.

(4) Raamatupidamise alg- ja koonddokumentidel olevat informatsiooni ning raamatupidamiskirjendeid ei ole lubatud kustutada ega teha neis õiendita parandusi. Ebakorrektne raamatupidamiskirjend parandatakse paranduskirjenditega, mis peavad sisaldama viidet parandatava raamatupidamiskirjendi järjekorranumbrile. Kui parandus ei põhine algdokumendil, tuleb koostada parandust selgitav raamatupidamisõiend (parandusdokument).

(5) Paranduse tegija märgib parandusdokumendile kuupäeva, millal parandus tehti, oma allkirja, tehingu majandusliku sisu ja paranduse sisu. Varasemat algdokumenti ja lausendit tuleb täiendada viitega hilisemale parandusdokumendile ja –kirjendile.

(6) Raamatupidamiskirjend sisestatakse raamatupidamisprogrammi PMEN, kus peetakse arvestust asutuste lõikes erinevate valdkondade all. Kasutusel on programmi järgmised osad:

1) pearaamat;

2) arveldused;

3) pank/kassa;

4) palk;

5) arved;

6) põhivara;

7) eelarve.

(7) Programmist tehakse järgmised väljatrükid:

1) pearaamatu koond;

2) kassaraamat;

4) kassaorderid.

(8) Aasta lõpu seisuga tehakse jraamatupidamisprogrammi inventuuride väljatrükid.

§ 12. Algdokumentide käive

(1) Algdokumentide käive ja esitamise tähtajad: Dokumendi nimetus Raamatupidamisele esitamise tähtaeg Esitaja vallavalitsuse ja volikogu õigusaktid järgmisel tööpäeval peale allkirjastamist vallakantselei tööaja arvestuse tabelid hiljemalt järgneva kuu esimesel tööpäeval; töövõtu- ja käsunduslepingute lõppemisel hiljemalt 1 tööpäev enne lepingu lõppemist personalitöö eest vastutav
isik,hallatavad asutused töölepingud ning töövõtu- ja käsunduslepingud 5 tööpäeva jooksul pärast lepingu sõlmimist või lepingutes muudatuste tegemist personalitöö eest vastutav
isik, hallatavad asutused käskkirjad palkade,
lisatasude, preemiate ja puhkuste kohta hiljemalt järgneva kuu esimesel tööpäeval personalitöö eest vastutav
isik, hallatavad asutused tõendid ja teatised perehüvitiste kohta esimesel võimalusel, kuid mitte hiljemalt kui järgneva kuu esimesel tööpäeval personalitöö eest vastutav isik, hallatavad asutused üüri-, rendi-,
ostu-müügi-, laenu-, notariaalsed jms lepingud 5 tööpäeva jooksul pärast lepingu sõlmimist või lepingutes muudatuste tegemist lepingu sõlmimise eest vastutav isik, hallatavad asutused sõiduleht, sõidupäevik koos käskkirjaga järgneva kuu 15. kuupäevaks vallakantselei, hallatavad asutused lähetuskulude aruanded 5 tööpäeva jooksul pärast lähetusest saabumist lähetatu sularahaarved ja kuludokumendid 5 tööpäeva jooksul pärast dokumendi saamist ja kinnitamist vastutav isik hankijate arved kohe pärast e-arvekeskusesse saabumist või e-posti ja postiga laekunud arvete puhul hiljemalt 3 tööpäeva jooksul peal arve saabumist vastutav isik (e-arvekeskuses määrab vastutav isik puhkusel ja tööst eemal viibides endale asendaja ja teavitab asendajat) teenuste- ja müügiarvete koostamiseks vajalikud algandmed hiljemalt järgneva kuu 3 tööpäevaks vastutav isik,
hallatavad asutused vara
mahakandmise aktid 5 päeva jooksul peale akti
kinnitamist komisjoni esimees kassa dokumendid jooksvalt, kuid mitte hiljem kui
järgneva kuu 5 tööpäevaks vastutav isik, hallatavad asutused sotsiaaltoetuste väljamaksu lehed 1 tööpäev enne väljamaksmist sotsiaaltöötajad puhkuste ajakava hiljemalt 3 tööpäeva pärast puhkuse ajakava kinnitamistl personalitöö eest vastutav isik, hallatavad asutused sularaha
kogumislehed (nt toiduraha) järgneva kuu 10 tööpäevaks hallatavad asutused

(2) Hallatavate asutuste algdokumentide raamatupidamisele õigeaegse esitamise eest vastutab asutuse juht või tema poolt volitatud isik.

§ 13. Rahaliste vahendite arvestus arvelduskontodel

(1) Rahalisi vahendeid hoitakse pangas ametiasutuse arvelduskontodel.

(2) Sularaha hoitakse vallamajas ja teenuskeskustes, kus raha on kassa eest vastutavate isikute käes.

(3) Pangaülekandeid teostatakse internetipanga kaudu. Rahaliste ülekannete tegemisel osaleb kaks isikut: üks teostab elektroonilised ülekanded ning teine aktsepteerib need.

§ 14. Sularahaoperatsioonide arvestus

(1) Ametiasutuses ei ole kehtestatud maksimaalset sularahalimiiti, kuid hallatavates asutustes on maksimaalne sularahalimiit 2000 eurot.

(2) Kassaoperatsioone teostab raamatupidaja, kelle tööülesannete hulka see kuulub.

(3) Kassaoperatsioonide arvestamiseks kasutatakse järgmisi dokumente:

1) kassa sissetuleku order;

2) kassa väljamineku order;

3) kassaraamat.

(4) Kassa väljamineku orderi kinnitavad vallavanem ja raamatupidaja.

(5) Kassa sissetuleku- ja väljaminekuorderitel ei ole lubatud teha mingeid parandusi ega ülekirjutusi.

(6) Hallatavates asutustes nimekirja alusel laekuv raha tuuakse kuu lõpul ametiasutuse kassasse.

(7) Ametiasutuses sisestab raamatupidaja sularahatehingu kirjendi raamatupidamisprogrammi PMEN. Seejärel trükitakse programmist välja kassaorder, mille alusel teostatakse tehing.

(8) Kassaraamat trükitakse programmist välja iga kuu lõpus.

(9) Sularaha hoitakse seifis valvega ruumis.

§ 15. Pangakaardid

(1) Deebet- ja krediitkaardi (edaspidi maksekaart) taotlemiseks annab nõusoleku vallavanem.

(2) Maksekaart väljastatakse panga poolt kaardi valdajale, kelle andmed on märgitud taotlusesse.

(3) Deebetkaart väljastatakse sularahaga arveldamiseks. Deebetkaardi kasutamise lepingus märgitakse päevalimiit sularaha väljavõtul.

(4) Krediitkaardi kasutamise lepingus on fikseeritud kaardi kasutuslimiit.

(5) Maksekaardi kehtivus on märgitud kaardile. Kaardi valdaja on kohustatud täitma panga poolt sätestatud maksekaardi kasutamise tingimusi.

(6) Kui kaardi valdaja ja asutuse vahel lõpeb töö/teenistussuhe, on kaardi valdaja kohustatud koheselt tagastama maksekaardi asutusele.

(7) Kaardi valdaja vastutab maksekaardi säilimise ja selle sihipärase kasutamise eest. Maksekaarti võib kasutada ainult töö/teenistusülesannete täitmiseks vajalike tehingute tegemiseks.

(8) Kaardi valdaja esitab finantsosakonda algdokumendid, millel peab olema selgitus kulu otstarbe kohta.

(9) Finantsosakonnas kontrollitakse algdokumentide vastavust kehtestatud nõuetele, tehtud kulutuste sihtotstarbelisust ning koostatakse vastavad raamatupidamiskirjendid.

§ 16. Nõuete ja kohustuste arvestus

(1) Varad ja kohustused on jaotatud lühi- ja pikaajalisteks, lähtudes sellest, kas vara või kohustuse eeldatav valdamine kestab arvestatuna bilansikuupäevast kuni üks aasta või kauem.

(2) Vähemalt iga kvartali lõpus hinnatakse nõuete laekumise tõenäosust. Võimaluse korral hinnatakse iga nõude laekumist eraldi. Juhul, kui see ei ole otstarbekas, kasutatakse nõuete hindamisel ligikaudset meetodit, mis tugineb varasemate perioodide kogemusele. Nõuete hindamisel võetakse arvesse nii bilansipäevaks teadaolevaid kui ka bilansipäeva järgseid kuni aruande koostamiseni selgunud asjaolusid, mis võivad mõjutada nõude laekumise tõenäosust.

(3) Nõuete hindamisel ligikaudsel meetodil hinnatakse nõuded, mille maksetähtaeg on ületatud:

1) 90-180 päeva võrra, alla 50 % ulatuses;

2) üle 180 päeva võrra, alla 100 % ulatuses (avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendi § 37 järgi).

(4) Nõuete laekumise ebatõenäoliseks tunnistamine vormistatakse raamatupidamise õiendiga, millele kirjutavad alla raamatupidaja ja asutuse juht.

(5) Nõude allahindluse summa kajastatakse ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kulu konto deebetis ja ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kontrakonto kreeditis. Bilansis näidatakse ebatõenäoliselt laekuvate nõuete konto jääki miinusmärgiga.

(6) Ebatõenäoliseks arvatud nõude laekumisel näidatakse varem kajastatud kulu vähendamist perioodis, mil laekumine toimus ning ühtlasi vähendatakse nii nõude enda kui selle kontrakonto saldot.

(7) Kui nõude allahindlus kajastati ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kontol, kuid hiljem selgub, et nõude laekumine on lootusetu, kantakse nii nõue kui ka selle allahindlus vastaval kontrakontol bilansist välja vastavalt vallavalitsuse korraldusele. Täiendavat kulu sel hetkel enam ei teki.

(8) Nõue loetakse lootusetuks, kui puuduvad igasugused võimalused nõude kogumiseks või kui selle tagasinõudmiseks tehtavad kulutused ületavad hinnanguliselt laekumisest saadaolevat tulu.

§ 17. Ettemaksude arvestus

(1) Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendi ja § 15 lõike 8 kohaselt tuleb ettemaksude tasumist võimaluse korral vältida. Kui ettemakse tegemine on vältimatu, siis kajastatakse seda esmaselt vastava ettemaksusumma ülekandmisel (esitatud, kuid maksmata ettemaksuarveid raamatupidamises ei kajastata).

(2) Ettemaksed tulevaste perioodide kulude eest kajastatakse kuluna perioodis, mille eest ettemakse tehti.

(3) Erandina võib arvestuse lihtsustamise eesmärgil kanda tulevaste perioodide kulu kohe kuluks, kui arvel või teatisel kajastatud ettemakse summa on väiksem kui 5 000 eurot (ilma käibemaksuta).

§ 18. Sihtfinantseerimise arvestus

(1) Sihtfinantseerimisena kajastatakse sihtotstarbeliselt antud ja teatud tingimustega seotud toetusi.

(2) Sihtfinantseerimist kajastatakse raamatupidamises esmakordselt raha ülekandmisel või laekumisel või toetuse tekkepõhisel kuupäeval (avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendi § 25 lõige 3 järgi), milleks loetakse maksetaotluse aktsepteerimise kuupäev (kulude abikõlbulikuks tunnistamise kuupäev).

(3) Juhul, kui sihtfinantseerimine on küll laekunud, kuid mõned selle kasutamisega seotud tingimused on veel täitmata, kajastatakse saadud summad sihtfinantseerimiseks saadud vahendite ettemaksete kontodel.

(4) Kui kulutused on tehtud ja sihtfinantseerimise maksetaotlus aktsepteeritud, kuid see on veel laekumata, kajastatakse tuluna ja saamata sihtfinantseerimise nõudena.

(5) Tegevuskulude sihtfinantseerimise kajastamisel lähtutakse tulude ja kulude vastavuse printsiibist. Sihtfinantseerimist kajastatakse tuluna hetkel, kui selle laekumine on kindel (maksetaotlus on toetuse andja või vahendaja poolt aktsepteeritud), üksus on täitnud sihtfinantseerimisega seonduvaid lisatingimusi ning teinud kulutused, mille hüvitamiseks antud toetus on mõeldud.

(6) Vastavalt avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendi § 26 lõikele 3 võib tegevuskulude katteks saadud ja antud sihtfinantseerimist kajastada laekumisel kohe tuluna ja ülekandmisel kuluna, kui lepingujärgne summa on väiksem 10 000 eurost.

(7) Põhivara sihtfinantseerimise korral lähtutakse sihtfinantseerimise kajastamisel brutomeetodist. Sihtfinantseerimise abil soetatud vara võetakse bilansis arvele tema soetusmaksumuses ning varade soetamise toetuseks saadud sihtfinantseerimise summa kajastatakse tuluna.

(8) Mitterahaliseks sihtfinantseerimiseks loetakse sihtfinantseerimist kolme osapoole tehingus, kui toetuse andja või vahendaja kannab raha üle otse kaupade või teenuste tarnijale, kellelt toetuse saaja kaupu või teenuseid saab ja sihtfinantseerimist, mille korral toetuse andja annab toetuse saajale üle kaupu või teenuseid ning sellega ei kaasne otseselt nende müük tarnija poolt.

§ 19. Varude arvestus

(1) Varud võetakse arvele soetusmaksumuses, mis koosneb ostuhinnast ja muudest soetamisega seotud otsestest kulutustest. Vastavalt avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendi §-le 38 kantakse soetamisel lisandunud maksud ja tulud maksukulu kontole.

(2) Materjalid võib kanda kohe kuludesse, kui ostuarve summa ei ületa 10 000 eurot ilma käibemaksuta.

(3) Varud hinnatakse alla eeldatavale neto realiseerimismaksumusele, kui see on madalam nende soetamismaksumusest.

(4) Varude jäägi hindamisel kasutatakse kaalutud keskmise soetushinna meetodit. Toiduainete kulu analüütilist arvestust peetakse hallatavates asutustes. Aruandeaasta lõpu seisuga varud inventeeritakse.

§ 20. Palkade, tasude ja hüvitiste arvestus

(1) Palga, lisatasu, preemia, puhkusetasu ning muude tasude ja hüvitiste arvestamise aluseks on Rõuge Vallavolikogu või Rõuge Vallavalitsuse õigusaktid, asutuse juhi käskkiri, leping ja tööaja arvestamise tabelid.

(1¹) Ametiasutuses vastutavad tööaja arvestamise andmete õigsuse eest struktuuriüksuste juhid. Hallatavates asutustes vastutab tööaja arvestamise andmete õigsuse eest asutuse juht. Tööaja arvestustabel esitatakse raamatupidajale hiljemalt järgneva kuu esimesel tööpäeval.

(1²) Tulumaksu kinnipidamise määra arvestamise kohta esitab töötaja või teenistuja kirjaliku avalduse raamatupidajale.

(2) Palka makstakse üks kord kuus ülekandega töötaja või teenistuja pangakontole.

(3) Puhkusetasu makstakse välja hiljemalt eelviimasel tööpäeval enne puhkusele minekut või töötaja soovi alusel puhkusele järgneval palgapäeval.

(4) Kasutamata puhkusepäevade ja väljamaksmata puhkusetasude kohustust hinnatakse ümber üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga ametiasutuse raamatupidamises.

(4¹) Töövõimetuslehtede täiendamine toimub elektroonselt Eesti Haigekassa töövõimetuslehtede andmete edastamise portaalis raamatupidaja poolt, kellele on asutuse juht andnud vastavad õigused. Raamatupidaja sisestab töövõimetuslehele vajalikud andmed ja kinnitab lehe ning arvestab asutuse poolt väljamakstava haigushüvitise suuruse.

(5) Maksud peetakse palkadest kinni vastavalt kehtivatele maksuseadustele. Maksudeklaratsioonid esitatakse Maksu- ja Tolliametile elektrooniliselt.

(6) Palgalehed koostatakse ametiasutuse raamatupidamises tegevusalade või tegevusala gruppide lõikes. Töötajale ja teenistujale esitatakse palga ja maksude arvestuse teatis või palgalipik e-kirjaga.

(7) Palgalehed koostatakse tegevusalade lõikes. Väljamakstavad palgalehed allkirjastab finantsosakonna juhataja või tema asendaja.

§ 21. Kinnisvarainvesteeringud

(1) Kinnisvarainvesteeringute kajastamisel lähtutakse RTJ 6 „Kinnisvarainvesteeringud” sätestatust. Kinnisvarainvesteering võetakse bilansis esialgselt arvele tema soetusmaksumuses, mis sisaldab ka soetamisega otseselt seonduvaid tehingutasusid. Kinnisvarainvesteeringu edasisel kajastamisel lähtutakse õiglasest väärtusest. Väärtuse muutused kajastatakse aruandeperioodi tulemiaruandes. Parendused, remont ja hooldus, mis tõstavad kinnisvarainvesteeringu väärtust võrreldes objekti algse väärtusega, lisatakse kinnisvarainvesteeringu soetusmaksumusele.

(2) Kinnisvaraobjekt klassifitseeritakse bilansis põhivaraks juhul, kui toimub muutus tema kasutamise eesmärgis ja vara ei vasta enam kinnisvarainvesteeringu definitsioonile. Alates muutumise toimumise kuupäevast rakendatakse objektile selle varadegrupi arvestusreegleid, kuhu ta ümber klassifitseeriti.

(3) Kinnisvarainvesteeringu arvele võtmiseks on vara soetusdokumendid ja/või volikogu vastavasisuline otsus.

§ 22. Materiaalne põhivara

(1) Materiaalseks põhivaraks loetakse varasid hinnangulise kasuliku tööeaga üle ühe aasta ja soetusmaksumusega alates 10 000 eurost ilma käibemaksuta.

(2) Varad, mille kasulik tööiga on üle ühe aasta, kuid mille soetusmaksumus on alla 10 000 euro, kantakse vara kasutusele võtmise hetkel kulusse.

(3) Avalikus raamatukogus raamatuid põhivarana arvele ei võeta, vaid nende maksumus kantakse soetamisel kuludesse. Raamatute üle peetakse arvestust vastavalt vajadusele raamatukogus kohapeal.

§ 23. Materiaalse põhivara arvestus

(1) Põhivara rekonstrueerimisväljaminekud, mis pikendavad vara kasulikku tööiga ning tõstavad vara kvaliteeti või tööjõudlust üle algselt arvatud taseme, kapitaliseeritakse bilansis põhivarana.

(2) Põhivara remondi- ja hoolduskulud, mis tehakse eesmärgiga säilitada vara esialgset taset ning parendustega kaasnevad demonteerimis- ja lammutustööde kulud kajastatakse aruandeperioodil kuludes.

(3) Põhivarasid kajastatakse bilansis soetusmaksumuses, millest on maha arvatud akumuleeritud kulum ja võimalikud väärtuse langusest tulenevad allahindlused.

(4) Põhivara amortisatsiooni arvestatakse iga kuu lineaarsel meetodil alates vara kasutuselevõtmise kuust ning lõpetatakse vara täielikul amortiseerumisel või kasutusest eemaldamise kuule eelneval kuul. Amortisatsiooni norm määratakse igale põhivara objektile eraldi, sõltuvalt selle kasulikust tööeast.

(5) Ettepaneku kulunormi kehtestamiseks teeb vara tundev spetsialist, lähtudes eeldatavast vara kasulikust elueast.

(6) Amortisatsiooninormid aastas uutele soetatud põhivaradele on järgmised: põhivara liik eeldatav kasulik eluiga aastates amortisatsiooni norm protsentides hooned 20-50 2-5 rajatised 10-40 2,5-10 masinad ja seadmed 5-10 10-20 inventar 2-10 10-50 arvutustehnika 2-3 33–50 immateriaalne põhivara 2-20 5–50

(7) Kasutatud varadele ja vastavalt vajadusele uutele põhivahenditele kehtestatakse konkreetne amortisatsiooninorm.

(8) Maad ja kunstiväärtusi, mille väärtus aja jooksul ei vähene, ei amortiseerita.

(9) Aastainventuuri läbiviimisel hindab inventeerimiskomisjon vara järelejäänud kasulikku eluiga ja kui ilmneb, et see on oluliselt erinev esialgu hinnatust, teeb ettepaneku amortisatsiooniperioodi muutmiseks.

(10) Inventeerimiskomisjoni koostatud akt esitatakse raamatupidamisele vastavate muudatuste tegemiseks.

(11) Amortisatsiooni muutuste mõju kajastatakse aruandeperioodis ja järgmistes perioodides, mitte tagasiulatuvalt.

(12) Põhivara väärtuse languse korral (osaline või täielik demonteerimine, hävimine, kahjustamine, kadumine) viiakse läbi allahindlus. Varade allahindlust kajastatakse koos amortisatsiooniga. Allahindlusakti kinnitab vallavalitsus.

(13) Materiaalse põhivara ümberhindamisel õiglasele väärtusele lähtutakse Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendi §-st 45.

(14) Materiaalne põhivara võetakse arvele arve, ostu-müügilepingu või üleandmise-vastuvõtmise akti alusel. Uusehitused ja põhivara rekonstrueerimised võetakse arvele soetusmaksumuses tööde üleandmise-vastuvõtmise akti alusel. Ettepaneku vara arvelevõtmiseks teeb nende kulude tegemise eest vastutav isik (volitatud isik).

(15) Tasuta saadud vara võetakse arvele avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendi § 45 lg 2 sätestatud korras.

(16) Raamatupidamises koostatakse põhivara arvele võtmise kuupäeva seisuga akt, millel kajastatakse järgmised andmed: põhivara nimetus, inventari number, info vara kohta (hoone aadress, maakatastritunnus, transpordivahendi registreerimisnumber ja muu info), soetusmaksumus, amortisatsiooninorm aastas, vastutava isiku nimi ja allkiri, raamatupidamise kanne ja raamatupidaja allkiri.

(17) Põhivara müük, tasuta üleandmine, kasutusvaldusse andmine ja mahakandmine toimub Rõuge vallavara valitsemise korras sätestatud korras.

§ 24. Immateriaalne põhivara

(1) Immateriaalse põhivara kajastamisel lähtutakse RTJ 5 „Materiaalne ja immateriaalne põhivara” sätestatust.

(2) Immateriaalne põhivara kajastatakse bilansis soetusmaksumuses.

(3) Immateriaalse põhivarana ei võeta arvele asutamisväljaminekuid, uurimisväljaminekuid, koolitusega seotud kulutusi, üldiseid halduskulutusi, kahjumeid tootmise algfaasis ja kolimise ning ettevõtte ümberstruktureerimisega seotud kulutusi. Need kulutused kajastatakse perioodikuludena.

(4) Arenguväljaminekuid kapitaliseeritakse ainult juhul, kui nad vastavad immateriaalse vara definitsioonile, on olemas aktid, arenguprojekti teostamiseks vajalikud ressursid ja on tõenäoline, et need väljaminekud osalevad tulevaste perioodide tulu tekkimisel.

(5) Juhul, kui vara omab nii materiaalse kui immateriaalse põhivara tunnuseid, lähtutakse sellest, millistele tunnustele vara rohkem vastab.

(6) Arvutitarkvara klassifitseeritakse materiaalseks põhivaraks juhul, kui see on lahutamatult seotud teatud riistvaraga. Juhul, kui arvutitarkvara on sõltumatu riistvarast, klassifitseeritakse see immateriaalseks põhivaraks.

§ 25. Bioloogilised varad

(1) Bioloogilised varad võetakse bilansis arvele, kui nende soetusmaksumus on alates 10 000 eurost ja kui vastavad varad seonduvad valla põhitegevusega.

(2) Kui vastavad bioloogilised varad ei seondu valla põhitegevusega (nt metsa majandamine), siis kajastatakse need bilansiväliselt olenemata nende maksumusest.

§ 26. Osalused tütar- ja sidusettevõtjates ning mittetulundusühingutes

(1) Tütarettevõtjat loetakse kontrolli all olevaks, kui aruandekohustuslane omab üle 50 % tütarettevõtja hääleõiguslikest aktsiatest või osadest, on võimeline kontrollima tütarettevõtja tegevus- ja finantspoliitikat või omab õigust nimetada või tagasi kutsuda enamikku nõukogu liikmetest.

(2) Sidusettevõtjaks loetakse ettevõtjat, milles omatakse hääleõigusega aktsiatest või osadest 20 kuni 50 %. Osalusi tütar- ja sidusettevõtjate aktsiates ja osades kajastatakse kapitaliosaluse meetodil.

(3) Aruandekohuslase bilansis kajastatakse neid osalusi mittetulundusühingutes, mille üle raamatupidamiskohustuslasel on valitsev või oluline mõju. Osalused on bilansis kajastatud kapitaliosaluse meetodil.

§ 27. Bilansiväline vara ja selle arvestus

(1) Bilansiväliselt arvestatakse väheväärtuslikku vara, mille soetusmaksumus on alla 10 000 euro ja mille kasutamisiga on üle ühe aasta.

(2) Olenemata maksumusest peetakse nimekirjades arvestust mööbli ja rendile antud vara kohta.

(3) Väikevara kantakse kuludesse soetamise hetkel.

(4) Raamatupidamises peetakse arvestust asutuste ja vastutavate isikute lõikes.

(5) Varad võetakse arvele arve, ostu-müügilepingu või üleandmise-vastuvõtmise akti alusel.

(6) Vara müük, tasuta üleandmine ja mahakandmine toimub Rõuge vallavara valitsemise korras sätestatud korras.

§ 28. Projektiga seotud majandustehingute kajastamine

(1) Toetuse kasutamisega seotud kulude eristamiseks muudest kuludest kasutatakse projekti tunnuskoodi. Igale projektile omistatakse uus erinev kood.

(2) Projektiga seotud algdokumente säilitatakse digitaalselt e-arvekeskuse operaatori keskkonnas.

(3) Dokumentidel märgitud kulud peavad vastama läbiviidud toimingute mahule ja sisule ning olema projektiga seotud ning kooskõlas õigusaktidega.

§ 29. Personalikulud

(1) Personalikulude hulka arvestatakse nende inimeste töötasud, kes on määratud projekti ülesannetega tegelema. Puhkusetasud on abikõlblikud proportsionaalselt projekti heaks töötatud ajale ja vastavalt seaduses sätestatud korrale.

(2) Abikõlblik on nii töötasu kui ka kohustuslikud töötasu maksud.

(3) Projekti heaks töötamisel võib olla aluseks:

1) tööleping;

2) avaliku teenistuja ametisse nimetamise käskkiri või korraldus;

3) käsundusleping.

(4) Inimese töötamine projekti heaks ning töö maht peab olema töölepinguga, selle lisaga, käskkirjaga vms dokumendiga selgelt fikseeritud.

(5) Kui projekti heaks töötatakse osalise tööajaga, tuleb täita tööajatabel. Samuti tuleb tõendada, et projekti tööülesannete lisandumisel on töötaja tavapärased ülesanded kas ära langenud, üle antud või muud moodi jaotatud.

§ 30. Üldkulud

(1) Üldkulude all kajastatakse kõiki otseseid (bürootarvete, sideteenuste, postiteenuste, kommunaalkulud jms. kulud) ja proportsionaalselt arvestatud (projekti tegevustega seotud üldkulusid, mis tuginevad tegelikele kulutustele) igakuiseid asutuse üldkulusid.

(2) Konkreetsete kulude abikõlblikkus on täpsustatud vastavate projektide määrustes.

(3) Projekti üldkulude arvestamisel kasutatakse järgnevaid metoodikaid:

1) proportsionaalselt üldkulude kogukulust vastavalt projekti jaoks kasutatavate ruumide pinnale (üürimaksete, kommunaalmaksete, kütte, vee, elektri, hooldus-, remondi- ja valveteenuse ja muude projektiga seotud kulude jagamiseks) ning projektis hõivatud personali tööajale;

2) vastavalt projekti tegevuste elluviimisel tekkinud kuludele kui kasutatud ruumide pinnale põhinevat kulude jaotuse metoodikat ei saa kasutada – näiteks telefonikulud, vaid projekti tarbeks renditud kontoriruumide kulu (kui see on märgitud taotlusvormis), bürootarvete kulud.

§ 31. Lähetus- ja sõidukulud

(1) Päevaraha maksmise korral on abikõlblik see osa päevarahast, mida makstakse lähtudes Eestis riiklikult kehtestatud töö- või teenistuslähetuse korras ette nähtud maksimummääradest ning muudest tingimustest.

(2) Päevaraha makstakse ainult töölepingu või avaliku teenistuse seaduse alusel töötavale inimesele. Võlaõigusliku lepingu alusel töötavatele isikutele päevaraha maksta ei saa.

(3) Sõidukulud peavad olema tõendatud (piletitid, lennuki või laeva pardakaardid, arved) ning põhjendatud.

(4) Majutuskulud peavad olema tõendatud, arvel peavad kajastuma periood (kuupäev), isikute arv ja nimed. Kui isikute nimesid ei ole arvele märgitud, lisab need täiendavalt arve kinnitaja.

(5) Töövõtu- või käsunduslepinguga projekti heaks töötava inimese sõidukulude hüvitamine fikseeritakse temaga sõlmitud lepingus.

(6) Isikliku sõiduauto kasutamisel projektiga seotud sõitudel lähtutakse Rõuge Vallavalitsuses kehtestatud korrast.

(7) Asutuse auto kasutamisel projektiga seotud sõitudeks on abikõlblik arvestus keskmise kütusekulu järgi kuludokumentide alusel.

§ 32. Investeeringud

Toetuse vahenditest soetatud põhivara arvelevõtmine ja arvestus toimub analoogselt tavalise põhivara kajastamisele.

§ 33. Valuutakursid

(1) Iga projekt peab rakendama kõigi projektipartnerite jaoks ühtset valuutakursside arvestamise metoodikat, mis määratakse kindlaks iga konkreetse projekti alguses.

(3) Kui projektipartnerile ei ole projektis kokkulepitud kursimetoodika teada, siis kasutatakse tehingu päeva ehk kuludokumendi kuupäeva Euroopa Keskpanga ametlikku valuutakurssi. Selle kursi kasutamisel võetakse arvestamise aluseks kurss täpsusega vähemalt viis kohta pärast koma.

§ 34. Inventeerimise töökorraldus ja ajaline jaotus

(1) Igapäevaselt võrreldakse raha tegelikku jääki raamatupidamiskontodel kajastatuga.

(2) Iga kuu lõpus kontrollitakse analüütiliste allregistrite saldosid ja võrreldakse neid pearaamatu konto jääkidega.

(3) Kord kvartalis tehakse maksunõuete ja -kohustuste võrdlus. Võrdlused fikseeritakse kirjalikult (analüütilisele dokumendile tehakse kontrollija poolt märge kontrollimise kohta, tuuakse välja vahed nende olemasolul ja kinnitatakse kontrolli teostamist oma allkirjaga). Erinevuse korral tehakse paranduskanded. Paranduskanded dokumenteeritakse.

(4) Iga kvartali lõpu seisuga võrreldakse avaliku sektori tehingupartneritega omavahelisi saldosid saldoandmike infosüsteemis.

(5) Vähemalt üks kord aastas viiakse läbi asutuse kõigi oluliste varade ja kohustuste põhjalik inventuur (aastainventuur). Aastainventuuride hajutamiseks korraldatakse neid kuni kaks kuud enne aruandeaasta lõppu.

(6) Inventeeritavate varade ja kohustuste hulka kuuluvad:

1) materiaalse põhivara inventuur;

2) varude inventuur;

3) nõuete ja ettemaksude analüütiliste nimekirjade ja oluliste nõuete kohta kinnituskirjade saatmine;

4) kohustuste ja saadud ettemaksude analüütiliste nimekirjade inventuur;

5) sularahakassade inventuur;

6) pangakontode saldode võrdlus;

7) avaliku sektori saldoandmikke esitavate üksuste omavaheline saldode võrdlemine;

8) bilansivälise vara inventuur;

9) muude varade inventuur.

(7) Aastainventuuri läbiviimist tõendavaks dokumentatsiooniks on saldokinnituskirjad, pangakonto väljavõtted, inventeerimise aktid või muud dokumendid, mis tõendavad vara või kohustuse kajastamise korrektsust.

(8) Inventuurid lõpetatakse tähtaegadel, mis võimaldavad aastaaruande koostamist nõutud tähtpäevaks.

(9) Asutuse juht määrab varude ja materiaalse põhivara aastainventuuri läbiviijad. Inventuurikomisjonid koosnevad vähemalt kahest liikmest, kellest kumbki ei ole inventeeritavate varade eest vastutav isik. Vastutav isik osaleb inventuurikomisjoni töös selgituste andjana. Aastainventuuri läbiviimist tõendava dokumentatsiooni allkirjastavad nii komisjoni liikmed kui ka varade eest vastutav isik.

(10) Sularahakassa ootamatut kontrolli viiakse läbi vastavalt vajadusele.

(11) Vastutava isiku vahetumisel, varguse, loodusõnnetuse või muudel puhkudel viiakse läbi erakorralised inventuurid.

§ 35. Inventeerimise ja hindamise protseduurid

(1) Kassa inventuuri viib läbi asutuse töötajatest moodustatud komisjon.

(2) Inventuuri tulemuste kohta koostatakse dokument, milles kajastuvad alljärgnevad andmed ja rekvisiidid:

1) inventuuri läbiviimise kuupäev;

2) komisjoni koosseisu kuuluvad töötajate nimed ja ametikohad;

3) sularaha jääk numbrite ja sõnadega, kas ja kui suur oli erinevus võrreldes raamatupidamisandmetega;

3¹) kassa inventuuri korral viimase sissetuleku ja väljamineku orderi number;

4) komisjoni liikmete allkirjad.

(2¹) Kassa inventeerimisel kontrollitakse sularaha olemit kõigi rahamärkide ja metallraha ülelugemise teel.

(3) Pangakontode kontrollimisel võrreldakse igapäevaselt pangaväljavõtete ja raamatupidamisprogrammi pangakontode käivete ja saldode vastavust. Kontrolli teostamine vormistatakse pangaväljavõttel vastava märkega ja allkirja lisamisega.

(3¹) Aasta lõpus küsitakse pankadelt saldode võrdlemiseks audiitorpäring.

(4) Nõuete ja tehtud ettemaksete inventeerimisel viiakse läbi:

1) nõuete periodiseerimine, arvestades tekkepõhisuse printsiipi;

2) nõuete laekumise tõenäosuse hindamine ja vajadusel allahindluse kajastamine;

3) nõuete klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks;

4) saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlus raamatupidamise andmetega.

(5) Varude inventeerimisel järgitakse alljärgnevaid nõudeid:

1) varud paigutatakse nii, et neid oleks võimalik loendada;

2) inventuuri tegemise ajal varude liikumist ei toimu;

3) paberkandjal lugemislehtede korral ei kajastata ettetäidetud lugemislehtedel koguseid ega summasid, vaid need kannab komisjon lugemislehtedele ülelugemise käigus;

4) loetud ühikud või toodete grupid märgistatakse topeltlugemise vältimiseks;

5) erinevuste korral ja allahindluse vajaduse ilmnemisel koostatakse puudu- ja ülejääkide ning allahindluse akt (-id);

6) üle- ja puudujääkide kohta lisatakse lõppaktile seletuskiri ning süüdlaste olemasolul nõutakse puudujäägid neilt sisse;

7) dokumendid dateeritakse ja allkirjastatakse lugejate ja materiaalselt vastutava isiku poolt;

8) allkirjastatud aktide põhjal tehakse raamatupidamises vajadusel korrektuurid raamatupidamise andmetesse, leitud puudu- ja ülejäägid võetakse arvele.

(5¹) Puhkusekohustiste inventuuri nõuded:

1) puhkusekohustiste inventuur viiakse läbi seisuga 31. detsember;

2) ametiasutuses teeb vallakantselei kindlaks kasutamata jäänud või ette saadud puhkuseosa asutuse teenistujate ning hallatavate asutuste juhtide kohta;

3) hallatavates asutustes korraldab asutuse juht kasutamata jäänud või ette saadud puhkuseosade inventeerimise;

4) inventeeritud puhkuseosade kohta koostatakse kasutamata puhkusepäevade inventuuri tabel, kus on kajastatud isiku nimi, kasutamata puhkuseperiood ning puhkusepäevade arv;

5) raamatupidaja sisestab kasutamata puhkusepäevad raamatupidamisprogrammi ning puhkusereservi summaline arvestus isikute lõikes lisatakse puhkusekohustuste inventuurile.

(6) Materiaalse põhivara inventuur viiakse läbi sarnaselt varude inventuurile, kuid ettetäidetud inventeerimisnimestikes kajastatakse kogused ja maksumused ning andmed varade järelejäänud amortisatsiooniperioodi kohta. Lisaks tehakse inventuuri läbiviimisel järgmised toimingud:

1) hinnatakse varade ümberhindluse teostamise vajadust;

2) inventuuri lõppaktis tuuakse eraldi välja kasutuskõlbmatu (nii füüsiliselt kui moraalselt amortiseerinud) ja kasutuses mitteolev vara ja hinnatakse selle võimalikku realiseerimismaksumust;

3) veendutakse varade amortisatsioonimäärade õigsuses;

4) inventeerimisnimestikes toodud märkuste põhjal koostatakse varade mahakandmise ja allhindluse aktid ning ümberhindlust vajavate varade nimekiri. Nende põhjal koostab raamatupidamisüksus materiaalse põhivara reguleerimiskanded.

(7) Kohustuste ja saadud ettemaksete inventeerimisel tehakse järgmised toimingud:

1) kohustuste periodiseerimine arvestades tekkepõhisuse printsiipi;

2) kohustuste klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks;

3) saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlemine raamatupidamise andmetega;

4) eraldiste ja potentsiaalsete kohustuste hindamine ja arvelevõtmine.

(8) Saldoandmikke esitavad avaliku sektori üksused võrdlevad iga kvartali lõpu seisuga omavahelisi saldosid. Kinnituskirja saaja on kohustatud saldosid võrdlema ja esitajale vastama. Kui omavahelistes saldodes on erinevusi, selgitatakse need välja ja lepitakse parandamine omavahel kokku. Kui võrdlejad jäävad omavaheliste saldode suhtes erimeelsusele, teatatakse sellest Riigi Tugiteenuste Keskusele, kelle pakutava lahenduse alusel vahe parandatakse.

(9) Pärast inventeerimisandmete võrdlust raamatupidamisega koostab komisjoni esimees varude ja põhivarade inventuuri tulemuste lõppakti, millele lisatakse ka nimestikes toodud märkuste põhjal koostatud vara mahakandmise, allahindluse ja amortisatsiooniperioodi muutmise aktid.

(10) Avastatud üle- ja puudujäägid võetakse raamatupidamises arvele inventeerimiskomisjoni koostatud lõppakti alusel.

§ 36. Raamatupidamisdokumentide hoidmine

(1) Raamatupidamisdokumente hoitakse raamatupidamises üks aasta. Seejärel antakse dokumendid ametiasutuse arhiivi tsentraliseeritud hoidmisele, kus neid säilitatakse vastavalt Rõuge Vallavalitsuse dokumendihalduskorrale.

(2) E-arvekeskuse kaudu saadetavad arved säilitatakse e-arvekeskuse keskkonnas ja nende säilimise tagab e-arvekeskuse operaator.

§ 37. Raamatupidamisdokumentide säilitustähtajad

(1) Raamatupidamise aastaaruannet säilitatakse alaliselt.

(2) Vastavalt “Perioodi 2007–2013 struktuuritoetuse seaduse” §-le 5 säilitatakse Euroopa Sotsiaalfondist, Euroopa Regionaalarengu Fondist ja Ühtekuuluvusfondist toetuse andmise ja kasutamisega seotud dokumente paberkandjal või elektrooniliselt vähemalt 2025. aasta 31. detsembrini.

(3) Vastavalt „Perioodi 2014 – 2020 struktuuritoetuse seaduse“ §-le 35 säilitatakse toetuse andmise ja kasutamisega seotud dokumente paberkandjal või elektrooniliselt seaduses sätestatud korras (neli aastat, alates selle aasta 31. detsembrist, millal 30. juuni seisuga on kõikide projektis abikõlblikuks arvatud kulude alusel toetus välja makstud, välja arvatud, kui muus õigusaktis on sätestatud pikem tähtaeg).

(3¹) Perioodi 2021 – 2027 struktuuritoetuste vahenditest finantseeritud projektide dokumente, mis on seotud fondidest toetust saava tegevusega, säilitatakse viie aasta jooksul alates selle aasta 31. detsembrist, mil korraldusasutus tegi toetusesaajale viimase makse.

(4) Raamatupidamisdokumente säilitatakse vastavalt Rõuge Vallavalitsuse dokumentide liigitusskeemis märgitud tähtaegadele.

(5) Asutuse juht vastutab raamatupidamisdokumentide säilitamise eest ametiasutuse ruumides ja arhiivis.

§ 38. Määruse jõustumine

Määrus jõustub kolmandal päeval pärast avalikustamist Riigi Teatajas.