Lääne-Harju valla taotluste esitamise ja menetlemise infosüsteemi põhimäärus

§ 1. Reguleerimisala ja infosüsteemi nimi

(1) Määrusega kehtestatakse Lääne-Harju valla osutatavate teenuste ja toetuste taotluste esitamise ning menetlemise infosüsteemi (edaspidi infosüsteem) pidamise kord.

(2) Infosüsteemi lühinimi on SPOKU.

§ 2. Infosüsteemi eesmärk

Infosüsteemi eesmärk on:

1) võimaldada taotluste elektroonilist esitamist ja menetlemist;

2) lihtsustada ja kiirendada taotluste menetlemist;

3) võimaldada standardsete andmevahetusprotokollide abil vahetada andmekogu andmeid riigi andmekogudega;

4) pidada arvestust esitatud taotluste ja osutatud teenuste, toetuste jms üle;

5) võimaldada andmete ja dokumentide edastamist dokumendihaldussüsteemi.

§ 3. Vastutav töötleja

(1) Infosüsteemi vastutav töötleja on Lääne-Harju Vallavalitsus.

(2) Vastutav töötleja:

1) korraldab infosüsteemi pidamist;

2) korraldab taotluste menetlemist ja töötleb infosüsteemi andmeid, sh sisestab ja väljastab andmeid, ja vastutab nende õigsuse eest;

3) korraldab järelevalvet infosüsteemi kasutamise ja andmete töötlemise üle;

4) määrab infosüsteemi kasutajatele juurdepääsuõigused ning andmete töötlemise õigused vastavalt nende teenistusülesannetele;

5) vastutab infosüsteemi pidamise seaduslikkuse eest ja tagab andmete säilimise vastavalt kehtestatud nõuetele;

6) lahendab infosüsteemi pidamisel tekkinud probleeme, sh korraldab temale teadaolevate ebaõigete andmete parandamise või sulgemise infosüsteemis;

7) täidab muid õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.

(3) Infosüsteemi vastutava töötleja juht määrab vastutava töötleja õiguste teostajateks administraatorid, kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid, sh õigus hallata infosüsteemi või selle osade juurdepääsuõigusi.

(4) Infosüsteemi kasutajatele määratakse kasutusõigused vastavalt nende rollile ja ülesannetele. Infosüsteemi kasutajate rollid võivad olla administraator, menetleja, hindaja või muu vastutava töötleja määratud roll.

(5) Infosüsteemi kasutamise õigus antakse administraatori poolt vallavalitsuse teenistujatele, valitsuse liikmetele ja vajadusel teistele isikutele ainult nende ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.

§ 4. Infosüsteemi volitatud töötleja

(1) Infosüsteemi volitatud töötleja on asutus või isik, kellega Lääne-Harju vald (Lääne-Harju Vallavalitsuse kaudu) on sõlminud vastava lepingu infosüsteemi majutamiseks, hooldamiseks ja arendamiseks.

(2) Volitatud töötleja:

1) osutab infosüsteemi majutus-, hooldus-, arendus- ja kasutajatoe teenuseid;

2) tagab infosüsteemi tehnilise toimimise;

3) rakendab infosüsteemi turvameetmeid vastavalt vastutava töötleja juhistele;

4) töötleb andmeid üksnes vastutava töötleja juhiste alusel;

5) tagab andmete säilimise ja kaitse oma ülesannete täitmise ulatuses;

6) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat infosüsteemi kasutamisel tekkinud probleemidest, turvaintsidentidest ja andmete mittesihipärasest kasutamisest;

7) täidab muid õigusaktidest ja lepingust tulenevaid ülesandeid.

§ 5. Infosüsteemi kasutajad

(1) Infosüsteemi kasutajad on taotlejad, kes kasutavad infosüsteemi taotluste esitamiseks ja teenistujad, kellele on antud õigus infosüsteemi kasutada teenistus- või tööülesannete täitmiseks.

(2) Taotleja:

1) esitab infosüsteemi kaudu taotlusi ja vastutab enda esitatud andmete õigsuse eest;

2) kasutab infosüsteemi üksnes ettenähtud eesmärgil.

(3) Teenistuja:

1) kasutab infosüsteemi üksnes teenistus- või tööülesannete täitmiseks ja töötleb andmeid üksnes oma pädevuse piires;

2) järgib andmekaitse- ja infoturbe nõudeid;

3) vastutab enda sisestatud andmete õigsuse eest;

4) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud vigadest, turvaintsidentidest või andmete mittesihipärasest kasutamisest.

§ 6. Infosüsteemi pidamise kulud

Infosüsteemi pidamise kulud kaetakse Lääne-Harju valla eelarvelistest vahenditest.

§ 7. Infosüsteemi andmete kaitse

(1) Infosüsteemi andmete kaitsmise eesmärgid on järgmised:

1) käideldavus – teave on vajalikul ajal kättesaadav ja kasutatav, välistades andmete juhusliku hävimise;

2) terviklus – teave on õige ja täielik ning seda ei ole juhuslikult või volitamata muudetud (sh hävitatud);

3) konfidentsiaalsus – teavet saavad kasutada ainult selleks volitatud isikud või tehnilised vahendid ja tagades andmete kättesaadavuse vaid selleks õigustatud ulatuses.

(2) Infosüsteemi vastutav ja volitatud töötleja tagavad andmekogu andmete käideldavuse, terviklikkuse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.

(3) Rakendatav infoturbe standard on Eesti infoturbestandard (E-ITS). Infosüsteemi kaitsetarve on keskmine (M).

§ 8. Infosüsteemi andmete töötlemise nõuded

(1) Infosüsteemis töödeldakse andmeid kooskõlas avaliku teabe seaduse, isikuandmete kaitse üldmääruse (Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) 2016/679), isikuandmete kaitse seaduse, teiste asjakohaste õigusaktide, sisekordade ja käesoleva põhimäärusega, lähtudes nendes sätestatud eesmärkidest, korrast ja tingimustest.

(2) Ebaõigete andmete avastamisel parandab infosüsteemi kasutaja ebaõiged andmed viivitamata, esimesel võimalusel.

(3) Kõik andmetöötlustoimingud logitakse. Logisid säilitatakse üks aasta.

(4) Infosüsteemi andmete säilimise tagamiseks teeb volitatud töötleja regulaarselt varukoopiaid.

§ 9. Kogutavad andmed

(1) Infosüsteemis töödeldakse infosüsteemi kasutajate ning taotluste menetlemise käigus tekkivaid andmeid.

(2) Andmeid töödeldakse ulatuses, mis on vajalik avaliku teenuse osutamiseks, toetuse menetlemiseks või muu avaliku ülesande täitmiseks.

(3) Infosüsteemis töödeldavate andmete koosseis sõltub konkreetse teenuse, toetuse või menetluse sisust ja õiguslikust alusest.

§ 10. Andmeandjad ja andmevahetus

(1) Infosüsteemi andmed saadakse:

1) taotluse esitajalt;

2) taotlusega seotud isikult;

3) infosüsteemi kasutajalt;

4) rahvastikuregistrist;

5) Eesti Hariduse Infosüsteemist;

6) kinnistusraamatust;

7) aadressiandmete süsteemist;

8) äriregistrist;

9) muudest riigi ja kohaliku omavalitsuse andmekogudest ning infosüsteemidest.

(2) Infosüsteemi kaudu edastatakse andmed ja dokumendid Lääne-Harju Vallavalitsuse dokumendihaldussüsteemi avaliku teenuse osutamiseks, menetlemiseks ja säilitamiseks.

§ 11. Andmete õiguslik tähendus

(1) Infosüsteemi andmeid kasutatakse avalike ülesannete täitmiseks.

(2) Infosüsteemi andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus, välja arvatud andmetel, milledele on õiguslik tähendus antud seadusega.

§ 12. Juurdepääs infosüsteemi andmetele

(1) Infosüsteemile võimaldatakse juurdepääs turvalise autentimisvahendi abil.

(2) Infosüsteemi kaudu on võimalik näha ja tutvuda Lääne-Harju Vallavalitsuse osutatavate teenuste ja toetustega seotud teabega ning esitada nendega seotud taotlusi.

(3) Infosüsteemi andmetele võimaldatakse juurdepääs vastavalt kasutaja rollile ja õigusaktidest tulenevale pädevusele. Vastutava töötleja õiguste teostajal ja infosüsteemi administraatoril on juurdepääs kõikidele andmekogu andmetele.

(4) Taotlejal on juurdepääs enda esitatud taotluste ja nendega seotud andmetele.

§ 13. Infosüsteemist andmete väljastamine

(1) Infosüsteemi kantud andmeid väljastab vastutav töötleja järgmiselt:

1) andmesubjektile või tema seaduslikule esindajale tema kohta käivaid andmeid kooskõlas isikuandmete kaitse üldmäärusega (Euroopa parlamendi ja nõukogu määrus nr 2016/679);

2) riigi ja kohaliku omavalitsuse asutustele ning teistele avalik-õiguslikele juriidilistele isikutele ja eraõiguslikele juriidilistele isikutele, kui see on vajalik avaliku ülesande täitmiseks;

3) kolmanda isiku kohta infosüsteemist väljavõtete saamiseks esitatakse infosüsteemi vastutavale töötlejale kirjalik taotlus, milles on kirjas soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele. Vastutav töötleja kontrollib taotluse õiguslikku alust ja esitab infosüsteemi administraatorile vastava taotluse andmete väljastamiseks kolmandale isikule õigusliku aluse olemasolul.

(2) Infosüsteemist väljastatakse andmeid tasuta, välja arvatud juhul, kui teabe väljastamisega seotud otseste kulutuste eest maksmine on seadusega ette nähtud.

(3) Infosüsteemi vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.

§ 14. Infosüsteemi andmete säilitamine

(1) Infosüsteemis töödeldavaid taotlusi ja nendega seotud andmeid säilitatakse Lääne-Harju Vallavalitsuse dokumentide loetelus kehtestatud säilitustähtajani. Seejärel andmed hävitatakse kustutamise teel. Arhiveerimisele kuuluvad andmed arhiveeritakse.

(2) Dokumendihaldussüsteemi edastatud dokumente säilitatakse dokumendihaldussüsteemis vastavalt dokumentide liigitusskeemis määratud tähtaegadele.

§ 15. Järelevalve infosüsteemi pidamise üle

Järelevalvet infosüsteemi pidamise üle teostavad vastutav töötleja ja teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.

§ 16. Infosüsteemi pidamise lõpetamine

(1) Infosüsteemi pidamise lõpetamise otsustab Lääne-Harju Vallavalitsus.

(2) Infosüsteemi pidamise lõpetamisel otsustatakse andmete migreerimine teise infosüsteemi, arhiveerimine või hävitamine.

§ 17. Määruse rakendamine

(1) Lääne-Harju Vallavalitsuse 06.10.2020 määrus nr 8 „Lääne-Harju valla noorte huvitegevuse toetuste taotlemise ja menetlemise infosüsteemi põhimäärus“ tunnistatakse kehtetuks.

(2) Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.