Raasiku Vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskiri

§ 1. Raasiku Vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskirja eesmärk ja kohaldamine

(1) Raamatupidamisarvestuse korraldamisel juhindub Raasiku Vallavalitsus Raamatupidamise seadusest (RPS), rahandusministri 11.12.2003. a määrusest nr 105 „Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhend“ (Juhend), Raamatupidamise Toimkonna juhenditest (RTJ), maksuseadustest, kohaliku omavalitsuse korralduse seadusest, kohaliku omavalitsuse finantsjuhtimise seadusest (KOFS) ning muudest Rahandusministri määrustest ja normatiividest ning heast raamatupidamise tavast.

(2) Raamatupidamise sise-eeskiri määrab kindlaks Raasiku Vallavalitsuse (edaspidi vallavalitsus), Raasiku Vallavolikogu ja vallavalitsuse hallatavate asutuste raamatupidamise ja aruandluse korraldamise põhimõtted ja ühtse korra.

(3) Raamatupidamise arvestust juhib Raasiku vallavanem ja korraldab vallavalitsuse finantsjuht, kelle õigused, kohustused ja vastutus määratakse tema ametijuhendis.

(4) Vallavalitsus korraldab ametiasutuse ja hallatavate asutuste raamatupidamist ning finatsaruandlust tsentraliseeritud korras.

(5) Raamatupidamist peetakse tekkepõhiselt, kus majandustehinguud kajastatakse vastavalt toimumisele, sõltumata sellest, kas nendega seotud raha on laekunud või välja makstud.

(6) Raamatupidamise algdokumente säilitatakse seitse aastat, alates selle majandusaasta lõpust, mil algdokument raamatupidamises kajastati. Raasiku vallavalitsuse majandusaasta algab 01. jaanuaril ja lõpeb 31. detsembril. Kasutatakse PMEN raamatupidamisprogrammi. Raasiku Vallavalitsus võtab vastu ainult e-arveid ning e-arvete operaator on Finbite. Raamatupidamise sise-eeskirja kinnitab vallavalitsus. Sise-eeskirja eesmärgiks on valla kui avalik-õigusliku juriidilise isiku raamatupidamise ja finantsaruandluse korra kehtestamine ning aruandluse tagamine. Eeskirja täiendavad Raasiku Vallavolikogu määrused ja otsused, vallavalitsuse määrused ja korraldused.

§ 2. Mõisted ja nende tõlgendused eeskirjas ning valla raamatupidamises

Eeskirjas on kasutatud mõisteid alljärgnevas tähenduses:

1) hea raamatupidamistava - rahvusvaheliselt tunnustatud arvestuse ja aruandluse põhimõtetele tuginev raamatupidamistava, mille põhinõuded kehtestatakse RPS-is ning mida täiendavad RTJ-id ja Juhend;

2) analüütiline ja sünteetiline arvestus - majandusinformatsiooni liigendamise erinevad detailsuse tasemed. Sünteetiline arvestus on majandusinformatsiooni kirjendamine raamatupidamiskontodele. Analüütiline arvestus on raamatupidamiskontodele kirjendatud majandusinformatsiooni detailiseerimine (nõuded ja kohustused reskontrotes - kelle vastu jms);

3) aktsepteerimine - majandustehingu toimumise ja õiguspärasuse kinnitamine allkirjaga ning eelarve tunnuste määramine eelarve vastutava täitja või volitatud täitja poolt. Allkirjale lisatakse allkirjastaja nimi ja aktsepteerimise kuupäev; allkirjastada võib ka digitaalselt;

4) allkiri (sh raamatupidamise algdokumendi allkiri) - omakäeline allkiri paberdokumendil, digitaalallkiri või dokumendi menetlemiseks ette nähtud infotehnoloogilises süsteemis antud kooskõlastus või kinnitus, kui selle andjat ja selle andmise kuupäeva on võimalik elektrooniliselt säilitada ja dokumendi säilitustähtaja jooksul tuvastada;

5) majandusaasta raamatupidamisaruanne - raamatupidamise andmetel baseeruv aruanne;

6) aruandeperiood - periood, mille jooksul tehtud majandustehingute kirjendid võetakse arvesse aruannete koostamisel;

7) saldoandmik - kontokombinatsioonide ja nende saldode järjestatud loetelu riigi või valla kontoplaani järgi;

8) üksus- nii valla ametiasutus kui ka ametiasutuse hallatav asutus;

9) osakond – valla ametiasutuse struktuuris olev vastava valdkonna osakond;

10) üksuse juht - nii valla ametiasutuse kui ka ametiasutuse hallatava asutuse juht;

11) osakonna juht - valla ametiasutuse struktuuris oleva valdkondliku osakonna juht;

12) eelarve vastutav täitja või volitatud täitja - isik, kellel on õigus käsutada vallaeelarve vahendeid kinnitatud eelarve piires ja struktuuris ning millist õigust käesoleva eeskirja tähenduses teostab vastav isik kulude aktsepteerimisega. Eelarve vastutavaks täitjaks on üldjuhul üksuse või osakonna juht.

13) aruandev isik on osakonna või hallatava asutuse juht või tema poolt kirjalikult määratud isik, kellele on antud volitus majandustehingute tegemiseks;

14) sissetulekud ja väljaminekud (laekumised ja tasumised) – omavalitsuse tulud, kulud, investeeringud ning finantseerimistehingud rahalises väljenduses;

15) tehingupartnerid – avaliku sektori üksuste majandusarvestuses eristatavad majandustehingute osapooled, kellele on omistatud tunnused – tehingupartneri koodid (numbrite kombinatsioonid), mis võimaldavad koostada avaliku sektori üksuste finantsaruandeid.

§ 3. Raamatupidamisega seotud kasutusel olevad infosüsteemid ja kasutamise eesmärk

(1) Raasiku vallale kui raamatupidamiskohustuslasele pandud finantsarvestuse ning aruandluse tagamiseks kasutatakse järgmisi raamatupidamisega seotud infosüsteeme (edaspidi infosüsteem):

1) raamatupidamistarkvara PMen (edaspidi PMen);

2) arvete ja kuluaruannete menetlemiseks ning e-arvete saatmiseks ja saamiseks vallavalitsusega lepingulises suhtes oleva arvekeskkonna operaatori veebipõhist arvekeskust (edaspidi e-arvekeskus), mis on liidestatud raamatupidamistarkvaraga;

3) krediidiasutustega arveldamiseks vallavalitsusega lepingulises suhtes oleva krediidiasutuse arvelduskeskkonda.

(2) Eeskirja § 3 lõikes 1 nimetatud infosüsteeme kasutatakse Raasiku valla asutuste raamatupidamisega seotud andmete ning varade ja finantsarvestuse ja -aruandlusega seotud andmete kogumiseks, edastamiseks ja säilitamiseks.

§ 4. Andmete omanik, vastutav ja volitatud töötleja

(1) Infosüsteemidesse sisestatud andmete omanik on Raasiku vald.

(2) Infosüsteemide volitatud töötlejad on:

1) andmekogu pidamist või infosüsteemi kasutamist võimaldava tarkvara omanik (arendaja);

2) andmekogu või infosüsteemi sisestatud andmete majutaja;

3) isik, kellele avalike ülesannete täitmiseks sõlmitud lepingust tulenevalt tagatakse raamatupidamise infosüsteemidele juurdepääs.

§ 5. Raamatupidamise korraldus ja raamatupidamisprotsessis osalevate isikute ülesanded ja õigused

(1) Raamatupidamise arvestust peetakse tsentraliseeritult.

(2) Valla raamatupidamise korraldamise eest vastutab vallavanem ning tema kohustuseks on:

1) tagada finantsosakonna tööks vajalike õigete andmete ja eeskirja nõuetele vastavate algdokumentide õigeaegne edastamine;

2) tagada üksuste raamatupidamise algdokumentide ja nendega seotud lepingute süstematiseeritud säilitamine ja vajadusel taasesitamine õigustatud isikutele seaduses sätestatud tähtajani;

3) määrata töötajad ja nende asendajad, kellel on õigus ja kohustus kinnitada üksuse algdokumente.

(3) Üksuse juhil on raamatupidamise korraldamisel õigus:

1) saada valla finantsosakonnalt igakülgset abi üksuse raamatupidamise korraldamisel metoodilistes küsimustes;

2) saada oma üksust puudutavaid aruandeid;

3) teha valla finantsosakonnale ettepanekuid eeskirja täiendamiseks. Eeskirja muudetakse ja täiendatakse kooskõlastatult vallavalitsusega. Muudatused ja täiendused tehakse majanduslikel kaalutlustel asutuste ja osakondade tegevuse ümberkorraldamisel.

(4) Valla raamatupidamise valdkonda juhib finantsjuht. Finantsjuhi ülesanded valla raamatupidamise juhtimisel on:

1) koostada eeskiri;

2) juhendada metoodiliselt raamatupidamistegevust;

3) koostada hea raamatupidamistava nõuetele vastavaid raamatupidamisaruandeid;

4) korraldada saldoandmike tähtaegne esitamine ja andmete õigsuse kontroll;

5) koostada eelarved ja ülevaated eelarve täitmisest;

6) teostada rahalisi ülekandeid.

(5) Finantsjuhil on valla raamatupidamise valdkonna juhtimisel õigus:

1) küsida tööks vajalikke andmeid või nende põhjal koostatud aruandeid;

2) töötada välja raamatupidamise metoodilisi juhendmaterjale;

3) esitada vallavalitsuse liikmetele ettepanekuid valla finantsosakonna struktuuri ja ülesannete muutmiseks;

4) teostada järelvalvet;

5) teha järelpärimisi valla osakondade ja hallatavate asutuste eelarve täitmise kohta;

6) teha ettepanekuid osakonna töötajate koolitamiseks.

(6) Raamatupidajate vastutusvaldkonnad on jaotatud peamiste töölõikude alusel järgmiselt:

1) ostuarved;

2) müügiarved;

3) palgaarvestus;

4) panga tehingute kajastamine;

5) põhivara ja materjalide arvestus.

§ 6. Majandustehingute dokumenteerimine

Raamatupidamises ja eelarve täitmise arvestamisel kasutatakse raamatupidamistarkvara Pmen ja avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse Juhendis kehtestatud kontoplaani ja täiendatud eelarveklassifikaatorit.

§ 7. Majandustehinguid kirjendamine

(1) Majandustehinguid kirjendatakse kahekordse kirjendamise põhimõttel debiteerivatel ja krediteerivatel kontodel.

(2) Raamatupidamiskirjend peab sisaldama järgmisi andmeid:

1) majandustehingu ja kirjendi kuupäev;

2) raamatupidamiskirjendi järjekorranumber;

3) majandustehingu lühikirjeldus;

4) debiteeritavad ja krediteeritavad kontod ja vastavad summad;

5) alldokumendi nimetus ja number;

6) projekti, kui tehing on seotud kindla projektiga.

(3) Vastavalt Juhendile peab raamatupidamiskirjend sisaldama täiendavaid andmeid:

1) tehingupartneri kood;

2) tegevusala;

3) vajadusel allika ja rahavoo koodi.

§ 8. Kontoplaan ja koodid

(1) Raasiku valla finantsarvestuses kasutatakse Juhendiga kehtestatud kontoplaani, mida vajadusel liigendatakse täiendavate alamkoodidega.

(2) Majandustehingute kirjendamiseks kasutatakse Juhendis kehtestatud kontoplaani ja koode järgmiselt:

1) kontode koodid (Juhend, lisa 1) – tunnused majandustehingute kirjendamiseks, mis on süstematiseeritud bilansi vara- ja kohustiste- ning netovarakontodeks, tulude ja kulude kontodeks ning bilansivälisteks kontodeks;

2) tehingupartneri koodid (Juhend, lisa 2) on Rahandusministeeriumi poolt antud tunnused igale iseseisval bilansil olevale üksusele või üksuste grupile;

3) tegevusalade koodid (Juhend, lisa 3) on tunnused, mida kasutatakse kulude, põhivara soetusel ning saadud ja antud toetuste liigendamiseks tegevusvaldkondade lõikes;

4) allikate koodid (Juhend, lisa 4) on tunnused, mis võimaldavad liigendada ja analüüsida nõudeid-kohustisi ning tulusid-kulusid finantseerimisallikate lõikes;

5) rahavoo koodid (Juhend, lisa 5) on tunnused, mis võimaldavad koostada rahakäibe ja põhivara liikumise aruandeid.

(3) Lisaks raamatupidamise kontoplaanile kasutatakse finantsinfo liigendamiseks täiendavaid tunnuseid:

1) tunnused eelarve liigendamiseks (tulu-kulu liigid);

2) tunnused toetuste ja projektide liigendamiseks (osakondade ja projektide koodid);

3) muud tunnused majandusinformatsiooni liigendamiseks.

(4) Eelarvetunnuseid majandusinformatsiooni liigendamiseks kasutatakse vastavalt vajadusele.

§ 9. Müügiarved

(1) Müügiarved koostatakse operatiivandmete või lepingutes kajastatu põhjal ja tingimustel.

1) Müügiarvete koostamine: Müügiarve Väljastamise aeg Algandmed ja nende esitaja Esitamise viis Lasteaedade koha- ja toidupäeva maksumuse arved Igakuiselt hiljemalt 10. kuupäevaks Lasteaia direktor edastab raamatupidajale vastavad tabelid hiljemalt 5. kuupäevaks läbi e-keskkonna. Soodustusi otsustab vallavalitsus korralduse alusel. Osalustasu suuruse kinnitab Volikogu E-postiga lapsevanema e-postile Huvikooli kohamaks Igakuiselt hiljemalt 10. kuupäevaks Asutuse juht hiljemalt 5. kuupäevaks E-postiga arve kas lapsevanemale või direktorile, kes korraldab edastamise lapsevanemale Kohamaksuarved teistele omavalitsustele Igakuiselt hiljemalt 15. kuupäevaks Kohamaksumused ühe lapse kohta kinnitab vallavalitsus. Arveldamine vastavalt seadusele või lepingule E-postiga kliendile Üüri- ja kommunaalteenuste arved Igakuiselt hiljemalt 10. kuupäevaks Kulupõhised arved esitatakse vastavalt lepingule hiljemalt 20. kuupäevaks E-postiga ja postiga Muud arved Igakuiselt või vastavalt vajadusele Vallavalitsuse ametnikud, ametiasutuse hallatavate asutuste töötajad E-postiga või e-arvena

(2) Arvete vormistamisel järgitakse sealhulgas raamatupidamise seaduse ja käibemaksuseaduse nõudeid. Erinõue on kajastada arvel arve väljastajale omistatud tehingupartneri koodi.

(3) Arved väljastatakse kliendile kas e-kirjaga PDF-vormingus, elektroonilise e-arvena või postiga. E-arvete saatmine toimub Finbite arvekeskuse kaudu.

(4) Arvete maksetähtaeg on soovitavalt mitte pikem kui 14 kalendripäeva, enne 10. kuupäeva väljastatud arvetel mitte hiljem, kui sama kalendrikuu lõpus.

(5) Arve koostaja vastutab arve koostamise ja raamatupidamiskirjendi õigsuse eest. Arve aluseks olnud algandmete õigsuse eest vastutab lepingu kinnitaja ja/või operatiivandmete esitaja.

(6) Koostatud ja kliendile väljastatud arveid korrigeeritakse või tühistatakse raamatupidamises koostatud kreeditarvega, mille tekstist või lisast nähtub korrigeerimise põhjus. Kreeditarvete koostamisel järgitakse tekkepõhisuse printsiipi.

§ 10. Algdokumentide käive

(1) Raamatupidamise algdokumendid raha väljamaksete tegemiseks esitatakse ametiasutuse raamatupidamisele vastavalt järgmises tabelis märgitule: Dokumendi nimetus Raamatupidamisele dokumendi esitamise tähtaeg Dokumendi esitamise eest vastutaja ja lisatingimused Vallavolikogu ja -valitsuse õigusaktid Kolme tööpäeva jooksul allkirjastamisest Esitamine vastavalt jaotuskavale või sisulisele vajadusele Raha väljamakseteks kohustavate lepingute (va töölepingud) koopiad Kolme tööpäeva jooksul peale sõlmimist, kuid vähemalt üks tööpäev enne raha väljamaksmist Lepingu täitmise eest vastutav isik. Leping peab olema eelnevalt dokumendiregistris registreeritud. Raamatupidajale esitatakse tööülesanne, mis viitab lepingule Käskkirjad töötasude, lisatasude, preemiate ja puhkuste kohta Vähemalt kaks tööpäeva enne tasude välja maksmist, samas viivitamatult peale allkirjastamist Käskkirja koostaja Tööaja arvestuse tabelid Hiljemalt järgmise kuu 2. kuupäevaks Asutuse juht/personalitöötaja Isikliku ja ametisõiduki sõidupäevik Hiljemalt iga kuu 5. kuupäevaks eelneva kuu kohta Auto kasutaja, menetlemine paberkandjal, dokumendihaldussüsteemis, hallatava asutuse juht esitab sõidupäeviku e-postiga Ametialase lähetuse aruanded Viie tööpäeva jooksul peale aruande kinnitamist Lähetatu Avansiaruanded ja majanduskulu aruanded Hiljemalt kuu viimasel tööpäeval Avansist Sularaha- ja kassaaruanded Vähemalt kord kuus Kassa eest vastutav isik Hankijate arved Üldjuhul laekuvad otse ostuarvete menetlemise keskkonda Vastava kulueelarve eest vastutav isik Vara mahakandmise ja arvele võtmise aktid Kolme tööpäeva jooksul akti koostamisest Asutuse juht või inventuuri komisjoni esimees või vara eest vastutav isik Sotsiaaltoetuste väljamaksmise lehed Kahe tööpäeva jooksul toetuse väljamaksmise kohustusest Sotsiaaltöö spetsialist

(2) Ametiasutuse hallatavate asutuste algdokumentide raamatupidamisele õigeaegse esitamise eest on üldvastutus vastava asutuse juhil.

(3) Vallavalitsuse haridus- ja sotsiaalosakonna poolt füüsilistele isikutele eraldatud sotsiaaltoetuste algdokumendid vormistatakse haridus- ja sotsiaalosakonnas ja need allkirjastab rahalise tehingu tegemiseks osakonna juhataja dokumendiregistris ning kõik muud füüsilistele isikutele eraldatud toetuste maksmise dokumendid vormistavad valdkonna spetsialistid ja need allkirjastab vallavanem dokumendiregistris. Toetuste väljamaksedokumendid suunab koostaja pärast allkirjastamist finantsosakonda, kes delegeerib tööülesande ja summad kantakse saajate pangakontodele.

§ 11. Varade ja kohustiste kajastamine

(1) Vallavara haldamine, kasutamine ja käsutamine toimub vastavalt volikogu kehtestatud korrale.

(2) Varasid kajastatakse raamatupidamises eraldi hallatavate asutuste ja vastutavate isikute lõikes. Hallatav asutus ja tema kaudu vastutav isik omab antud vara üle valitsevat mõju ja kannab vara kasutamisega seotud riske. Valitsev mõju vara üle tähendab Juhendi mõistes üldjuhul võimet kasutada vara oma majandustegevuses, isegi juhul, kui sellega ei kaasne majanduslikku tulu.

(3) Laenukohustisena kajastatakse bilansis kõik finantseerimistegevuse tulemusena tekkinud võlakohustused, nagu panga- ja muud laenud, arvelduskrediidid, kapitalirendikohustised ja muud sarnased võlakohustised , millega kaasnevad intressi- ja muud kulud.

(4) Varade arvestust, mille soetusmaksumust ega õiglast väärtust ei ole võimalik usaldusväärselt mõõta, samuti kohustusi, mille realiseerumine ei ole tõenäoline või mille suurust ei ole võimalik usaldusväärselt mõõta, kajastatakse bilansivälistel kontodel ja avalikustatakse majandusaasta aruandes.

(5) Eelarveliste vahendite olemasolul võib soetada kaupa, töid ja teenuseid tellida vallavalitsuse nimel vallavanem, osakonnajuht, valdkonna ametnik, hallatava asutuse juht või teda asendama määratud isik. Vallavara omandamisel, tööde võiteenuste tellimisel tuleb järgida Raasiku vallavara eeskirju ja hangete korda.

(6) Üle eelarveaasta ulatavaid siduvaid kohustusi võib eelarvesse võtta ainult volikogu loal. Volikogu võib loa anda läbi eelarvestrateegia, läbi iga-aastase eelarve või ühekordsel otsustamisel. Lepingute projektid, millega soovitakse võtta üle eelarveaasta ulatuvaid siduvaid rahalisi kohustusi, esitatakse eelnevalt kooskõlastamiseks finantsjuhile, kes kontrollib võetava kohustuse suuruse vastavust finantsdistsipliini näitajatele ja volikogu loa olemasolu või vajalikust kohustuse võtmiseks. Seejärel tutvustatakse need lepingute projektid vallavalitsusele.

(7) Osakonna- või hallatava asutuse juht korraldab sõlmitud sihtfinantseerimis-, koostöö-, rendi- ja muude asutuse tulusid suurendavate või kulusids nõudvate lepingute ning koostatud raamatupidamise algdokumentide ja aruannete tähtaegse edastamise dokumentide haldussüsteemi.

(8) Tarnijatega lepingute sõlmimisel, tööde ja teenuste tellimisel, kaupade ostmisel edastatakse tarnijatele arvete koostamiseks järgmine informatsioon:

1) arve esitatakse e-arvena;

2) ostja ehk teenuse või kauba saaja nimetus, kelle eelarvest antud kulu kaetakse. Lisaks teenust või kaupa saavale hallatava asutuse nimele tuleb märkida arve maksjaks Raasiku Vallavalitsus;

3) riigi raamatupidamiskohustuslaselt kaupu või teenuseid soetades tuleb lisada Raasiku valla tehingupartneri kood 148101;

4) kauba või teenuse tellinud kontaktisiku nimi.

(9) Kohustiste bilansis kajastamisel lähtutakse tekkepõhisuse põhimõttest, mille järgi kõik aruandeperioodil tekkinud kohustised kajastatakse aruandeperioodil bilansis.

(10) Lähtuvalt riigi finantsarvestuse ja -aruandluse Juhendist:

1) ettemaksete tasumist võimaluse korral välditakse. Ettemaksete tegemine võib ette tulla juhul, kui ettemakse teostamine tuleneb lepingust;

2) lepitakse tarnijaga kokku arvete tasumisel reeglina mitte väiksemas kui 14 kalendripäevases maksetähtajas.

(11) Majandustehingute kõik kuludokumendid peavad olema kontrollitud hallatava asutuse juhi või volitatud isiku poolt, (digi)allkirjastatud või dokumendi menetlemiseks ette nähtud IT süsteemis kooskõlastatud või kinnitatud.

§ 12. Sularaha käitlemine

(1) Sularahakäitlemise kõrge riski tõttu sularahaarveldusi välditakse.

(2) Sularahaarveldusi tehakse ainult möödapäästmatutel juhtudel. Sularahakassa on üldjuhul vaid sissemaksete kogumiseks. Vallakassast tehakse vajadusel väljamakseid sotsiaaltoetusteks, inkassatsiooniks ja muudeks lubatud juhtudeks.

(3) Sularaha hoiutingimused peavad tagama sularaha turvalise säilimise. Sularaha hoitakse lukustatult seifis. Juurdepääs valla sularaha seifile on ainult registripidajal.

(4) Sularaha toimingutega seotud töötajaga peab olema sõlmitud kirjalik dokument, et töötaja vastutab süüliselt tekitatud sularahakassa puudujääkide eest seaduses sätestatud korras.

(5) Töötajate vahetumise puhul peab sularahakassa jääk olema vastava aktiga üle antud asendatavale töötajale.

(6) Vallavalitsuse sularahakassa maksimaalne limiit tööpäeva lõpuks on 25 000 eurot.

(7) Kassaoperatsioonide arvestamiseks kasutatakse järgmisi dokumente:

1) kassa sissetuleku order;

2) kassa väljamineku order.

(8) Kassa sissetuleku order koostatakse sularaha kassasse laekumisel. Kassa väljamineku order koostatakse sularaha kassast väljaminekul. Kassa väljamineku orderi kinnitavad finantsjuht ja vallavanem. Sularaha kassasse tasumisel antakse selle kohta kassatšekk.

§ 13. Pangakaardi kasutamine

(1) Vallavalitsuse pangakaardi kasutamise õigus on vallavanemal ja finantsjuhil.

(2) Kaardi valdaja on kohustatud hüvitama maksekaardi mittesihipärase kasutamise ja kaardi valdaja süül rikkumise, hävinemise või kaotsiminekuga asutusele tekitatud kahju.

(3) Kaardi valdaja ei tohi anda maksekaarti ja PIN-koodi kolmanda isiku valdusesse.

§ 14. Raha arvestus arvelduskontodel

(1) Rahalisi vahendeid hoitakse vallavalitsuse arvelduskontodel ja sularaha vallavalitsuse kassas.

(2) Pangaülekandeid tehakse internetipangas. Vajadusel tehakse elektrooniline pangaväljavõte.

§ 15. Nõuded ja kohustised

(1) Nõuded ja kohustised on bilansis jaotatud lühi- ja pikaajalisteks, lähtudes sellest, kas nõude või kohustise eeldatav valdamine kestab arvestatuna bilansipäevast kuni üks aasta või kauem.

(2) Laenu- ja muud nõuded kajastatakse bilansis korrigeeritud soetusmaksumuses, nominaalmaksumus kajastatakse eraldi lühi- ja pikaajalise osana, tehes korrigeerimised sama kontogruppi teistel bilansikontodel.

(3) Ettemakseid kajastatakse bilansis esmaselt vastava ettemaksusumma ülekandmisel kontogruppides 1038 ja 1039.

(4) Ettemakse kajastatakse kuluna perioodis, mille eest ettemakse tehti.

(5) Ettemaksena saadud tulu võetakse esmalt arvele kohustisena kontogrupis 2039 ja kantakse tuludesse olenevalt perioodist, mille eest tulu saadi.

§ 16. Tulude ja kulude arvestus

(1) Tulude ja kulude arvestust peetakse tekkepõhiselt. Tulud riiklikest maksudest nagu füüsilise isiku tulumaks, maamaks, loodusressursside kasutamise- ja jäätmetasud kajastatakse tekkepõhiselt vastavalt maksuhalduri esitatud teatisele valla tuludes. Tulu majandustegevusest, sealhulgas toodete ja teenuste müügist, kajastatakse teenuse osutamisel vastavalt majanduslikule sisule selle osakonna või hallatava asutuse tuludes, kes teenust osutas või toodet müüs.

(2) Kulud kajastatakse tekkepõhiselt selle osakonna või hallatava asutuse tegevusala koodiga. Varast või kohustisest otseselt tekkivate tulude ja kulude kajastamisel kasutatakse tegevusala koode, kelle valduses vastav kasutatav vara või kohustis on.

(3) Kululimiitide ületamisi ja töötajate soovil muid sarnaseid kinnipidamisi töötajate töötasust või nõudeid töötajate vastu võib kajastada kohe kuluarve saamisel nõudena.

(4) Tekkepõhiste tulude ja kulude liigendamisel kasutatakse kontoplaani jaotusi:

1) tulud – kontoklass 3;

2) toetused füüsilistele isikutele – kontoklass 41;

3) toetused teistele institutsioonidele - kontoklass 45;

4) tööjõukulud – kontoklass 50;

5) majandamiskulud – kontoklass 55;

6) muud tegevuskulud – kontoklass 60;

7) põhivara amortisatsioon ja ümberhindlus – kontoklass 61;

8) finantstulud ja -kulud – kontoklass 65.

§ 17. Erisoodustus

Erisoodustustena käsitlevate kuludokumentidel peab olema eelarvejuhi selgitus selle kohta, mis eesmärgil ja kellele on kaup või teenus ette nähtud ning kui suur osa arvest tuleb kajastada erisoodustusena. Kui kuludokumentidel ei ole võimalik täpselt eristada erisoodustuste osa, määrab erisoodustuse kulude arvutamiseks vajaliku proportsiooni kuludokumendi aktsepteerija, lähtudes oma hinnangust kulude jaotuse kohta.

§ 18. Tööajaarvestus

Vallavalitsuse või hallatava asutuse tööajaarvestuseks peab vormikohast tööajatabelit personalitöö eest vastutav teenistuja, hallatava asutuse juht või tema poolt määratud isik, kes esitab digiallkirjastatud dokumendi hiljemalt kolm tööpäeva enne väljamakse tähtaega finantsosakonnale. Kui esitatud tööajatabel osutub ebaõigeks (töötajate ootamatu haigestumine vm juhud), teavitab hallatava asutuse juht või tema poolt määratud isik viivitamatult finantsosakonda ja esitab uue tööajatabeli.

§ 19. Palgaarvestus

(1) Palgaarvestuse algdokumendi (käskkiri, korraldus, tööajatabel, töövõtu- või käsundusleping jne) alusel koostatakse palgaleht või koondpalgaleht. Füüsilise isikuga, kes ei ole registreeritud füüsilisest isikust ettevõtjana, sõlmitavas võlaõiguslikus lepingus lepitakse kokku tasu maksmises pangaülekandega reeglina üks kord kuus vallavalitsuse palgapäeval.

(2) Töötasu, lisatasu, preemia, puhkusetasu ning muude tasude ja hüvitiste arvestamise aluseks on kehtiv seadusandlus, volikogu või vallavalitsuse õigusaktid, vallavanema või hallatava asutuse juhi käskkiri, leping ja tööajaarvestuse tabelid. Projektidega seoses esitatud lepingud ja käskkirjad peavad sisaldama projekti nimetust ja koodi. Projekti heaks töötatud aeg peab tööajatabelites olema eraldi välja toodud.

(3) Palgaarvestust peetakse programmis PMEN. Palgalehed koostatakse eelarveükstuste lõikes. Töötasu makstakse üks kord kuus pangaülekande teel hiljemalt järgmise kuu kuuendaks kuupäevaks. Töötajatele esitatakse palgalipik e-kirjaga.

§ 20. Maksude arvestus

(1) Maksud ja maksed peetakse töötasudest kinni vastavalt kehtivatele maksuseadustele. Maksudeklaratsioonid esitatakse Maksu- ja Tolliametile elektroonselt.

(2) Maksud arvestatakse, peetakse kinni ja kantakse üle maksukogujale lähtuvalt õigusaktides sätestatud nõuetele. Palkade ja tasudega seotud maksude arvestuse õiguse eest vastutab palgaarvestusega tegelev raamatupidaja.

§ 21. Puhkusetasu

(1) Puhkusetasu makstakse välja hiljemalt eelviimasel tööpäeval enne puhkusele minekut, kui tööandja ja töötaja või teenistuja ei ole leppinud kokku teisiti (töötaja avalduse alusel).

(2) Kasutamata puhkusepäevade ja välja maksmata puhkusetasude kohustist hinnatakse ümber üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga. Töötajaid informeeritakse kasutamata puhkusepäevade jäägist, mille kohta võetakse töötajatelt allkiri hiljemalt 31.märtsiks.

§ 22. Toetused

(1) Toetustena käsitletakse avaliku sektori üksuste poolt saadud vahendeid, mille eest ei anta otseselt vastu kaupu ega teenuseid ning avaliku sektori üksuse poolt antud vahendeid, mille eest ei saada otseselt vastu kaupu ega teenuseid.

(2) Toetused jaotatakse:

1) sotsiaaltoetused – sotsiaalkaitselisel eesmärgil antavad toetused füüsilisele isikule õigusaktides sätestatud juhtudel;

2) sihtfinantseerimine – kindlal sihtotstarbel antavad toetused õigusaktides sätestatud juhtudel.

(3) Sihtfinantseerimise alaliigid on:

1) kodumaine sihtfinantseerimine ja välismaine sihtfinantseerimine;

2) tegevuskulude sihtfinantseerimine ja põhivara sihtfinantseerimine.

(4) Kodumaine sihtfinantseerimine on residentidelt, sealhulgas teistelt avaliku sektori üksustelt saadud ja neile antud sihtfinantseerimine. Kodumaise sihtfinantseerimise eriliik on välismaise sihtfinantseerimise kaasfinantseerimine – toetus, mida Eesti avaliku sektori üksus annab toetuse saajale lisaks Euroopa Liidu fondidest makstavale välismaisele sihtfinantseerimisele.

(5) Sihtfinantseerimise lepingust tulenevate sihtfinantseerimise nõuete ja kohustiste ning tulude ja kulude eristamiseks must raamatupidamisest kasutatakse finantstarkvaras projektikoode, mis on seotud tegevusala koodidega.

§ 23. Kasutus- ja kapitalirent

(1) Rendilepingu kvalifitseerimisel kasutus- või kapitalirendiks selgitatakse, kas:

1) omandiõigus läheb rendiperioodi lõpul üle rentnikule;

2) rentnikul on õigus omandada renditav vara turuhinnast oluliselt soodsama hinnaga ja on tõenäoline, et ta seda kasutab;

3) rendileping katab suure osa (>75%) vara kasulikust tööeast;

4) rendimaksete nüüdisväärtus on peaaegu sama suur kui renditava vara turuväärtus (>90%);

5) renditav vara on niivõrd spetsiifiline, et ainult praegune rentnik saab seda ilma suuremate modifikatsioonideta kasutada;

6) kui vähemalt üks nimetatud tingimustest on täidetud, kajastatakse vara rendile andmist või võtmist kapitalirendina.

(2) Vara, mis võetakse bilansis arvestusse seoses lepingu kvalifitseerumisega kapitalirendi lepinguks, käsitletakse samadel alustel teiste põhivaradega markeerides põhivarakaarte kapitalirendi allika koodiga.

(3) Rendimakseid kajastatakse kapitalirendi kohustise vähenemisena, intressikulu finantskuluna.

(4) Kasutusrendi maksed on perioodi kulu ja kajastatakse ühtlaselt kogu rendiperioodi jooksul, ehk kui näiteks lepingu tingimuste kohaselt makstakse kasutusrendi esimese maksega proportsionaalselt oluline osa lepingu maksest, kajastatakse selline makse saaja raamatupidamises kui ettemakstud tulevaste perioodide kulu kontogrupis 2039 ja kantakse kuludesse rendiperioodi jooksul proportsionaalselt.

§ 24. Ebatõenäoliselt laekuvad nõuded

(1) Nõuete laekumise tõenäosust hinnatakse vallavalitsuses iga kvartali lõpus. Võimaluse korral hinnatakse iga nõude laekumist eraldi. Vajadusel tunnistatakse nõue ebatõenäoliselt laekuvaks. Ebatõenäoliselt laekuvad nõuded antakse üle Inkasso firmale edaspidiseks menetlemiseks.

(2) Nõude laekumise ebatõenäoliseks tunnistamisega võib kaasneda nõude allahindamine. Ebatõenäoliselt laekuvaks tunnistatud nõue loetakse lootusetuks, kui puuduvad igasugused võimalused nõude rahuldamiseks või kui nõude rahuldamiseks tehtavad kulutused ületavad hinnanguliselt laekumisest saadaolevat tulu.

(3) Rahalise nõude ebatõenäoliselt laekuvaks tunnistamine või lootusetuks lugemine toimub vallavalitsuse otsusega.

(4) Nõude allahindluse summa kajastatakse ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kuludes, olenevalt nõude liigist. Bilansis näidatakse ebatüenäoliselt laekuvate nõuete konto jääk miinusmärgiga.

(5) Ebatõenäoliseks arvatud nõude laekumisel näidatakse varem kajastatud kulu vähendamist perioodis, mil laekumine toimus ning ühtlasi vähendatakse nii nõude enda kui selle kontrakonto saldot.

(6) Kui nõude allahindlus kajastati ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kontol, kuid hiljem selgub, et nõude laekumine on lootusetu, kantakse nii nõue kui ka selle allahindlus vastavalt kontrakontol bilansist välja. Täiendavat kulu enam ei teki.

§ 25. Kinnisvarainvesteeringute kajastamine

(1) Kinnisvarainvesteeringute kajastamisel lähtutakse RTJ6 ”Kinnisvarainvesteeringud” põhimõtetest ja Juhendist.

(2) Kinnisvarainvesteeringuks loetakse sellist maad või hoonet või osa hoonest, mida renditakse välja avalikku sektorisse mittekuuluvate üksustele renditulu teenimise eesmärgil või hoitakse turuväärtuse tõstmise eesmärgil ja mida ükski avaliku sektori üksus ei kasuta oma põhitegevuses. Valla omandis olevaid ja erinevatesse korteriühistutesse kuuluvaid kortereid, mida renditakse välja avalikku sektorisse mittekuuluvale üksusele ja mida ei kasutata põhitegevuses, kajastatakse kinnisvarainvesteeringutena. Valla omandis olevaid muid kortereid ja elamispindu kajastatakse materiaalse põhivarana.

(3) Kinnisvara investeeringuid kajastatakse kontorühmas 154 soetusmaksumuse meetodil. Kinnisvara investeeringud hinnatakse ühekordselt ümber vastavalt Juhendis toodud põhimõtete kohaselt, kui nende õiglane väärtus erineb oluliselt nende bilansilisest jääkmaksumusest.

(4) Kinnisvarainvesteeringu amortisatsioon kajastatakse kontol 610000. Kinnisvarainvesteeringu müügi korral kajastatakse müügihinda konto 381000 kreeditis, müügiga seotud kulusid konto 381001 deebetis ja investeeringu bilansilist jääkväärtust müügi hetkel konto 381010 deebetis.

§ 26. Materiaalse ja immateriaalse põhivara arvestuse üldpõhimõtted

(1) Materiaalse põhivara arvestuses lähtutakse RTJ5 esitatud põhimõtetest. Erinõudena ei ole avaliku sektori üksusel lubatud kapitaliseerida materiaalse ja immateriaalse põhivara maksumusse käibemaksu ja muid tagasisaamisele mittekuuluvaid makse ja lõive.

(2) Materiaalset põhivara kajastatakse sõltuvalt põhivara liigist kontorühmas 155 ja immateriaalset põhivara kontorühmas 156. Põhivara amortisatsiooni, väärtuse langust (allahindlust) ja põhivara jääkväärtust maha kandmisel kajastatakse kontorühmades 611 ja 613. Põhivara müügist saadud kasumit või kahjumit kajastatakse kontogruppides 3811 ja 3813.

§ 27. Materiaalse ja immateriaalse põhivara arvestus

(1) Materiaalse ja immateriaalse põhivara kapitaliseerimise alampiir on soetatud vara korral 10 000 eurot ilma käibemaksuta, välja arvatud maa, mida võetakse soetusmaksumuses arvele olenemata maksumusest.

(2) Materiaalse põhivara, immateriaalse põhivara ja kinnisvarainvesteeringute üle peetakse arvestust moodulis "Põhivara". Moodulis luuakse varade soetamisel ja parendamisel varakaardid, millel kajastatakse alljärgnev informatsioon:

1) varaobjekti nimetus;

2) inventarinumber (varakaardi number);Alampunkti tekst

3) kapitaliseerimise kuupäev (kasutusele võtmise kuupäev);

4) kulumi arvestuse alguskuupäev;

5) soetusmaksumus;

6) kogus

7) täpsustav registrikood selle olemasolu korral (katastritunnus, ehitisregistri kood, kinnistu number, transpordivahendi registreerimisnumber jne);

8) seosed varadega;

9) kasulik eluiga (amortisatsiooninorm);

10) arvestatud amortisatsioon (kulum);

11) ümberhindluse kuupäev;

12) vara eest vastutav töötaja;

13) vara kasutaja;

14) varaobjekti asukoht.

(3) Põhivara soetusmaksumusse võetakse arvele kulutused, mis on vajalikud selle viimiseks tööseisukorda ka -asukohta (vara soetusmaksumus, transpordikulud, paigaldamiskulud, lammutamiskulud, mis on vältimatud seoses objekti ehitamise või renoveerimisega). Vara soetusmaksumusse ei kapitaliseerita vara kasutuselevõtmisega seotud koolitus- või lähetuskulud. Vara tellimisega seotud kulud (hankekonkursi korraldamine, tellija järelvalve) ei kapitaliseerita, kui seda tehakse oma töötaja poolt ning selle suurus ei ole usaldusväärselt hinnatav.

(4) Erandina on lubatud võtta olenemata soetusmaksumusest arvele mälestised ja muud kunstiväärtused, seal hulgas kunsti- ja ajalooväärtusega asjad, mille väärtus aja jooksul ei vähene.

(5) Põhivara võib arvele võtta kogumina ainult juhul, kui kogum moodustab ühesuguse kasutusega terviku ja kogumi soetusmaksumus algab vähemalt põhivara kapitaliseerimise alampiirist. Kui ühe ja sama vara komponendil on erinev kasutusiga, võetakse komponendid raamatupidamises arvele eraldi varadena.

(6) Teede kajastamisel ei eristata teede erinevaid komponente, välja arvatud teede alune maa.

(7) Soetatud ja arvele võtmisele kuuluvad varad märgistatakse vara eest vastutava isiku poolt raamatupidamisest saadud etiketiga. Varad märgistatakse vahetult peale vara kättesaamist ja asukohale paigaldamist. Iga vara märgistatakse unikaalse etiketiga. Etikett paigaldatakse siledale pinnale ja paigaldamisel jälgitakse, et selle asukoht võimaldaks juurdepääsu. Etiketiga markeeritud varad seotakse raamatupidamise andmetega inventuuri käigus. Kogumina soetatud varade korral markeeritakse iga ese eraldi ja informatsioon esemete kohta kantakse põhivarakaardile.

(8) Vallavara (sh põhivara) omandamine, võõrandamine, tasuta üleandmine ja maha kandmine toimub kooskõlas Raasiku vallavara valitsemise korraga.

(9) Materiaalne põhivara võetakse arvele arve, ostu-müügilepingu või vastuvõtmise-üleandmiseakti alusel. Uusehitused ja põhivara rekonstrueerimised võetakse arvele soetusmaksumuses.

(10) Põhivara müügi tulemust kajastatakse kontogruppides 3810 ja 3813. Riigi raamatupidamiskohustuslaste üksuste vahelist põhivara müügi tulemust kajastatakse kontogrupis 3502.

(11) Projekti raames soetatud varade arvestus toimub vastavalt toetuse andja poolt esitatud nõuetele.

§ 28. Amortisatsiooni arvestamine

(1) Põhivara amortisatsiooni arvestatakse iga kuu lineaarsel meetodil alates vara kasutusvõtmise kuust ning lõpetatakse vara täielikul amortiseerimisel või kasutusest eemaldamise kuule eelneval kuul. Amortisatsiooni norm määratakse igale põhivara objektile eraldi, sõltuvalt selle kasulikust tööeast.

(2) Amortisatsiooninormid aastas uutele soetatud põhivaradele on järgmised:

1) maa – ei amortiseerita;

2) ehitised ja rajatised – 2–13%;

3) masinad ja seadmed – 10–20%;

4) muu inventar – 20–25%.

(3) Maad, museaale ja kunstiväärtusi, mille väärtus aja jooksul ei vähene, ei amortiseerita.

(4) Aastainventuuri läbiviimisel hindab inventeerimiskomisjon vara järelejäänud kasulikku eluiga ja kui ilmneb, et see on oluliselt erinev esialgu hinnatust, teeb ettepaneku amortisatsiooniperioodi muutmiseks. Amortisatsiooni muutmise mõju kajastatakse raamatupidamiseregistrites nende kehtestamise kuust.

§ 29. Põhivara väärtuse langus

(1) Põhivara väärtuse languse korral (demonteerimine, hävimine, kahjustamine, kadumine) viiakse läbi allahindlus. Varade allahindlust kajastatakse koos amortisatsiooniga. Allahindlusakti kinnitab vallavalitsus.

(2) Materiaalse põhivara ümberhindamisel õiglasele väärtusele lähtutakse Juhendi §-st 45.

§ 30. Põhivara mahakandmine

(1) Põhivara kantakse maha (bilansist välja), kui vara enam ei eksisteeri (on hävinud, hävitatud, kadunud vms) või põhivara maha kandmise otsuse alusel enne selle utiliseerimist või hävitamist.

(2) Põhivara maha kandmine toimub kooskõlas vallavara valitsemise korraga. Varaobjekt kantakse bilansist ja varade arvestuse registrist välja vara kõlbmatuks tunnistamise otsuse alusel.

(3) Immateriaalne põhivara tunnistatakse kõlbmatuks, kui vajadus seda kasutada on kadunud, vara on muutunud kasutamiskõlbmatuks. Immateriaalse põhivara kõlbmatuks tunnistamiseks ja maha kandmiseks vormistatakse akt, mis peab sisaldama vara nimetust, kogust, soetamisaega, soetusmaksumust, jääkväärtust, kõlbmatuks tunnistamise ja maha kandmise põhjusi ning vara eest vastutava isiku nime. Immateriaalse põhivara kõlbmatuks tunnistamise ja maha kandmise akti kinnitavad allkirjaga vara eest vastutanud isik ja hallatava asutuse juht. Akti põhjal eemaldatakse immateriaalne vara kasutusest ning lõpetatakse vara arvestus raamatupidamises.

(4) Vara maha kandmisel kantakse põhivara jääkmaksumus kuluks amortisatsioonikuluna (kontorühm 611 ja 613).

§ 31. Lõpetamata ehitused ja varade etapiviisiline soetamine

(1) Varade etapiviisiline soetamine on ehitus- või rekonstrueerimisperioodil tehtud väljaminekud, kui põhivara valmistamine võtab aega ja selle eest ei maksta omandamisel ühekorraga vaid osade kaupa, kui põhivara valmistamine toimub oma jõududega.

(2) Varade etapiviisilisel soetamisel kasutatakse kontot 155910 ja ettemaksete korral kontot 155920.

(3) Ettemaksed ja etapiviisilised soetused kajastatakse ilma käibemaksuta.

(4) Vara valmimisel ja/või kasutuselevõtmisel klassifitseeritakse etapiviisiline soetus ümber kasutusel olevaks põhivaraks. Objekti lõplikul valmimisel klassifitseeritakse kogu järelejäänud maksumus valminud varaobjekti kaardile ja lõpetamata ehituse ja etapiviisilise soetuse varakaart suletakse. Ümberklassifitseerimisel on kasutusele võetava vara maksumuseks soetusmaksumus ja kasutatakse rahavoo koodi 23. Kui soetamine ja ümberklassifitseerimine toimuvad sama aasta jooksul, võib seda kajastada rahavoo koodiga 01.

§ 32. Osalused valitseva ja olulise mõju all olevates üksustes

(1) Tütarettevõtet loetakse kontrolli all olevaks, kui aruandekohustuslane omab üle 50% tütarettevõtte hääleõiguslikest aktsiatest või osadest, on võimeline kontrollima tütarettevõtte tegevus- ja finantspoliitikat või omab õigust nimetada või tagasi kutsuda enamikku nõukogu liikmetest. Osalusi tütarettevõtetes kajastatakse konsolideerimata aruandes soetusmaksumuses miinus allahindlused, konsolideeritud aruandes elimineeritakse.

(2) Sidusettevõtteks loetakse ettevõtet, milles omatakse hääleõigusega aktsiatest või osadest 20 kuni 50%. Osalusi sidusettevõtetes kajastatakse konsolideerimata aruandes soetusmaksumuses miinus allahindlused.

§ 33. Bilansiväline vara ja selle arvestus

(1) Bilansiväliselt arvestatakse väheväärtuslikku vara, mille soetusmaksumus on vahemikus 500 eurot (ilma käibemaksuta) kuni 9 999 eurot (ilma käibemaksuta). Alla 500 euro maaksumusega vara säilitamine peab tagama vara eest vastutav isik.

(2) Olenemata maksumusest võetakse arvele: muusikariistad, mobiiltelefonid, fotoaparaadid, projektorid, arvutid, printerid, televiisorid, õmblusmasinad, muruniidukid, trimmerid, jalgrattad, veesõidukid, tõukerattad, mopeedid.

(3) Bilansiväline vara kantakse kuludesse soetamise hetkel ja nende analüütiline arvestus toimub majandustarkvaras PMEN moodulis Materjalid (eelarveväline) hallatavate asutuste ja vastutavate isikute lõikes. Varad võetakse arvele ostuarve, ostu-müügilepingu või üleandmiseakti alusel.

(4) Kasutuskõlbmatu või mittevajalik väheväärtuslik vara, mida ei ole võimalik võõrandada ning mille säilitamine on ebaotstarbekas, kantakse maha ja utiliseeritakse. Vara mahakandmise algatab vara eest vastutav isik, mahakandmine vormistatakse aktiga. Akt allkirjastatakse hallatava asutuse juhi käskkirjaga. Akti kinnitab Vallavalitsus.

(5) Raamatukogus peetakse raamatute üle arvestust vastavas tarkvaraprogrammis.

(6) Teave vara liikumise kohta ühelt vastutavalt isikult teisele edastab vara üleandja finantsosakonnale, mille alusel vormistatakse vara üleandmise-vastuvõtmise akt.

§ 34. Inventeerimise töökorraldus ja ajaline jaotus

(1) Igapäevaselt võrreldakse raha tegelikku jääki sularahakassas ja raha pangakontodel raamatupidamiskontodel kajastatuga.

(2) Iga kuu tehakse maksunõuete ja -kohustuste võrdlus. Erinevuse korral viiakse sisse parandusi.

(3) Iga kvartali lõpu seisuga võrreldakse avaliku sektori üksuste omavahelisi saldosid saldoandmike infosüsteemis saldode ja ridade võrdlemise päringute alusel.

(4) Vähemalt üks kord aastas viiakse läbi kõigi oluliste varade ja kohustuste põhjalik inventuur (aastainventuur).

(5) Inventeerivate varade ja kohustuste hulka kuuluvad:

1) sularaha ja pangakontod;

2) nõuded ja ettemaksed;

3) varud;

4) finantsinvesteeringud;

5) kinnisvarainvesteeringud ja materiaalne põhivara;

6) kohustised ja saadud ettemaksed;

7) avaliku sektori saldoandmike võrdlus;

8) bilansivälised varad.

(6) Aastainventuuri läbiviimist tõendavaks dokumentatsiooniks on saldoandmikud, pangakonto väljavõtted, inventeerimise aktid või muud dokumendid, mis tõendavad vara või kohustise kajastamise korrektsust. Inventuurid lõpetatakse tähtaegadel, mis võimaldavad aastaaruande koostamist nõutud tähtpäevaks.

(7) Vallavanem määrab varude ja varade aastainventuuri läbiviijad.

(8) Vastutava isiku vahetumisel, varguse, loodusõnnetuse või muudel puhkudel viiakse läbi erakorralised inventuurid.

§ 35. Inventeerimise ja hindamise protseduurid

(1) Kassa inventuuri viib läbi asutuse töötajatest moodustatud komisjon.

(2) Inventuuri tulemuste kohta koostatakse dokument, milles kajastuvad alljärgnevad andmed ja rekvisiidid:

1) inventuuri läbiviimise kuupäev;

2) komisjoni koosseisu kuuluvate töötajate nimed ja ametikohad;

3) sularaha jääk, kas ja kui suur oli erinevus võrreldes raamatupidamisandmetega;

4) komisjoni liikmete allkirjad.

(3) Pangakontode kontrollimisel võrdleb raamatupidaja pangaväljavõtete ja pangakontode saldode vastavust 31. detsembri seisuga küsides pangast arvelduskontode saldokinnitused.

(4) Nõuete ja tehtud ettemaksete inventeerimisel viiakse läbi:

1) nõuete periodiseerimine, arvestades tekkepõhisuse printsiipi;

2) nõuete laekumise tõenäosuse hindamine ja vajadusel allahindluse kajastamine;

3) nõuete klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks;

4) saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlus raamatupidamise andmetega.

(5) Varade ja varude inventuuri viivad läbi vallavanema käskkirjaga moodustatud komisjonid.

(6) Materiaalse põhivara ja kinnisvarainvesteeringute füüsiline inventuuri puhul ettetäidetud lugemislehtedel kajastatakse kogused ja maksumused ning andmed varade järelejäänud amortisatsiooniperioodi kohta. Inventeerimisnimestikud trükitakse välja raamatupidamisprogrammi PMEN moodulitest Põhivara ja Materjalid. Lisaks tehakse inventuuri läbiviimisel järgmised toimingud:

1) hinnatakse varade ümberhindluse teostamise vajadust;

2) inventuuri lõppaktis tuuakse eraldi välja kasutuskõlbmatu (nii füüsiliselt kui ka moraalselt amortiseerinud) ja kasutuses mitteolev vara ja hinnatakse selle võimalikku neto realiseerimismaksumust;

3) veendutakse varade amortisatsioonimäärade õigsuses;

4) lugemislehtedes toodud märkuste põhjal koostatakse varade maha kandmise, allahindluse ja ümberhindluse aktid, mille põhjal koostab finantsosakond kinnisvarainvesteeringute ja materiaalse põhivara korrigeerimiskanded.

(7) Pärast inventeerimisandmete võrdlust raamatupidamisega koostatakse varude ja varade inventuuri tulemuste koondaktid, millele lisatakse nimestikes toodud märkuste põhjal koostatud varude ja varade maha kandmise, allahindluse ja amortisatsiooniperioodi muutmise aktid. Koondaktide tulemusi kinnitab vallavalitsus. Inventeerimiskomisjoni koondaktide tulemuste alusel koostab raamatupidaja vajalikud korrigeerimiskanded.

(8) Kohustiste ja saadud ettemaksete inventeerimisel tehakse järgmised toimingud:

1) kohustiste periodiseerimine arvestades tekkepõhisuseprintsiipi;

2) kohustiste klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks;

3) saldoteatiste võrdlemine raamatupidamise andmetega;

4) eraldiste ja potentsiaalsete kohustiste hindamine ja arvele võtmine.

(9) Materiaalselt vastutava isiku poolt hüvitamisele kuuluva kahju suuruse ja hüvitamise korra teeb inventeerimiskomisjon otsuse raamatupidamise poolt esitatud dokumendi alusel.

(10) Raamatupidamises kantakse puudujäägid maha vallavalitsuse otsusega.

§ 36. Üldised põhimõtted

(1) Lühim aruandeperiood on kalendrikuu.

(2) Välistele infotarbijatele (ministeeriumid, RTK, Maksu- ja Tolliamet, toetuste andjad jt) esitatakse perioodilisi aruandeid riigi ja valla õigusaktides ning valla sõlmitud lepingulistes sätestatud tähtaegadel ja korras.

§ 37. Majandusaasta aruande koostamise kord

(1) Majandusaasta aruande koostamist, kinnitamist ja avalikustamist reguleeritakse üksikasjalikult KOFS §-s 29, Juhendi §-s 11 ja Raasiku valla finantsjuhtimise korras.

(2) Kui pärast 31. märtsi leitakse auditi käigus aastaaruandes korrigeerimist vajavad olulisi vigu, esitatakse Riigi Tugiteenuste Keskusele hiljemalt 30. aprilliks vastavad parandusettepanekud.

(3) Kui pärast järgmise aasta 31. märtsi ilmneb vajadus teha aastaaruandes ebaolulisi parandusi või pärast 30. aprilli olulisi parandusi, arvestatakse tehtud parandused järgmise aruandeaasta saldode muutuste hulka.

§ 38. Majandusaasta aruande avalikustamine ja riigile edastamine

(1) Majandusaasta aruanne, vandeaudiitori aruanne, komisjoni protokolliline otsus aruande heakskiitmise kohta ning volikogu otsus aruande kinnitamise kohta avaldatakse pärast nende kinnitamist seitsme tööpäeva jooksul valla veebilehel.

(2) Majandusaasta aruanne, vandeaudiitori aruanne ning volikogu otsus edastatakse Riigi Tugiteenuste Keskusele seitsme tööpäeva jooksul aruande kinnitamisest.

§ 39. Saldoandmike koostamine

(1) Saldoandmikuks nimetatakse kontokombinatsioonide ja nende saldode järjestatud loetelu Juhendi lisades 1, 2, 3, 4 ja 5 toodud kontoplaani järgi.

(2) Saldoandmike koostamist ja esitamist reguleeritakse peamiselt Juhendi §-des 7-10. Aruanne esitatakse RTK-le Juhendis kehtestatud korras ja tähtaegadel.

(3) Makseandmikke esitatakse RTK-le Juhendis kehtestatud korras ja tähtaegadel.

§ 40. Eelarve täitmise aruande koostamine

Eelarve täitmise kvartaliaruanded koostatakse ja esitatakse RTK-le Juhendis kehtestatud korras ja tähtaegadel.

§ 41. Maksudeklaratsioonide esitamine

Maksudeklaratsioonid koostatakse ja esitatakse Maksu- ja Tolliametile seadusega ettenähtud korras ja tähtaegadel.

§ 42. Statistikaametile aruannete esitamine

Statistikaametile esitatakse aruanded Statistikaameti poolt kehtestatud korras ja tähtaegadel.

§ 43. Muud aruanded

(1) Muud õigusaktidega kehtestatud ja nõutud aruanded esitatakse kehtestatud korras ja tähtaegadel.

(2) Aruannete koostamise ja esitamise kohustus on määratud ametiasutuse ametnike ja töötajate ametijuhendites ja töölepingutes.

§ 44. Raamatupidamisedokumentide hoidmine

Raamatupidamisdokumente hoitakse raamatupidamises üks aasta. Seejärel antakse dokumendid vallavalitsuse arhiivi tsentraliseeritud hoidmisele.

§ 45. Raamatupidamisedokumentide säilitustähtajad

(1) Raamatupidamise algdokumentide säilitamise kohustus on sätestatud raamatupidamise seaduse §-s 12.

(2) Kõiki algdokumente, lepinguid, raamatupidamisregistreid, raamatupidamise aruandeid ja muid äridokumente tuleb säilitada seitse aastat, alates vastava majandusaasta lõpust.

(3) Pikaajaliste kohustiste või õigustega seotud äridokumente tuleb säilitada seitse aastat pärast kehtimistähtaja möödumist.

(4) Raamatupidamisregistreid, mis on loodud elektrooniliselt, on raamatupidamiskohustuslane kohustatud ka säilitama elektrooniliselt. Elektrooniliste andmete loetavus peab olema tagatud kogu säilitusaja jooksul.

(5) Välisprojektide kuludokumente säilitatakse 10 (kümme) aastat või projekti lubavas otsuses või lepingus ettenähtud ajani, alates sellest, millal algdokumente raamatupidamises esmakordselt kajastati.

(6) Raamatupidamise sise-eeskirju tuleb säilitada seitse aastat pärast nende muutmist või asendamist.

(7) Raamatupidamisregistreid säilitatakse finantstarkvaras.

§ 46. Eeskirja muutmine

Eeskirja muudetakse finantsjuhi ettepanekul vallavalitsuse määrusega. Muudatused ja täiendused tehakse majanduslikel kaalutlustel, hallatavate asutuste tegevuse ümberkorraldamisel, lähtuvalt Raamatupidamise Toimkonna Juhendite ja metoodiliste soovituste sisust ning seaduste ja täiendavate juhendmaterjalide muutumisel või muul asjakohasel põhjusel.

§ 47. Määruse jõustumine

Määrus jõustub 01. jaanuaril 2026.