Saaremaa valla haridusteenuste haldamise infosüsteemi ARNO põhimäärus

§ 1. Reguleerimisala

(1) Määrusega kehtestatakse Saaremaa valla infosüsteemi ametliku nimega Saaremaa valla haridusteenuste haldamise infosüsteem ARNO (edaspidi register) pidamise kord.

(2) Registri lühinimi on SV-ARNO.

§ 2. Registri eesmärk

(1) Registri pidamise eesmärk on koguda ja töödelda vajalikku teavet haridusteenuste (alusharidus, põhiharidus, üldkeskharidus) korraldamiseks Saaremaa vallas ning menetleda haridusteenuste osutamisega seotud taotlusi.

(2) Registri andmeid kasutatakse Saaremaa valla alus-, põhi- ja üldkeskhariduse kättesaadavuse tagamiseks ning riiklikesse registritesse andmete esitamiseks.

(3) Registri asutab ning selle põhimääruse kehtestab ja seda muudab Saaremaa Vallavalitsus.

§ 3. Registri vastutav töötleja

(1) Registri vastutav töötleja on Saaremaa Vallavalitsus ametiasutusena (edaspidi vastutav töötleja).

(2) Vastutav töötleja:

1) korraldab registri pidamist;

2) annab andmeandjatele juurdepääsu registrile ning õiguse andmeid sisestada ja töödelda tema ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses;

3) annab andmeandjatele juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks;

4) kontrollib andmeandjate sisestatud teabe õigsust;

5) vastutab andmete töötlemise ja andmete väljastamise õiguspärasuse eest;

6) korraldab andmete säilimist vastavalt kehtestatud nõuetele;

7) täidab muid õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.

(3) Vastutav töötleja määrab vastutava töötleja õiguste teostajad ehk isikud, kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid, sh hallata registri või selle osade juurdepääsuõigusi (edaspidi süsteemi administraatorid).

§ 4. Registri andmeandjad

(1) Registri andmeandjad on Saaremaa Vallavalitsuse hallatavad asutused või muud asutused ja juriidilised isikud (edaspidi andmeandja), kes täidavad alusharidusseaduses sätestatud lasteaia või lastehoiu pidaja või põhikooli- ja gümnaasiumiseaduses sätestatud põhikooli või gümnaasiumi või koolipidaja ülesandeid.

(2) Andmeandja:

1) esitab registrisse andmeid;

2) kasutab registrit ja andmeid üksnes õigusaktides sätestatud avalike ülesannete täitmiseks;

3) vastutab sisestatud andmete õigsuse eest;

4) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja registri kasutamisel tekkinud probleemidest;

5) võib osaleda registri arendustöödel ja juurutamisel;

6) täidab vastutava töötleja korraldusi.

(3) Süsteemi administraator määrab andmeandjate õiguse teostajad ehk kasutajad, kellel on õigus täita andmeandja ülesandeid.

§ 5. Registri volitatud töötleja

(1) Registri volitatud töötleja (edaspidi volitatud töötleja) on lepingu alusel andmekogu majutusteenuse osutaja.

(2) Majutusteenuse osutaja volitatud töötlejana:

1) majutab, hooldab ja haldab registrit;

2) võimaldab andmetele juurdepääsu;

3) tagab registri andmete turvalisuse ja säilimise;

4) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat andmete mittesihipärasest kasutamisest ja registri kasutamisel tekkinud probleemidest;

5) osaleb registri arendustöödel ja juurutamisel;

6) täidab vastutava töötleja korraldusi.

§ 6. Registri pidamise finantseerimine

Registri pidamist finantseeritakse Saaremaa valla eelarvest.

§ 7. Registri pidamise viis

(1) Registrit peetakse infotehnoloogilise andmebaasina elektrooniliselt ning andmete töötlemisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust.

(2) Registrisse kantavate andmete ja nende muutmise üle peetakse arvestust digitaalselt.

(3) Register on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga X-tee.

§ 8. Andmete kaitse

(1) Andmeid kaitstakse:

1) käideldavuse osas, välistades andmete juhusliku hävimise ja tagades andmete kättesaadavuse selleks õigustatud isikutele;

2) tervikluse osas, välistades andmete tahtmatu või tahtliku volitamata hävitamise;

3) konfidentsiaalsuse osas, välistades volitamata töötlemise ja tagades andmete kättesaadavuse vaid selleks õigustatud ulatuses.

(2) Registri vastutav ja volitatud töötleja tagavad registri andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.

(3) Registri turbeaste on keskmine (M) ja registri turvaklass on K1T1S2.

(4) Registri vastutav ja volitatud töötleja ning enda esitatavate andmete osas andmeandjad rakendavad tehnilisi ja korralduslikke meetmeid, mis vastavad isikuandmete kaitse üldmääruse nõuetele andmekaitse, andmetele juurdepääsu ja nende säilimise tagamiseks.

§ 9. Andmete töötlemise nõuded

(1) Registrisse kantud andmeid töödeldakse avaliku teabe seaduses, isikuandmete kaitse seaduses, muudes õigusaktides ja käesolevas põhimääruses sätestatud eesmärkidel, korras ja tingimustel.

(2) Andmeandja on kohustatud tagama registrisse kantud andmete samasuse alusdokumentidele kantud andmetega. Registris ebaõigete andmete avastamisel parandab andmeandja viivitamata andmed.

(3) Registri toimingud logitakse. Registri andmetega seotud logisid säilitatakse 3 aastat.

§ 10. Registrisse andmete kandmine

(1) Vastutav töötleja või andmeandja kannab registrisse andmeid temale õigusakti või lepinguga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.

(2) Registrisse esitavad andmeid:

1) lasteaiad, lastehoiud, üldhariduskoolid või nende pidajad (edaspidi teenuse osutajad) laste kohta;

2) teenuse osutajad enda kohta;

3) teenuse vajajad enda kohta.

(3) Vastutav töötleja ja andmeandja menetlevad registri kaudu lapse kohta laekunud taotlusi ning menetlustoimingute tulemused kajastatakse registris andmete muudatusena. Andmed, mis ei muutu taotluste alusel, kannab vastutav töötleja või andmeandja registrisse nendest teadasaamisel (nt hariduslike erivajaduste, tugiteenuste jne kohta).

(4) Vastutav töötleja ja andmeandja sisestavad enda andmete muudatused hiljemalt kolme tööpäeva jooksul andmete muutumisest.

§ 11. Laste kohta registrisse kantavad andmed

(1) Registrisse kantakse järgmiste laste ja õpilaste (edaspidi andmesubjektid) andmed:

1) munitsipaallasteaias või -lastehoius kohta taotlevate ja kasutavate laste andmed;

2) põhi- ja üldkeskharidust omandavate õpilaste ning koolitoetuse saajate andmed.

(2) Andmesubjektide kohta kantakse registrisse järgmised andmed:

1) isikukood;

2) perekonnanimi;

3) eesnimi;

4) ema eesnimi, perekonnanimi, rahvastikuregistrijärgne aadress, kontaktandmed;

5) isa eesnimi, perekonnanimi, rahvastikuregistrijärgne aadress, kontaktandmed;

6) eestkostja või hoolekandeasutus, juhul kui lapsele on määratud eestkostja või kui ta on hoolekandeasutuse hoolealune;

7) on orb;

8) rahvastikuregistrijärgne omavalitsusüksus (kood);

9) rahvastikuregistrijärgne aadress või sideaadress;

10) emakeel (kood);

11) õppekeel (kood);

12) lasteaia või lastehoiu rühma nimi ja liik;

13) hinnang koolivalmiduse kohta (koolivalmiduskaart);

14) koolikohustuse täitmise edasilükkamine;

15) esimesse klassi õppima asumise aasta;

16) koha suurus (osaajaline või täiskoht) lasteaias või lastehoius;

17) õppeasutusse õppima asumise kuupäev;

18) klass (klassi kood ja paralleel ning liitklassi tunnus);

19) klassi aste (kood);

20) klassi liik (kood);

21) individuaalõppe liik (sh erivajadused);

22) õppeasutuse registreerimisnumber (kood);

23) õppekava;

24) elukoha kaugus õppeasutusest;

25) pikapäevarühma kasutamine;

26) teise õppeasutusse üleminekul uue õppeasutuse kood;

27) ained, milles saab individuaalõpet;

28) õppeasutuse lõpetamise või õppeasutuse nimekirjast kustutamise kuupäev ja põhjus.

§ 12. Teenuse osutajate kohta registrisse kantavad andmed

(1) Registrisse kantakse järgmiste teenuse osutajate andmed:

1) lasteaed või lastehoid;

2) üldhariduskool.

(2) Teenuse osutaja kohta kantakse registrisse järgmised andmed:

1) teenuse osutaja EHISe ID või registrinumber;

2) liik;

3) asutuse täielik nimi eesti keeles;

4) üldtelefon;

5) ametlik e-posti aadress;

6) veebilehe aadress;

7) piirkond;

8) kontaktaadress;

9) õppekeeled;

10) normatiivne kohtade arv haridusasutuses;

11) lasteaia või lastehoiu rühma nimi ja liik;

12) kohtade arv rühmas;

13) rühma vanusevahemik.

§ 13. Andmevahetus

(1) Andmesubjektide andmed antakse X-tee kaudu Eesti Hariduse Infosüsteemi (edaspidi EHIS), vajaduse korral teistesse registritesse.

(2) Registrisse kantavad andmesubjektide ja nendega seotud isikute (lapsevanemad, õed ja vennad) isiku- ja elukohaandmed saadakse X-tee kaudu Eesti rahvastikuregistrist.

§ 14. Andmete õiguslik tähendus

(1) Alusharidust omandavate laste andmetel, mis edastatakse vastavalt õigusaktidele EHISesse, on õiguslik tähendus.

(2) Registrisse kantavatel muudel andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus.

§ 15. Juurdepääs registri andmetele

(1) Registrile on kõigil otsejuurdepääs aadressilt https://arno.saaremaavald.ee/, kust on avalikult kättesaadavad:

1) lasteaedade, lastehoidude ja koolide kontaktandmed;

2) lasteaias või lastehoius tegutsevate rühmade andmed (nimetus, liik), kohtade arv rühmas, rühma vanusevahemik;

3) koolide klasside andmed, õppekohtade ja vabade õppekohtade arv klassis.

(2) Piiratud juurdepääsuga andmed on kättesaadavad järgmiselt:

1) isikul on juurdepääs enda ja oma lapse andmetele (isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil, milleks on ID-kaart, mobiil-ID või Smart-ID);

2) lasteaial, lastehoiul ja üldhariduskoolil on juurdepääs vastava asutusega seotud andmetele;

3) vastutaval töötlejal on juurdepääs kõikidele registri andmetele.

§ 16. Juurdepääsuõiguse andmine andmeandjatele

(1) Andmeandjad ehk kasutajad kannavad andmeid registrisse turvalise ühenduse ligipääsetava veebilehe https://arno.saaremaavald.ee/ kaudu. Isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil, milleks on ID-kaart, mobiil-ID või Smart-ID.

(2) Registrisse andmete kandmiseks juurdepääsuõiguse saamiseks esitatakse süsteemi administraatorile taotlus, milles märgitakse:

1) andmeandja nimi ja registrikood;

2) andmeandja nimel andmeid sisestama hakkava isiku ehk kasutaja ees- ja perekonnanimi ja isikukood;

3) loetelu ülesannetest, milleks on vajalik registriandmete töötlemine.

(3) Süsteemi administraator loob kasutajakontod andmeandja õiguste teostajatele ning vastutav töötleja teavitab kasutajakonto loomisest või sellest keeldumisest taotlejat viie tööpäeva jooksul alates lõikes 2 nimetatud taotluse saamisest.

§ 17. Registri andmetele juurdepääsuõiguse andmine

(1) Registrist väljavõtete saamiseks kolmanda isiku kohta esitatakse registri vastutavale töötlejale kirjalik taotlus, milles on kirjas soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele. Vastutav töötleja kontrollib taotluse õiguslikku alust ja esitab süsteemi administraatorile vastava taotluse andmete väljastamiseks kolmandale isikule õigusliku aluse olemasolul.

(2) Andmete väljastamine on tasuta.

(3) Andmeid väljastav vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.

§ 18. Andmete säilitamine

(1) Andmesubjekti andmeid säilitatakse üks aasta haridusteenuste osutamise kohustuse või teenuse kasutamise lõppemisest arvates, misjärel need kustutatakse infosüsteemist.

(2) Teenuse osutaja kontaktandmeid säilitatakse kuni asutuse tegevuse lõppemiseni, misjärel need kustutatakse infosüsteemist. Muud andmed säilitatakse süsteemis senikaua, kuni süsteemis töödeldakse teenuse osutaja poolt teenust saanud laste andmeid.

§ 19. Järelevalve registri pidamise üle

(1) Järelevalvet registri pidamise seaduslikkuse üle teostavad registri vastutav töötleja ja andmekaitse järelevalveasutus vastavalt oma pädevusele.

(2) Registri üle järelevalvet teostaval isikul on õigus tutvuda registrisse kantud andmete ja nende alusdokumentidega ning saada teavet andmete registrist väljastamise ja kasutamise kohta.

(3) Vastutav töötleja lahendab kaebusi, mis on esitatud registri pidamise ja andmete töötlemise vaidlustamiseks. Kaebus lahendatakse ja järelevalve tulemustest teavitatakse kaebuse esitajat ühe kuu jooksul alates kaebuse saamisest.

(4) Registri pidamisel tekkinud puuduste ilmnemisel on registri volitatud töötleja või andmeandja kohustatud kõrvaldama järelevalvet teostanud isiku ettekirjutuses kajastatud puudused määratud tähtajaks.

(5) Registri vastutav töötleja kontrollib andmeandja poolt esitatud andmete õigsust ja andmete tähtaegset esitamist. Vastutava töötleja ametnik teavitab andmete esitajat puudustest andmete esitamisel ning tagab puuduste kõrvaldamise.

§ 20. Registri pidamise lõpetamine

(1) Registri pidamise lõpetamise otsustab Saaremaa Vallavalitsus.

(2) Registri pidamine lõpetatakse kooskõlas arhiiviseaduse ja avaliku teabe seadusega ning nende alusel kehtestatud õigusaktidega.

(3) Registri pidamise lõpetamisel otsustatakse andmete üleandmine teise andmekogusse, arhiivi või nende kuulumine hävitamisele ning üleandmise või hävitamise tähtaeg. Andmete üleandmisel või hävitamisel koostatakse akt.

(4) Andmed antakse üle registri vastutava töötleja vastutusel.

§ 21. Määruse kehtetuks tunnistamine

[Käesolevast tekstist välja jäetud].