Viljandi Linnavalitsuse taotluste esitamise ja menetlemise infosüsteemi põhimäärus

§ 1. Reguleerimisala

(1) Määrusega kehtestatakse Viljandi Linnavalitsuse osutatavate teenuste ja toetuste taotluste esitamise ja menetlemise infosüsteemi (edaspidi infosüsteem) pidamise kord.

(2) Infosüsteemi lühinimi on Spoku.

§ 2. Infosüsteemi eesmärk

Infosüsteemi eesmärk on:

1) võimaldada taotluste elektroonilist esitamist ja menetlemist;

2) lihtsustada ja kiirendada taotluste menetlemist;

3) pidada arvestust esitatud taotluste ning osutatud teenuste ja toetuste üle;

4) võimaldada andmete ja dokumentide edastamist dokumendihaldussüsteemi.

§ 3. Infosüsteemi vastutav töötleja

(1) Infosüsteemi vastutav töötleja on Viljandi Linnavalitsus.

(2) Vastutav töötleja:

1) korraldab infosüsteemi pidamist;

2) määrab infosüsteemi kasutajatele juurdepääsuõigused ning andmete töötlemise õigused vastavalt nende teenistusülesannetele;

3) annab volitatud töötlejatele juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks;

4) korraldab järelevalvet infosüsteemi kasutamise ja andmete töötlemise üle;

5) vastutab andmete töötlemise ja andmete väljastamise õiguspärasuse eest;

6) korraldab andmete säilimist vastavalt kehtestatud nõuetele;

7) täidab muid õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.

(3) Linnasekretär määrab isikud, kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid, ning süsteemi administraatorid, kellel on õigus hallata infosüsteemi või selle osade juurdepääsuõigusi.

§ 4. Infosüsteemi volitatud töötleja

(1) Infosüsteemi volitatud töötleja on asutus või isik, kellega linnavalitsus on sõlminud vastava lepingu infosüsteemi majutamiseks, hooldamiseks või arendamiseks.

(2) Volitatud töötleja:

1) osutab infosüsteemi majutus-, hooldus-, arendus- ja kasutajatoe teenuseid;

2) tagab infosüsteemi tehnilise toimimise;

3) rakendab infosüsteemi turvameetmeid vastavalt vastutava töötleja juhistele;

4) töötleb andmeid üksnes vastutava töötleja juhiste alusel;

5) tagab andmete säilimise ja kaitse oma ülesannete täitmise ulatuses;

6) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat infosüsteemi kasutamisel tekkinud probleemidest, turvaintsidentidest ja andmete mittesihipärasest kasutamisest;

7) täidab muid õigusaktidest ja lepingust tulenevaid ülesandeid.

§ 5. Infosüsteemi kasutajad

(1) Infosüsteemi kasutajad on:

1) taotlejad, kes kasutavad infosüsteemi taotluste esitamiseks;

2) teenistujad, kellele on antud õigus infosüsteemi kasutada teenistus- või tööülesannete täitmiseks.

(2) Taotleja:

1) esitab infosüsteemi kaudu õigeid andmeid;

2) kasutab infosüsteemi üksnes ettenähtud eesmärgil;

3) vastutab enda esitatud andmete õigsuse eest.

(3) Teenistuja:

1) kasutab infosüsteemi üksnes teenistus- või tööülesannete täitmiseks;

2) töötleb andmeid üksnes oma pädevuse piires;

3) järgib andmekaitse- ja infoturbe nõudeid;

4) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud vigadest, turvaintsidentidest või andmete mittesihipärasest kasutamisest;

5) vastutab enda sisestatud andmete õigsuse eest.

§ 6. Infosüsteemi kasutusõigused

(1) Infosüsteemi kasutamise õigus antakse linnavalitsuse teenistujatele, valitsuse liikmetele, volikogu komisjonide liikmetele ning teistele isikutele nende ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.

(2) Infosüsteemi kasutajatele määratakse kasutusõigused vastavalt nende rollile ja ülesannetele.

(3) Infosüsteemi kasutajate rollid võivad olla administraator, menetleja, hindaja või muu vastutava töötleja määratud roll.

§ 7. Infosüsteemi finantseerimine

Infosüsteemi pidamist finantseeritakse Viljandi linna eelarvest.

§ 8. Andmete kaitse

(1) Infosüsteemi andmete kaitsmise eesmärgid on järgmised:

1) käideldavus – teave on vajalikul ajal kättesaadav ja kasutatav;

2) terviklus – teave on õige ja täielik ning seda ei ole juhuslikult või volitamata muudetud;

3) konfidentsiaalsus – teavet saavad kasutada ainult selleks volitatud isikud või tehnilised vahendid.

(2) Infosüsteemi vastutav töötleja tagab infosüsteemi andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.

(3) Infosüsteemi volitatud töötleja rakendab infosüsteemi andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse tagamiseks infotehnoloogilisi turvameetmeid.

(4) Rakendatav infoturbe standard on Eesti infoturbestandard (E-ITS). Infosüsteemile on pärandatud suur kaitsetarve.

§ 9. Andmete töötlemise nõuded

(1) Infosüsteemis töödeldakse andmeid kooskõlas avaliku teabe seaduse, isikuandmete kaitse üldmääruse (Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) 2016/679), isikuandmete kaitse seaduse, teiste asjakohaste õigusaktide, sisekordade ja käesoleva põhimäärusega, lähtudes nendes sätestatud eesmärkidest, korrast ja tingimustest.

(2) Ebaõigete andmete avastamisel parandab infosüsteemi kasutaja ebaõiged andmed viivitamata, hiljemalt ühe tööpäeva jooksul.

(3) Kõik andmetöötlustoimingud logitakse. Logisid säilitatakse üks aasta.

(4) Infosüsteemi andmete säilimise tagamiseks teeb volitatud töötleja regulaarselt varukoopiaid.

§ 10. Kogutavad andmed

(1) Infosüsteemis töödeldakse infosüsteemi kasutajate ning taotluste menetlemise käigus tekkivaid andmeid.

(2) Andmeid töödeldakse ulatuses, mis on vajalik avaliku teenuse osutamiseks, toetuse menetlemiseks või muu avaliku ülesande täitmiseks.

(3) Infosüsteemis töödeldavate andmete koosseis sõltub konkreetse teenuse, toetuse või menetluse sisust ja õiguslikust alusest.

§ 11. Andmeandjad ja andmevahetus

(1) Infosüsteemi andmed saadakse:

1) taotluse esitajalt;

2) taotlusega seotud isikult;

3) infosüsteemi kasutajalt;

4) rahvastikuregistrist;

5) Eesti Hariduse Infosüsteemist;

6) kinnistusraamatust;

7) aadressiandmete süsteemist;

8) äriregistrist;

9) muudest riigi ja kohaliku omavalitsuse andmekogudest ning infosüsteemidest.

(2) Infosüsteemi kaudu edastatakse andmed ja dokumendid dokumendihaldussüsteemi avaliku teenuse osutamiseks, menetlemiseks ja säilitamiseks.

§ 12. Andmete õiguslik tähendus

Infosüsteemi andmeid kasutatakse avalike ülesannete täitmiseks.

§ 13. Juurdepääs infosüsteemi andmetele

(1) Infosüsteemile võimaldatakse juurdepääs turvalise autentimisvahendi abil.

(2) Infosüsteemi kaudu on võimalik tutvuda linnavalitsuse osutatavate teenuste ja toetustega seotud teabega ning esitada taotlusi.

(3) Infosüsteemi andmetele võimaldatakse juurdepääs vastavalt kasutaja rollile ja õigusaktidest tulenevale pädevusele.

(4) Taotlejal on juurdepääs enda esitatud taotluste ja nendega seotud andmetele.

§ 14. Andmete säilitamine

(1) Infosüsteemis töödeldavaid taotlusi ja nendega seotud andmeid säilitatakse üks aasta alates viimase toimingu tegemisest taotluse menetluses.

(2) Dokumendihaldussüsteemi edastatud dokumente säilitatakse dokumendihaldussüsteemis vastavalt dokumentide liigitusskeemis määratud tähtaegadele.

§ 15. Järelevalve infosüsteemi pidamise üle

Järelevalvet infosüsteemi pidamise üle teostavad vastutav töötleja ning teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.

§ 16. Infosüsteemi pidamise lõpetamine

(1) Infosüsteemi pidamise lõpetamise otsustab linnavalitsus.

(2) Infosüsteemi pidamise lõpetamisel otsustatakse andmete migreerimine teise infosüsteemi, arhiveerimine või hävitamine.

§ 17

Tunnistada kehtetuks Viljandi Linnavalitsuse 11.10.2021 määrus nr 40 „Viljandi Linnavalitsuse taotluste esitamise ja menetlemise infosüsteemi põhimäärus“.

§ 18

Määrus jõustub kolmandal päeval pärast avaldamist Riigi Teatajas.